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¿Está realmente aprovechando al máximo su sistema de correo electrónico en 2017??
Para la mayoría de los profesionales, el correo electrónico es una de las herramientas que utilizan con más frecuencia. El procesamiento del correo electrónico probablemente ocupa una buena parte de su día. Sin embargo, muchos de nosotros realmente no entendemos cómo aprovechar al máximo nuestros mensajes de correo electrónico..
Cuando se trata de redactar correos electrónicos, la mayoría de nosotros somos culpables de dos errores comunes de correo electrónico:
Aprender y seguir consejos profesionales por correo electrónico puede ayudar. Si necesita un repaso de los conceptos básicos para escribir un buen mensaje de correo electrónico profesional, este tutorial es un buen lugar para comenzar:
Ni siquiera me refiero a la administración del tiempo de correo electrónico. Muchos profesionales también necesitan ayuda en esa área. Un método mal organizado para manejar los mensajes de correo electrónico puede desperdiciar horas cada día..
Las sugerencias de correo electrónico pro le ayudarán a trabajar de manera más eficiente en la oficina o en su pequeña empresa. (fuente grafica)En este artículo, proporciono 17 consejos profesionales de correo electrónico para ayudarlo a crear mejores mensajes de correo electrónico y utilizar su sistema de correo electrónico de manera más productiva.
A veces recibimos correos electrónicos que nos molestan. Si un correo electrónico lo hace enojar o si lo encuentra impactante, su primer impulso podría ser responder rápidamente. Sin embargo, si sus emociones se transmiten en un correo electrónico escrito apresuradamente, se ven menos que profesionales. Esto es lo que debe hacer en su lugar:
Si su respuesta puede esperar hasta que esté menos molesto, demore la escritura. Una respuesta tranquila es más probable que aparezca como profesional.
Si debe responder de inmediato, siga adelante y escriba la respuesta del correo electrónico, pero no la envíe. En su lugar, guárdelo como borrador e imprímalo. Lleve el borrador a un amigo, familiar o colega de confianza y pídale que busque algo no profesional en su mensaje..
Tenga en cuenta los cambios que sugieren. Una vez que haya revisado su correo electrónico, pídales que revisen el mensaje nuevamente. Envíe el mensaje solo después de que ambos estén seguros de que se presenta como profesional.
Obtenga más consejos asesinos de correo electrónico y estrategias profesionales en nuestro libro electrónico gratuito, La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero:
Si usted es una persona de negocios pequeños, probablemente reciba consultas comerciales a través del correo electrónico. También puede obtener preguntas de colegas o clientes actuales. Normalmente, cuando alguien se comunica con usted con una solicitud comercial, desea obtener la respuesta más pronto que tarde..
En un día laborable, los correos electrónicos de negocios se deben responder en 24 horas a menos que usted esté ausente. Si el correo electrónico llega durante el fin de semana, generalmente está bien esperar hasta el lunes para responder. Pero sepa que algunos clientes esperarán una respuesta rápida incluso si es el fin de semana..
Si va a estar fuera de la oficina por un período prolongado en 2017 y no revisará su correo electrónico, es una buena idea informar a las personas. Utilice un mensaje de vacaciones o fuera de la oficina, como el que puede configurar a través de Gmail. Vea el tutorial:
Está bien restringir el mensaje de fuera de la oficina únicamente a sus contactos. No desea que su mensaje de fuera de la oficina vaya a los remitentes de mensajes de spam o a las listas de correo electrónico a las que se ha suscrito..
El correo electrónico es conveniente: puede enviar uno a cualquier hora del día o de la noche. Además, deja un registro escrito de la conversación. Pero el correo electrónico no es la opción correcta para cada situación.
Si cree que su mensaje de correo electrónico es probable que se malinterprete, una llamada por teléfono o incluso una reunión cara a cara podría ser la mejor opción. Especialmente asegúrese de no estar usando el correo electrónico como una muleta para evitar conversaciones difíciles.
Si un correo electrónico profesional es formal o informal, depende de a quién le escribas. Por eso es importante saber quién es tu audiencia. Algunas empresas e individuos prefieren comunicaciones más formales, mientras que otros prefieren recibir mensajes más informales. Si puedes, usa el estilo de escritura que tu audiencia prefiere.
