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Ahora, las personas no son máquinas, y ninguno de nosotros puede ser perfectamente productivo. De hecho, apuntar a la perfección es una receta para el agotamiento. Pero hay maneras en que puede mejorar su productividad. Para empezar, necesitas enfrentarte a lo que te abruma. Una vez que haya hecho eso, estará listo para integrar los sistemas de productividad en su vida..
¿Listo para enfrentar esa pila de ropa sucia? Entonces vamos a ello.
Todos tenemos mucho que hacer de vez en cuando. Algunos días estamos más ocupados que otros. Pero la mayoría de las veces nos las arreglamos bien.
El problema viene cuando tener mucho que hacer se vuelve abrumador. Tal vez los plazos se están acumulando, y desearías haber usado la última semana para amontonarte y trabajar, en lugar de asegurarte de que ganaste la última escaramuza de armas de Nerf en la oficina. O tal vez pasaste unos meses en modo crucero, y luego, de repente, aparecen un montón de oportunidades lucrativas. La vida personal también puede lanzar curvas de productividad.-Un niño nuevo, mudarse a casa, un duelo, un divorcio.-Todo lo cual puede dejarte preguntándote cómo hacer frente..
De manera alternativa, también es posible que desee ser más productivo para poder alcanzar un objetivo de por vida que ha dejado pasar por alto. Ya sea para comenzar un negocio, escribir una novela, aprender un nuevo idioma o aprender a codificar, tendrá que aprovechar una parte del tiempo de su semana para que esto suceda. Esto es especialmente difícil si tienes un trabajo de tiempo completo y niños. Como tal, incluso pensar en hacer realidad estos objetivos puede ser tan abrumador como los grandes problemas de la vida..
Otra fuente de productividad abrumadora puede ser simplemente necesitar aprender más sobre la productividad y lo que se necesita para motivarlo. Usted podría estar en esta situación si:
No aprender a ser productivo es costoso. Las empresas ganan más dinero cuando son eficientes y están bien administradas. Sea o no dueño de un negocio, aumentará su potencial profesional-y tu potencial personal-Si aprendes a manejar tu vida eficientemente..
Cualquiera puede hacerlo, y el camino a seguir es construir un sistema de productividad que se adapte a usted. Pero antes de poder construir un sistema de este tipo, debes encontrar una manera de salir del desorden abrumador en el que estás. Veamos cómo hacerlo..
Es hora de hacer la guerra con la abrumadora cantidad de cosas que tienes que hacer. ¿Qué hace cualquier general antes de llevar a su ejército a la batalla? Descubre todo lo que puede sobre el enemigo. Obtiene la medida de sus enemigos, por lo que sabe a lo que se enfrentará..
Como seres humanos, nuestros cerebros están diseñados para aferrarse a lo negativo. Esto sirvió a la especie humana en el pasado, pero a menudo no es útil en el mundo moderno. Una consecuencia de este sesgo de negatividad es que imaginamos que nuestros problemas son más grandes de lo que realmente son. Como problemas o cosas que debemos hacer girar en nuestras cabezas, comienzan a parecer más grandes y más aterradoras..
Es hora de abandonar tu miedo y obtener una medida de la bestia que estás a punto de enfrentar. Veamos esa bestia en los ojos..
Tome un bolígrafo y un papel, y escriba todo lo que está pasando por su cerebro que crea que necesita hacer. Date unos buenos 20 minutos para sacarlo todo de tu sistema.
Sugerencia: una vez que haya hecho esto por primera vez, es una buena idea comenzar a llevar un bolígrafo y un bloc de notas a todas partes. Entonces, en cualquier momento que se te ocurra un elemento para tu lista de tareas pendientes, puedes anotarlo de inmediato, para que no obstruya las ondas mentales..
