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En el primer tutorial de nuestra serie sobre la clave que su empresa necesita realizar un seguimiento, analizamos las métricas de rentabilidad..
Pero las compañías rentables aún pueden tener serios problemas si no mantienen una estrecha vigilancia sobre su liquidez, es decir, su capacidad para cubrir todos los gastos futuros sin tener que vender activos..
Entonces, en este tutorial, aprenderá cuatro formas diferentes de medir la liquidez de su negocio. Verá por qué cada una es importante, cómo calcularla y qué le dicen los resultados sobre su negocio. También descubrirás cómo mejorar los resultados en el futuro..
Esta semana, muchos de los números que utilizamos provienen de la hoja de balance, por lo que si no está seguro de qué es alguno de ellos o dónde encontrarlos, puede consultar nuestro tutorial sobre cómo leer una hoja de balance..
Otro nombre para el Índice Rápido es el "Índice de Prueba Ácida", que debería darle una idea de cuán crítico es. Esta relación mide su capacidad para pagar sus deudas a corto plazo y otros pasivos utilizando el dinero en su cuenta bancaria y otros fondos de fácil acceso. Si cae demasiado bajo, estará en peligro de no cumplir con sus obligaciones y quizás incluso se vea obligado a declararse en bancarrota..
El cálculo es bastante simple e incluye tres líneas tomadas directamente del balance general de su empresa:
Relación rápida = (Activos actuales - Inventario) / (Pasivos actuales)
Si observamos el balance general de General Motors 2013, por ejemplo, vemos que la compañía tenía $ 81.5 mil millones de activos corrientes, $ 14.0 mil millones de inventario y $ 62.4 mil millones de pasivos corrientes. Entonces el cálculo sería:
Relación rápida = (81.5 - 14.0) / (62.4) = 1.08
En general, está buscando un número mayor que 1, lo que indica que puede acceder a suficiente dinero para cubrir sus obligaciones a corto plazo. GM pasa la prueba de ácido, como se puede ver. Cuanto más alto, mejor en términos de evitar la insolvencia, aunque si el número es demasiado alto, surge la pregunta de por qué tiene tanto dinero en efectivo cuando podría invertirlo en su negocio..
Quizás se pregunte por qué restamos inventario. La razón es que, aunque el inventario está listado como un activo actual, generalmente es difícil convertirlo en efectivo rápidamente. Por ejemplo, GM tiene 14 mil millones de dólares en autos que esperan ser vendidos, pero no puede acceder a ese dinero inmediatamente. Si necesitaba dinero con urgencia para pagar una deuda, tendría que buscar en otra parte.
Si su empresa puede vender el inventario muy rápidamente, es posible que desee utilizar la proporción actual, que es simplemente:
Relación actual = Activos actuales / Pasivos corrientes
La relación rápida es la medida más conservadora y, por lo general, es mejor errar por el lado de la precaución al medir su capacidad para pagar sus deudas y mantenerse en el negocio. Pero la relación actual es útil si está seguro de que puede convertir su inventario rápidamente en efectivo si surge la necesidad.
Si ve que su relación rápida comienza a disminuir, y especialmente si la ve por debajo de 1, es importante tomar medidas. Vea si alguno de sus gastos planificados puede retrasarse o si puede renegociar los términos con cualquiera de sus proveedores..
O puede buscar formas de llevar dinero en efectivo a su negocio más rápidamente, como ofrecer descuentos especiales para aumentar las ventas, acelerar la facturación o, como último recurso, vender activos. Para obtener más ideas, consulte nuestro tutorial sobre cómo administrar el flujo de efectivo..
Con la relación rápida, observamos la capacidad de su empresa para cubrir todas sus obligaciones. Pero a veces es útil concentrarse particularmente en si puede generar suficientes ganancias para pagar su deuda. Después de todo, es la incapacidad de hacer pagos de la deuda que a menudo provoca serios problemas para una empresa y lleva a la bancarrota. Es como en su vida personal: puede retrasar, reducir o salirse de la mayoría de los gastos, pero las cosas se ponen realmente feas cuando comienza a faltar a los pagos de la hipoteca o se atrasa en el pago de sus tarjetas de crédito, préstamos para automóviles y otras deudas..
