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La idea de un producto “perfecto” y un proceso de desarrollo y producción “perfecto” puede parecer un poco exagerada. Después de todo, nadie y nada es perfecto, ¿verdad? En realidad, de acuerdo con la filosofía "lean", la perfección es un objetivo razonable si sigues ciertas pautas. El objetivo final de Lean Management, de acuerdo con lean.org, es "proporcionar un valor perfecto al cliente a través de un proceso de creación de valor perfecto que tenga cero desperdicio".
Incluso si estás seguro de que la perfección está fuera de tu alcance, vale la pena entender cómo funciona el pensamiento magro. ¿Por qué? La Toyota Corporation, que fue pionera en el enfoque, creció de sus raíces posteriores a la Segunda Guerra Mundial para convertirse en el mayor fabricante de automóviles del mundo.-usando principios magros.
Si piensa que "eso está bien para Toyota, pero somos un proveedor de servicios, no una empresa de fabricación", tenga en cuenta el hecho de que algunos de los hospitales y proveedores médicos más grandes de los Estados Unidos también utilizan los principios Lean para proporcionar el nivel más alto de Valor para los pacientes con el menor grado de desperdicio..
Para empezar, es importante saber que "Lean" no significa simplemente "reducir costos". De hecho, Lean puede requerir gastar un poco de dinero extra para obtener resultados consistentes y confiables. Una empresa que reduce personal y costos sin analizar cuidadosamente dónde se deben hacer esos recortes y costos es barata-no Lean.
Una manera fácil de entender su enfoque general es saber que Lean Management es solo una versión generalizada de TPS.-El sistema de producción de Toyota. Y TPS es en realidad un ejemplo específico de un enfoque llamado "Just in Time" management. El concepto básico detrás de lean es centrarse más en el proceso (flujo) que en el producto para proporcionar precisamente lo que se necesita (ni más ni menos) exactamente cuando se necesita (ni antes ni después).
Lean Management se puede dividir en cinco pasos básicos, como lo describe el sitio web lean.org:
Vamos a desempacar cada paso para entender mejor cómo se ve en la vida real..
¿Qué quiere de ti tu cliente, cliente, paciente o estudiante? La respuesta puede no ser obvia. Sí, puedes vender zapatos, pero ¿el cliente realmente está comprando zapatos? Es probable que él o ella realmente esté comprando ciertas cualidades que encarnan los zapatos que usted vende. Cualidades como: precio, estilo o durabilidad. Dependiendo de su producto y los procesos que utilice para proporcionarlo, el valor variará. El valor también puede cambiar con el tiempo a medida que los gustos, las necesidades, la tecnología y la economía fluctúan..
Hasta que no sepa realmente lo que valora su cliente, no tiene un objetivo corporativo claro. Usted está apuntando hacia una meta que puede o no ser significativa, y como resultado, puede estar trabajando muy duro para lograr resultados sin importancia. Por ejemplo, puede estar trabajando horas extras para ofrecer a los clientes una variedad de opciones de color cuando la realidad es que sus clientes comprarían sus zapatos deportivos en negro básico.-Porque lo que realmente valoran es la calidad y las características del zapato, no la opción de comprar el zapato en verde neón..
¿Cómo llega su producto o servicio a su cliente cuando su cliente lo valora? El proceso de creación y entrega del producto o servicio se denomina flujo de valor. Para asignar su flujo de valor, deberá enumerar y describir todos los elementos y pasos que se incluyen en la producción y la entrega. Una vez que tenga una imagen completa del flujo de valor, puede modificarla para eliminar el desperdicio, aumentar la eficiencia y mejorar el valor.
Es fácil imaginar un flujo de valor para fabricar un producto. Una vez que haya definido el producto y sus partes, obtenga los materiales y construya el producto de la manera que determine que sea más apropiado para su industria. Luego empaquetas, distribuyes y vendes. En todos los casos, hay puntos a lo largo de la corriente de valor donde el tiempo, el dinero o los recursos se desperdician-Y esos puntos ofrecen oportunidades de mejora..
Es un poco más difícil identificar un flujo de valor para una industria de servicios, pero las recompensas son igual de grandes. El Dr. Sami Bahri, el "primer dentista magro del mundo", describe su enfoque para usar los principios magros en odontología-lo que llevó a un nuevo enfoque para proporcionar a los pacientes dentales un acceso rápido e inmediato a los servicios dentales que necesitaban. En solo un año de aplicar los principios lean, dice Bahri, pudo "proporcionar el mismo número de tratamientos dentales con un 40 por ciento menos de recursos".
