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Seamos realistas, la mayoría de los empresarios y propietarios de negocios no saben lo primero acerca de la contabilidad de doble entrada, y no quieren saber.
Para las empresas más grandes, eso no importa: simplemente contrata a un especialista. Pero en los primeros días, es posible que no pueda pagar la ayuda de tiempo completo. Incluso si acude a un contador para que le ayude a preparar su declaración anual de impuestos, necesita saber lo básico sobre cómo mantener sus libros en orden durante todo el año..
¿Por qué eso importa? Porque las buenas cuentas son la base de un buen negocio. Si no tiene una comprensión precisa de su situación financiera, sus planes se basarán en poco más que conjeturas. Los inversionistas o prestamistas también querrán ver las finanzas bien organizadas antes de comprometerse a financiar su negocio.
Por lo tanto, en este tutorial, aprenderá los conceptos básicos para mantener sus cuentas comerciales en orden. Revisaremos los aspectos básicos de la contabilidad de doble entrada y explicaremos cómo configurar un plan de cuentas, equilibrar los libros y preparar los estados financieros..
Al final, no serás un contador completo, por supuesto. Es un área compleja, y aún tendrá que contratar a un profesional para que le ayude siempre que sea posible (y le daremos consejos sobre eso también). Pero al menos tendrá un conocimiento básico de cómo mantener un conjunto de cuentas comerciales. Estará armado con algunos pasos prácticos que puede tomar para asegurarse de que está registrando las cosas correctas y podrá mantener su negocio en una base financiera sólida..
Pero primero, aprende sobre este gran negocio ...
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No te saltes este paso!
La contabilidad de doble entrada puede no parecer el tema más interesante, pero es vital entender cómo funciona. La mayoría de las empresas en estos días usan software de contabilidad en lugar de libros físicos, pero los principios aún son importantes de entender. Lo mantendremos simple y usaremos ejemplos para aclarar todo..
En primer lugar, ¿cuál es el propósito de la contabilidad de doble entrada?
El punto es darle una imagen redondeada de a dónde va su dinero y ayudarlo a evitar cometer errores. Cada transacción se registra en al menos dos lugares. Tiene sentido, porque cada transacción comercial es un intercambio de una cosa por otra. El sistema de doble entrada muestra exactamente cómo se realizó ese intercambio y cuáles fueron los resultados..
Veamos un ejemplo.
Supongamos que dirige una cafetería y gasta $ 500 en una caja de los mejores granos de café. Si solo observa su saldo de efectivo, parecería que ha perdido $ 500, porque su cuenta se ha reducido en esa cantidad. En realidad, por supuesto, ese café tiene un valor: lo agrega a sus suministros (inventario) y lo utilizará para preparar bebidas para vender a los clientes. Entonces, en el sistema de doble entrada, harías dos entradas:
Inventario: + $ 500
Cuenta en efectivo: - $ 500
Esto registra tanto la pérdida de efectivo como la ganancia de inventario, lo que le brinda una imagen más precisa de lo que está sucediendo en su negocio..
Como puedes ver, el principio es bastante simple. Sin embargo, gran parte de la confusión con la contabilidad de doble entrada proviene de la terminología. En la vida cotidiana, estamos acostumbrados a pensar en los débitos como disminuciones y los créditos a medida que aumenta. En el mundo de la contabilidad, es más complicado que eso. Entonces, para este tutorial, para mantener las cosas simples, vamos a hablar sobre aumentos y disminuciones en lugar de créditos y débitos..
Si desea tener una imagen redondeada de cómo está su negocio, deberá configurar varias cuentas diferentes. Lo que esto significa es que para cada área clave de su negocio, usted realiza un seguimiento de cada transacción que lo afecta y ajusta el saldo en consecuencia..
