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¿Te sientes agotado? ¿Te encuentras levantándote temprano, trabajando hasta tarde, y aún no lo haces todo? Si este es usted, como muchos propietarios de pequeñas empresas, puede que se esté estirando demasiado..
Como propietario de una pequeña empresa, tienes mucho que hacer. Si no administra su trabajo ocupado, su carga de trabajo puede parecer imposible.
La tensión y el estrés del trabajo ocupado.. En este tutorial veremos más de cerca el trabajo ocupado. También le mostraremos cinco pasos para ayudarlo a administrar incluso sus tareas más mundanas y recuperar parte de ese tiempo perdido..
¿El trabajo ocupado te frena? Muchos propietarios de pequeñas empresas están agobiados por el trabajo ocupado, pero ni siquiera se dan cuenta. Esto se debe a que el trabajo ocupado se siente igual de importante que otro trabajo, pero no tiene el mismo impacto en su negocio.
El trabajo ocupado puede ser una tarea comercial que debe realizarse, pero no contribuye a los resultados finales. Los ejemplos de esto incluyen tareas contables e impositivas, contestación de correos electrónicos, mantenimiento de sitios web, tareas administrativas y otras tareas rutinarias. No es que esas tareas no sean importantes, es solo que su negocio podría estar mejor si se manejaran de manera diferente.
El trabajo ocupado también puede ser una tarea inútil que parece significativa, pero que no contribuye en nada a su negocio. Ejemplos de esto pueden ser redecorar su oficina o tomar clases, pero nunca aplicar lo que aprende. Incluso las tareas como promocionar su negocio a través de las redes sociales o revisar su bandeja de entrada de correo electrónico pueden estar ocupadas si se hacen excesivamente.
La eliminación del trabajo ocupado comienza en la parte superior. Si usted, como propietario de una pequeña empresa, está perdiendo mucho tiempo con el trabajo ocupado, entonces es muy probable que cualquier empleado que tenga también esté perdiendo tiempo..
Aunque puedes mejorar tu enfoque. Aquí hay algunos pasos clave para recuperar su tiempo y reducir su ocupado trabajo..
La clave para descubrir cómo reducir el trabajo ocupado es averiguar cuánto tiempo está gastando en él. La mayoría de nosotros no hacemos eso. Lo último que queremos hacer cuando estamos ocupados es hacer un seguimiento de nuestro tiempo.
Sin embargo, hacer un seguimiento de cómo usa su tiempo es el comienzo para reducir el trabajo ocupado. Sin rastrear su tiempo, no puede estar seguro de dónde está siendo inefectivo.
Al seguir su tiempo, sea detallado. Incluye todo lo que haces en un día, sin importar lo insignificante que parezca. Para obtener mejores resultados, realice un seguimiento de su tiempo durante varios días en lugar de un solo día. Además, se honesto. Si pasa dos horas al día revisando Facebook o una hora viendo videos de YouTube, grabe esa actividad.
Por ejemplo, imagina que eres un desarrollador web. Después de realizar un seguimiento de su tiempo durante unos días, descubre que además de las tareas de codificación, prueba, lluvia de ideas y mantenimiento, también dedica tiempo a las siguientes tareas de trabajo:
El seguimiento de su tiempo también muestra que pasa una hora y media cada semana reuniéndose con los miembros de su equipo. Usted celebra las reuniones regularmente, incluso si nadie tiene preguntas y no hay problemas. Reuniones innecesarias son una pérdida de tiempo común, por cierto. Las estadísticas de Atlassian muestran que la mitad de todas las reuniones son una pérdida de tiempo.
Cuando agrega este tiempo, descubre que solo tiene un promedio de aproximadamente cinco horas de tiempo productivo cada día. Apuesto a que es un tiempo mucho menos productivo del que pensabas encontrar. Necesitas aprovecharla al máximo..
El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, infiere que encontrará que una pequeña cantidad de tareas están perdiendo la mayor parte de su tiempo. Reduzca el tiempo que dedica a esas tareas y reducirá el trabajo ocupado.
Para obtener más información sobre el Principio de Pareto y cómo realizar un Análisis de Pareto, consulte nuestro tutorial de Tuts + sobre el tema:
Aprender cómo está gastando su tiempo es una parte importante para reducir el trabajo ocupado. Si tiene empleados, pídales que también hagan un seguimiento de su tiempo para averiguar cómo lo están gastando. Puedes usar el software de seguimiento del tiempo como Harvest para ayudarte.
Si sabe cómo pasa su tiempo, está listo para el siguiente paso.
Una vez que sepa cómo está gastando su tiempo, puede comenzar a planear usar ese tiempo de manera más efectiva. La planificación de su tiempo comienza con la priorización.
Aquí hay tres preguntas para hacer acerca de cada tarea que identifique:
Estas preguntas lo ayudarán a priorizar sus tareas y establecer metas de planificación..
