Share
En el mundo de los negocios, la comunicación es un problema común. En una encuesta realizada por la compañía de capacitación Fierce Inc., el 86% de los encuestados culpó a la falta de colaboración o comunicación ineficaz por fallas en el lugar de trabajo.
El problema de comunicación aumenta a medida que la empresa crece y adquiere más empleados, pero incluso las pequeñas empresas pueden tener problemas. Cuando solo tiene uno o dos empleados, es probable que pueda mantener las cosas simples e informales, pero a medida que adquiera más personal y comience a organizar la empresa en grupos con una estructura de gestión, deberá prestar mucha atención a cómo Comunícate con tus empleados y cómo se comunican contigo y con los demás..
En este tutorial, veremos cómo comunicarnos efectivamente con los empleados. Cubrimos estrategias para mantener a todos informados, las formas de comunicar los valores clave de la empresa y los métodos para obtener retroalimentación y resolver conflictos..
También observamos algunos ejemplos del mundo real para ilustrar puntos importantes. Al final del tutorial, tendrá algunos indicadores sólidos para mejorar la comunicación de los empleados en su pequeña empresa.
¿Se está comunicando bien con los empleados de su pequeña empresa? (fuente de la foto)Esto es parte de nuestra serie sobre pequeña empresa de recursos humanos. Siga la guía para contratar y retener al mejor talento, ofrecer salarios y beneficios competitivos, construir una cultura empresarial diversa e inclusiva y más.
Cuando recién empiezas, mantener a todos en la misma página es fácil. Pero una vez que comienza a crecer y tiene numerosos equipos, quizás basados en diferentes ubicaciones, se convierte en un verdadero desafío mantener a todos los empleados informados sobre lo que está sucediendo en otras áreas del negocio..
Incluso en pequeñas empresas, los departamentos pueden solidificarse en "silos", con poca comunicación entre ellos. Esta sección analiza algunas formas de romper las barreras y mantener la información que fluye alrededor de la empresa..
Probablemente, la forma más sencilla de mantener a todos informados es enviar actualizaciones por correo electrónico. Es una herramienta popular: una encuesta de Ragan encontró que el 60% de las empresas envían boletines por correo electrónico al menos una vez a la semana, y el 14% incluso envía diario correos electrónicos.
La ventaja es que es una forma fácil y confiable de llegar a todos dentro de la empresa, y también es sencillo crear listas de correo electrónico para ciertos grupos de empleados si desea segmentar las cosas. La gente revisa constantemente su correo electrónico, por lo que es probable que sus mensajes sean leídos, y puede usar fácilmente el software para rastrear los niveles de participación (tasas de apertura, tasas de clics, etc.).
Por otro lado, el correo electrónico masivo es un método de comunicación de arriba hacia abajo que es poco probable que fomente conversaciones interesantes de la forma en que lo hacen algunas de las otras herramientas. Las personas solo pueden responderle a usted individualmente o pueden golpear el temido "Responder a todos", que puede generar rápidamente subprocesos difíciles de obstruir en la bandeja de entrada si la gente lo lleva demasiado lejos. Eso lleva a otro problema con el correo electrónico: la misma encuesta de Ragan encontró que el 80% de las personas se quejaron de la sobrecarga del correo electrónico. El uso del correo electrónico solo se suma al problema, y existe la posibilidad de que sus empleados simplemente desconecten los mensajes.
Para usar el correo electrónico de manera efectiva, intente hacerlo atractivo y divertido, con un claro beneficio para las personas que lo leen, tal vez un programa gratuito, un recurso útil o información que realmente puedan usar en sus trabajos. Manténgalo visual también, considere utilizar una plantilla de boletín informativo diseñado profesionalmente:
Las intranets de la compañía han existido durante años y, lamentablemente, muchas de ellas se convierten en cementerios poco visitados de documentos de política obsoletos y blogs corporativos no leídos..
Pero no tiene que ser así. Si lo diseñas bien y lo haces lo suficientemente atractivo, una intranet puede ser una excelente manera de iniciar conversaciones. La clave es facilitar que las personas publiquen sus propios comentarios y artículos, y alentar el uso al principio, para que aumente la masa crítica. Si la gente ve que se están llevando a cabo conversaciones interesantes, lo convertirán en un lugar que visitarán todos los días. Si ven contenido obsoleto y de arriba hacia abajo, lo marcarán y rara vez regresarán..
La firma de software Dex Media, por ejemplo, creó una intranet llamada The Buzz, en la que es fácil comentar y hacer preguntas. Su vicepresidente de comunicaciones corporativas le dijo a Interact Intranet:
"Ahora, los empleados de toda la empresa tienen una voz y un lugar donde pueden compartir sus ideas y opiniones ... Las personas están creando equipos y sitios de proyectos, comentando publicaciones y haciendo preguntas, y estamos desarrollando una estrategia más contemporánea, empresarial y avanzada. buscando cultura empresarial como resultado ".
