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¿Te sientes abrumado en el trabajo??
Si la respuesta es sí, no te preocupes: no estás solo. Dos tercios de los empleados dicen que están abrumados, según una encuesta reciente de Deloitte a 2.500 organizaciones en 90 países.
Para los empresarios y dueños de negocios, a menudo es un problema aún más serio. Es su responsabilidad personal, después de todo, asegurarse de que la empresa tenga éxito. Probablemente tenga mucho de su propio dinero en la línea, y tendrá una participación mucho mayor en el éxito si la empresa tiene éxito, o el dolor si falla.
El resultado es a menudo que los dueños de negocios toman demasiado trabajo. Una encuesta realizada por eVoice encontró que "desempeñar múltiples funciones dentro de la organización era el desafío número uno para los emprendedores". De hecho, el 44% de los emprendedores informaron que llevaban cinco o más sombreros en sus negocios en un momento dado.
La respuesta es delegar con mayor eficacia, para que pueda dedicar menos tiempo a los detalles y más tiempo a las decisiones estratégicas. Pero eso no siempre es tan fácil como parece. Es posible que necesite contratar personal adicional, lo que significa más gastos. Y si no lo hace bien, puede terminar creando problemas para usted y su negocio. Hay algunas tareas clave, por ejemplo, que acaba de no debería delegar.
Entonces, en este tutorial, le mostraré cómo puede decidir qué tareas delegar a su personal o a contratistas externos, y qué debe mantener el control de sí mismo. Al final, tendrá una lista de tareas que puede delegar de manera segura y un entendimiento de cómo hacerlo de manera efectiva..
Comience con una hoja de papel en blanco. Olvídate de todas las cosas que ya estás haciendo y piensa en la combinación ideal. Si pudieras comenzar de nuevo y hacer las cosas bien, ¿cómo pasarías tu tiempo? No te preocupes por los aspectos prácticos de cómo puedes lograr esto por ahora. Solo escribe el estado ideal.
Se adhieren a categorías amplias por ahora, en lugar de tareas individuales. En una semana promedio (o un mes, o cualquier período que tenga sentido para usted), ¿cuánto tiempo dedicaría idealmente a cada actividad??
Por ejemplo, si está ejecutando una pequeña empresa de software, su combinación podría tener este aspecto:
Por supuesto, invente sus propias categorías y céntrese en las cosas más importantes que podría hacer para que su negocio avance..
Cuando haya definido su estado ideal, es hora de ver cómo la realidad coincide. Es posible que ya piense que tiene una buena idea, pero que se sorprenda cuando comience a registrar esas horas y minutos en detalle..
Durante una semana, sigue cómo pasas tu tiempo. Hay muchas aplicaciones de seguimiento de tiempo y programas de software para ayudarlo, y muchos de ellos son gratuitos, al menos en el nivel básico. Toggl y Harvest son un par de opciones populares. También puede utilizar una hoja de cálculo simple o lápiz y papel si lo prefiere.
Cada vez que comience una nueva tarea, regístrela utilizando el método elegido y luego anote la hora de finalización. Esto puede parecer mucho trabajo, pero recuerde que es solo por una semana. La idea es obtener una imagen clara de dónde están las cosas en este momento, para que pueda comenzar a cambiar a su estado ideal..
Puede encontrar, por ejemplo, que su tiempo real se gasta en diferentes tareas y se ve así:
No está bien. Usted pasa la mayor parte de su tiempo en tareas que no hacen avanzar su negocio, y no encuentra tiempo para cosas importantes como la planificación, la estrategia y la promoción de nuevos negocios..
¿Cómo puedes pasar de la realidad al estado ideal? Cubriremos eso a continuación.
Ahora debe tener dos listas: una ideal y otra que refleje la realidad. Compare las dos listas entre sí, y haga un plan de qué recortar y en qué poner más énfasis. Luego comienza a elegir tareas individuales, y las personas para delegarlas a.
¿Qué tipo de cosas deberías estar delegando??
