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Hasta ahora, en esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas, hemos examinado temas importantes de recursos humanos como contratación, capacitación y comunicación..
Pero también hay algunos requisitos básicos que debe cumplir como propietario de una pequeña empresa o funcionario de recursos humanos. Cuando las personas vienen a trabajar para usted, es su responsabilidad proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable, cumplir con las leyes laborales pertinentes en su país, mantener buenos registros y pagar salarios y beneficios de manera rápida y eficaz..
¿Conoce los requisitos de recursos humanos de la pequeña empresa para cuidar adecuadamente de sus empleados? (fuente de la foto)En este tutorial, profundizaremos en estos temas y le mostraremos cómo cumplir con estos importantes requisitos de recursos humanos en su pequeña empresa. Puede que no sean las cosas más emocionantes que hará en su pequeña empresa, pero son fundamentales si desea tener empleados felices y productivos, y evitar algunos dolores de cabeza organizativos o legales en el futuro..
Nota: Cuando estés leyendo este tutorial, ten en cuenta que está dirigido a una audiencia global. Las leyes de empleo y otras regulaciones varían ampliamente según el país en el que se encuentre y, a veces, existen regulaciones locales que debe conocer en su ciudad, estado, provincia, etc. Por lo tanto, aunque vamos a ver algunos ejemplos generales aquí. , en su mayoría de acuerdo con las regulaciones de los EE. UU., asegúrese de verificar su situación local y, idealmente, obtenga asesoría legal profesional para asegurarse de que cumple con todas las leyes relevantes en su área.
Si cree que la seguridad laboral o las normas de "salud y seguridad" son solo una molestia de la burocracia gubernamental, aquí hay una estadística sorprendente para usted: solo en 2015, en los Estados Unidos, 4.836 empleados murieron a causa de lesiones sufridas en el lugar de trabajo. (¿Se pregunta sobre el número de casos no fatales? Son 2,9 millones.)
Deja que esos números se hundan por un tiempo.
Debe quedar claro, entonces, que su primera y más importante responsabilidad como propietario de una pequeña empresa es mantener seguros a sus empleados. Entonces, en esta primera sección, veremos algunos principios básicos de seguridad ocupacional..
Nota: Estoy basando gran parte de esta información en los consejos de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de los EE. UU. Manual de la pequeña empresa. El libro en sí tiene muchos más detalles, y es gratis leerlo en línea o descargarlo en PDF, así que recomiendo que lo veas..
Comience por analizar su lugar de trabajo y los procesos que deben seguir sus empleados. Busque posibles peligros y haga un inventario completo.
Algunos lugares de trabajo son, evidentemente, más peligrosos que otros: los riesgos en un sitio de fabricación donde los trabajadores manejan productos químicos tóxicos y maquinaria pesada son más fáciles de ver que los de una oficina, por ejemplo. Pero en cualquier lugar de trabajo, las cosas pueden salir mal..
Cada año, en los EE. UU., Por ejemplo, 27 personas mueren y más de 10,000 resultan heridas por los ascensores. Miles de personas se lesionan, a veces con seriedad, al tropezar con cables sueltos, cajones abiertos de la mesa, objetos dejados en los pasillos, etc. Las estaciones de trabajo y las sillas de oficina mal diseñadas pueden dejar a los empleados vulnerables al dolor de espalda, lesiones por movimientos repetitivos y otras enfermedades graves. Un edificio viejo o mal mantenido puede crear cualquier número de peligros, desde cableado defectuoso hasta baldosas sueltas en el techo..
Así que empieza por compilar una lista de peligros potenciales. Es posible que un profesional con experiencia en salud y seguridad visite su lugar de trabajo y realice una encuesta gratuita como parte de un programa gubernamental subsidiado. O podrías pagar por un consultor privado para que lo haga..
Aliente a los empleados a que le avisen sobre cualquier cosa que vean en sus trabajos que sea potencialmente insegura; son el mejor recurso para ayudarlo a compilar el inventario de seguridad inicial y luego mantenerlo actualizado..
Una vez que haya evaluado los riesgos, intente eliminar todos los riesgos que pueda y donde no pueda eliminarlos, al menos trate de controlarlos y reducir sus probabilidades..