Esta vez estamos buscando nuestros números en el estado de resultados. La fórmula para calcular el índice de cobertura de intereses es:
Relación de cobertura de intereses = Ganancias antes de intereses e impuestos / Gastos por intereses
Usemos el gigante financiero Citigroup como ejemplo esta vez. Su estado de resultados del 2013 muestra ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT) de $ 35.7 mil millones y un gasto por intereses de $ 16.2 mil millones. Así que su tasa de cobertura de intereses es:
Relación de cobertura de intereses = 35.7 / 16.2 = 2.2
Cuanto más alto mejor con esta relación. Definitivamente desea ver un número mayor que 1, y preferiblemente 1.5 y superior. Eso indica que las ganancias del negocio son al menos suficientes para seguir pagando los intereses que usted debe. Dado que la idea es hacer más con sus ganancias que simplemente pagar el interés de la deuda, lo ideal es que desee que el número sea significativamente mayor. La proporción de Citigroup de 2.2 es bastante saludable..
Tenga en cuenta, también, que en este momento estamos en un período de bajas tasas de interés. Si las tasas de interés comienzan a subir en los próximos años, sus gastos por intereses también podrían aumentar considerablemente. Si tiene un préstamo de tasa variable actualmente al 4% de interés, por ejemplo, y la tasa sube al 8%, entonces su gasto de intereses se duplica. Por lo tanto, es importante tener suficiente cobertura no solo para sus pagos actuales, sino también para cualquier aumento futuro que anticipa.
Hay dos variables aquí: ganancias y gastos por intereses. Para minimizar los gastos por intereses, intente limitar la cantidad de deuda que asume en su negocio e intente pagar sus deudas existentes o refinanciar a una tasa más baja. Si los fondos son limitados, algunas de las opciones que analizamos en nuestra serie sobre la financiación de una empresa podrían ayudarlo a recaudar más dinero del capital en lugar de deuda.
La otra opción es buscar formas de aumentar sus ganancias. Si puede reducir los costos en otras áreas de su negocio o aumentar los ingresos, tendrá más dinero disponible para cubrir sus deudas..
Una buena manera de mejorar la liquidez en su negocio es asegurarse de que cuando realice una venta, su cliente pague lo antes posible. Los días de ventas pendientes (DSO) son una medida de la rapidez con la que puede convertir una venta en efectivo en el banco.
Esta vez vamos a combinar un número del estado de resultados con uno del balance. La fórmula es:
DSO = Cuentas por cobrar / Promedio de ventas diarias
Las cuentas por cobrar, algunas veces llamadas "cuentas por cobrar netas", es la línea en su hoja de balance que muestra el monto total que los clientes le deben por los bienes o servicios que ha vendido. El promedio de las ventas diarias, por supuesto, es solo las ventas anuales divididas por 365. O si lo observa en un período más corto, podría ser las ventas mensuales divididas por 30.
Nos quedaremos con las cifras anuales de este ejemplo. El balance de 2013 de Canon muestra cuentas por cobrar de $ 5.8 mil millones, y sus ingresos totales para el año fueron de $ 35.5 mil millones, por lo que ingresamos esos números y obtenemos:
DSO = 5.8 / (35.5 / 365) = 5.8 / 0.097 = 60 días
El resultado muestra la cantidad promedio de días que sus clientes necesitan para pagarle. En el caso de Canon, lleva un promedio de 60 días para que un comprador de sus impresoras y otros bienes realice el pago..
En general, un número más bajo es mejor, porque significa que le pagan más rápidamente y que ve flujo de efectivo en su negocio. Pero esta es una proporción que solo tiene sentido cuando te comparas con otras compañías en tu industria. Las condiciones de pago pueden variar ampliamente según el tipo de negocio que haga y quiénes sean sus clientes. Las empresas minoristas tienden a tener índices de DSO muy bajos, ya que se les paga casi inmediatamente en el punto de venta. Las compañías cuyos principales clientes son grandes empresas, por otro lado, tienden a tener índices de DSO más altos, porque esos clientes esperan que se les otorgue condiciones crediticias favorables..
Si desea que le paguen más rápido, una estrategia obvia es renegociar los términos con sus clientes. Si, por lo general, le da a la gente 45 días para pagar, por ejemplo, podría reducirlo a 30 días. Pero tenga cuidado de no ser demasiado estricto y de terminar alienando a los clientes exigiendo términos mucho más estrictos que los de sus competidores..
También eche un vistazo a sus procesos internos. Una encuesta encontró que el 25% de las pequeñas y medianas empresas tenían un retraso de al menos $ 5,000 por mes debido a errores de facturación. Invertir en un nuevo software de facturación, o quizás contratar personal nuevo o capacitar a los existentes, podría ayudarlo a cobrar más rápidamente. La ventaja es que no tiene que exigir nada extra de sus clientes; de hecho, estarán encantados de recibir facturas rápidas y sin errores.
