Share
Uno de los aspectos más poderosos de Google Docs es la capacidad de compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones con otras personas, para que pueda colaborar en la edición de esos documentos en tiempo real desde cualquier lugar del mundo..
Los colaboradores en un documento pueden ver, comentar o incluso realizar cambios en el documento, según los permisos que usted les otorgue. Nunca hay una razón para enviar por correo electrónico documentos adjuntos o fusionar ediciones de varias copias de un documento nuevamente.
En este tutorial, te mostraré cómo usar las opciones para compartir de Google Docs para compartir tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones con otras personas para que puedan verlas o editarlas. Es lo suficientemente simple como para compartir un documento, pero este tutorial le mostrará cómo usar todas las opciones en Google Docs para compartir documentos de la manera que desee..
Para obtener más información sobre los documentos de Google, revise estos tutoriales:
Ahora descubramos cómo compartir sus documentos en Google Docs, invitar a colaboradores, controlar permisos de documentos, discutir sus documentos a través de comentarios compartidos, manejar las notificaciones de manera adecuada y más. Averigüe qué sucede cuando comparte un Google Doc, cómo funciona y cómo controlar una serie de opciones útiles..
Lo primero que debe saber sobre compartir en Google Docs es Opciones de visibilidad, que controlan quién puede ver los documentos. Sus nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones en Google Drive son privados por defecto, pero a partir de Compartir botón, puede elegir que sus documentos sean visibles para ciertas personas, cualquier persona que tenga un enlace al documento o que sea público en la web..
Para ver la configuración actual de su recurso compartido cuando tiene un documento abierto en Google Docs, simplemente coloque el cursor sobre la Compartir botón en la parte superior derecha de su documento. Allí, verá una ventana emergente que muestra la privacidad del documento actual, que siempre será privada de forma predeterminada.
Sobre el Compartir botón para ver su configuración actual.Para cambiar la configuración, haga clic en Compartir botón. los Compartir con otros aparece la pantalla.
Desde el Compartir con otros En la pantalla, puede ingresar los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento en Google Docs..Escriba los nombres de las personas de su lista de contactos o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento..
Haga clic en el Enviar botón después de haber introducido los nombres o direcciones de correo electrónico.Continúe agregando los nombres y las direcciones de correo electrónico de todas las personas con las que desee compartir el documento. También puede agregar una nota a sus colaboradores en el Agrega una nota campo.
Haga clic en el Enviar Botón en la parte inferior izquierda de la pantalla cuando haya terminado de agregar colaboradores.
También puedes utilizar el Google Docs. Compartir con otros Pantalla para activar las opciones de visibilidad del enlace. Si la opción de visibilidad del enlace está activada, cualquier persona que tenga un enlace a su documento puede acceder a él..
Haga clic en el enlace en la esquina superior derecha para obtener un enlace que se pueda compartir.Para encender el Intercambio de enlaces opción, haga clic en el icono de enlace en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparece una pantalla con un enlace..
Comparte el enlace para compartir el documento..El sistema le proporciona un enlace que puede compartir con otros..
Nota: Es importante recordar que la activación de la opción de compartir enlace reduce la cantidad de control que tiene sobre quién puede ver el documento. Uno de sus revisores podría compartir el enlace con otros y esos otros podrían acceder al documento..
Puede definir mejor quién puede ver su documento. Empezar desde el Compartir con otros pantalla.
Haga clic en el Avanzado enlace para abrir el Compartiendo ajustes menú.Luego, seleccione Avanzado.En el Compartiendo ajustes En el menú podrá cambiar quién puede ver el documento..
Lista de personas que tienen acceso al documento..Tomar nota de la Configuración del propietario al final de la página. Estas configuraciones solo están disponibles para el propietario del documento. Le permiten limitar lo que los colaboradores pueden hacer con el documento..
Desde el Compartir ajustes menú, seleccione Cambio para ver las opciones de compartir enlaces.
Desde el Compartiendo ajustes En el menú, seleccione Cambiar para ver otras opciones..Aquí hay una descripción de cada una de las opciones:
Para permitir que personas específicas vean el documento, seleccione Salvar, que te devolverá a la Compartiendo ajustes menú. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que tendrán acceso al documento en la parte inferior del menú, debajo de Invitar a la gente.
Desde el Compartiendo ajustes en Google Docs, simplemente ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que necesitan acceso a su documento.Para dar acceso a un gran grupo de personas específicas, elija Cualquiera con el link de las opciones de visibilidad. Seleccionar Salvar para volver a la Compartiendo ajustes menú. Desde el Compartiendo ajustes En el menú, puede resaltar el enlace al documento y compartirlo por correo electrónico, redes sociales o mensajes de texto..
Desde el Compartiendo ajustes Menú, resalte el enlace para compartir. Copie y pegue el enlace para distribuir a quien necesite acceder al documento..¿Quieres saber cómo compartir un Google Doc públicamente en la web? Es fácil en Google Docs. Para dar acceso a cualquier persona o para incrustar un Google Doc en una página web, elija Público en la web de las opciones de visibilidad. Seleccionar Salvar para volver al menú de configuración de Compartir. Desde el menú de configuración de Compartir, puede resaltar el enlace al documento y compartirlo a través de las redes sociales para que cualquiera pueda acceder a su documento..