El idioma que utiliza su contacto cuando se comunica con usted puede ser una pista sobre qué tipo de estilo de escritura es el mejor. Si sus mensajes de correo electrónico son más formales, probablemente sea una señal de que su estilo de comunicación preferido es formal. Del mismo modo, si sus correos electrónicos son más informales, es probable que prefieran un estilo informal de comunicación..
Los buenos modales también son buenos negocios cuando se trata de escribir correos electrónicos profesionales en 2017. Recuerde que cada correo electrónico que envía deja una impresión en el lector al menos dos veces: la impresión inicial cuando recibe el correo electrónico por primera vez y una segunda impresión cuando vuelve a leer el mensaje guardado. mensaje.
Asegúrese de que sus correos electrónicos profesionales dejen la impresión correcta. Para obtener una guía útil sobre la etiqueta de correo electrónico profesional, revise el tutorial:
Permítame hacerle una pregunta. ¿Lees cada palabra cuando recibes un largo mensaje de correo electrónico??
Si eres como la mayoría de nosotros, la respuesta es "no". ¿Quién realmente tiene el tiempo para leer un mensaje largo palabra por palabra? Cuanto más largo sea el mensaje, más probable es que el lector lo hojee, posiblemente le falten detalles importantes..
Llegue al punto de su mensaje tan rápido y conciso como pueda. Por lo general, no es necesario ser demasiado verboso con sus mensajes de correo electrónico profesionales..
Su línea de asunto es lo primero que ve el destinatario. Si utiliza la línea de asunto incorrecta, su destinatario puede omitir su mensaje. O, peor aún, pueden confundirlo con spam..
Para asegurarse de que se lea su correo electrónico profesional, sea específico en la línea de asunto. Es más probable que se lea un correo electrónico con una línea de asunto específica como "Asignaciones de proyecto de DEF para mayo" que un correo electrónico con una línea de asunto vaga como "Mensaje importante".
Si se encuentra con frecuencia respondiendo las mismas preguntas por correo electrónico, puede ahorrar mucho tiempo utilizando plantillas de correo electrónico. Con una plantilla de correo electrónico, no tiene que escribir todos los correos electrónicos profesionales desde cero. En su lugar, comienza con una plantilla bien escrita y la personaliza según sus necesidades..
Las plantillas de correo electrónico son más fáciles de usar de lo que te imaginas. Para obtener más detalles sobre cómo usar plantillas, consulte estos tutoriales:
La revisión es tan importante como siempre en 2017. Puede detectar la mayoría de los errores si vuelve a leer cuidadosamente cada correo electrónico profesional antes de enviarlo. Y seamos sinceros, un correo electrónico lleno de errores tipográficos y otros errores no es profesional y te hace lucir mal.
Preste atención a los detalles específicos, como los nombres de personas y empresas, así como las fechas, horas y montos en dólares. Un error tipográfico en estas áreas podría ser embarazoso o incluso perjudicial para su negocio..
Es una buena idea considerar cuidadosamente a quién le envías cada mensaje. Si alguien no necesita recibir un mensaje, no lo copie. Solo se molestarán al recibir un correo electrónico innecesario que se agregue a su desorden de bandeja de entrada. Incluso pueden ignorar los correos electrónicos futuros de usted cuando realmente tiene algo que decirles..
Además, si pulsa Responder automáticamente, cada vez que envíe un mensaje puede hacer que se envíe a la persona equivocada. Por lo tanto, abandone el hábito de usar la opción Responder a todos.
En su lugar, controle quién recibe su mensaje creando su propio grupo de correo electrónico personalizado y utilícelo. Al pensar seriamente en quién recibe sus mensajes de correo electrónico, usted muestra respeto por sus contactos..
¿Qué pasaría si pudieras controlar cuando un destinatario recibe tus correos electrónicos? ¿No preferirías enviar tus mensajes cuando sabes que el lector estará disponible para revisarlos??
