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Cuando agrega un nuevo empleado a su compañía o un nuevo miembro de su equipo, no puede esperar que ellos sepan todo desde el primer día. Y aunque sin duda debería tomarse el tiempo para capacitarlos, el tiempo siempre es escaso para la capacitación..
Por eso se desarrollan empresas de todos los tamaños. procedimientos operativos estándar, o SOPs. Estos documentos de procesos cruciales contienen instrucciones necesarias sobre cómo completar procesos críticos en una empresa. Los procedimientos operativos estándar de escritura aseguran que una empresa pueda seguir funcionando sin problemas a medida que los empleados van y vienen.
Los procedimientos operativos estándar crean continuidad en los negocios. Los empleados, los clientes y el lugar de trabajo cambiarán. Los SOP se asegurarán de que un conjunto estándar de tareas pueda continuar completándose mientras que todos los turnos.
En este artículo, vamos a hablar sobre la importancia de los procedimientos operativos estándar y cómo desarrollarlos. Vamos a bucear en.
Entonces, ¿qué es un SOP? ¿Y por qué debería implementar SOPs en su negocio??
Un SOP, o procedimiento operativo estándar, es simplemente una documentación de cómo funciona un proceso. Los SOP funcionan mejor como una lista paso a paso de procedimientos que cualquiera puede seguir con un poco de capacitación.
Las empresas desarrollan SOP por diversas razones. Una de estas razones es que los SOP ayudan a reducir el tiempo de capacitación para los nuevos miembros del equipo. Dales un SOP bien construido, y tendrán una ventaja considerable en completar la tarea en cuestión.
Una vez que se haya completado toda la capacitación y la incorporación de recursos humanos, un SOP bien escrito puede servir como el primer punto de introducción para los nuevos miembros del equipo.
Una de las razones más importantes para redactar procedimientos operativos estándar es garantizar la continuidad. ¿Alguna vez ha trabajado con alguien que fue crucial para el éxito del equipo debido a su conocimiento y experiencia? He visto a este tipo de personas abandonar las empresas muchas veces, y el proceso se rompe y no se puede completar.
Ciertamente no hay reemplazo del talento superior fácilmente, seguro. Pero los SOP son una buena cobertura que ayuda a garantizar que las tareas cruciales aún se completen, incluso si los miembros clave cambian de rol o se van para nuevas oportunidades. Incluso cuando los miembros del equipo cambian, un SOP bien creado garantizará que otros empleados puedan completar la tarea.
Los SOP también actúan como una importante protección legal para una empresa. El hecho del asunto es que operamos en un ambiente litigioso que está lleno de demandas. Asegurarse de que los procesos críticos estén documentados y revisados por los empleados puede proporcionar una capa de protección para una empresa.
Los SOP aseguran que una empresa pueda seguir funcionando sin problemas. (Fuente de imagen: Elementos de Envato)Pero, los procedimientos operativos estándar no son solo para las grandes compañías Fortune 500. En mi práctica independiente, he desarrollado POE que me ayudaron a subcontratar ciertas partes de mi negocio. Eso incluye tareas que prefiero no hacer, como enviar las facturas de mis clientes o incluso editar un documento para su publicación..
Seamos realistas: si no tiene un proceso documentado, no tiene un proceso. Tienes algunos pasos que a veces realizas al azar. Los procedimientos operativos estándar son solo eso, estandarizados. Pueden ser entregados a otros sin que el proceso se descomponga..
Por encima de todo, los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas deben considerar la creación de POE para que su práctica pueda crecer.
Es probable que no haya iniciado su pequeña empresa con el único propósito de crear facturas. Salió y comenzó a ofrecer sus servicios debido a la pasión que tiene por su trabajo, no por todas las cosas administrativas que lo acompañan..
Pero también sabe que no puede simplemente descuidar estos procesos comerciales. La facturación, por ejemplo, es crucial para mantener su negocio y continuar su trabajo creativo. Esta es la tarea ideal que debe tener un SOP creado para que pueda ser subcontratado o manejado por otros.
