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Para muchas pequeñas empresas, la contabilidad es un mal necesario: llevar un registro de las facturas y los gastos es algo que debe hacer para dirigir una empresa exitosa.
Pagar precios altos por una herramienta de contabilidad, como una de las muchas opciones basadas en la web, es como agregar insultos a las lesiones. No solo tiene que invertir tiempo en el proceso de ejecutar todos esos números, sino que también tiene que pagar a alguien por las herramientas para administrar su trabajo..
Nutcache ofrece una aplicación web de contabilidad totalmente gratuita. Si bien no puede eliminar la necesidad de invertir algo de tiempo en mantener sus cuentas actualizadas, Nutcache ha eliminado el costo. En este tutorial, aprenderá cómo configurar con Nutcache y lo usará para hacer un seguimiento de sus gastos y facturas de negocios.
Contenido PatrocinadoEsta es una revisión patrocinada o un regalo de un producto / servicio que es particularmente relevante para nuestros lectores..
Para completar el tutorial necesitará los siguientes recursos:
Ya sea que esté enviando facturas o realizando un seguimiento de los gastos, el objetivo de estar en el negocio es recibir el pago por el trabajo que realiza. Para facilitar este proceso, querrá establecer cómo espera que le paguen. En Nutcache, es particularmente importante configurar sus opciones de pago antes de enviar sus facturas para que sus opciones de pago puedan integrarse en la vista que sus clientes verán..
Para configurar sus opciones de pago, elija la Empresa pestaña en el salpicadero. Luego haga clic en el Aceptar tarjetas de credito Opción del menú desplegable..
Nutcache lo llevará al menú de configuración de las pasarelas de pago..
Dependiendo de sus preferencias de pago, podrá integrar su cuenta de Nutcache con:
Necesitará credenciales diferentes para configurar cada opción de pago, que van desde solo la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de PayPal hasta su ID de inicio de sesión de API, clave de transacción y un hash MD5 opcional para Authorize.Net.
Introduce tus credenciales de pago y guárdalas. Vale la pena señalar que si bien Nutcache no le cobra una tarifa por usar Authorize.Net o 2CheckOut, hay una tarifa de transacción de 25 centavos (USD) asociada con cada pago de PayPal.
Cambie su pasarela de pago de Prueba a Vivir haciendo clic en el botón en la parte superior de la sección para esa opción de pago. los Activado casilla de verificación debería ser automáticamente marcada.
Una vez que se haya configurado su método de pago preferido, los clientes podrán pagar sus facturas de inmediato a través de esas opciones de pago tan pronto como las reciban..
Para muchas empresas, las facturas lo impulsan todo: no puede saber qué dinero ingresa sin una factura, y si no tiene dinero, los gastos y otros detalles no importan.
La creación de una nueva factura en Nutcache comienza con la elección del Ventas pestaña en el tablero y luego seleccionando Facturas desde el menú desplegable.
Pasará a una página que enumera sus facturas existentes y lo invita a hacer clic en un botón verde para crear una nueva factura. Una vez que haga clic en el botón, tendrá que completar un formulario de factura bastante estándar: podrá seleccionar un cliente, agregar servicios y productos, establecer fechas de vencimiento y agregar otros detalles importantes.
A menos que esté trabajando exclusivamente con clientes internos (mejor conocido como su propia empresa), deberá configurar a cada cliente a quien le esté enviando una factura. Puede hacerlo desde una nueva factura seleccionando el menú desplegable en el Nombre campo y seleccionando Cliente nuevo. Se te presentará un formulario.
Solo se requieren tres campos específicamente: el nombre del cliente y la dirección de correo electrónico con la cual contactar a ese cliente, junto con el estado del cliente (que ya está establecido en Activo en una nueva forma).
A partir de ahí, puede agregar:
Suponiendo que ofrezca los mismos servicios o productos de forma regular, tiene sentido configurar Nutcache para que no tenga que ingresar los detalles de su producto cada vez que emita una factura nueva..
Tanto para los productos como para los servicios, el proceso es esencialmente el mismo: mientras completa una nueva factura, verá botones azules para agregar un servicio o un producto. Haga clic en el botón apropiado y tendrá la opción de completar una línea en su factura. En el primer campo de esa línea, también tendrá la opción de un menú desplegable que incluye un enlace titulado Añadir nuevo ...
Al hacer clic en ese enlace aparecerá un breve formulario para un nuevo producto o servicio: cada opción tiene aproximadamente los mismos campos, lo que le permite establecer precios e impuestos, junto con el establecimiento de un código de producto o servicio y una descripción de la descripción..
Tiene la opción de cambiar el estado de su nueva oferta, ya que se establece automáticamente en Activo. También puede indicar si desea vender o comprar el producto o servicio que está configurando; Parece que Nutcache pudo haber configurado el sistema para realizar una doble función tanto para las facturas como para los gastos, lo que puede resultar particularmente útil si habitualmente necesita asignar gastos específicos a las facturas de los clientes..
