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¿Alguna vez has conocido a personas que disfrutan trabajando detrás de escena? Son ayudantes y organizadores naturales. Son el complemento ideal para cualquier equipo. Les encanta hacer que sucedan cosas grandes, pero nunca ocupan un lugar central. Permiten que los resultados que crean hagan toda la conversación..
Los buenos sistemas de productividad son personajes "detrás de escena". Te ayudan a hacer tu trabajo mejor y hacen que sucedan grandes cosas. Pero ellos nunca volverse tu trabajo. Si su sistema de productividad es una prima donna, es hora de que la despida y vuelva a empezar.
Vamos a verlo de otra manera. Considera la herramienta filosófica conocida como La navaja de Occam. William of Ockham fue un filósofo del siglo 14 que notó que la mejor solución a un problema es generalmente la más simple. Este es ciertamente el caso cuando se trata de productividad..
En otras palabras, un buen sistema de productividad debería ser lo más simple posible. Debería hacer todo lo que necesita hacer y no más. Y nunca debe interponerse en el camino de su trabajo..
¿Cómo te vuelves tan naturalmente productivo que es tan instintivo como respirar? Primero, crea un sistema de productividad que se adapta mejor a las circunstancias de su vida y que es capaz de adaptarse a cualquier cambio que suceda en su vida. Segundo, conviertes tus comportamientos productivos en hábitos. De esa manera, los haces sin prestarles atención. Acaban de pasar, tras bambalinas..
Veamos cómo puede desarrollar hábitos y simplificar su productividad, paso a paso..
Antes de que pueda simplificar su sistema de productividad, necesitará un sistema para trabajar.
Tienes un par de opciones para encontrar un sistema base.
Podrías tomar un sistema ya hecho. Hemos cubierto mucho en esta serie, incluida la técnica Pomodoro, No romper la cadena y Cómo hacer las cosas. También tenemos algunos sistemas de hábitos simplificados en la segunda mitad de este artículo que le gustaría probar. Alternativamente, puedes crear y modificar tu propio sistema..
No solo elijas ningún sistema y espero que funcione para ti. Encuentre o cree un sistema que se ajuste a su estilo de vida lo más posible. Puede haber (y probablemente habrá) algunos problemas en el sistema, pero en general debería funcionar para usted..
Una vez que haya encontrado un sistema que funcione para usted, es hora de mover el sistema al fondo de su vida. Lo haces haciéndolo automático..
Siga con el sistema durante un par de meses, usándolo lo mejor que pueda todos los días. los diario La parte es clave aquí. Esto hará que el seguimiento de su sistema de productividad sea una parte habitual de su vida. La profesora investigadora de hábitos Jane Ward dice:
Si haces algo todos los días en la misma situación, se convertirá en una reacción automática en respuesta a esas señales situacionales, un hábito..
La investigación de Ward muestra que toma un promedio de 66 días para formar un hábito si practicas ese hábito a diario.
Una vez que su sistema de productividad se convierta en un hábito, lo seguirá instintivamente, casi sin pensar..
Además de ayudarlo a desarrollar un hábito de productividad, seguir con su sistema durante dos meses le dará una buena idea de lo que funciona en su sistema y de lo que podría mejorarse..
Finalmente, recuerde que un enfoque simple de la productividad significa mantener su proceso de aprendizaje lo más simple posible. Si su sistema involucra la integración de varios comportamientos nuevos en su vida, considere convertir estos comportamientos en hábitos uno a la vez. De esa manera, puedes construir hábitos uno sobre el otro. Debido a que los está agregando en pequeñas dosis, es más probable que se quede con ellos. Lleva más tiempo, pero es más efectivo..
Has creado este sistema de productividad porque es adecuado para ti. Lo pusiste en piloto automático, así que lo trabajas sin pensarlo demasiado..
Pero a medida que ha trabajado en el sistema, probablemente haya notado cosas que podrían mejorarse. Estos son aspectos más probables de su sistema que aún requieren concentración y enfoque. Por mucho que quieras que sean automáticos, no funcionan para ti. Son un ruido en tu motor de productividad..
Quizás te olvides de ellos la mitad del tiempo. O quizás haya encontrado que es más fácil dejarlos fuera de su día. Es hora de aplicar Occam's Razor a su sistema y comenzar a podar lo que no funciona.
Mientras haces esto, es útil seguir la filosofía japonesa de Kaizen. Kaizen es japonés para "mejorar" o "cambiar para mejor". Cuando sigues la filosofía de Kaizen, haces pequeños cambios incrementales. Con el tiempo, estos pequeños cambios se acumulan., que es una de las formas en que encuentra que ha hecho un gran cambio sin darse cuenta de lo lejos que ha llegado.
