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Vivimos en una época de multitarea. Pasamos nuestros días inmersos en computadoras, tabletas, teléfonos y otros dispositivos que nos permiten hacer diez cosas a la vez, mientras nos mantenemos actualizados sobre las últimas noticias, deportes, correos electrónicos y tweets de todo el mundo..
Solo hay un problema: nuestros cerebros no están diseñados para realizar múltiples tareas.
Esa no es mi opinión, por cierto. Es el resultado de innumerables estudios, que voy a entrar más tarde. Muchas personas pensar son buenos para realizar múltiples tareas, pero la investigación dice que simplemente no es cierto. Hacemos menos cosas, y lo hacemos con menos precisión y eficacia, cuando intentamos realizar múltiples tareas. Y las personas que piensan que son buenos en la multitarea son en realidad lo peor.
Así que en este tutorial veremos una mejor manera de trabajar. Primero pasaré por algunas investigaciones sobre la multitarea y la productividad, y luego te mostraré cómo configurar tu día para hacer más, eliminando las distracciones y enfocándome en una cosa a la vez.
En esta era de multitarea, no es fácil desenmarañarse de la red de distracciones y lograr un enfoque más constante. Desconectarse completamente y trabajar en serenidad monástica no es práctico para la mayoría de nosotros, incluso si quisiéramos hacer tal cosa. Pero hay algunas cosas prácticas que puede hacer para mantenerse al día con más frecuencia y para terminar cada día con la satisfacción de saber que hizo las cosas más importantes: una tarea individual a la vez..
Como prometimos, comenzaremos con una mirada a esa investigación..
Lo primero que hay que entender es que, estrictamente hablando, la multitarea no existe. Los investigadores dicen que incluso cuando pensamos que estamos haciendo varias cosas a la vez, en realidad solo nos estamos enfocando en una cosa a la vez, y cambiamos rápidamente entre ellas.
“Al cambiar de tarea en tarea, crees que en realidad estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero en realidad no lo eres ”, dijo Earl Miller, profesor de neurociencia en el MIT, en un artículo de NPR. "No estás prestando atención a una o dos cosas a la vez, pero cambiando entre ellas muy rápidamente".
Este cambio tiene un costo, en términos de tiempo, atención y efectividad. Un estudio reportado en el Diario de psicología experimental encontró que los estudiantes eran hasta un 40% más lentos para resolver problemas matemáticos complicados cuando tenían que cambiar a otras tareas. Una investigación separada realizada por el Instituto de Psiquiatría de la Universidad de Londres encontró que la multitarea con medios electrónicos reduce temporalmente su coeficiente intelectual en 10 puntos.
Pero quizás pienses que eres bueno en la multitarea. Tal vez lo hagas todo el tiempo y consideres que es una de tus fortalezas. Esta investigación no se aplica a ti, lo hace?
Bueno, considere los resultados de este experimento, en el que las personas que se consideraban buenas para realizar tareas múltiples, tan buenas que usaban sus celulares mientras manejaban, en realidad obtuvieron calificaciones más bajas que otras personas en una prueba de capacidad de tareas múltiples.
Esta es solo una pequeña muestra de la investigación que se ha hecho sobre la multitarea, y la mayoría apunta en la misma dirección: la multitarea simplemente no funciona. Como el profesor de psicología de la Universidad de Stanford Clifford Nass dijo a NPR:
La investigación es casi unánime, lo cual es muy raro en las ciencias sociales, y dice que las personas que realizan múltiples tareas crónicas muestran una enorme gama de déficits. Son básicamente terribles en todo tipo de tareas cognitivas, incluida la multitarea.
Entonces, si la multitarea es mala para su productividad, deberíamos dejar de hacerlo, ¿verdad? Idealmente, sí, pero si alguna vez lo has probado, probablemente te hayas dado cuenta de que no es tan fácil.
Ya sea que trabaje en una oficina o maneje su propio negocio, probablemente tenga que hacer un montón de tareas diferentes en un día determinado, así como navegar por el mundo de la comunicación casi instantánea en la que vivimos. No puede simplemente colgar un cartel de "Ocupado" y decirle a sus clientes que regresen la próxima semana.
Por lo tanto, crear un entorno de trabajo sin distracciones en el que pueda concentrarse en tareas individuales durante más tiempo requiere un esfuerzo consciente. Veremos algunas técnicas útiles en esta y en las siguientes secciones..
Comienza al comienzo de cada día de trabajo. Antes de sumergirse en el modo de resolución de problemas, tómese unos minutos y planifique conscientemente su día. Esto no significa crear una lista de tareas para completar. En su lugar, enfóquese en unos pocos objetivos clave, las cosas que están alineadas con sus objetivos comerciales a largo plazo y lo ayudarán a avanzar..
Recuerde el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20: el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. O en este caso, el 80% de su éxito proviene del 20% de su esfuerzo. ¿Qué tareas constituyen ese 20%? Trate de limitarlo a solo tres tareas que realmente necesita completar hoy para considerar el día exitoso cuando se acueste.