Pasar de ser una práctica creativa de una sola persona a un negocio en crecimiento y próspero requiere implementar estos procesos escalables que puede subcontratar o entregar a otros miembros del equipo..
Estoy seguro de que nadie se emociona con la idea de escribir SOP. Pero hacer crecer su práctica consiste en poner en práctica sistemas escalables que puedan crecer con su carga de trabajo. Parte de eso es desarrollar SOP para estos procesos críticos para el negocio. Hablemos de cómo construirlos..
Escribir procedimientos operativos estándar no es solo para grandes corporaciones. Cualquier negocio que busque expandirse más allá de su nivel actual necesita SOP para escalar.
Usemos el ejemplo que mencioné anteriormente, cómo facturar a mi empresa, como un ejemplo de cómo escribir un SOP.
Los procedimientos operativos estándar pueden tomar algunas formas, pero quizás el formato más popular sea un documento de texto que incluya una lista paso a paso para seguir. Construyamos un ejemplo de un SOP (procedimiento operativo estándar) para emitir facturas a los clientes al final del mes.
Es difícil obtener la aceptación de hacer SOP si el lector o el preparador no entienden por qué el trabajo es importante. Por eso siempre empiezo con por qué.
Para mi ejemplo de procedimiento operativo estándar, lo mantendré simple. El propósito de crear facturas es simple: ¡recibir el pago! Incluir eso como el razonamiento ayudará a cualquiera a saber que este proceso es importante y que es vital realizarlo cada mes.
Un documento de texto simple como este debe abrirse con una breve descripción del proceso y por qué es importante para la empresa..Además, asegúrese de incluir algunos detalles administrativos sobre quién debe mantener el SOP. Eso identifica quién trabajará en ello..
¿Dónde encaja el proceso documentado en la imagen general del negocio? ¿Cuándo se debe realizar y qué otros pasos se requieren antes de que se pueda completar? Muchos procesos dependen de otros pasos, así que asegúrese de que esto se capture.
Asegúrese de documentar la parte del proceso "Cuándo completar" para que todos entiendan cuándo poner en movimiento el SOP.. ¿Cuándo se realiza la tarea y con qué frecuencia se realiza? Estos son todos los detalles que deben ser capturados en un SOP para que otros puedan seguirlos..
Ahora, hemos llegado a la parte más importante del proceso de creación de SOP: pasos simples que cualquiera puede seguir.
Documentar los pasos involucrados en el proceso. Hazlos lo más simples posible. Para mí, me resulta más fácil escribir una lista de pasos de SOP mientras realizo la tarea para que no se olvide nada.
Cree pasos simples que cualquiera pueda seguir para que el procedimiento operativo estándar sea repetible.Es posible que deba incluir condicionales en su lista. Está bien comenzar con un paso con "si ...", siempre y cuando abordes el escenario.
Muchos SOP se beneficiarán de capturas de pantalla que ilustran los pasos individuales de un proceso. En particular, si le pide al usuario que use una aplicación específica o un sistema de gestión de proyectos, ayuda
Para mí, normalmente uso Trello para mi práctica independiente. Las capturas de pantalla que incluiría un SOP incluirían recorridos de cómo realizar una tarea en Trello, por ejemplo. Tenga en cuenta que es posible que el usuario nunca haya usado el sistema, por lo que más detalles son siempre útiles.
Esta es la mejor manera de probar la viabilidad de sus procedimientos operativos estándar: intente entregarlos y ver si se rompen.
Sé que cuando escribo procedimientos operativos estándar, soy culpable de olvidar la perspectiva del principiante. Probablemente he estado haciendo la tarea durante tanto tiempo que he olvidado cómo es comenzar sin conocer el proceso..
Es por eso que las pruebas son tan importantes. Tienes que poner los SOP en acción para ver si otros los entienden. Entréguelo a un profesional independiente u otro miembro del equipo para ver si tiene sentido para alguien nuevo.
