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Si usted es como la mayoría de nosotros, su cuenta de correo electrónico de Outlook está llena de información personal y comercial importante. Lo último que desea que suceda es que un extraño acceda a su cuenta de correo electrónico o, peor aún, que se le cierre la sesión de su cuenta de correo electrónico de Outlook sin ninguna manera de volver a entrar..
No es ningún secreto que los piratas informáticos buscan sus datos de correo electrónico. Leemos sobre nuevas violaciones de datos todos los días. Y a menudo esas violaciones de datos se producen a través de correo electrónico. La Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Mantiene una lista de infracciones de información de salud. En julio de 2018 enumeró 22 violaciones que afectaron a miles de personas. De esos 22 incumplimientos, siete (o casi un tercio) correo electrónico involucrado.
Afortunadamente, existen varias medidas de seguridad de Outlook que puede tomar para proteger su correo electrónico de Outlook. En este tutorial, le mostraremos lo que necesita saber acerca de la seguridad de Outlook. Aprenda cómo elegir contraseñas seguras y mantenerlas seguras. Aprende a usar la configuración de seguridad de Outlook. Y, finalmente, descubra algunas prácticas recomendadas de seguridad de correo electrónico de Microsoft, como la configuración de la autenticación de usuario.
Antes de explorar cómo proteger el correo electrónico de Microsoft Outlook, veamos otra parte importante de la administración de su cuenta de correo electrónico de Outlook. Nuestro eBook gratuito: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero está repleto de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.
Ahora vamos a sumergirnos en nuestro tutorial sobre seguridad de correo electrónico de Microsoft.
El primer paso para mantener su correo electrónico de Outlook seguro es implementar algunas de las mejores prácticas de seguridad del correo electrónico. Estas prácticas se aplican a la mayoría del software de correo electrónico, incluido Microsoft Outlook.
Renuncia: No soy un experto en valores de información. Esta publicación se basa en una compilación de las mejores prácticas recomendadas y mis propias experiencias como usuario de correo electrónico de Outlook.
Aquí hay seis formas en que puede ayudar a proteger su cuenta de correo electrónico de Outlook:
A menos que esté utilizando Outlook en un servidor de intercambio de Microsoft, puede configurar Outlook para que le solicite una contraseña cada vez que se abre (consulte las instrucciones a continuación). La solicitud de contraseña se realiza automáticamente para una cuenta de Outlook.com desde que configuró una cuando se registró en Outlook.com. Pero es posible que desee configurar una contraseña por separado para Outlook que forma parte de Office 365.
Nota: Si está accediendo a su correo electrónico de Outlook en el trabajo o en la escuela, probablemente esté en un servidor de intercambio de Microsoft. Póngase en contacto con el administrador de su sistema para averiguar cómo cambiar su contraseña.
Al elegir una contraseña para MS Outlook o su cuenta de Microsoft, asegúrese de elegir una fuerte. Evite contraseñas que puedan adivinarse fácilmente, como los nombres de amigos, familiares o mascotas. Los cumpleaños, las direcciones y los números de teléfono también son una mala elección para las contraseñas, ya que la información puede estar disponible en otro lugar.
Cuando se trata de contraseñas, las contraseñas más largas son más difíciles de adivinar por los intrusos. Las mejores contraseñas incluyen una combinación de mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Manténgase alejado de los generadores de contraseñas independientes, que a veces se configuran como partes vergonzosas para obtener acceso a la información de contraseñas.
Además, asegúrese de que su contraseña de Outlook sea diferente de sus otras contraseñas. Si un tercero obtiene acceso a su cuenta, no desea que tengan acceso a todas sus cuentas..
Aquí hay un gran recurso para ayudarlo a aprender aún más sobre las contraseñas:
Una vez que haya elegido una contraseña segura, asegúrese de guardarla de forma segura. Un administrador de contraseñas en línea como Dashlane, Keeper, o Contraseña Pegajosa son buenas opciones para mantener sus contraseñas lejos de miradas indiscretas. Asegúrese de elegir una contraseña segura y memorable para su administrador de contraseñas; tendrá que recordar esta. Aquí hay algunos otros administradores de contraseñas y tutoriales sobre cómo usarlos:
Hagas lo que hagas, no guardes tu contraseña en una nota Post-It pegada a tu computadora portátil, especialmente si trabajas desde un espacio compartido. Además, no guarde la información de la contraseña en una lista en un documento de Word o Excel en su PC a menos que ese documento esté protegido por contraseña. Si le roban la computadora, no quiere que el ladrón encuentre toda la información de su contraseña a la vez.!
Los expertos no están de acuerdo con la frecuencia con la que debe cambiar su contraseña, pero están de acuerdo en que, a veces, cambiar las contraseñas puede evitar que otros usen su cuenta. De esa manera, si alguien obtiene su contraseña, existe la posibilidad de que la información que tienen no esté actualizada. Por supuesto, cambiar su contraseña no es un sustituto para elegir una contraseña segura.