La buena noticia es que, con herramientas de correo electrónico como Boomerang, puede tener ese tipo de control sobre lo que envía y cuando lo envía en 2017. Boomerang trabaja con plataformas de correo electrónico populares como Gmail y Outlook.
Para descubrir cómo usar Boomerang, lea este tutorial:
Para muchos de nosotros, abrir un correo electrónico significa obtener una asignación de trabajo. Muchos correos electrónicos profesionales requieren algún tipo de seguimiento, a menudo una tarea que se debe realizar u otro mensaje que se debe escribir. Las tareas de correo electrónico pueden parecer abrumadoras a menos que descubras una forma de administrarlas.
Una forma de administrar las tareas de correo electrónico y asegurarse de que ninguna se caiga en las grietas es con una herramienta de tareas. Gmail tiene una herramienta de tareas útil que integra su bandeja de entrada con una lista de tareas. Para aprender más sobre cómo usarlo, profundice en el siguiente tutorial:
¿Todavía tiene una lista de direcciones de correo electrónico que recorre cada vez que revisa sus mensajes? Entrar y salir de varias plataformas de correo electrónico es una molestia y puede tomar más tiempo. Agilice el proceso de revisar su correo electrónico combinando múltiples bandejas de entrada en una..
Para saber cómo se hace en Gmail, mira:
Revisar el correo electrónico constantemente puede ralentizarlo e interrumpir sus procesos de pensamiento. Sin embargo, muchos de nosotros tenemos las notificaciones de correo electrónico activadas, lo que significa que revisamos cada mensaje tan pronto como lo recibimos.
Esto no solo es innecesario para la mayoría de nosotros, sino que también obstaculiza la productividad. A menos que su empresa requiera que responda a cada mensaje nuevo lo más rápido posible, es mejor programar dos o tres veces durante el día para revisar y procesar el correo electrónico. Dejando a un lado las horas de correo electrónico dedicadas, libera el resto del día para que pueda concentrarse en otras tareas.
De hecho, la mayoría de nosotros puede aprender a administrar nuestro correo electrónico de manera más eficiente y mejorar nuestra productividad en 2017. Existe una técnica para administrar el correo electrónico de manera más efectiva llamada Inbox Zero.
Aprende todo sobre Inbox Zero en nuestro libro electrónico gratuito, La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Le mostraremos cómo comenzar con Inbox Zero, cómo implementarlo y cómo adoptar hábitos de correo electrónico saludables..
Aprenda consejos y estrategias de correo electrónico profesional en el libro electrónico gratuito Inbox Zero. Ninguna lista de consejos de correo electrónico profesional estaría completa sin una mención de la seguridad del correo electrónico. Últimamente, las noticias han estado llenas de historias sobre cuentas de correo electrónico pirateadas y otras violaciones de seguridad en línea.
Si bien no hay garantías con respecto a la seguridad en línea, hay algunos pasos que debe seguir para protegerse y asegurarse de que su correo electrónico sea más seguro. Casi todas las plataformas de correo electrónico tienen algunas medidas de seguridad, pero a menudo los usuarios no las aprovechan..
Para proteger su información en línea, es importante aprender todo lo que pueda sobre las herramientas de seguridad de su plataforma de correo electrónico. Una vez que hayas aprendido sobre ellos, ponlos en uso..
Para descubrir algunos consejos sobre cómo protegerse utilizando la seguridad en línea de Gmail, consulte el tutorial:
Tratar con sus correos electrónicos profesionales puede ocupar gran parte de su tiempo. Administrar sus cuentas de correo electrónico puede incluso parecer un poco abrumador. Pero, no tiene que ser así. Muchas de las sugerencias de correo electrónico profesional de este artículo se pueden utilizar con cualquier plataforma de correo electrónico. Adoptarlos le ahorrará tiempo y le ayudará a ser más productivo en 2017.
Entonces, ya sea que esté redactando correos electrónicos, revisando el correo electrónico o intentando organizar su sistema de correo electrónico, puede ser más eficiente..
Para obtener más consejos de correo electrónico específicos para Gmail, revisa este tutorial:
¿Tienes una gran sugerencia de correo electrónico o una estrategia de correo electrónico asesino? Si es así, compártelo en un comentario a continuación..
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