Después de haber desarrollado los SOP, ha llegado a la parte más importante del proceso: distribuirlos y hacerlos útiles. Demasiados equipos ven la creación de SOP como un proceso único que no necesita un mantenimiento regular. La documentación bien creada no es útil a menos que sea distribuida y utilizada.
Primero, es crucial que tenga un lugar donde pueda almacenar los SOP para que todos los que se verán afectados puedan acceder a ellos. Esto podría ser un recurso compartido de Dropbox, una unidad de red compartida o incluso una página de intranet.
Por encima de todo, los SOP deben ser accesibles y almacenados en un solo lugar. He visto que se vuelven inútiles porque todos comienzan a mantener copias separadas del archivo y pronto se desincronizan. Asegúrese de que todos estén trabajando desde la misma copia maestra para que los SOP mantengan la utilidad para la que fueron diseñados..
He trabajado en muchas situaciones donde escribir documentación y SOP es un proceso de una sola vez. Se produce un gran impulso desde la administración superior para documentar los procesos activos, y el equipo pasa muchas horas documentando procedimientos operativos estándar..
Seis meses después, los procesos están evolucionando y cambiando. Y los SOP se quedan atrás, no se actualizan para coincidir con la realidad del nuevo proceso. Muy pronto, nadie está usando los SOP porque no son representativos de cómo funciona el proceso.
Para combatir esto, debe actualizar periódicamente los SOP para que no se desincronicen demasiado. Es crítico que los procedimientos operativos estándar sean revisados regularmente por el mantenedor.
Cada SOP debe tener un propietario del proceso que sea responsable de actualizarlo y editarlo periódicamente para asegurarse de que coincida con el proceso actual. Esta es la única forma en que los SOP mantienen su utilidad y son utilizados por su equipo..
Los screencasts son uno de mis formatos favoritos para la enseñanza, y también funcionan muy bien para documentar procesos..
Es posible que no hayas oído hablar de screencasts, pero estoy seguro de que los has visto en acción. Un screencast es solo una grabación de una pantalla digital, normalmente con anotaciones y narración de voz en off para agregar detalles adicionales.
Un screencast es la manera perfecta de ilustrar un concepto al ver a un experto realizar una tarea.Pruebe una plataforma de captura de pantalla como Screenflow o Camtasia para grabar un proceso. Incluso si solo complementa un SOP escrito, puede agregar otro ángulo que sea más ilustrativo que las instrucciones escritas..
Las llamadas, por ejemplo, pueden ilustrar y resaltar elementos específicos en el video. Consulte el tutorial a continuación para ver un ejemplo de cómo puede usar una anotación en Screenflow para crear llamadas muy específicas para obtener más detalles..
Una de las otras razones por las que los screencasts funcionan bien es que puede agregar detalles adicionales que no se ajustan a un formato escrito. Me gusta crear instrucciones "condicionales" en screencasts. Por ejemplo, puede ilustrar opciones como "si la situación es A, haga clic en esta opción; si la situación es B, haga clic en esta opción".
Screencasts pueden servir como SOPs propios. Descubrí que son una de las formas más efectivas de enseñar a otros. Eso los hace un ajuste ideal para crear procedimientos operativos estándar porque crean una comprensión instantánea para el revisor.
Si tiene aspiraciones de crecimiento para su pequeña empresa o práctica independiente, necesita sistemas y pasos que lo ayuden a escalar. Acabamos de explorar la pregunta de qué es un SOP. También has aprendido la definición de SOP. Además, has aprendido a escribir un SOP.
Poner en práctica sistemas eficientes asegurará que pueda agregar empleados adicionales a su equipo o realizar más trabajos a medida que subcontrata. Echa un vistazo a estos tres excelentes tutoriales de procesos empresariales para obtener más información:
¿Qué sistemas tiene implementados para documentar y hacer crecer su negocio? Asegúrate de avisarme con un comentario en este tutorial..
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