Este es el otro lado de la moneda. Con Días de ventas pendientes, analizamos la rapidez con la que se le paga; Days Payable Outstanding (DPO) es sobre qué tan rápido paga sus facturas. Es importante verlos a los dos juntos, para tener una idea clara de cómo los flujos de efectivo entran y salen de su negocio, y si el momento es ventajoso o desfavorable para usted..
La fórmula es similar a DSO, pero esta vez estamos considerando las cuentas por pagar, no las cuentas por cobrar, y las compras, no las ventas. Las cuentas por pagar son otra línea del balance general y miden el dinero que ha gastado pero que aún no ha pagado. Por ejemplo, si ordenó $ 15,000 en suministros a crédito, eso aparecería en las cuentas por pagar. La fórmula es:
DPO = Cuentas por Pagar / Promedio de Compras Diarias
Para "compras diarias promedio" usaremos la línea de "costo de ingresos" del estado de resultados y dividiremos por 365. Veamos cómo funciona, nuevamente utilizando las cuentas de Canon de 2013. La cifra de cuentas por pagar es de $ 6.4 mil millones y el costo de ingresos es de $ 18.4 mil millones, por lo que el cálculo es:
DPO = 6.4 / (18.4 / 365) = 6.4 / 0.050 = 128 días
Canon está haciendo muy bien. Está recibiendo el pago de sus clientes en un promedio de 60 días, pero tarda 128 días en pagar a sus proveedores.
Eso significa que si, por ejemplo, realiza una venta de $ 10,000 y una compra de $ 10,000 el 1 de enero, normalmente recibirá los $ 10,000 de su cliente a principios de marzo, pero no pagará por su compra hasta principios de mayo. Tendrá el dinero en su cuenta bancaria por un par de meses, ganando intereses y-más importante-cubriendo cualquier gasto inesperado.
La mayoría de las compañías apunta a administrar su flujo de efectivo de esta manera, algunas con más éxito que otras. Por lo tanto, desea evaluar su cifra de días pendientes de pago comparándola con los días de ventas sobresalientes, y su objetivo es que DPO sea más largo que DSO..
Las compañías más grandes tienden a tener una ventaja aquí, porque tienen más poder de negociación. Como una empresa más pequeña, es posible que tenga dificultades para igualar el impresionante rendimiento de Canon. Pero trata de asegurarte de al menos no ponerte en desventaja.
Lo primero que puede hacer si está luchando por obtener liquidez en su negocio es simple: solo demore los pagos lo más posible. No desea violar ningún acuerdo que haya realizado, sino simplemente aprovechar al máximo los términos de pago que se le han otorgado. Si tiene 45 días para pagar, tome los 45 días completos. Incluso si tiene el dinero disponible antes, no lo pague antes. Es importante tener suficientes fondos disponibles para cubrir gastos inesperados también.
También puede intentar renegociar los términos, especialmente si su negocio ha crecido. Si está solicitando cantidades mucho mayores que cuando comenzó, vea si puede negociar términos más favorables con su proveedor..
Al igual que con las métricas de rentabilidad, es mejor observar estas cuatro métricas de liquidez en combinación. El índice rápido es la prueba ácida de su capacidad para seguir pagando las facturas, el índice de cobertura de intereses mide si la carga de su deuda es manejable, y el DSO y el DPO lo ayudan a ver si la sincronización de sus pagos con clientes y proveedores está ayudando o dificultando tus intentos de permanecer solvente.
Compare su empresa con otras en su industria y también haga un seguimiento de los cambios en su propio negocio a lo largo del tiempo. Puede comenzar ahora mismo, volviendo a los datos históricos y mapeando los cambios en cada uno de los cuatro indicadores en los últimos años. Luego, siga su seguimiento en el futuro, trabaje para mejorar los resultados y observe los cambios. Si las tendencias comienzan a ir en la dirección equivocada, sabe que es hora de actuar, usando algunos de los consejos de este tutorial..
Esta fue la segunda parte de nuestra serie sobre métricas clave para que su empresa pueda realizar un seguimiento. La serie de cuatro partes continúa la próxima semana con un vistazo a algunas medidas clave de eficiencia.
Crédito gráfico: gráfico de líneas diseñado por Scott Lewis y Calculator diseñado por Scott Lewis del Proyecto Noun.
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