Para iniciar el proceso de simplificación, tome el aspecto de su sistema que le está causando la mayor molestia. Pregúntese:
Al practicar esto en varias iteraciones, se te ocurrirá un sistema súper simple que se ajusta como un guante..
¿Te estás preguntando cómo podría verse el sistema que desarrollas? Echemos un vistazo a algunos ejemplos..
La simplicidad es una cosa hermosa. A medida que reduce su sistema de productividad a su esencia, se le ocurrirá algo que es completamente único. Es justo para ti-Pero también sería muy útil para otras personas ver cómo haces las cosas..
Aquí hay tres ejemplos de sistemas de productividad simplificados. Deja que te inspiren mientras creas tu propio sistema. Incluso podrías usar uno de ellos como base para tu propio sistema..
Uno de los sistemas de productividad simplificados más conocidos es el de Leo Babauta. Zen para hacer (ZTD). Babauta creó ZTD al ajustar el sistema Getting Things Done (GTD) para que se ajuste a su vida.
ZTD abordó los problemas específicos que Babauta tuvo con GTD. Éstas eran:
ZTD es similar a GTD. Tres aspectos de la ZTD que no hemos cubierto en esta serie de productividad incluyen:
Use un cuaderno simple o tarjetas de índice para sus listas, o use el programa de listas más simple posible. No necesitas un planificador o un PDA o Outlook.
Puede leer una descripción completa del sistema ZTD.
Los Kanbans fueron desarrollados por el fabricante japonés de automóviles Toyota como una herramienta visual para mostrar qué trabajo se estaba haciendo y qué era necesario hacer. (Por cierto, Toyota también fue, al menos en parte, responsable de popularizar el concepto de Kaizen).
Como tal, el Kanban personal El sistema implica la creación de una herramienta visual, para que pueda ver su trabajo en progreso. En el fondo, el sistema tiene solo dos reglas:
Al visualizar su trabajo, se mantiene enfocado en lo que se necesita hacer y en lo que está trabajando. También ves lo que has logrado, lo que te ayuda a mantener una mentalidad positiva.
Puedes crear tu Kanban Personal de la forma que quieras.-incluyendo dibujos de dibujo. Dicho esto, un Kanban personal generalmente significa escribir cada una de sus tareas (Works in Progress / WIPs) en una nota post-it. Sus notas post-it se organizan en tres columnas:
¡Eso es! Por supuesto, puede cambiar las columnas para que se ajusten a sus necesidades o modificar el sistema de la forma que desee..
Puede leer más sobre Personal Kanban, incluidas ideas para desarrollarlo en su propio sistema.
Llena un cubo con arena y encontrarás que no hay espacio para nada más.-Ciertamente no hay rocas grandes. Llena un cubo con rocas grandes, y todavía hay mucho espacio para la arena.
Stephen R. Covey, autor de Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas. Popularizó la idea de las grandes rocas en la productividad. Covey escribe:
¿Cuáles son las grandes rocas en tu vida? ¿Un proyecto que quieres lograr? ¿Tiempo con tus seres queridos? ¿Tu fe, tu educación, tus finanzas? ¿Una causa? ¿Enseñar o guiar a otros? Recuerda poner estas Big Rocks en primer lugar o nunca las conseguirás..
El concepto fue desarrollado aún más por Leo Babauta (de la fama ZTD). Él recomienda tener una tarea de "gran roca" por día y centrarse en esa tarea antes de hacer cualquier otra cosa. A continuación, puede pasar a las tareas de guijarros y arena.
Este enfoque resurgió recientemente como la regla 1-3-5. El fundador de The Daily Muse, Alex Cavoulacos, explica cómo funciona esto:
En un día cualquiera, suponga que solo puede lograr una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas. Antes de salir del trabajo, tómese unos minutos para definir su 1-3-5 para el día siguiente, de modo que esté listo para comenzar a correr por la mañana. Si su posición es una en la que cada día trae muchas tareas inesperadas, intente dejar en blanco un medio y dos tareas pequeñas en preparación para las solicitudes de último momento de su jefe.
Al limitar su lista de tareas de esta manera, mejorará sus posibilidades de superarla. Después de eso, el éxito se basa en el éxito..
Ahora que tiene algunas ideas de cómo podría ser un sistema de productividad simplificado, diviértase desarrollando su propio!
Crédito gráfico: Flor de loto diseñada por Carlos Andújar del Proyecto Noun..
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