Brain-Netting Cómo hacer una lluvia de ideas mejor en línea en un equipo distribuido

Acaba de recibir la noticia de que un nuevo proyecto ha sido aprobado y financiado. Estás ansioso por organizar una reunión de intercambio de ideas con tu equipo. Pero solo dos de los miembros de tu equipo son locales. Los otros están en la otra costa o en otro continente.!

Podrías llevar a todos a un gran costo, o podrías encontrar alguna otra forma de intercambiar ideas como un equipo. Ingrese a "Brain-Netting", o lluvia de ideas en Internet.

Herramientas y técnicas de brainstorming en línea de redes de cerebro. (fuente grafica)

La lluvia de ideas en línea no es una idea nueva, pero con el nuevo software y las herramientas es mucho más efectivo ahora que nunca. Internet, sin embargo, está lejos de ser perfecto. Se necesita una planificación cuidadosa y mucha intuición y conocimiento humanos para hacer de Brain-Netting una técnica efectiva.

Una descripción general de las herramientas de lluvia de ideas en línea y las técnicas de red cerebral

Es fácil hablar sobre la lluvia de ideas "en Internet", pero la realidad es que esa expresión es tan clara como el barro. Es como hablar de una lluvia de ideas "en el mundo real". El término plantea la pregunta "¿dónde y cómo trabajan juntos en Internet?"

Hay una gran cantidad de respuestas a esa pregunta, que varían de lo libre a lo costoso, de lo simple a lo complejo, y de lo efectivo a lo inútil. Revisemos estas herramientas de lluvia de ideas en línea y deconstruyamos técnicas efectivas.

1. Herramientas de red cerebral: de lo simple a lo sofisticado.

La forma más simple de Brain-Netting, que se puede usar tanto para equipos virtuales como para equipos que incluyen miembros tímidos o reticentes, les pide a los miembros del equipo que envíen sus ideas por correo electrónico a una ubicación central para su revisión. Una vez que vaya más allá de ese enfoque muy simple, hay bastantes opciones:

Llamadas de grupo - Lluvia de ideas verbal tradicional mediante conectividad grupal. Usted reúne a su grupo para una conversación usando solo chat de voz, video o chats de pantalla compartida. Existen múltiples proveedores de dichos servicios, y la mayoría son baratos o gratuitos. ConferenceCalling.com (pago por uso) y FreeConferenceCall.com (gratis) son dos de los principales proveedores.
Aplicaciones de chat - Slack, Yammer, Sribblar y otras aplicaciones le permiten compartir correos electrónicos según el tema de interés, el nivel de privacidad y más. Puede crear pequeñas salas de chat para unos pocos colaboradores, o compartir información e ideas de manera mucho más amplia. También puede usar software de foro o aplicaciones de proyectos como Trello o Basecamp para conversaciones grupales.
Videoconferencia - El siguiente paso sería la videoconferencia con la opción de compartir no solo video entre sí, sino también pantallas de computadora. Es genial poder mostrar a las personas el sitio o el software con el que está trabajando, mientras lo describe o lo discute en voz alta. Las opciones principales para este tipo de servicio incluyen Skype, GoToMeeting y UberConference. Google Hangout también es una opción, aunque no es tan adecuado para las necesidades comerciales..

Aprenda cómo configurar su equipo y trabajar junto con Slack:

¿Pero qué sucede si realmente desea colaborar trabajando juntos en documentos, pizarras o actividades de mapeo mental? Todavía tiene una amplia gama de opciones en varios puntos de precio.

Documentos Colaborativos - En la parte inferior de la lista hay sitios gratuitos de edición de documentos de colaboración, como Google Docs. Estas herramientas permiten a los miembros del equipo escribir, editar, agregar comentarios y, de lo contrario, marcar documentos y hojas de cálculo. Sin embargo, Google Docs no es una solución todo en uno: si desea hablar mientras edita, deberá usar Skype o algún otro sistema de conferencia al mismo tiempo..
Soluciones todo en uno - A continuación se presentan algunas de las opciones de todo en uno que le permiten hablar, compartir pantallas, dibujar en pizarras, videoconferencias, anotar y más. Algunos de estos comienzan gratis y luego agregan servicios pagados. Opciones que incluyen join.me, WebEx y Skype for Business, todas ellas permiten bastante colaboración mientras se mira mientras se habla!

