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Para la mayoría de los profesionales, tendrás que crear una presentación de PowerPoint al menos una vez en tu carrera.
La presentación, al igual que otras "habilidades sociales" (como la comunicación, el liderazgo y la negociación), ahora es una necesidad para la mayoría de los roles en el lugar de trabajo. Debido a esto, es importante aprender a hacer presentaciones convincentes, incluso si no es un presentador, orador o diseñador con experiencia..
Descubre seis pasos que te ayudarán a subir de nivel tu juego de presentación.
Pero, antes de hacer eso, asegúrese de descargar nuestro libro electrónico gratuito: La guía completa para hacer grandes presentaciones. Está lleno de estrategias profesionales para ayudarte a dominar el proceso completo de presentación.
Ahora vamos a profundizar en este tutorial. Aprenda cómo hacer una presentación de PowerPoint más persuasiva que atraiga la atención de su audiencia y la ponga en acción:
Una cosa que debe tener en cuenta mientras planifica su presentación es cómo la iniciará. No tiene que escribir el comienzo en este momento, pero a lo largo del proceso de planificación, debe estar pendiente del gancho de su presentación..
Este gancho es crucial porque con un buen comienzo, puedes atraer a tus oyentes. Sin un gancho, les tomará un tiempo adaptarse a tu mensaje. Aquí hay algunas características que hacen un gancho fuerte:
Cuando escuchen su gancho, debe obligarlos a centrarse en la presentación y esperar en anticipación a lo que dirá a continuación. Esto significa que debe ser breve y al punto.
Haz de tu audiencia el foco de tu presentación.También es bueno comenzar por abordar las inquietudes más urgentes de su audiencia por adelantado. Si está dando una presentación a los propietarios de pequeñas empresas sobre cómo pueden obtener más clientes, puede comenzar con algo como:
Estás aquí porque, en algún momento, miraste tus ventas y pensaste: 'Podría haberlo hecho mejor'.
Abordar sus principales preocupaciones, especialmente si es emocionalmente fuerte, les recuerda lo que está en juego. Más importante aún, estás sugiriendo que entiendas de dónde vienen..
Comenzar con una pregunta lleva a tu audiencia a tratar de encontrar la respuesta en sus cabezas. También es una buena idea hacer una pregunta que haga que las personas levanten la mano o interactúen con usted de alguna manera para que se sientan más involucrados en la presentación. Dado el ejemplo anterior, un comienzo alternativo sería preguntar
¿Cuántos de ustedes vieron sus ventas el mes pasado y se sintieron decepcionados??
Si desea profundizar en la creación de un gancho fuerte, puede consultar esta guía para escribir discursos que llamen la atención:
Un error común que cometen los presentadores es centrarse principalmente en sus propias ideas e historias. A menos que vincules estas cosas con las necesidades de tu audiencia, podrían terminar aburridas, distraídas o, lo que es peor, incluso podrían salir.
Para evitar esto, ponga a su audiencia primero. Antes de comenzar a escribir su presentación, es mejor aclarar quién es su audiencia y cuáles son sus necesidades y expectativas. Mientras escribe su presentación, hágase las siguientes preguntas:
Responder a estas preguntas puede ayudarlo a crear una presentación lo más atractiva posible para su audiencia..
A medida que desarrolle los puntos de su presentación, tenga en cuenta el viejo dicho "Muestre, no diga". En lugar de simplemente exponer sus puntos de manera práctica, encuentre formas de entregarlos a través de metáforas o historias. Esto hará que sus ideas más importantes sean más fáciles de entender y recordar..
Otra ventaja de pensar en metáforas e historias es que cuanto más visual sea la metáfora, más fácil será que escoja fotos y gráficos para su presentación..
Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo a encontrar metáforas e historias que puede usar:
Para cada punto crucial que entregue, piense en algunas historias de la historia, estudios de casos o su propia experiencia que puede ayudar a su audiencia a ver el punto en un contexto más completo..
