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Así que has encontrado un cliente, has completado algún trabajo y ahora es el momento de que te paguen. ¡Genial! Esa es la mejor parte.
La facturación, sin embargo, puede ser un proceso desalentador la primera vez. Es posible que le respondan una serie de preguntas, como por ejemplo: ¿Qué aspecto tiene una factura profesional? ¿Cómo puedes crear uno? ¿Qué información debes incluir??
Entonces, en este tutorial, comenzaré desde el principio y lo guiaré a través de los pasos básicos para crear una factura profesional. Para empezar, definiré una factura y luego repasaré la información clave que siempre debe recordar incluir. Terminaré hablando sobre el aspecto de su factura y le presentaré algunas plantillas y aplicaciones útiles que puede usar..
Antes de comenzar el tutorial, si está buscando una plantilla de factura que tenga todos los componentes de una factura profesional incorporada, examine nuestra colección de plantillas de factura para encontrar la adecuada para sus necesidades comerciales.
Ahora comencemos con la primera parte: ¿Qué es exactamente una factura??
Para entender qué es una factura y para qué sirve, veamos un ejemplo de la vida cotidiana..
Digamos que vas a cenar a tu pizzería local. Come al máximo, y al final de la comida, el mesero te trae la cuenta (o si estás en los EE. UU., Recibirás el cheque, ¡es lo mismo!).
La factura / cheque enumera todo lo que el restaurante le dio, el precio de cada artículo y el total de lo que debe. Cuando el camarero le entrega la cuenta, es una forma educada de decir: "Usted nos ha comprado todas estas cosas. Ahora es el momento de que pagues por ellos ".
Una factura es exactamente lo mismo. Has hecho un trabajo para un cliente y ahora necesitas que te paguen. Así que enumera todo lo que ha hecho, detalla los precios y proporciona el monto total que el cliente le debe.
Debido a que es probable que no esté entregando la factura a un cliente directamente y espere dinero en efectivo en su mano, la factura también debe incluir otra información, como cómo realizar un pago, dónde enviarla, cuándo enviarla, etc. Iré a través de todo eso en la siguiente sección. Pero como definición básica, es útil pensar que una factura es como una factura por los servicios que ha prestado.
Plantilla de factura limpia y profesional de GraphicRiver.El propósito principal de una factura, entonces, es pedir dinero, pero también sirve para otros propósitos..
Por un lado, actúa como un registro de la transacción para ambas partes. Como mencioné en mi guía de contabilidad básica, querrá aferrarse a las facturas como prueba del trabajo que realizó y la cantidad que le cobró, tanto para fines de impuestos como en caso de que el cliente vuelva luego con consultas o solicitudes para nuevo trabajo. La prueba de pago también es importante, pero es la factura la que desglosa los detalles de lo que se hizo y cuánto cuesta. Tu cliente querrá recibir una factura por razones similares..
Una factura también es importante para definir las condiciones de pago: cuando espera el pago, qué sucede si el pago se retrasa, y así sucesivamente. Hay muchas formas diferentes de solicitar un pago, y profundizaré en aquellas en mi próximo tutorial. Sin embargo, independientemente de los términos de pago que elija, la factura es importante para definirlos claramente desde el principio (lo más importante es la fecha de vencimiento) y evitar demoras y confusiones innecesarias..
Y finalmente, una factura rápida y bien formateada sirve para el propósito secundario de impresionar a su cliente. Demuestra que eres organizado, eficiente y profesional. Hace que sea más probable que le paguen rápidamente, y la buena impresión que cree puede incluso ayudarlo a obtener más negocios de ese cliente en el futuro.
Si desea recibir el pago puntualmente, es crucial que su factura incluya toda la información correcta. Si no lo hace, el cliente tendrá que consultarlo, y podría provocar demoras que le costarán dinero. Una encuesta encontró que el 25% de las pequeñas y medianas empresas tenían un retraso de al menos $ 5,000 por mes debido a errores de facturación.