Por lo general, esto implica establecer procedimientos particulares que todos los empleados deben seguir (p.ej. Cuando esté utilizando esta máquina, debe usar protección para los ojos y verificar que el cierre de seguridad esté funcionando correctamente.). Luego, asegúrese de que todos conozcan los procedimientos, que estén debidamente documentados y que haya carteles o carteles para recordar a las personas..
Aquí hay algunos otros pasos importantes:
El siguiente tutorial puede ser útil:
La identificación de los riesgos y la implementación de controles es excelente, pero ¿qué sucede si sus empleados aún no siguen los procedimientos correctos? Es fundamental que todos tomen en serio la seguridad en el lugar de trabajo, y puede establecer ese tono por sus propias acciones.
Demostrar su compromiso con la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo alentará a su personal a tomar el tema en serio también, y puede ayudar a evitar accidentes. Además de eso, muestra que los valoras a ellos y a su bienestar físico, por lo que envía un mensaje poderoso que puede mejorar su felicidad general y la satisfacción en el trabajo..
Así que cree una política clara sobre seguridad y salud en el lugar de trabajo y publíquela de manera destacada en la oficina y en el sitio web de la intranet o de la empresa. Organice reuniones para comunicar la política en persona y responsabilice a los gerentes y empleados por su cumplimiento.
Siga revisando y actualizando su política y procedimientos con regularidad, alentando las opiniones y sugerencias de los empleados. Y si requiere que las personas realicen un trabajo adicional para garantizar que se sigan los procedimientos, asegúrese de que tengan el tiempo y los recursos para hacerlo de manera efectiva..
Seguir todos estos pasos no lo inmunizará de los accidentes de trabajo, pero ayudará a reducir su probabilidad y creará un ambiente de trabajo más seguro para todos..
Las leyes de empleo son una parte clave de los requisitos de recursos humanos de las pequeñas empresas y pueden ser muy complejas. Estas leyes rigen también a las pequeñas empresas, por lo que debe estar al día y asegurarse de cumplir con todas las regulaciones. Una vez más, veremos algunos ejemplos generales aquí basados en las leyes de EE. UU., Pero asegúrese de verificar la situación de su propio negocio y de obtener asesoramiento legal individual si es posible..
Una de las formas más comunes de la ley de empleo se ocupa del tema de la igualdad de oportunidades. Esencialmente, no debe discriminar en sus prácticas de contratación según el género, la raza, la religión, el origen nacional, la edad, la discapacidad, etc. Y debe tener políticas claras para protegerse contra la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo. También es posible que se le solicite que coloque avisos en el lugar de trabajo para informar a los empleados sobre sus derechos y su cumplimiento de las leyes pertinentes..
Algunos ejemplos de las leyes que afectan a esta área en los EE. UU .:
Los trabajadores en muchos países tienen el derecho de organizarse y negociar colectivamente o afiliarse a un sindicato. A menudo tienen derecho a que se les pague horas extras si trabajan horas extras, y que tengan un cierto número de recesos laborales durante el día..
Es posible que existan reglas sobre cuánto tiempo de vacaciones u otros beneficios debe proporcionar, y si proporciona vacaciones pagadas y los empleados no lo utilizan, es posible que tenga que pagarles el equivalente monetario. Y hay muchos más derechos, grandes y pequeños, por los cuales los trabajadores han luchado durante años y han sido codificados en la ley..
A veces hay excepciones, por ejemplo, en los EE. UU., Los trabajadores asalariados generalmente están exentos de las leyes sobre horas extras y descansos laborales, y los contratistas independientes están exentos de muchas de las reglas que se aplican a los empleados permanentes. Pero debes tener cuidado con la forma en que clasificas a las personas, porque también hay reglas sobre eso, y es fácil deshacerte de ellas..
Además, no se olvide de cosas como el permiso parental y el permiso médico. Debe permitir que los empleados tomen un descanso de acuerdo con las leyes de su país y asegurarse de que su trabajo todavía esté disponible para ellos cuando regresen..