Algunas cosas son candidatos obvios para la delegación. Las tareas administrativas de rutina, por ejemplo, claramente no hacen avanzar a su empresa y no requieren su atención. Son importantes, pero puede delegar fácilmente la mayoría de ellos a otras personas de la empresa..
Si no tiene personal disponible, o si el dinero es escaso, considere usar asistentes virtuales. De esta manera, obtiene más flexibilidad y puede realizar sus tareas a un costo menor que si hubiera contratado a un miembro del personal de tiempo completo. La calidad en sitios como Elance y Upwork es bastante variable, pero hay muchas personas calificadas por ahí. También puede publicar en foros de trabajo en línea o probar un sitio como Zirtual, que se especializa en brindar a las empresas asistentes virtuales con base en los Estados Unidos y educación universitaria..
Una tarea común que consume una gran cantidad de tiempo del propietario de un negocio es verificar y aprobar las cosas que otros miembros del personal ya han hecho.
Si ha contratado a personas buenas, no necesita mirar por encima de sus hombros todo el tiempo. Confíe en que su personal de ventas se comunique con clientes clave y prospectos, por ejemplo, y su personal de marketing para manejar el blog y las cuentas de redes sociales. Si una tarea cae dentro del área de experiencia de otra persona, no debería involucrarse a menos que exista una situación verdaderamente inusual y crítica que pueda tener implicaciones más amplias. De lo contrario, deja de lado la necesidad de aprobar cada decisión..
Dirigir un negocio implica muchas tareas que probablemente no sean sus principales fortalezas. Externalice o delegue tantos como sea posible.
Como vimos en nuestro reciente tutorial sobre los aspectos básicos de la contabilidad, por ejemplo, muchos propietarios de pequeñas empresas simplemente no tienen la experiencia o el interés para hacer un buen trabajo en la gestión de sus cuentas. Puede aprender lo esencial (y el tutorial lo ayudará), pero si no es su fortaleza, puede contratar a un contador y / o contador para que se encargue de la gestión diaria de las cuentas, de modo que Solo necesitas tener una vista más de alto nivel..
Del mismo modo, si no es particularmente técnico, no intente diseñar y administrar su propio sitio web por su cuenta. La contratación de ayuda es un gasto, por supuesto, pero aumente todo el tiempo que ahorra, y con frecuencia saldrá adelante..
En nuestro ejemplo anterior, el CEO de la compañía de software dedicó el 30% de su tiempo a corregir errores en el código. Si ella comenzó una compañía de software, tiene sentido que la codificación sea algo que hace bien. Pero es un buen uso de su tiempo.?
Suponiendo que tenga otras personas en el personal que puedan manejarlo, claramente la respuesta es "No". Como directora de la empresa, su tiempo sería mejor empleado en temas como planificación y estrategia, como se describe en la parte 1..
Pero lo que suele suceder es que las personas se ponen a trabajar para hacer cosas que saben cómo hacer. Saben que deben delegar tareas como esa, pero piensan: "Es más rápido si lo hago yo mismo". Todo lo que hace es comer tiempo y quitarle la responsabilidad a la persona que ha contratado para hacer el trabajo.
Conclusión: incluso si a corto plazo podría ser más rápido hacerlo usted mismo, a largo plazo es mejor ayudar a otra persona a aprender cómo hacerlo..
Si no lo haces bien, delegar puede crear más trabajo, ya que pasas más tiempo corrigiendo los errores de otras personas y resolviendo malentendidos de los que has guardado. El peligro es que termines pensando que no vale la pena y que vuelvas a encargarte de la tarea. Así que aquí hay algunas pautas para hacerlo bien.
Si no delegas a las personas adecuadas, es posible que sufras lo que este artículo del Wall Street Journal llama el "efecto boomerang". Usted delega muchas tareas, pero luego las encuentra regresando a usted porque las personas a las que les asignó no pudieron completarlas.