No solo necesita cambiar su contraseña de la bandeja de entrada de Outlook con regularidad, si está usando Office 365, también debe actualizar la contraseña de su cuenta de Microsoft con regularidad. La contraseña de su cuenta de Microsoft es importante porque es la clave para usar todos sus productos de Microsoft, incluidos Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc..
La verificación en dos pasos es un tipo de autenticación de usuario que utiliza dos formas de identificación para confirmar su identidad. Las formas de identificación pueden incluir su dirección de correo electrónico o su número de teléfono.
La verificación en dos pasos se utiliza cuando intenta realizar tareas confidenciales, como restablecer su contraseña y cuando intenta recuperar la información de su cuenta. Por lo general, se envía un código a su teléfono o correo electrónico. Para acceder a su cuenta, deberá ingresar el código y su contraseña. El propósito de la verificación en dos pasos es evitar que otra persona acceda o cambie su cuenta.
Las actualizaciones de software son una parte importante para mantener sus datos seguros. Las actualizaciones a menudo se publican para mejorar la seguridad del software o para solucionar los problemas de seguridad que surgen. Al no mantener su software de Outlook y su navegador actualizados, podría dejarlos vulnerables..
Los pasos en esta sección son específicos de Outlook 365. Si tiene una versión anterior de Outlook, trabaje en Outlook.com, o si accede a Outlook a través de un servidor Microsoft Exchange, es posible que estos pasos no le funcionen..
¿Sabía que puede configurar Outlook para que le solicite una contraseña cada vez que la abra? Aquí qué hacer:
Comience con MS Outlook abierto y haga clic en Expediente pestaña a la izquierda de la bandeja de entrada:
Utilizar el Expediente pestaña para acceder a la Información de la cuenta ventana.La persectiva Información de la cuenta aparece la ventana:
Seleccionar Configuración de cuenta> Configuración de cuenta.Haga clic en el Configuraciones de la cuenta botón y elegir Configuraciones de la cuenta De nuevo desde el menú desplegable. los Configuraciones de la cuenta cuadro de diálogo muestra:
Elija el archivo de la bandeja de entrada (inbox.pst) de la Archivos de información pestaña en el Configuraciones de la cuenta caja de diálogo.Selecciona el Archivos de información lengüeta. Verá varios tipos de archivos de datos de Outlook (archivos .pst), incluidos el archivo de almacenamiento y el archivo de bandeja de entrada. Para que Outlook le solicite una contraseña cuando abra su bandeja de entrada, haga doble clic en el archivo de datos de la bandeja de entrada. los Archivo de datos de Outlook aparece el cuadro:
Selecciona el Cambia la contraseña botón.Haga clic en el Cambia la contraseña botón. Cuando se le solicite, escriba su nueva contraseña dos veces y haga clic en DE ACUERDO. Hacer clic DE ACUERDO otra vez.
Nota: Si actualmente no tiene configurada la contraseña de la bandeja de entrada, deje en blanco el espacio para su contraseña anterior.
Importante: Microsoft no podrá recuperar esta contraseña por usted si la pierde, así que asegúrese de guardarla en un lugar seguro.
Las contraseñas deben actualizarse regularmente. En esta sección, le mostraré cómo actualizar la contraseña de su bandeja de entrada de Outlook y la contraseña de su cuenta de Microsoft.
Una vez que haya creado una contraseña para su bandeja de entrada, deberá actualizarla periódicamente. Desde la perspectiva Información de la cuenta ventana, seleccione Configuración de cuenta> Configuración de contabilidad. los Configuraciones de la cuenta Aparece el cuadro de diálogo:
Utilizar el Configuraciones de la cuenta cuadro de diálogo para cambiar su contraseña.Selecciona el Archivos de información lengüeta. Haga doble clic en el archivo de datos de la bandeja de entrada (inbox.pst). los Archivo de datos de Outlook aparece el cuadro:
Utilizar el Cambia la contraseña botón para establecer una nueva contraseña para su bandeja de entrada de Outlook.Haga clic en el Cambia la contraseña botón. Cuando se le indique, escriba su contraseña actual en el Contraseña anterior campo. Escriba su nueva contraseña en el Nueva contraseña campo y otra vez en el Verificar contraseña campo.
Nota: Asegúrese de mantener esta contraseña en un lugar seguro donde pueda acceder a ella si es necesario. Microsoft no guarda esta información y no puede recuperarla si la pierde..
Cuando haya terminado de ingresar una nueva contraseña, haga clic en DE ACUERDO y entonces Cerrar. Acabas de cambiar tu contraseña.
No solo debe cambiar la contraseña de su bandeja de entrada de Outlook, si está utilizando Outlook con Office 365, también debe cambiar la contraseña de su cuenta de Microsoft con regularidad..
Para cambiar la contraseña de su cuenta de Microsoft, inicie sesión en su cuenta de Microsoft. Haga clic en el icono de su perfil de usuario en la esquina superior derecha. En el menú desplegable, seleccione Ver cuenta de Microsoft. Se muestra la información de su cuenta de Microsoft.