Nutcache ha realizado un proceso de seguimiento de los gastos similar al de la creación de nuevas facturas, facilitando el flujo de trabajo..
Para agregar nuevos gastos, debe elegir el Gastos pestaña en el tablero, seguido de clic Gastos en el menú desplegable Puede agregar un nuevo gasto a sus registros haciendo clic en el botón verde que aparece. A diferencia de una nueva factura, no será llevado a una pantalla completamente nueva. En su lugar, el formulario para registrar un nuevo gasto aparecerá en su página existente.
Los conceptos básicos para ingresar un nuevo gasto no son complicados: Nutcache requiere que agregue un número de gasto y un proveedor a cada gasto, junto con un subtotal. A partir de ahí, tiene algunas opciones, como establecer fechas y agregar impuestos..
Tiene la opción de asignar un gasto a un proyecto y marcar que es facturable, simplificando el proceso para pasar un gasto a un cliente. Deberá configurar proyectos, a través de las herramientas de seguimiento de tiempo de Nutcache, para poder utilizar esta función al máximo. También puede pagar los gastos en la misma pantalla y asignar el pago a un método en particular. Nutcache también hará un seguimiento de los pagos parciales para usted.
En este punto, Nutcache no tiene una herramienta de importación que acelere el proceso de agregar gastos a la cuenta de su empresa. Para poder actualizar sus libros, es posible que deba reservar un tiempo para revisar sus cuentas y registrar la información correctamente. También deberá reservar un tiempo para mantener sus libros actualizados..
Definitivamente vale la pena leer sus libros regularmente, por lo que el tiempo adicional no es necesariamente un problema. Tendrá que revisar sus recibos antiguos y otros datos antes de impuestos de todos modos.
Nutcache ofrece una variedad de informes que pueden ayudarlo a mantener su negocio en el buen camino, siempre que dedique el tiempo para examinarlos. Dependiendo de la información que esté registrando en Nutcache, puede ejecutar informes basados en lo siguiente:
Navegar por sus opciones de informes requiere elegir el Informes desde el panel de control y luego seleccione una categoría de informe en el menú desplegable. El lugar donde puede estar un informe en particular no es del todo intuitivo, dado que las facturas se enumeran en las ventas y algunas de las otras opciones son más opacas, pero encontrará una variedad de diferentes opciones de informes.
Reserve un tiempo para revisar todas sus diferentes opciones de informes al menos una vez, para asegurarse de que está viendo los datos que mejor pueden dirigir sus decisiones comerciales. En particular, opciones como la Ingresos por servicio y Ingresos por producto informes (ambos encontrados bajo la Análisis menú) puede ayudarlo a decidir qué servicios y productos le están ganando más dinero a su empresa. A su vez, esa información es crucial para ayudarlo a decidir dónde gastar su dinero de marketing..
Revisar sus opciones de informes también puede ayudarlo a decidir si desea registrar más información en Nutcache. Además de rastrear facturas y gastos, Nutcache proporciona herramientas para el seguimiento del tiempo y para registrar información sobre sus clientes, proveedores y otros contactos. Puede almacenar una gran cantidad de información dentro del sitio.
Sin embargo, una nota al hacerlo: la función de exportación de Nutcache se limita a los datos que se pueden agregar a un informe. Las notas, por ejemplo, no son actualmente exportables. También existen limitaciones para importar información desde fuera de Nutcache de forma automática, a diferencia de algunas herramientas que pueden acceder a cuentas bancarias y de crédito en su nombre..
Nutcache solo ofrece cuentas gratuitas. Presentan una promesa a los usuarios de que: "Nutcache es gratis y siempre lo será". Esa es una promesa audaz. Nutcache no impone ningún límite en el número de funciones disponibles para sus usuarios o en el número de transacciones que puede realizar con él. Nutcache tiene planes de utilizar la publicidad y otras asociaciones para cubrir los costos de ofrecer estos servicios de forma gratuita. Será interesante ver evolucionar esta aplicación web..
Además del seguimiento de gastos, las facturas, los pagos en línea y las funciones de generación de informes, Nutcache también tiene: gestión del tiempo, usuarios múltiples y funciones multilingües..
Actualmente, Nutcache ofrece esta aplicación basada en la web en los siguientes idiomas: inglés, francés, español, portugués, alemán, ruso y japonés. Planean continuar ampliando su soporte de idiomas.
El soporte de Nutcache es un poco limitado para una pequeña empresa que puede necesitar ayuda rápida y práctica: el sitio actualmente ofrece un foro de soporte como su principal opción para obtener ayuda con los problemas. El soporte más lento está equilibrado, al menos en parte, por una forma clara de sugerir nuevas funciones al equipo de Nutcache.
Para un profesional independiente o una pequeña empresa, Nutcache tiene sentido como una aplicación web práctica. Le permite concentrarse en realizar su trabajo, en lugar de verse sobrecargado por demasiadas funciones complicadas. Es difícil de superar gratis como precio por esta herramienta útil.
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