Entonces, en esta sección, enumeraré toda la información clave que debe incluir una factura profesional. Dependiendo de la industria en la que trabaje y del tipo de trabajo que realice, puede haber algunas cosas en particular que necesite o desee agregar, y eso está bien. Esta es una lista de verificación de artículos básicos que todas las facturas deben incluir, y siempre puede agregar elementos adicionales según sus necesidades particulares.
Por ahora, no se preocupe por dónde debe ir cada elemento, eso quedará claro cuando hablemos sobre el formato en la siguiente sección..
Cualquier factura debe incluir el nombre de su empresa, dirección, número de teléfono, correo electrónico, sitio web y logotipo. (Y si usted es parte de una compañía más grande, brinde detalles de contacto específicos para la persona dentro de la compañía a la que el cliente debe contactar con cualquier consulta)
¡No olvides nombrar a tu cliente! Puede parecer obvio ya que se los está enviando, pero recuerde que esto también es un registro formal de la transacción, y que el nombre y la dirección del cliente deben aparecer en ella..
Cree un número de referencia para poder identificar fácilmente la factura correcta en caso de consultas. Realmente no importa cuál es este número; a menudo baso el mío en la fecha, por ejemplo. 08122015 (8 de diciembre de 2015). También puede simplemente numerar sus facturas secuencialmente, comenzando desde un número aleatorio (¡o desde 0001 si no le importa mostrar su falta de experiencia!).
Cualquiera que sea el sistema de numeración que utilice, solo asegúrese de que cada factura que cree tenga un número diferente; si crea dos con números idénticos por accidente, podría generar un mundo de confusión..
Esta es una línea de base importante: establece cuándo envió la factura y cualquier término de pago (por ejemplo, pago dentro de los 30 días) comienza a partir de esta fecha. (Nota: también puede incluir en alguna parte de su factura la fecha en que realizó el trabajo, pero asegúrese de que la fecha de la factura sea más prominente, ya que es más importante para el proceso de pago).
¿Qué tan rápido espera que le paguen? Dentro de los 30 días es bastante común, aunque puede variar ampliamente según el tipo de trabajo, sus necesidades y las expectativas del cliente. Hablaré más sobre esto en mi próximo tutorial, pero por ahora, lo importante es incluir una fecha de vencimiento en su factura.
Esta es la parte importante: cuánto dinero debe el cliente. Debe ser prominente en la factura. También deberá detallar los cargos, como veremos a continuación..
Plantilla de factura comercial, disponible para su compra en GraphicRiver.Cualquier factura debe incluir detalles básicos del trabajo que proporcionó y cuánto está cobrando por cada componente.
La cantidad de detalles que se deben incluir depende de cuán complicado fue el proyecto y de cómo se estructuró el pago. Si se trataba de un proyecto simple con un pago único, una vez finalizado, entonces podría ser solo una línea, como:
Diseño de tarjeta de visita para XYC Corp: $ 500
Pero si completó varios proyectos, o un solo proyecto con muchos componentes o hitos separados, debe enumerar cada uno por separado y mostrar el precio de cada uno. Por ejemplo:
Y si está cobrando por hora, deberá proporcionar detalles completos de las horas que trabajó, su tarifa por hora y mostrar su cálculo del total, como por ejemplo:
Diseño de tarjeta de visita, 10 horas @ $ 50 / hora: $ 500
En última instancia, el propósito es garantizar que su cliente entienda exactamente cómo llega a su monto total adeudado y no tiene ninguna pregunta..
Es como en la pizzería: no quiere recibir una factura que diga simplemente: "$ 50". Usted quiere ver cuánto cuesta cada pizza y copa de vino, para poder sumar todo y sentirse cómodo de que está pagando la cantidad correcta. Por otro lado, no desea ni necesita una factura que se rompa todo: “Haciendo la masa, 50 centavos. Agregando aceitunas, 75 centavos ... "Solo incluya lo que el cliente necesita saber para sentir que sus cargos son justos y precisos.