Si va a presentar a su compañía los peligros de una mala atención al cliente, cuente sus propias historias de horror sobre la mala atención al cliente que lo llevó a cambiar de marca. Si le está presentando a un cliente los peligros de no mantener su sitio web seguro, busque estudios de casos o noticias sobre negocios que cerraron la tienda o perdieron clientes debido a esto..
También puedes utilizar ejemplos históricos. Libros como "The 33 Strategies of War" de Robert Greene o "The Lean Startup" de Eric Ries utilizan historias y figuras de la historia para ilustrar sus puntos. "The Lean Startup" también va por el camino personal contando historias de la experiencia de Ries con su startup..
La investigación psicológica nos muestra que las historias no tienen que ser objetivas para ser persuasivas, incluso la ficción o una simulación pueden ser poderosas. Por ejemplo, una de las escenas con mayor resonancia emocional en el documental / presentación "Una verdad incómoda" es la de un oso polar CGI nadando en un océano sin fin, sin hielo en el que descansar. También puede usar escenas y personajes de películas y televisión populares para ilustrar su punto. Lo importante es que el público lo entienda y lo recuerde..
Mientras piensa en términos visuales e historias, también puede ayudar a crear un guión gráfico básico de toda su presentación. Esto es útil para establecer algunos planes iniciales sobre cómo se verá su presentación, no solo en términos de fotos y gráficos, sino también el diseño del texto y el aspecto de las diapositivas cuando se muestran una después de la otra..
Elegir su plantilla PPT y crear sus diapositivas es el quinto paso en esta lista, en lugar de la primera y por una buena razón. El contenido de su presentación debe ser lo primero. Cuando está empezando, es fácil obsesionarse con la selección de plantillas, fuentes y gráficos, y con la disposición de todos los elementos de sus diapositivas. Sin embargo, sin contenido fuerte que atraiga a su audiencia, no importa cuán hermosas y bien diseñadas estén sus diapositivas..
Cuando esté listo para elegir sus plantillas, aquí hay algunos criterios que debe considerar:
En la medida de lo posible, evite utilizar las plantillas de acciones más comunes que utilizan las personas. Estos son típicamente los que vienen con PowerPoint por defecto. Cuando usa una plantilla que todos han visto una y otra vez, pueden asumir que su presentación será igualmente predecible y común que dejarán de prestar atención en cuanto vean la primera diapositiva. En su lugar, elija una plantilla bien diseñada y única.
Se están agregando nuevas plantillas de PowerPoint a nuestro mercado GraphicRiver con regularidad, lo que le brinda una variedad de estilos y opciones de diseños nuevos para elegir. Aquí hay un par de ejemplos de tendencias:
Temas de PowerPoint de tendencia de Graphic River: Plantilla de presentación de PowerPoint de material (izquierda) y Plantilla de PowerPoint de Se7en (derecha).Al probar las plantillas, intente reducir su tamaño en la pantalla. ¿Todavía puedes leer el texto sin esfuerzo? Si se presenta ante un público numeroso, es importante que todos puedan leer cualquier texto en las diapositivas, especialmente las personas que están sentadas en la parte de atrás o las que tienen mala vista..
Ya que usarás historias y metáforas en tu presentación, es mejor acompañar a aquellos con fotos o gráficos que capturen completamente la idea. Estas imágenes también pueden romper la monotonía de demasiadas diapositivas consecutivas que son solo texto.
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Ahora que las imágenes y el texto de su presentación están listos, es hora de practicar. Estás practicando por varias razones. Primero, debe asegurarse de que su presentación se ajuste al tiempo de presentación asignado. Personalmente, he hablado en un puñado de eventos en los que algunos oradores hicieron horas extras, monopolizando el tiempo asignado a otros oradores y sus sesiones de preguntas y respuestas..
Ir horas extras también puede afectar el tiempo y la duración de las pausas. Considere estos costos si está tentado a hacer su presentación más larga de lo que debería o si desea omitir la práctica por completo. No quieres ser el orador que todos en el evento terminan resentiendo. En su lugar, mantenga su presentación compacta.