Si comienzas cada día sin un objetivo, es fácil encontrarte a ti mismo perdiendo el tiempo. En su lugar, use un calendario o un planificador para programar su tiempo de manera más efectiva. Aquí hay una guía sobre cómo usar un planificador de papel para imprimir, si no está interesado en usar un calendario digital.
Como un ejemplo más específico de cómo la asignación de prioridades y la planificación pueden ayudar a reducir el trabajo ocupado, echemos un vistazo más de cerca a las cinco pérdidas de tiempo de trabajo ocupadas identificadas en el ejemplo del Paso 1. A continuación, le explicamos cómo puede abordar cada pérdida de tiempo:
Ahora que ha planeado su tiempo, examinemos algunas otras formas de reducir el trabajo ocupado.
Como propietario de una pequeña empresa, tiene muchas responsabilidades que incluyen muchas tareas rutinarias. No es raro que el propietario de un negocio intente manejar esas tareas utilizando solo las herramientas de software con las que está más familiarizado.
Si no ha agregado ninguna herramienta de software nueva a su proceso de trabajo en varios años, es probable que no esté trabajando de la manera más eficiente posible. Una gran cantidad de tareas de rutina se pueden manejar de manera más efectiva si tiene la herramienta adecuada. Y cada día se desarrollan nuevas herramientas..
Si encuentra que un solo tipo de tarea está tomando una cantidad significativa de su tiempo, busque una manera más eficiente de realizar esa tarea. Por ejemplo, la nómina es un tipo de tarea que puede tomar mucho tiempo a medida que su negocio crece. El procesamiento de la nómina puede demorar mucho tiempo, incluso si solo tiene unos pocos empleados. Hay formas de agilizar el proceso de nómina. Mire nuestro tutorial de Tuts + para obtener consejos sobre cómo manejar la nómina de manera eficiente:
La desorganización también puede ser una gran pérdida de tiempo para el propietario de una pequeña empresa. Afortunadamente, hay muchas herramientas para ayudarlo con la organización y la productividad. Para algunas ideas específicas sobre cómo mejorar su productividad con el software de Mac, revise:
Para los propietarios de pequeñas empresas con empleados, también es importante asegurarse de que sus empleados también tengan las herramientas adecuadas.
Las herramientas no son la única forma de reducir el tiempo que dedica a las tareas de rutina..
¿Parece que la única manera de hacer todo es hacerlo tú mismo? Muchos propietarios de pequeñas empresas se extienden demasiado tratando de manejar todo. Esa es una ruta rápida al agotamiento y los errores..
Incluso si aún no está listo para contratar más empleados, no tiene que hacer todo por sí mismo. La subcontratación de parte de su carga de trabajo le ahorra tiempo y le permite centrarse en su negocio principal. Aquí hay tres tipos de tareas para considerar la subcontratación:
Para saber si tiene sentido contratar a alguien para una tarea, hágase estas preguntas:
Al principio, la subcontratación de algunas tareas puede parecer demasiado costosa. Por ejemplo, puede pensar que no puede pagar un abogado o un contador. Sin embargo, recuerde que su capacitación y conocimiento especializados les permite realizar sus tareas mucho más rápidamente de lo que podría. Además, el uso de un profesional le permite concentrarse en actividades que generan ingresos..
Hay un paso final que reducirá el trabajo ocupado (y mejorará su salud).
Puede parecer contrario a la intuición, pero a veces, cuanto más trabajas, menos haces. Esto es especialmente cierto para el propietario de una pequeña empresa, que puede estar sobrecargado de trabajo ocupado y otras preocupaciones.
Desafortunadamente, las personas cansadas trabajan más despacio. Si trabajas largas horas y te acuestas tarde para tratar de hacer más cosas, no lo hagas. Probablemente te estas saboteando.
Según un informe de los Centros para el Control de Enfermedades, no dormir lo suficiente es un problema de salud grave. La falta de sueño puede causar problemas de concentración y en algunos casos puede causar enfermedades. La mayoría de los adultos necesitan entre siete y ocho horas de sueño, así que planifique su horario para que descanse lo suficiente. Si tiene empleados, asegúrese de que también tomen suficiente tiempo libre para descansar lo suficiente.
Como propietario de una pequeña empresa, puede sentirse abrumado por todo lo que tiene que hacer. No tiene que ser así..
Para reducir su ocupado trabajo, recuerde los cinco pasos en esta publicación:
Para obtener más información sobre cómo mejorar su productividad, comience con lo básico, profundice en nuestra serie sobre cómo construir su propio sistema de productividad o consulte nuestra categoría de productividad en Tuts +. Estos son algunos de nuestros tutoriales de productividad más útiles para propietarios de pequeñas empresas:
Tome algunos pasos iniciales para comenzar con las tareas en las que usted y su equipo trabajan en su negocio. Delegue donde sea necesario, mejore sus sistemas, asigne mejor su tiempo y modifique su enfoque. Experimente con áreas que pueden mejorar el flujo de trabajo de su pequeña empresa. Quieres asegurarte de que tu tiempo se utiliza mejor, ya que solo hay una cantidad finita de tiempo.
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