En la transacción de café anterior, por ejemplo, agregamos $ 500 a la cuenta de inventario para reflejar la adición de la caja de café. Mantendríamos esa cuenta constantemente actualizada, de modo que cada vez que compramos nuevos suministros o los agotamos, ajustamos el saldo. De esa manera sabemos exactamente cuánto tenemos a mano en todo momento. Hacemos lo mismo con la cuenta de efectivo..
Además de efectivo e inventario, aquí hay otras cuentas clave para realizar un seguimiento, de acuerdo con SCORE:
Dependiendo de la cantidad de detalles que desee incluir, puede crear todo tipo de cuentas diferentes que rastrean diversos aspectos de sus finanzas. Por ejemplo, podría dividir esa cuenta de "Inventario" en subcuentas que rastrean granos de café, alimentos y otros artículos.
Para las empresas más grandes, la cantidad de cuentas se puede multiplicar rápidamente, por lo que es esencial configurar un plan de cuentas desde el principio: básicamente una lista de todas las cuentas que mantiene, con un número para cada una. Puede ver un ejemplo de lista de cuentas aquí.
Probablemente haya escuchado sobre compañías que equilibran (o en algunos casos no logran equilibrar) los libros. En este paso, veremos exactamente qué significa esa frase y cómo puede equilibrar sus propios libros de manera efectiva.
Regresemos a ese ejemplo de café del Paso 1. Compramos $ 500 en granos de café. El siguiente paso, por supuesto, es molerlos, preparar algunos lattes y capuchinos y venderlos a los clientes. Hacemos eso, y nuestros clientes felices nos pagan $ 750 en ingresos. Veamos cómo lo registrarías en tus cuentas..
En primer lugar, hemos recibido $ 750 en efectivo, por lo que la cuenta de efectivo aumenta en $ 750. Pero también hemos usado $ 500 de inventario, por lo que la cuenta de inventario debe disminuir en $ 500.
Hasta ahora tan bueno. Pero ¿qué hay de los $ 250 que sobran? Bueno, eso es ganancia para su negocio, por lo que se agrega a la cuenta de "ganancias retenidas". Así es como se ve:
Cuenta en efectivo: + $ 750
Inventario: - $ 500
Ganancias retenidas: + $ 250
Este es un ejemplo simplificado, por supuesto. No estamos mirando el costo de la leche y el azúcar para hacer esos lattes, o costos de mano de obra, o cualquiera de las otras cosas que en realidad consumirían esa ganancia de $ 250..
Pero este ejemplo simplificado ilustra un concepto clave: independientemente de las entradas que realice en sus cuentas, los libros deben compensarse posteriormente..
Lo que eso significa es que la siguiente ecuación debe siempre consideramos verdaderos:
Activos = Pasivos + Patrimonio
Cuando agregamos $ 750 a la cuenta de efectivo y eliminamos $ 500 de la cuenta de inventario, creamos un desequilibrio: los activos aumentaron en $ 250, pero no hubo una entrada correspondiente en el otro lado de la ecuación. Al agregar $ 250 a las ganancias retenidas (parte de la categoría de “capital”), se restauró el saldo. Nuestros activos aumentaron en $ 250 y nuestro patrimonio aumentó en $ 250, por lo que la ecuación aún funciona.
Su objetivo como propietario de un negocio es asegurarse de que la "ecuación contable" siempre se mantenga cierta, de que los libros siempre se equilibren. En la práctica, sin embargo, los errores ocurren. Los contadores profesionales suelen crear saldos de prueba y, si no pueden equilibrar los libros, repasan las cuentas y realizan ajustes a los errores cometidos..
Lo más importante es que el saldo de libros al final de cada período contable (por ejemplo, mensual o trimestral). Ahí es cuando se pone todo junto en los estados financieros..
En una serie anterior de tutoriales, observamos los estados financieros clave que prepara una empresa: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo..
La información para esos estados de cuenta proviene directamente de las cuentas que acabamos de ver. La ecuación contable que cubrimos en el Paso 3, por ejemplo, se refleja en la estructura del balance, que totaliza todos los activos de un lado, y todos los pasivos y patrimonio por el otro, y garantiza que siempre se equilibren.