Para evitar esto, asegúrese de administrar sus recursos correctamente. Si las personas a las que delegas ya están saturadas de trabajo por sí mismas, la tarea no se realizará, o al menos no se hará bien. Así que revise su carga de trabajo y contrate ayuda adicional si es necesario. Y considere las fortalezas y debilidades de las personas a las que está delegando, para asegurarse de que estén equipadas para hacer lo que le piden..
Un elemento crucial de una delegación exitosa es dar instrucciones claras. El consultor de estudios de tiempo Mark Ellwood sugiere comenzar por aclarar el resultado deseado y la cantidad de autoridad para tomar decisiones que tendrá el empleado. Explique qué recursos están disponibles y pregunte si hay algo más que necesiten..
Luego, establezca hitos en el camino y solicite informes de progreso para asegurarse de que las cosas se mantengan en el buen camino. Asegúrese de elogiar y dar retroalimentación a medida que avance el proyecto y cuando se complete con éxito.
Aunque debe participar y ayudar a la persona a la que ha delegado, no administre los microcréditos. Eso derrota al objeto de delegación. "Delegue el objetivo, no el procedimiento", dice Ellwood. “Esbozar los resultados deseados, no la metodología. ¿Qué hay que hacer y cuándo debe terminarse?
Después de eso, deje que el empleado logre esos resultados. Puede tener su propia forma de trabajar, pero la delegación se trata de ceder el control sobre los detalles. Así que da un paso atrás y deja que sigan adelante..
Hay algunas tareas que el propietario de un negocio nunca debe delegar a nadie más. Aquí hay un resumen de cosas que siempre debes mantener el control de ti mismo, o al menos monitorear muy de cerca.
Como vimos en la parte 3, la contabilidad diaria se puede delegar o subcontratar de forma segura. Pero siempre debe tener una idea clara de la salud financiera de su empresa y una previsión de cómo se desarrollarán las cosas durante el próximo año. El monitoreo regular de sus finanzas y saber en qué estado se encuentran es algo que simplemente no puede delegar. Obtenga ayuda con los detalles, por todos los medios, pero asegúrese de monitorear al menos los números de alto nivel. Aquí hay algunas métricas de beneficios clave para centrarse, por ejemplo.
Un negocio vive o muere por las personas que lo operan. A medida que su empresa crezca, probablemente delegue algunas tareas de contratación a un gerente de recursos humanos. Pero cuando se trata de personal clave, es bueno mantenerse involucrado. Steve Jobs solía contratar a posibles empleados en Apple para dar largos paseos por Palo Alto para poder conocerlos y ver si encajaban bien. Mark Zuckerberg adoptó el mismo enfoque en Facebook..
Así que su base de datos de clientes acaba de ser pirateada, comprometiendo potencialmente sus contraseñas y datos financieros. La última versión de su producto de software estrella está llena de errores. Su gerente de recursos humanos está siendo demandado por acoso sexual.
Todas estas son amenazas importantes para la reputación de su empresa y requieren su atención completa. Puede delegar algunas tareas individuales, como preparar comunicados de prensa y tratar las quejas de los clientes, pero tendrá que ser muy práctico en la gestión de la crisis como un todo..
Solo recuerde que no todas las “crisis” son críticas para el negocio. Algunas cosas que su personal puede manejar por sí mismos. Pero si es una seria amenaza para su negocio, no delegue: participe.
En este tutorial, ha visto cómo identificar tareas para delegar y tiene algunos consejos para hacerlo de manera efectiva. Ahora es el momento de actuar. Haga esa lista de la parte 1, mostrando cómo cree que debería dedicar su tiempo, y luego realice un seguimiento de su tiempo durante una semana. Compare las dos listas y cree un conjunto de tareas que pueda delegar, siguiendo las pautas de este tutorial..
Es posible que nunca llegue a su "estado ideal": siempre hay compromisos que hacer y eventos inesperados pueden descarrilarlo. Pero con un poco de planificación y una delegación bien pensada, puede liberar un tiempo valioso en su agenda, lo que le permite dedicar más tiempo a cosas que realmente harán avanzar su negocio..
Crédito gráfico: Jerarquía diseñada por Murali Krishna del Proyecto Noun.
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