Los detalles de impuestos varían ampliamente para diferentes partes del negocio y en diferentes partes del mundo, por lo que no puedo cubrir los detalles aquí, pero si necesita cobrar un impuesto sobre las ventas o alguna otra forma de impuesto, definitivamente debe incluirlo en su factura (Es posible que deba incluir también un número de identificación fiscal).
Y si está enviando productos físicos, no olvide cobrar por la entrega como un artículo de línea separado.
¿Cómo debe pagarle el cliente? Es importante especificar esto e incluir cualquier información que el cliente necesite. Por ejemplo, normalmente escribo "Por favor pague con PayPal" e incluyo mi ID de PayPal en la factura. También puede ofrecer múltiples opciones: hay muchos otros procesadores de pagos, y las transferencias bancarias u otras transferencias electrónicas también son una opción..
Solo asegúrese de ofrecer al menos una opción que se use ampliamente: a menos que tenga una relación muy fuerte con un cliente y haga muchos negocios juntos, no es realista esperar que se registren en un procesador de pagos poco conocido solo para ahorrarle pocos dolares en honorarios.
Este último artículo no es obligatorio, pero a menudo es una buena idea incluir términos y condiciones adicionales en su factura, como una forma de alentar el pago anticipado. Por ejemplo, podría ofrecer un descuento para las personas que pagan en los primeros 10 días, o podría imponer intereses o multas por pagos atrasados.
Así que ahora para el formato. ¿Cómo debería ser su factura??
Para entender, volvamos a nuestro ejemplo de pizzería. ¿Qué aspecto tiene la factura en una pizzería??
En verdad, probablemente has visto todo tipo de cosas. Si es un tipo básico de pizzería, puede ser solo una lista escrita en el bloc de notas del mesero en garabatos ilegibles, con el total en la parte inferior con un círculo dentro de la pluma. Si es un lugar con clase, generalmente viene escrito o impreso de manera ordenada, con el nombre, el logotipo y los detalles de contacto del restaurante en la parte superior y un mensaje amistoso de "Gracias" en la parte inferior..
Estoy seguro de que desea que su negocio sea visto como elegante, no básico, por lo que ignoraremos la idea del bloc de notas garabateado. Pero al igual que no hay un formato único para las facturas de pizzería, tampoco hay un formato prescrito para las facturas comerciales. Hay algunos diseños comunes, pero hay una gran variedad de estilos. Los puntos importantes son:
En general, su nombre e información de contacto generalmente aparecen en la parte superior, con el nombre y la dirección del cliente debajo, y el número de factura y la fecha cerca. Luego, los detalles del trabajo ocupan la mayor parte de la página, con el total general en la parte inferior, junto con los demás detalles como impuestos, entrega, opciones de pago, fecha de vencimiento y otros términos.
Pero nada de esto está escrito en piedra. Siempre que incluya claramente toda la información importante, puede utilizar cualquier formato de factura de aspecto profesional que desee.
Plantilla de diseño de factura, disponible en GraphicRiver.Puede comenzar por navegar por una colección de plantillas de facturas profesionales para ver qué hay disponible. Puede refinar su búsqueda con etiquetas como limpio, moderno, corporativo o creativo, y ver cómo varían los diseños..
Otra opción es crear su factura con una aplicación de facturación como Harvest, o software de contabilidad como QuickBooks o FreshBooks. Estas aplicaciones y paquetes de software generalmente tienen algunos buenos formatos integrados.
En este tutorial, ha visto qué es una factura, los elementos clave que debe incluir y cómo debería ser una factura. Ha visto una colección de plantillas que puede usar para crear el formato que desea para su negocio, dependiendo de su marca..
Sin embargo, crear la factura es solo una parte del proceso. Si desea saber cómo manejar cosas como hacer un seguimiento de las facturas impagas y hacer frente a los pagos atrasados, consulte mi guía para recibir el pago a tiempo. Y en un futuro tutorial, entraré en más detalles sobre los términos de pago que puede utilizar para alentar el pronto pago..
Crédito gráfico: icono de factura diseñado por Alex Auda Samora del Proyecto Noun.
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