Descubra cómo comenzar a compartir y colaborar en documentos en Google Docs:

Pero estas opciones son solo un comienzo. Porque hay toda una nueva industria en la construcción de herramientas para grupos interesados en realizar una lluvia de ideas más elaborada y sofisticada a distancia. Con nombres como MindMeister, Concept Board, StormBoard y RealtimeBoard, ofrecen conjuntos completos de herramientas para crear mapas mentales, crear líneas de tiempo, anotar informes y mucho más. No son gratuitos ni baratos, pero pueden ser su mejor opción para capturar una amplia gama de ideas y conocimientos de una manera manejable..

2. Limitaciones de la lluvia de ideas en línea con Brain-Netting

Cuando empiezas a pensar en trabajar con un grupo colaborativo en el tiempo y el espacio, empiezas a encontrarte con algunos problemas básicos. Por ejemplo:

Si un miembro del equipo está en Corea mientras que el otro está en Detroit, puede tener serios conflictos de programación..
Si algunos miembros del equipo son empleados a tiempo completo, mientras que otros son contratistas o trabajadores independientes, es posible que tenga problemas con el software compartido. ¿Realmente desea comprar software costoso para un miembro del equipo que se irá (con su software) en seis meses??
Si algunos miembros del equipo tienen conocimientos técnicos, mientras que a otros les cuesta mucho apagar y encender la computadora, es posible que algunas personas abandonen el proceso por completo en lugar de aprender una nueva forma de comunicarse..
Si algunos miembros del equipo están usando Mac mientras que otros usan PC, es posible que tenga problemas de compatibilidad.
El software complejo puede llevar tiempo para que todos aprendan, lo que significa que solo es útil cuando planea usarlo muchas veces con el mismo grupo de personas.

También es importante recordar que, no importa cuán sofisticado sea el software o la conectividad, la lluvia de ideas requiere la cooperación inteligente de un grupo de seres humanos. En otras palabras, el éxito de Brain-Netting, como cualquier tipo de lluvia de ideas en línea o fuera de él, requiere la facilitación por parte de alguien que comprende el proceso, las personas y los objetivos..

3. Ajustándose a la asincronía de la lluvia de ideas en línea

Muchos grupos que están realizando una lluvia de ideas a distancia están en zonas horarias muy diferentes. Un grupo está durmiendo mientras el otro está despierto; uno está desayunando y el otro se dirige a la hora feliz. ¿Cómo funciona un grupo así? La respuesta es asincrónica..

La colaboración asíncrona es una idea simple: algunas personas trabajan mientras otras duermen, y luego los dos grupos cambian de roles. Esta es una buena idea y funciona bien cuando su plan es recopilar ideas, anotar documentos y, de otro modo, compartir información sobre un proyecto o producto..

Las dificultades con la asincronía surgen en situaciones como las siguientes:

El empleado A está dormido y, por lo tanto, incapaz de defender sus ideas; como resultado, el empleado B revisa completamente el trabajo del empleado A. El empleado A se despierta y se pone instantáneamente a la defensiva.
Se contrató un facilitador para ayudar a administrar un proyecto de intercambio de ideas distribuido. El facilitador, que vive en la zona horaria 1, se va a su casa al igual que los colaboradores de la zona horaria 2 se ponen a trabajar. El segundo grupo de colaboradores crea sus propias reglas, lo que hace imposible continuar el proceso facilitado al día siguiente..
Un miembro del equipo comienza a trabajar en un proceso de intercambio de ideas distribuido y se da cuenta de que tiene una pregunta. Ella publica su pregunta, pero luego debe esperar seis horas para escuchar una respuesta, ya que la encuestada ha estado conduciendo al trabajo o en reuniones todo el día..

Gestionar un proceso de intercambio de ideas asíncrono requiere bastante confianza, pero también tiene algunas ventajas. Sí, las conversaciones que evolucionan mientras está dormido o (toma de posesión) ocurren problemas, especialmente en temas candentes. Pero también tiene la oportunidad de tomarse un tiempo para reflexionar antes de redactar sus respuestas, pensando realmente las cosas en lugar de lanzar una respuesta desde la parte superior de su cabeza. Y como el tiempo pasa entre las interacciones, los miembros del equipo tienen la oportunidad de comentar ideas a lo largo del tiempo..