Haga clic en el Seguridad Opción del menú en la parte superior de la pantalla. los Fundamentos de seguridad aparece la ventana:
La contraseña que cambie aquí será para su cuenta completa de Microsoft.Haga clic en el Cambia la contraseña botón. Se le pedirá que verifique su identidad por correo electrónico o texto. Sigue las instrucciones para verificar tu identidad. Verás el cambia tu contraseña pantalla:
Escriba su contraseña actual una vez. Luego escribe la nueva contraseña dos veces.Escriba su contraseña actual en el campo superior. Escriba la nueva contraseña en los dos campos a continuación.
Observe la casilla de verificación junto a las palabras Hacerme cambiar de contraseña cada 72 días. Si marca esta opción, se le solicitará que cambie su contraseña en 72 días. Marcar esta casilla puede ser una buena idea si tiene problemas para recordar cambiar su contraseña.
Cuando hayas terminado, haz clic en Salvar para guardar tus cambios.
Mientras estás en el Fundamentos de seguridad En la pantalla, es una buena idea verificar la configuración de seguridad de Microsoft. Haga clic en el Actualizar información para ver la configuración de seguridad actual de su cuenta de Microsoft. Estas configuraciones son importantes porque determinan cómo Microsoft verifica su identidad. Aquí está el Microsoft Configuraciones de seguridad ventana:
Verifique que la información en esta pantalla sea correcta..Asegúrese de que la información mostrada es correcta. Si está mal, usa el retirar Enlace para eliminar la información incorrecta. Haga clic en el Agregar información de seguridad enlace para agregar información nueva o actualizada.
También puedes usar el Configuraciones de seguridad ventana aconfigure la verificación en dos pasos para su cuenta de Microsoft. Haga clic en el mas opciones Enlace en el texto en la parte inferior de la pantalla. Verás el Opciones de seguridad adicionales ventana:
Puede configurar la verificación en dos pasos para su cuenta de Microsoft.Como puede ver, hay varias opciones de seguridad disponibles. Para este tutorial queremos centrarnos en la verificación de dos pasos. Esta es una buena protección de identidad segura para la mayoría de los usuarios. Haga clic en el Configurar la verificación de dos pasos enlace para iniciar el proceso.
El sistema lo guiará a través del proceso de configuración de esta protección según su situación específica. Asegúrese de leer cada pantalla cuidadosamente y siga las instrucciones que se indican..
La instalación de actualizaciones de software a menudo se pasa por alto, pero es una parte importante para mantener su cuenta segura. Para asegurarse de que está utilizando la última versión de Outlook (y otro software de MS Office), vaya a Outlook Información de la cuenta ventana. En el panel de navegación de la izquierda, haga clic en Cuenta de oficina. El Microsoft Información del Producto ventana muestra:
Dado que Outlook se incluye con MS Office, se actualizará cuando actualice Office.Como puede ver, la ventana incluye información sobre su software de Outlook, incluida la versión actual. Para actualizar Outlook, haga clic en el botón superior junto a Actualizaciones de Office. Un menú desplegable muestra:
Use el menú desplegable para actualizar MS Office si hay actualizaciones disponibles.Aparecen varias opciones de actualización. A los efectos de este tutorial, voy a seleccionar Actualizar ahora. Si su versión de Office es actual, recibirá un mensaje que dice Estas al dia!
De lo contrario, el sistema intentará actualizar sus aplicaciones de Microsoft Office, incluido Outlook. Si tiene aplicaciones de Office abiertas en su máquina, es posible que se le solicite que las cierre:
Si tiene alguna aplicación de Microsoft Office abierta, deberá cerrarla antes de poder actualizar MS Office..Siga las instrucciones en el aviso. Es posible que deba reiniciar su computadora. Sus aplicaciones de Microsoft se actualizan automáticamente.
No olvides actualizar tu navegador regularmente..
Ya sea que sea propietario de un negocio o profesional de negocios, el correo electrónico es una herramienta de comunicación importante. Es importante asegurarse de que sus correos electrónicos sean lo más profesionales posible. Estos tutoriales pueden ayudar:
Si necesita mejorar en el uso de MS Outlook, consulte el resto de nuestros prácticos Tutoriales de Outlook en la serie: ¿Qué es MS Outlook? (Herramienta de software Pro Email).
Para administrar mejor su bandeja de entrada de correo electrónico y mantener sus correos electrónicos entrantes organizados, no olvide Suscríbase al boletín de noticias de Tuts + Business y obtenga nuestro libro electrónico gratuito:La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.
Ahora que conoce varias medidas de seguridad de Outlook que puede tomar, está listo para proteger su correo electrónico de Outlook. Ha aprendido cómo elegir contraseñas seguras y cómo usar la configuración de seguridad de Outlook. También hemos discutido las mejores prácticas de seguridad del correo electrónico, como la configuración de la autenticación de usuarios y más.
Su cuenta de correo electrónico de Outlook es una parte importante de cómo maneja su negocio. Asegúrese de aprovechar al máximo las mejores prácticas de seguridad de Outlook.
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