Más importante aún, estás practicando para obtener retroalimentación. Aprovecha esta oportunidad para grabar un video de ti mismo hablando. Luego, trata de evaluar tu desempeño en el video. ¿Hablas a un ritmo suficientemente bueno para ser entendido? ¿Usas diferentes tonalidades para enfatizar? ¿Te ves confiado? Incluso puede mostrar el video a algunos colegas de confianza y obtener sus comentarios constructivos. Puede parecer aterrador hacer esto, pero es mejor cometer errores en un espacio seguro con personas de confianza en lugar de hacerlo en la propia presentación..
Para cada ejecución de su presentación, establezca un objetivo de mejora específico en función de sus observaciones o los comentarios que obtenga. ¿Deberías hablar más despacio? ¿Deberías hablar más fuerte? ¿Te parecería más atractiva tu presentación si movieras las manos? Al hacer este tipo de práctica deliberada, terminará con un estilo de presentación muy mejorado, sin importar lo incómodo que fuera cuando comenzó..
Tener contenido y diseño convincentes para su presentación es bueno, pero para que sea excelente, asegúrese de que esté pulido. Aquí hay algunos toques finales que puede aplicar a su presentación a medida que la termina:
Asegúrese de que todos los elementos de cada diapositiva estén alineados correctamente. Esto mantiene el equilibrio y la simetría de su texto y gráficos. Las alineaciones se ajustan una diapositiva a la vez. Primero, para cada diapositiva que desee ajustar, seleccione todos los objetos. Luego, desde el PowerPoint Formato pestaña, seleccione Alinear. Esto abrirá un menú de opciones de alineación. Hacer clic Alinear objetos seleccionados. Cuando el Alinear el menú se cierra, ábralo nuevamente, luego seleccione el tipo de alineación que funcione mejor para esa diapositiva. Por ejemplo, si desea que las cosas estén bien centradas, haga clic en Alinear al centro.
Es posible que el equipo que utilizará el día de la presentación no tenga las mismas fuentes que usó al diseñar su presentación. Para evitar este tipo de errores tipográficos, incruste las fuentes elegidas en la presentación.
Para ello, ve a la Expediente pestaña y luego haga clic Opciones. Cuando el Opciones menú se lanza, haga clic en el Salvar Opción del menú de la izquierda. Desplácese hacia abajo hasta que vea la casilla marcada Incrustar fuentes en el archivo. Marque esta casilla y elija el tipo de inserción que desee. Esto asegurará que cuando abra su presentación, el texto se mostrará como lo diseñó, incluso si el dispositivo que lo muestra no tiene las fuentes que usó..
Otra forma de asegurarse de que sus diapositivas se vean iguales, independientemente del dispositivo que lo vea, es exportarlo a PDF o JPEG. Cuando envíe o traiga sus archivos al lugar, asegúrese de guardarlos en PPT, PDF y JPG como un plan de contingencia en caso de que haya algunos problemas de software o hardware que impidan que su archivo PPT se muestre correctamente.
Haz un recorrido a través de tus señales. Para sus últimas sesiones de práctica, asegúrese de incluir sus guías de diapositivas en su ensayo. Va a ser un inconveniente, confuso o discordante para usted y su audiencia si tiene que seguir mirando las diapositivas detrás de usted mientras presenta..
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Le ayudará a guiarlo a través del proceso completo de presentación. Aprenda a escribir su presentación, diseñe como un profesional y prepárela para presentar con fuerza.
Desde la planificación de tu gancho hasta llegar a las metáforas y elegir la plantilla PPT correcta, crear una presentación persuasiva parece un montón de trabajo. La buena noticia es que si lo haces bien, ninguno de esos trabajos se desperdiciará..
De hecho, será un desperdicio más grande de una oportunidad si simplemente lo "alabas". Al dedicar el tiempo suficiente a preparar el mensaje, el contenido, el diseño y la entrega de su presentación, puede estar seguro de que su audiencia apreciará y será persuadida por su presentación final.
Puede ahorrar tiempo al elegir una excelente plantilla de PowerPoint y personalizarla rápidamente con un flujo de trabajo profesional.
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