Al anotar las tareas que debe abordar, se está encaminando para comenzar a hacer algo al respecto. Estás tomando una decisión. También está despejando su mente, lo que le dará la energía adicional que necesita para comenzar a tomar medidas en su lista de tareas pendientes. Como escribe Dale Carnegie en Cómo dejar de preocuparse y comenzar a vivir:
La experiencia me ha demostrado, una y otra vez, el enorme valor de llegar a una decisión. Es la incapacidad de llegar a un propósito fijo, la incapacidad de dejar de dar vueltas y vueltas en círculos enloquecedores, lo que lleva a los hombres a sufrir crisis nerviosas y infiernos de vida. Encuentro que el cincuenta por ciento de mis preocupaciones se desvanece una vez que llego a una decisión clara y definitiva; y otro cuarenta por ciento generalmente desaparece una vez que empiezo a tomar esa decisión.
¿Cómo llega Carnegie a tomar una decisión? Su primer paso es escribir lo que le preocupa..
Así que adelante, toma ese lápiz y papel ahora. Entonces estarás listo para el paso 3.
El siguiente paso es ir a través de su lista, reduciéndola a lo esencial y organizándola. Trate de hacer dos cosas con los elementos en su lista:
Para que este proceso sea lo más sencillo posible, puede utilizar el Matriz Eisenhower. Esta matriz proviene de una cita atribuida al Presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower:
Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante.
Al convertir esta cita en un gráfico, obtiene la siguiente herramienta de toma de decisiones:
Se dice que Eisenhower usó esta herramienta para esta propia toma de decisiones..
Dibuje la tabla en una hoja de papel, o descargue la matriz Eisenhower de Businesstuts + e imprima una copia. A continuación, coloque cada elemento en la lista de tareas en una de las cuatro secciones del cuadro:
¿Cuál es la diferencia entre tareas urgentes e importantes??
Las tareas urgentes tienen una fecha límite específica que está a la mano. Este plazo suele ser impuesto por otra persona o por circunstancias. Los ejemplos de tareas urgentes incluyen hacer las compras en el supermercado (antes de que la despensa esté vacía) o responder al correo electrónico de su jefe.
Las tareas importantes no tienen una fecha límite específica, pero siguen siendo importantes para usted. A menudo están relacionados con tus metas personales. Los ejemplos de tareas importantes incluyen ejercicios, escribir en su diario, aprender un nuevo idioma y ayudar a sus hijos con sus tareas.
Urgente y Las tareas importantes son importantes para usted y tienen un plazo específico. Los ejemplos incluyen escribir un documento para un curso universitario que está tomando o solicitar un nuevo trabajo.
Las tareas que no son urgentes ni importantes no deberían estar realmente en su lista de tareas pendientes, al menos no mientras se está abrumando. Si desea tomar nota de ellos, cree una nueva lista llamada aspiraciones.
Si le resulta difícil decidir dónde colocar tareas específicas en la matriz, puede darles una calificación. Califique cada tarea entre -5 y +5 según su importancia (siendo +5 la más importante) y entre -5 y +5 según su urgencia. Una vez que tenga esta calificación, sabrá dónde colocar la tarea en su gráfico.
Cada nuevo día traerá nuevas tareas para agregar a su lista de tareas pendientes. Las tareas urgentes en particular tienden a aparecer en el último minuto. Con cada nueva tarea que viene, asigne una calificación en su gráfico. A medida que practicas esto, comenzarás a hacerlo casi instintivamente..
Una vez que empiece a ser honesto sobre lo que debe hacer y lo que puede dejar de lado, comenzará a sentirse mejor. Lo que parecía un acantilado insuperable para escalar ahora es solo unos pequeños pasos hacia adelante. Ahora sabe exactamente qué pasos tomar, y el orden en que se deben tomar. Hablando de tomar medidas, echemos un vistazo a cómo debe abordar la eliminación de su lista.
Antes de comenzar esta sección, aclaremos una cosa: una lista de tareas pendientes rara vez está vacía. Una vez que hayas limpiado tu plato, nuevas tareas vendrán rápidamente para llenarlo.