En cuanto al estado de resultados, utiliza las cuentas que analizamos en el Paso 2, como los ingresos, los gastos y el costo de los bienes vendidos. Y el estado de flujo de efectivo se basa principalmente en la cuenta de efectivo, mientras que también obtiene información de otras cuentas para mostrar dónde se fue todo ese efectivo.
Por lo tanto, de forma regular, reunirá toda la información de sus diferentes cuentas y creará un conjunto completo de estados financieros. El balance general es una instantánea de su compañía en un momento determinado, mientras que el estado de ingresos y el estado de flujo de efectivo muestran los cambios durante un período en particular.
¿Con qué frecuencia debes pasar por este proceso? Las empresas públicas deben presentar estados financieros para los accionistas de forma trimestral y anual. Si su empresa tiene inversionistas o prestamistas, también pueden decirle con qué frecuencia esperan verlos. De lo contrario, tendrá que decidir qué es lo que tiene sentido para su negocio: es posible que desee una vista mensual de su desempeño, o puede decidir, especialmente si su empresa es muy pequeña, que no necesita declaraciones formales. con tanta frecuencia.
Los ejemplos que hemos visto en este tutorial han sido muy simples. En la práctica, mantener cuentas precisas puede ser un proceso complejo, especialmente a medida que su negocio crece. Una sola transacción puede involucrar varias entradas en varias cuentas diferentes, y cuando tiene que registrar cientos o incluso miles de transacciones, puede volverse abrumadora rápidamente..
La tecnología ayuda, por supuesto. Los sistemas de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks, NetSuite y Xero son mucho más fáciles de usar que el antiguo sistema de registro de cada transacción en libros de contabilidad físicos..
Pero aún así, es probable que llegue un momento en que necesite contratar a un profesional. Incluso cuando usas software, es fácil cometer errores. Y el tiempo que se tarda en ingresar toda esa información probablemente podría ser mejor empleado en otros lugares.
Aunque a menudo escuchará los términos "contador" y "tenedor de libros" usados de manera intercambiable, en realidad tienen funciones diferentes. Un contador maneja las tareas cotidianas de registrar transacciones y asegurarse de que todo esté representado correctamente. Un contador se enfoca más en el panorama general, produce estados financieros de alto nivel y le ayuda con cosas como declarar impuestos y obtener financiamiento.
Puede comenzar empleando a un contador y un contador a tiempo parcial o de forma independiente, por hora, y avance desde allí. Cuando su empresa crezca para tener más de 30 empleados, o más de $ 1 millón en ingresos, es probable que sea hora de considerar la contratación de personal de tiempo completo.
La contabilidad es un área compleja, y hay mucho más que aprender. Pero este tutorial le ha proporcionado las herramientas básicas que necesita para poder mantener registros precisos y garantizar que su negocio se encuentre en un buen estado de salud..
Ha aprendido cómo registrar transacciones simples utilizando la contabilidad con doble entrada y cómo configurar un sistema de contabilidad que tenga sentido para su negocio. Ha visto el vínculo entre las entradas de contabilidad diarias y los estados financieros generales, como el balance y la cuenta de resultados. Y has aprendido qué tipo de ayuda necesitas y cuándo..
Así que comience a poner sus libros en orden, utilizando su software de contabilidad preferido (o libros de contabilidad antiguos, si lo prefiere). Asegúrese de mantener todos sus recibos y registros de pedidos en un sistema de archivo bien ordenado, para que pueda regresar y verificar todo lo que necesite. Y sigue asegurándote de que esos libros se equilibren regularmente.
Una cosa más importante para decidir por su compañía es exactamente cuándo y cómo registra cada transacción. Existen dos enfoques principales: el efectivo y la contabilidad devengada. En un futuro tutorial veremos qué significan esos términos y cómo afecta la elección a su negocio..
Crédito gráfico: Hoja de cálculo diseñado por Adam Mullindel Proyecto Noun.
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