En esta sección, aprenda cómo compartir Google Docs con más control configurando colaboradores. Existen cuatro Opciones de Colaborador que le dan a las personas específicas con las que comparte un documento de Google Doc con diferentes niveles de acceso al documento. El propietario del documento puede autorizar a otras personas a ver, comentar, editar o convertirse en el propietario del documento..
Para ver el Colaborador opciones, seleccione la Compartir botón en la parte superior derecha de su documento. Hacer clic Avanzado. En el Compartir configuraciones menú, invite a personas o grupos específicos utilizando direcciones de correo electrónico o grupos de contacto de correo electrónico.
Al ingresar estas direcciones, el Colaborador Las opciones se hacen visibles. Si hace clic en la flecha hacia abajo junto al icono del lápiz por cada nombre. Aquí, puedes seleccionar de las siguientes opciones: Se puede editar, se puede comentar., o puedo ver.
Una vez que haga clic en la flecha junto a la opción de lápiz, puede cambiar las opciones de Colaborador desde el menú desplegable.Aquí hay una descripción de cada opción:
Esta opción de Colaborador permite a otras personas editar el documento. Los colaboradores pueden trabajar en un documento simultáneamente en tiempo real, por lo que no es necesario enviar cambios de un lado a otro.
Cada editor que esté trabajando en el documento estará visible como íconos en la parte superior derecha de la pantalla, al lado de Comentarios botón. Cada colaborador tendrá un color diferente alrededor de su ícono, y cualquier sección del documento que estén editando actualmente también tendrá un cursor del mismo color que el ícono..
Con esta opción de Colaborador, una persona con la que se comparte el documento en Google Docs, podría ver el documento y hacer comentarios, pero no podría cambiar el documento de ninguna manera. Esta opción es útil cuando busca comentarios sobre un proyecto, pero no desea que se modifique ninguna información sin su conocimiento.
Para comentar sobre un documento, resalte el texto específico que desea comentar y haga clic con el botón derecho para seleccionar Comentario. También puedes utilizar el atajo de teclado. Ctrl-Alt-M, o la Comentarios botón en la parte superior derecha de la pantalla junto a Compartir. El propietario del documento verá las secciones resaltadas y los cuadros de comentarios en el lado derecho de su pantalla.
Para permitir que otros solo vean un documento, seleccione Puedo ver opción. Esta opción es especialmente útil para distribuir una plantilla que necesita ser utilizada por otros. Al configurar la opción Colaborador para Puedo ver, Los colaboradores se verán obligados a Hacer una copia del documento para realizar cambios, garantizando así que nadie pueda modificar la plantilla directamente.
Una cuarta opción de colaborador., Propietario, solo está disponible una vez que ya ha compartido un documento en Google Docs con otra persona. Después de compartir el documento, el nombre del propietario aparecerá en la Quien tiene acceso lista en la Compartiendo ajustes menú.
Puede transferir la designación de propietario de Is a otro colaborador en Google Docs.Esta última opción de propietario le permite transferir la propiedad del documento a otra persona. Aparece en el menú desplegable junto a los nombres de los colaboradores si posee el documento..
Selecciona el Es dueño Opción para cambiar la propiedad del documento en Google Docs..El creador del documento es el propietario por defecto. Si la propiedad del documento se transfiere a otra persona, hay algunas cosas que el creador del documento ya no podrá hacer, como:
Colaboradores con el Puedo comentar o Poder editar La capacidad puede dejar comentarios en un documento compartido en Google docs. Un comentario podría indicar al propietario del documento que corrija un simple error de ortografía, o podría abrir un diálogo sobre una determinada sección del documento..
Para agregar un comentario a un documento de Google compartido, resalte la sección del documento que desea comentar. Podría ser una determinada palabra, una oración específica o un párrafo completo. Después de resaltar la sección, haga clic derecho y seleccione Comentario.
Cuando resaltes el texto que deseas comentar, haz clic derecho y selecciona Comentario.Aparecerá un cuadro de texto con su nombre en el extremo derecho de la pantalla para que ingrese su comentario..
Aparecerá un cuadro de texto como el de arriba en el extremo derecho del documento. Escriba en este cuadro y haga clic Comentario.Si alguien escribe un comentario en su documento, puede comenzar un diálogo respondiendo a su comentario. Debajo del comentario, aparecerá un cuadro de texto que dice Respuesta. Aquí, puede escribir su respuesta.
Para responder a un comentario, haga clic en el cuadro de comentarios y escriba en el cuadro de texto en la parte inferior.Si el comentario es una solución simple que no requiere respuesta, puede hacer los ajustes necesarios en el documento y marcar el comentario como resuelto haciendo clic en Resolver Botón al lado del comentario. Al resolver un comentario, el comentario se oculta. Para volver a abrir el comentario, haga clic en Comentario botón en la parte superior derecha del documento.