La naturaleza aborrece el vacío, y también lo hace el alma humana. Nos gusta tener algo que hacer. Lo bueno de tu lista de tareas es que te muestra qué hacer a continuación. Estarás enfocado en lugar de saltar al azar de una tarea a otra.
Aquí es cómo debe abordar cada tipo de tarea en su lista.
Tareas urgentes e importantes.. Por razones obvias, estas son las que se deben borrar primero. Saque su calendario (o compre un calendario si no tiene uno), y programe un horario en su día para hacerlos. Tienes tiempo para hacerlas. Si no puede encontrar el tiempo, es probable que no sean importantes o urgentes, y necesita volver a clasificarlos en la Matriz de Eisenhower.
Tareas urgentes (pero no importantes). Pregúntese: ¿Qué hace que estas tareas sean urgentes? ¿Realmente necesitas hacerlas? Si deben hacerse, ¿podría delegarlos en otra persona? Si debe hacerlas y la delegación es imposible, agréguelas a su calendario-Pero solo después de haber completado las tareas urgentes e importantes..
Consejo: una gran fuente de las llamadas tareas "urgentes" es el correo electrónico. Intente reducir la cantidad de veces que revisa el correo electrónico cada día. Esto liberará tiempo adicional para concentrarse en tareas importantes.
Tareas importantes (pero no urgentes). Dedique tiempo cada día para concentrarse en tareas importantes. Ten cuidado de no estirarte demasiado. Si una de tus tareas importantes es hacer ejercicio, pero no has hecho ningún ejercicio durante meses, entonces programar una hora al día para hacer ejercicio te abrumará. En su lugar, programe diez minutos de ejercicio o ajuste su día para incorporar el ejercicio. Por ejemplo, ¿podrías ir en bicicleta al trabajo en lugar de tomar el auto??
Tareas no urgentes, no importantes.. ¿Qué estas haciendo en tu lista? Eliminarlos!
Usted podría estar pensando "Todo esto está muy bien, pero mi problema es encontrar la motivación para hacer las cosas.."
Si estas pensando en esto y tu no tienen Sin embargo, realizado los pasos 2 y 3, retrocede y hazlos. La motivación es a menudo una consecuencia de la acción. A medida que toma medidas para dimensionar su lista de tareas pendientes, se sentirá motivado a continuar tomando medidas..
Dicho esto, motivación y enfoque. son Componentes importantes de la productividad. En futuros artículos de esta serie, veremos herramientas para ayudarte a enfocarte en la tarea en cuestión y técnicas para mantenerte motivado.
Una vez que se haya eliminado la acumulación de tareas, estará listo para el siguiente paso..
La matriz Eisenhower es un ejemplo de un sistema de productividad. No es el único sistema, pero es fácil de aprender, lo que lo convierte en un buen lugar para comenzar. Se han desarrollado muchos más sistemas de productividad, incluyendo Getting Things Done (GTD), la técnica Pomodoro y Don't Break the Chain. Cubriremos estos sistemas en una serie de artículos sobre productividad en Businesstuts+.
Al probar estos sistemas, desarrollará un kit de herramientas de productividad. Al leer este artículo y aprender a usar Eisenhower Matrix, ya ha agregado su kit de herramientas con su primer sistema. Ahora estás listo para experimentar con otros sistemas de productividad..
Una vez que hayas probado varios sistemas, comenzarás a aprender qué funciona para tu forma de pensar y estilo de vida. A continuación, puede tomar aspectos de los distintos sistemas para hackear su propio sistema. Le mostraremos cómo desarrollar este sistema de productividad personalizado para satisfacer sus necesidades..
Así que quédate con nosotros, y te convertirás en un ninja de productividad..
Crédito gráfico: Pánico diseñado por Cédric Villain del Proyecto Noun.
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