Cubrimos los principios de seguridad en el lugar de trabajo en la última sección, pero también puede haber leyes y regulaciones específicas que debe cumplir y carteles que debe mostrar en el lugar de trabajo. Así que además del trabajo que realiza para proporcionar un lugar de trabajo seguro, asegúrese de estar siguiendo todas las reglas relevantes también..
Archivar no es la tarea más emocionante que harás, pero es importante. La buena noticia es que los requisitos son bastante simples: solo necesita mantener un archivo (o archivos, como veremos en un minuto) para cada empleado, que contiene información importante sobre su empleo. Y, lo más importante, deberá mantener estos archivos muy seguros, ya que contienen información confidencial..
Idealmente, tendrá dos archivos separados para cada empleado: uno para información general de empleo y otro para información médica. (Y en algunos países, es posible que también deba mantener registros relacionados con la inmigración). Esto es lo que debe incluir en cada uno:
Este archivo recopila toda la información relacionada con un empleado en particular en un solo lugar. Puede iniciarlo cuando los contrate, ingresando su currículum y cualquier documento o formulario de contratación que hayan firmado..
Luego puede agregar documentos a medida que avanza, como:
Si un empleado tiene una condición médica o discapacidad que afecta su trabajo, es posible que deba mantener registros médicos, pero debe siempre Manténgalos en un archivo separado en un lugar muy seguro.
Esto se debe a que la información médica es muy personal, y alguien que necesite acceder al archivo general del empleado no debe ver sus registros médicos. De modo que mantenga esta información en un archivo separado y sea muy estricto acerca de quién puede acceder a este archivo y por qué.
En algunos países, es posible que deba conservar un comprobante de la elegibilidad de un trabajador para trabajar en el país. En los EE. UU., Por ejemplo, esto se llama Formulario I-9. Debido a que los funcionarios de inmigración pueden solicitar la verificación de estos formularios, debe mantenerlos separados de la otra información del empleado, de modo que pueda proporcionarlos al gobierno sin dar acceso a todos los datos personales del empleado..
Otro requisito básico de recursos humanos para todas las pequeñas empresas es pagar a las personas a tiempo y proporcionar beneficios relevantes. Ya vimos cómo establecer las tasas de pago y los beneficios anteriormente en esta serie, pero una vez que lo haya hecho, debe asegurarse de hacer la mecánica de los mismos correctamente..
En primer lugar, eso significa pagar a las personas a tiempo, sin importar qué. Como descubrimos en mi tutorial de flujo de efectivo, las pequeñas empresas a menudo luchan con un flujo de efectivo suficiente, pero si lo maneja con cuidado y hace pronósticos precisos, puede asegurarse de que siempre tenga suficiente a mano. Y si necesita retrasar algún pago, los salarios de los empleados no son los que deben meterse. Pagar a alguien tarde le dice que no es respetado y / o que el negocio está en serios problemas. De cualquier manera, es una forma segura de actualizar su CV y buscar un nuevo trabajo..
Pero más allá de eso, también debe asegurarse de calcular la cantidad correcta, hacer las deducciones fiscales correctas, mantener y proporcionar los registros correctos, presentar los formularios correctos ante las autoridades fiscales, etc..
También debe estar al tanto de los beneficios: darles a los empleados la información correcta y facilitarles el acceso a sus beneficios, y hacer un seguimiento de, por ejemplo, cuántos días de vacaciones ha tomado cada persona de su derecho general. Donde los beneficios son proporcionados por un tercero, como una compañía de seguros de salud, debe asegurarse de que todas las personas inscritas estén inscritas, que todo funcione sin problemas y que las personas puedan acceder a la ayuda que necesitan..
Para obtener más información sobre cómo ejecutar la nómina de manera efectiva, consulte el siguiente tutorial:
En este tutorial, ha visto cómo cumplir con algunos requisitos importantes de recursos humanos (HR) para su pequeña empresa. Ha aprendido cómo mantener seguros a sus empleados, cómo mantenerse al tanto de las leyes y regulaciones de empleo, cómo mantener buenos registros y cómo proporcionar pagos y beneficios de manera eficiente.
En el siguiente tutorial de esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas, aprenderá cómo lidiar con ese dilema que ningún propietario de una pequeña empresa quiere enfrentar: cuando un empleado clave quiere renunciar. Te veo pronto!
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