Incluso después de que se haya resuelto un comentario, puedes volver a verlo. Haga clic en el Comentarios botón en la parte superior derecha de su documento.
Utilizar el Reabrir enlace para volver a abrir comentarios resueltos en Google Docs compartidos.Para volver a abrir los comentarios resueltos, haga clic en el enlace de reapertura azul al lado del documento. Los comentarios se añaden de nuevo en el documento..
Cubrimos cómo compartir un Google Doc con las notificaciones adecuadas en esta sección. Puede notificar automáticamente a los colaboradores por correo electrónico cuando se realice un cambio en un documento compartido. Esta función es útil si está trabajando en un documento y necesita informar a sus colaboradores sobre sus ediciones..
Abra su documento. Asegúrese de que su documento se comparte con al menos otra persona.
Haga clic en el Comentarios Botón en la parte superior derecha del documento. Haga clic en el Notificaciones botón debajo de él.
Haga clic en el Notificaciones Botón para ver un menú desplegable de notificaciones..Después de hacer clic en Notificaciones botón, se muestra un menú desplegable con sus opciones de notificación.
Seleccione sus opciones de notificaciones en el menú desplegable.Puede cambiar las opciones de notificación desde el menú desplegable en su documento de Google compartido, con estas configuraciones:
Para enviar notificaciones por correo electrónico a todas las personas con las que se comparte el documento, seleccione Todos opción. Esta es una buena opción cuando un equipo está escribiendo un documento..
Para enviar una notificación por correo electrónico solo a usted mismo cuando se haga un comentario o se modifique el documento, seleccione Solo tuyo opción. Esta es una buena opción cuando usted es el autor principal y necesita revisar los comentarios, pero los revisores no necesitan ver los comentarios de los demás..
Para desactivar las notificaciones por correo electrónico, seleccione Ninguna opción. Esta es una buena opción si no es importante que vea los comentarios y ediciones rápidamente.
Si activa las notificaciones por correo electrónico, recibirá un correo electrónico que resume las notificaciones a medida que se realizan. Ve a tu bandeja de entrada para ver la notificación. Vea el correo electrónico de ejemplo a continuación:
Vaya a su bandeja de entrada de correo electrónico para ver sus notificaciones de correo electrónico desde su documento de Google compartido.A veces, es posible que deba eliminar un colaborador de un documento. Esto podría suceder cuando un miembro del equipo deja el equipo y ya no necesita acceder al documento. Aquí se explica cómo eliminar un colaborador de un documento compartido en Google Docs..
Nota: Solo el propietario de un documento puede agregar o eliminar colaboradores a un documento.
Primero, asegúrate de estar trabajando en un documento que tenga colaboradores..
Empezar en el Compartiendo ajustes Menú desde dentro de su documento. Ves un X al lado de cada nombre en el Quien tiene acceso lista.
Haga clic en el X para eliminar un colaborador de su documento compartido.Para eliminar un colaborador de su documento compartido, haga clic en X A continuación el nombre de la persona. El nombre de la persona desaparece de la lista..
La edición en tiempo real en Google Docs le permite colaborar con cualquier persona, en cualquier lugar sin confusiones ni problemas. Tomemos este ejemplo de una escuela. Usan Google Docs como sus anuncios de la mañana.
Los maestros pueden agregar anuncios a la página para eventos específicos, y todos los maestros pueden usar sus proyectores para mostrar los anuncios al mismo tiempo durante el aula. Esto ahorra tiempo y agravación. En la parte superior de la página, puede ver a los otros maestros que actualmente están editando o viendo los anuncios, e incluso ver qué parte del documento están editando en vivo.
Los anuncios de la mañana se ven algo así cuando están trabajando en ellos..
Aquí puede ver cómo se ve cuando varias personas colaboran en el mismo documento al mismo tiempo en Google Docs..Aparece un icono en la parte superior del documento para cada persona que trabaja en él. Los cursores del documento coinciden con el color de la persona que edita el documento..
Google Docs hace que sea sencillo compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y hay varias formas en que puede utilizarlo. Ahora que sabe cómo compartir documentos en Google Docs y puede controlar una serie de configuraciones útiles, es hora de ponerlo en uso.
Aunque no necesitará que otros lo ayuden a editar cada documento que cree, compartir documentos en Google Docs puede ser muy útil. Estos son algunos ejemplos de cuándo puede buscar colaborar y poner en uso los documentos compartidos en Google Docs:
Si tiene alguna pregunta o desea compartir un ejemplo de cómo usa Google Docs para compartir y colaborar, deje un comentario a continuación..
Y si quieres llevarlo al siguiente nivel e importar tus documentos de Google Docs directamente a WordPress como publicaciones o páginas, prueba el complemento de WordPress Google Docs.!
Nota editorial: Esta publicación se publicó originalmente en 2014. Se ha revisado de manera exhaustiva para que nuestro personal la actualice, sea precisa y actualizada, con asistencia especial de Laura spencer.
Accentsconagua