Puede llevar a una lluvia de ideas grupal más reflexiva, con algunos de los beneficios similares que un equipo obtendría del proceso de redacción de ideas:

4. ¿Cuándo tiene sentido la red mental??

¿Cuándo debería ir más allá de un enfoque simple de "enviarme un correo electrónico" para trabajar con un equipo virtual? Aquí hay algunas reglas de oro:

Considere sus metas, su equipo, su línea de tiempo y su presupuesto. Si está pensando en un proyecto complejo con un sofisticado grupo de diseñadores que tienen mucho tiempo, dinero y espíritu de colaboración, una gran compra de software puede tener sentido. Pero, si tiene prisa por recopilar ideas de un grupo diverso, ¿por qué ir allí??
Algunos equipos se desempeñan mejor que otros con Brain-Netting. Si su empresa está acostumbrada al trabajo en equipo virtual o remoto, todos conocen las reglas básicas. Una vez que haya establecido las expectativas para el uso general, será más fácil trabajar juntos desde la distancia siempre que se presente la oportunidad..
El enfoque más simple suele ser el mejor. Si puede reunir a todos en GoToMeeting o WebEx y facilitar una sesión de lluvia de ideas para obtener las ideas que necesita, ¿por qué complicarse más??
Las herramientas gratuitas y bien entendidas son generalmente una buena opción. Si puede usar Google docs para administrar un proceso de intercambio de ideas en colaboración, ¿por qué invertir en software costoso y capacitación??
Usa herramientas que sean intuitivas para tu grupo. Si está trabajando con un grupo de diseñadores, las herramientas visuales suelen ser una buena opción. Si está trabajando con analistas financieros, puede ser más feliz al compartir y marcar hojas de cálculo, cuadros y gráficos..
Elija herramientas que le ayuden a recopilar, revisar y compilar resultados. Las notas adhesivas y los mapas mentales pueden parecer geniales, pero si el software que elige no puede ayudarlo a generar un informe o generar una lista de tareas pendientes, puede que se convierta en una pérdida de tiempo..

5. Uso eficaz de herramientas de lluvia de ideas en línea

Independientemente de las herramientas de Brain-Netting que utilice, se aplican las reglas básicas de la lluvia de ideas. Esto se debe a que ninguna tecnología puede reemplazar a un facilitador capacitado, fomentar la participación o saber cuándo es el momento de tomar un descanso, resumir o probar una nueva táctica para mejorar la creatividad..

Entonces ... aquí están las reglas básicas para ejecutar una sesión efectiva de Brain-Netting:

Comprenda su software, sus opciones y sus limitaciones.
Entrena a tu equipo para usar el software de manera efectiva
Describe tus metas y el proceso que usarás para alcanzarlas.
Explique el horario. Incluya información sobre el tiempo de respuesta y el tiempo que durará la lluvia de ideas, ya sea durante unas pocas horas, varios días o más..
Facilitar el proceso. Si todo sucede al mismo tiempo, puede facilitarlo como lo haría en persona, pero si es asíncrono, es posible que deba aparecer a intervalos regulares para intervenir en los argumentos, llamar a los miembros reticentes del equipo, resumir puntos o agitar las cosas.
Sepa cómo finalizará la sesión, presentará los hallazgos y organizará el grupo para la acción.
Explique cómo se usará el software en el futuro para discusiones adicionales, reuniones de grupos de tareas, etc..
Mantente al tanto de esto!

Iniciar una lluvia de ideas mejor en línea

Brain-Netting es una opción maravillosa para el equipo adecuado en el momento adecuado.

Si tiene un equipo ampliamente distribuido con las habilidades técnicas y personales para utilizar la lluvia de ideas en línea, elija la herramienta que satisfaga sus necesidades particulares.

Si, por otro lado, su equipo no es experto en tecnología o no se siente cómodo con el trabajo en equipo asincrónico virtual, considere la posibilidad de reunirse en la misma sala al mismo tiempo como una alternativa más simple y apropiada..

Descubre técnicas adicionales de lluvia de ideas:

O, salte a nuestra última guía de múltiples partes para mejorar las técnicas de lluvia de ideas, para obtener tutoriales más profundos sobre la lluvia de ideas y los métodos para generar muchas ideas geniales..

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