Si no desea invertir en la construcción de una intranet, puede lograr un efecto similar con el software de nube y la tecnología de chat..
Aquí, en Envato Tuts +, por ejemplo, tenemos un equipo repartido por todo el mundo, desde Florida hasta Tailandia. Usamos Slack para conversaciones informales agrupadas por temas e intereses, y aplicaciones basadas en la web como Trello y Basecamp para proyectos y colaboración más formales. Y la gente también usa Google Docs y otras ofertas basadas en la nube para compartir información fácilmente.
Hay muchas otras opciones, por supuesto, por lo que es solo una cuestión de encontrar lo que funciona para su negocio y alentar la comunicación. Echa un vistazo a este resumen curado para más posibilidades:
Las reuniones y la capacitación cara a cara también pueden ayudar a las personas a mantenerse al día. Puede programar sesiones de capacitación para un empleado de un área para informar a las personas en otra. Por ejemplo, un vendedor puede realizar una sesión de capacitación para quienes desempeñan una función de gestión de productos, informándoles sobre los comentarios que obtienen de los clientes potenciales y las tendencias que ven en la industria. Esa perspectiva podría ser valiosa para aquellos con menos contacto directo con el cliente, y podría contribuir a un desarrollo de productos más exitoso.
Tener una documentación sólida de las políticas de la compañía es otra herramienta de comunicación importante: puede ayudar a los empleados a saber cómo hacer las cosas sin tener que perder tiempo preguntando. Un manual del empleado es una gran herramienta para esto. Tenemos tutoriales sobre capacitación y sobre manuales para empleados en otras partes de esta serie:
Cada empresa exitosa tiene sus propios valores y objetivos. Ya sea que los hayas expresado claramente o no, existen: tu empresa existe para un propósito en particular (¡más allá de simplemente ganar dinero!), Y tienes una cierta forma de hacer negocios que es distinta de las demás..
Es importante que todos los empleados estén en la misma página con respecto a los valores y la misión de la compañía, pero esto puede perderse fácilmente en la vida laboral cotidiana, especialmente cuando comienza a crecer..
Si desea comunicar sus valores de manera efectiva y auténtica, por supuesto, primero deberá ser claro al respecto. Si necesita ayuda con eso, vea los siguientes tutoriales:
Luego comienza el proceso de lo que este excelente artículo de Harvard Business Review llama "vender la marca desde adentro".
Lo que me gusta de esta formulación es que alienta a los empresarios a abordar las comunicaciones de los empleados de la misma manera que lo hacen con el marketing externo. Los objetivos, después de todo, son similares tanto para los empleados como para los clientes: promover una visión positiva de la marca de la empresa y lograr mayores niveles de compromiso y lealtad.
Los dueños de negocios a menudo dan ese compromiso y lealtad por sentado con sus empleados, o tal vez creen que debería venir automáticamente a cambio de proporcionar un cheque de pago, pero ese no es el caso. Encuesta tras encuesta muestra que grandes secciones de la fuerza laboral están desconectadas de sus trabajos y planean irse. Con los empleados, al igual que con los clientes, el compromiso y la lealtad deben ser ganados.
El artículo de HBR incluye algunos grandes ejemplos de cómo las empresas lo han hecho. Se basan principalmente en grandes empresas, pero las pequeñas empresas podrían hacer cosas similares, por lo que recomiendo leerlo para obtener algunas ideas..
Por ejemplo, algunos ejecutivos de Nike recibieron el título de "narrador corporativo" y se les alentó a contar historias que ilustren el valor clave de la empresa Simplemente hazlo:
“El cofundador de Nike, Bill Bowerman, en un esfuerzo por construir un mejor zapato para su equipo, vertió caucho en la plancha de gofres de la familia, dando origen al prototipo de la famosa suela de gofres de Nike. "Al hablar de estos movimientos creativos, la compañía espera mantener vivo y bien el espíritu de innovación que caracteriza a sus campañas publicitarias".
Por supuesto, la mejor manera de reforzar los valores de la empresa no es hablar de ellos sino vivirlos. El artículo también cita Quality Bicycle Products, con sede en Minnesota, que se compromete a proteger el medio ambiente. Los empleados que viven a menos de diez millas de la compañía reciben un crédito diario de $ 2 por andar en bicicleta, compartir el automóvil o tomar un autobús para ir al trabajo. Eso es valores en acción..
La comunicación es una calle de doble sentido. Además de comunicarse con sus empleados, debe alentarlos a comunicarse con usted, tanto sobre cómo se sienten en su trabajo como sobre información o ideas importantes sobre el negocio..