Luego, calcula el tiempo que necesitarás para completar cada tarea y bloquea el tiempo en tu calendario para hacerlo. La idea es hacer que esos bloques de tiempo estén libres de distracciones, para que solo pueda realizar una "tarea única" en esos momentos y realizar sus tareas más importantes. Puede usar las herramientas organizativas de su elección para lograr esto, pero recuerde que las aplicaciones basadas en la web tienen su propio potencial de distracción, por lo que es posible que desee considerar un planificador tradicional..
Bien, entonces tienes una buena imagen clara de las cosas más importantes que debes hacer hoy. Ahora entra en línea, revisa tu correo electrónico y encuentra toda una pila de mensajes nuevos esperándote. Para cuando haya terminado de responder a todos esos correos electrónicos, han pasado un par de horas y no ha progresado en ninguna de las cosas que acaba de decidir que eran importantes..
Foto de Envato Unstock.Lo que es peor, has perdido el enfoque y la claridad que tenías a primera hora de la mañana. Probablemente tuvo que investigar un poco para responder algunos de los correos electrónicos, por lo que ahora tiene un montón de aplicaciones y pestañas del navegador abiertas, y su cabeza está llena de información irrelevante..
Al comenzar su día con el correo electrónico, deja que otras personas definan cómo pasa su tiempo. Tal vez algunos de esos correos electrónicos eran realmente urgentes, pero con toda probabilidad, la mayoría de ellos podrían haber esperado al menos una hora o dos, si no un día o dos más, sin que el cielo cayera..
Así que intente esto: tómese un bloque de tiempo cada mañana para trabajar en sus tareas más importantes, incluso antes de mirar su bandeja de entrada de correo electrónico. Si esta idea te hace sentir incómodo, puedes comenzar poco a poco: tal vez te permitas media hora..
Si sobrevive a este bloque de tiempo sin correo electrónico sin una multitud de clientes enojados que lo acompañan con antorchas y horcas, considere extenderlo a 45 minutos, una hora, dos horas. Si puede (¡suspirar!) Sobrevivir toda la mañana sin consultar el correo electrónico, su productividad se disparará. Es posible que esto no sea posible, pero simplemente encuentre el equilibrio adecuado para usted y su negocio.
OK, hay más malas noticias para los adictos al correo electrónico. Investigadores de Microsoft y de la Universidad de Illinois encontraron que cuando las personas fueron interrumpidas por correos electrónicos durante el día, hubo un costo enorme en términos de tiempo perdido y enfoque..
Por cada interrupción del correo electrónico, las personas dedicaron un promedio de casi 10 minutos a lidiar con el correo electrónico y otros 10 a 15 minutos antes de regresar a la actividad enfocada en la tarea interrumpida. En muchos casos, los retrasos fueron mucho más prolongados: "Encontramos que el 27% de las suspensiones de tareas resultaron en más de dos horas de tiempo hasta la reanudación".
La lección es clara: incluso si se trata de “solo un correo electrónico rápido”, te saca de lo que estabas haciendo y puede llevarte mucho tiempo volver al buen camino. Así que apague las notificaciones por correo electrónico cuando esté trabajando en sus tareas diarias más importantes y, para el caso, desactive cualquier otra notificación que su computadora o teléfono pueda configurar para producir.
Recuerde, ha bloqueado el tiempo para trabajar en una sola tarea y sabe que no tiene reuniones importantes ni otros eventos durante este tiempo. La única notificación que necesita es un temporizador simple para informarle cuándo se acaba su tiempo asignado y puede continuar con su próxima tarea o evento. No debe haber otros pequeños zumbidos o pitidos.
Por cierto, si le preocupa perder una llamada de emergencia de su cónyuge o la escuela de sus hijos, la mayoría de los teléfonos inteligentes le permiten configurar el silencio, pero aún así permiten que personas seleccionadas se pongan en contacto con usted.
La "opción nuclear" para enfocarse exitosamente en una sola tarea es desenchufarla completamente: no hay internet, no hay teléfono. Sólo tú y la página en blanco. No hay nada como eso.
Ya puedo escuchar las protestas y admito que muchas de ellas son válidas. Para completar una tarea en estos días, a menudo necesitamos acceder a Internet para realizar investigaciones, acceder a imágenes y otros recursos para incluirlos en nuestro proyecto, o una serie de otras cosas..
¿Pero realmente lo necesitamos todo el tiempo? A veces, pero a menudo no. Si es factible, considere usar Internet durante un tiempo limitado, para realizar una tarea en particular y luego apáguelo nuevamente..
Por ejemplo, para este artículo necesitaba hacer algunas investigaciones en línea. Así que empecé a buscar los artículos y estudios que necesitaba y los abrí en un montón de nuevas pestañas en mi navegador. Aquí hay una captura de pantalla del desorden en el que estaba (en el momento en que puedes ver que estaba buscando si la "multitarea" debería estar dividida en guiones).