¿Qué es el flujo? El concepto es tan simple como el flujo de agua del grifo a su taza: los procesos comerciales que fluyen no implican huecos, paradas ni desperdicios. Cuando los empleados o clientes deben esperar, o obtener más o menos de lo que necesitan en el momento en que lo necesitan, el sistema se detiene. Los activos valiosos se tiran por el desagüe.
El flujo de valor es tan bueno como su enlace más débil. Si una persona, proceso o procedimiento crea un cuello de botella, tiene un problema con el flujo de valor. Al analizar el flujo de valores, puede encontrar cuellos de botella en el proceso. A continuación, por supuesto, abordará esos problemas para suavizar el flujo y garantizar que los productos o servicios se puedan entregar cuando sean necesarios.-Sin retrasos innecesarios ni golpes en la carretera..
La mayoría de las veces, las empresas construyen productos o desarrollan servicios basados en lo que creen que pueden necesitar o en lo que quieren que compren los clientes. En otras palabras, "empujan" productos y servicios hacia adelante, asumiendo que alguien los necesitará en algún momento. El enfoque típico de "empuje" generalmente resulta en muy poco o demasiado producto disponible en un momento dado.
Los principios Lean sugieren que las empresas permiten a los clientes "atraer" productos y servicios a medida que los necesitan. Esto permite a las empresas crear solo lo que se necesita, ya que es necesario-dando como resultado más eficiencia y menos desperdicio. En otras palabras, una empresa lean solo tiene a mano lo que espera necesitar en un período de tiempo determinado, y repone solo lo que se usa. Por supuesto, es importante tener acceso a nuevos suministros de material o soporte de servicio exactamente cuando sea necesario-de lo contrario, "tirar" se convierte en "esperar" y el sistema se descompone.
Pull funciona bien para empresas basadas en productos, como tiendas minoristas, o para empresas de fabricación que requieren piezas y máquinas. ¿Cómo guarda su tienda local de comestibles la cantidad justa de salsa de tomate en los estantes sin llenar sus cuartos de inventario con productos de Del Monte? Simplemente mantienen un pequeño stock de salsa de tomate en stock, para rellenar los estantes a medida que se vacían.-y reordenar sus acciones cuando se agote.
Pull también puede funcionar bien para las industrias de servicio y cuidado. Por ejemplo, en lugar de contratar a todas las personas que se necesitan para la época más ocupada del año, muchas empresas recurren a personal de soporte externo o independiente para complementar al personal principal cuando las empresas se recuperan. Consultores subcontratados o independientes pueden ser contratados en base a proyectos-y se puede volver a contratar cuando sea necesario, pero no antes.
La perfección es el resultado ideal de la implementación de valor, flujo de valor, flujo de valor y extracción.-Los cuatro pasos que acabamos de describir. Cuando todos estos pasos se implementen correctamente, de acuerdo con la teoría Lean, su negocio habrá alcanzado un tipo de perfección.
Por supuesto, como ya hemos señalado, la perfección es más un concepto que una realidad, como se puede ver en el hecho de que Toyota, que floreció bajo el enfoque esbelto posterior a la Segunda Guerra Mundial, ha disminuido significativamente en los últimos años. Sin embargo, según algunos analistas, el problema con Toyota no es un problema con Lean Management, sino más bien con la realidad de que incluso Toyota se desvió del camino de la "perfección".
En parte, resulta que la caída de Toyota ocurrió porque la Lean Management no es simple, no es fácil y no responde necesariamente a las tendencias o presiones inmediatas del mercado. Más bien, es un enfoque centrado y cuidadoso que requiere vigilancia constante. El "flujo" de un negocio puede ser excelente hoy, pero es probable que algo venga y se arruine el trabajo mañana. Y si no está prestando atención porque el problema está "solucionado", el sistema se descompondrá.
Si bien los conceptos básicos de justo a tiempo o Lean Management son útiles para cualquier negocio, hay algunos negocios que pueden encontrar más difíciles de implementar. Éstos incluyen:
Si bien puede que no sienta que necesita o desea una revisión total de Lean (o no está en condiciones de revisar su empresa), todos pueden beneficiarse de la comprensión e implementación de al menos algunos conceptos de Lean Management. Después de todo, lean tiene que ver con comprender los valores de sus clientes, racionalizar su proceso y continuar vigilando para mantener los costos y el desperdicio bajo control. Y cada negocio puede beneficiarse de acercarse a la perfección.!
Crédito gráfico: Diagrama de flujo diseñado por antoniodn del Proyecto Noun.
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