El uso de algunas de las estrategias que acabamos de mencionar, como el software colaborativo y las herramientas de chat, ayudará en cierta medida. Pero incluso en las pequeñas empresas, las personas pueden tener miedo de decir lo que piensan sobre temas delicados en foros públicos o frente al jefe..
Así que las encuestas de empleados regulares son una necesidad. Es mejor que un consultor externo realice las encuestas, por dos razones:
Con una pequeña empresa con pocos empleados, es posible que tenga que esforzarse más para asegurarse de que las personas aún no puedan ser identificadas. Un consultor puede ayudar con eso. También considere vincular los resultados con algún punto de referencia, como una organización externa como Great Place to Work. Eso puede ayudarlo a ver dónde se encuentra bien y dónde debe trabajar más. Hacer encuestas regularmente y mantener la coherencia en las preguntas también puede ayudarlo a detectar tendencias a lo largo del tiempo.
Como propietario de una pequeña empresa, no hay excusa para no reunirse regularmente con sus empleados. Incluso el CEO de Facebook, Mark Zuckerberg, se reúne regularmente con empleados de nivel básico en las llamadas "Reseñas de Zuck".
Aún mejor que una revisión formal, sin embargo, es una reunión informal. Zuckerberg es un fanático de las reuniones ambulantes, junto con otras luminarias tecnológicas como Steve Jobs y Jack Dorsey. Las personas a menudo pueden relajarse y sentirse libres para decir lo que piensan cuando caminan al aire libre en lugar de sentarse en un escritorio o alrededor de una mesa de conferencias..
Entonces, aunque esté ocupado, programe un tiempo con cada empleado con la frecuencia que pueda. Aunque hemos hablado sobre algunas soluciones tecnológicas a gran escala, una simple conversación cara a cara puede ser la forma más efectiva de comunicación. Al principio, puede parecer que se ha perdido, pero si lo hace con regularidad, podrá generar un nivel de confianza que alentará a los empleados a abrirse con usted y hablar libremente..
En una empresa grande, una función importante del departamento de recursos humanos es resolver los conflictos entre los empleados y tratar las quejas. Si un empleado se siente tratado injustamente, o si dos miembros del personal simplemente no pueden resolver sus diferencias, necesitarán una vía adecuada para resolver el problema.
Como propietario de una pequeña empresa, esas cosas pueden terminar siendo su responsabilidad, así que a continuación se presentan algunas de las mejores prácticas:
Primero, necesitas tener un plan. El conflicto surgirá de vez en cuando en cualquier organización, incluso si la cultura del lugar de trabajo es generalmente saludable, por lo que debe tener un método para enfrentarlo. Si su empresa es demasiado pequeña para tener un representante de recursos humanos, es posible que tenga que intervenir, pero también mirar alrededor de la empresa para identificar a otras personas que puedan tener las habilidades para actuar como mediadores eficaces..
Luego establecer un proceso de resolución de conflictos. La siguiente lista de verificación del departamento de Recursos Humanos de la Universidad de California, Berkeley, proporciona un excelente punto de partida:
Trate de fomentar patrones de comunicación saludables pidiéndoles a las personas que mantengan personalidades y emociones fuera de él y trate de describir los problemas y las consecuencias de manera objetiva, sin hacer acusaciones..
El conflicto puede ser difícil de tratar, tanto para los involucrados como para los que intentan mediar. Pero, si no se resuelve, puede llevar a resentimientos acumulados y un ambiente de trabajo envenenado..
Consulte el artículo de Berkeley para obtener más detalles, así como esta publicación sobre el uso del "lenguaje de jirafa" de nombre extraño pero poderoso para desactivar el conflicto. Si las cosas se ponen tan mal que siente que no puede lidiar con eso, o si la situación exige un nivel de imparcialidad que no puede proporcionar, considere la posibilidad de recurrir a un mediador o árbitro externo..
En este tutorial, ha aprendido cómo mejorar la comunicación de los empleados en su pequeña empresa. Ha visto algunos ejemplos de negocios exitosos y ha aprendido sobre algunas técnicas que puede utilizar en su negocio hoy..
Ya sea que termine confiando en herramientas de software, encuestas, boletines informativos, reuniones cara a cara o una combinación de todas ellas, puede poner su propio sello en ellas y crear algunas de las mejores prácticas por su cuenta. Después de todo, la comunicación es mejor cuando es auténtica, así que haz lo que te parezca auténtico..
El siguiente paso en esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas es un vistazo a algunos de los requisitos importantes de recursos humanos para pequeñas empresas. Luego veremos otros temas, como los peores problemas de recursos humanos y las mejores soluciones de software de recursos humanos. Así que estad atentos!
Accentsconagua