Multitarea en su máxima expresión. Pero después de abrir todas estas pestañas, me desconecté de Internet y leí e hice notas sobre lo que había encontrado. Para escribir este tutorial, no necesitaba estar en línea. De hecho, estar en línea hubiera resultado en más distracciones, más tentación de hacer clic de una página a otra, siguiendo tangentes y tangentes de tangentes, hasta que estuve completamente fuera de lugar..
La clave es separar la investigación (una tarea) de la escritura (otra tarea). La primera tarea requiere internet; El segundo no lo hace. Las preguntas surgieron mientras escribía, pero simplemente hice una nota y las revisé más tarde, cuando volví a estar en línea. Mientras escribía, me mantuve concentrado en la tarea en cuestión..
Por supuesto, si esto funcionará para usted depende del tipo de trabajo que esté realizando. Desconectar a largo plazo no es factible para muchos de nosotros en estos días. Pero piense si podría prescindir de Internet, al menos durante cortos períodos de tiempo. Si va a hacer esto, es posible que también desee cambiar a los organizadores y calendarios de la vieja escuela, para tener más información a mano sin necesidad de conectarse..
Si no puedes desconectar, considera al menos dar pasos más pequeños, como usar aplicaciones para bloquear tus sitios web favoritos que distraen, o pasar al modo de enfoque de pantalla completa en el programa en el que estás trabajando para ayudarte a bloquear todo lo demás..
Además de ser malo en la multitarea, el cerebro tampoco puede concentrarse durante largos períodos de tiempo. Es por eso que, cuando te esfuerzas por trabajar una hora tras otra para cumplir con una fecha límite importante, sigues sintiendo la necesidad de ver videos divertidos de gatos en YouTube. Es solo que tu cerebro te dice que necesita un descanso.
Entonces, cuando bloquee ese tiempo para trabajar en tareas importantes, recuerde programar descansos. Tener un tiempo limitado lo ayudará a mantenerse libre de distracciones, y el descanso lo ayudará a recargarse listo para el siguiente bloque.
Una investigación sugiere que el equilibrio óptimo entre trabajo y descanso es trabajar durante 52 minutos y tomar un descanso de 17 minutos. Por supuesto, no tiene que atenerse a esa escala de tiempo precisa; Encuentra uno que funcione para ti. Un sistema popular que sigue un principio similar es la técnica Pomodoro, en la cual usted trabaja en bloques de 25 minutos llamados "pomodoros", tomando descansos de cinco minutos entre ellos. Este tutorial sobre la técnica Pomodoro entra en más detalle..
Si sigue las sugerencias dadas hasta ahora, debería poder completar sus tareas diarias más importantes en breve, centrado de actividad, sin distracciones. Eso es un gran paso adelante para la mayoría de nosotros..
Pero, por supuesto, todavía debe consultar el correo electrónico, mantenerse al día con las redes sociales y todas esas otras cosas que tienden a distraernos. De hecho, si no los cuidas, es probable que todos esos correos electrónicos sin respuesta te llamen con más fuerza, alejándote de otras actividades..
Así que es mejor tratar con ellos, pero de manera concentrada y enfocada. En lugar de separarse de otras tareas para responder un correo electrónico aquí y allá, reserve media hora o una hora al final del día para bombardear su bandeja de entrada. En lugar de desplazarte ociosamente a Twitter cuando debas estar escribiendo un informe, programa breves bloques de tiempo, tal vez uno a la hora del almuerzo y otro por la noche, para actualizar todos tus perfiles e interactuar con tus amigos y seguidores..
Incluso si no haces redes sociales, siempre habrá pequeñas tareas diarias que, si bien no son tus prioridades generales, aún deben realizarse. El principio es el mismo: mantenerlos contenidos. Termínalos, pero solo después de que hayas completado las tres tareas más importantes del día. Debe pagar la factura de servicios públicos, pero no necesita interrumpir su trabajo creativo para hacerlo. Programarlo para un bloque de tiempo más tarde en el día, y olvidarlo hasta que llegue el momento.
En este tutorial, has visto que la multitarea es una forma verdaderamente ineficaz de trabajar. Mucho mejor es dividir su día en bloques de tiempo cuando se enfoca en tareas individuales. Usted ha visto que los descansos regulares son una forma importante de mantener ese enfoque, y que desactivar las notificaciones, ignorar el correo electrónico y permanecer sin conexión durante ciertos períodos también puede ayudar..
El enfoque perfecto durante todo el día es un objetivo inalcanzable para la mayoría de nosotros. Pero con las técnicas descritas en este tutorial, debes estar mejor equipado para mantener a raya a la distracción y al menos completar tus tareas más importantes sin tener la necesidad de realizar múltiples tareas.
¿Tienes alguna otra técnica preferida para evitar la multitarea? Házmelo saber en los comentarios.
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