¿Qué es MS Outlook? (Herramienta de software Pro Email)

El correo electrónico es una gran parte del día de la mayoría de las personas. Según una fuente, la persona promedio de negocios envía y recibe más de 100 mensajes al día. Dependemos tanto del correo electrónico, que muchos lo revisan constantemente, incluso cuando estamos en el baño o en la cama..

Con tanto tiempo dedicado al correo electrónico, obviamente el paquete de correo electrónico que elegimos es importante. Hay muchos sistemas de correo electrónico y uno de los más populares es Microsoft Outlook..

¿Está pensando en usar MS Outlook o su empresa ya usa Outlook? Si es así, necesita saber para qué se usa Microsoft Outlook. Ahí es donde este tutorial puede ayudar..

Es posible que sepa que Microsoft Outlook es un paquete de correo electrónico que forma parte de la suite de productividad de Microsoft Office. Lo que tal vez no sepa es que puede hacer mucho más que enviar y recibir mensajes de correo electrónico..

En este tutorial, aprenderás todo sobre Outlook. Definiremos Outlook para usted. Descubrirás para qué se usa Outlook. Además, analizaremos la diferencia entre Microsoft Outlook y Outlook.com.

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Ahora aprendamos qué es Outlook y cómo se usa. 

¿Qué es el correo electrónico de Outlook??

Usted puede preguntarse qué es Microsoft Outlook. Probablemente ya sepa que es un software de correo electrónico incluido con una suscripción paga de Microsoft Office. Y tendrías razón. Pero Outlook tiene más capacidades que el correo electrónico..

Outlook puede ayudarlo a organizar su agenda con un calendario y listas de tareas, almacenar información de contacto, enviar recordatorios y más. No es de extrañar que a menudo se haga referencia a Outlook como un administrador de información personal (PIM).

Si está considerando utilizar Outlook para sus necesidades de organización y correo electrónico, es importante comprender que puede haber algunas diferencias en la herramienta, según la versión que tenga. Outlook ha existido desde finales de la década de 1990, y ha habido muchos cambios a lo largo de los años. Con versiones anteriores, puede haber algunas diferencias en la interfaz de usuario y es posible que falten algunas de las características más recientes. Para los propósitos de esta serie de tutoriales, hablaremos sobre MS Outlook 2016.

Si no tiene Microsoft Office pero desea usar Outlook, no se preocupe. Puede utilizar el correo electrónico gratuito de Microsoft basado en la web, Outlook.com. La versión basada en web tiene muchas de las mismas características que la versión de escritorio de Outlook, aunque hay algunas diferencias. (Si tenía una cuenta de Hotmail o Windows Live, es posible que ya la tenga ya que esas cuentas se convirtieron en Outlook.com)

¿Qué es Outlook.com??

¿Sabes la diferencia entre Outlook.com y Microsoft Outlook??

Muchas personas se refieren al correo electrónico de Outlook cuando en realidad hablan sobre el software gratuito de correo electrónico basado en la web Outlook.com. No solo los nombres de los dos paquetes de software son similares, sino que también comparten algunas funciones. Pero hay algunas diferencias importantes..

Esto es lo que necesita saber acerca de las diferencias entre MS Outlook y Outlook.com:

1. Costo. MS Outlook es parte de su suscripción paga de Microsoft Office, que también incluye el último software de Office. Outlook.com, es un paquete gratuito de correo electrónico basado en la web con algunas de las características de Outlook.
2. Anuncios.MS Outlook no tiene anuncios. La interfaz de Outlook.com, por otro lado, tiene anuncios visibles (aunque se mantienen al mínimo).
3. Tu propio servidor. Outlook se puede configurar para que se ejecute en su propio servidor de correo, lo que lo hace ideal para empresas y organizaciones. Outlook.com se ejecuta en la web.
4. Tamaño de la bandeja de entrada. Los usuarios de Outlook.com tienen hasta 15 GB de espacio de almacenamiento. Los usuarios de MS Office 365 obtienen 50 GB de almacenamiento para comenzar. (Los usuarios de Outlook que operan con una cuenta de Microsoft Enterprise pueden tener aún más espacio).
5. Tamaño de archivo adjunto. El límite de tamaño de archivo combinado para Outlook.com es de 20 MB. Para las cuentas empresariales de Outlook, el límite de archivos combinado también comienza a 20 MB. Puede aprender cómo manejar archivos adjuntos de correo electrónico grandes en Outlook con este tutorial.
6. Soporte técnico. Outlook.com no incluye soporte telefónico, aunque puede ponerse en contacto con el soporte a través del formulario de contacto. También puede encontrar respuestas a sus preguntas aquí. Sin embargo, con las versiones recientes de MS Office (que incluye Outlook), puede comunicarse con un profesional de soporte por teléfono.

Sin embargo, si está buscando un paquete de correo electrónico básico gratuito para satisfacer sus necesidades, Outlook.com puede ajustarse a la factura. Para una comparación entre Outlook.com y Gmail (otro paquete de correo electrónico gratuito), lea este tutorial:

Nota: A menos que se indique lo contrario, este tutorial hace referencia a Microsoft Outlook (disponible con Microsoft Office) y no a Outlook.com basado en la web. Aunque, algunas características funcionan para ambas plataformas de correo electrónico..

Ventajas de Microsoft Outlook

Si está utilizando Microsoft Outlook para sus necesidades de administración de información o correo electrónico, felicitaciones. Es una opción sólida, y no estás solo. Según los números de Microsoft, hay más de mil millones de usuarios de Microsoft Office en todo el mundo. Eso significa que hay muchos usuarios de Outlook.

Hay algunos beneficios definidos de usar Microsoft Outlook en comparación con otros proveedores de correo electrónico. Aquí hay algunos:

• Popular en muchas organizaciones grandes.La investigación de iDatalabs indica que más de 40,000 compañías usan Microsoft Outlook en todo el mundo. Lo que esto significa es que si entiendes cómo usar Outlook, ya tienes una habilidad útil para muchos lugares de trabajo.
• Funciona bien con MS Exchange. Microsoft Exchange es un servidor de nivel empresarial utilizado por escuelas, empresas y otras grandes organizaciones..
• Compatible con software popular.Naturalmente, Outlook funciona perfectamente con Microsoft Office. Pero también funciona bien con muchos otros complementos disponibles a través de la tienda de Microsoft Office..
• Incluye herramientas de organización..Incluso sin complementos, Outlook incluye sus propias herramientas organizativas, como una libreta de direcciones y un calendario.
• Buena seguridad.Outlook tiene muchas características de seguridad. Por ejemplo, ofrece autenticación de dos factores, cifrado de mensajes y la capacidad de ver la actividad reciente de la cuenta.
• Soporte técnico. Microsoft ofrece soporte técnico telefónico (costo adicional para algunos planes), que está disponible 24/7. Si tienes un problema, esta es una gran ventaja..

¿Para qué se usa Microsoft Outlook??

Ya hemos tocado algunos de los usos de Microsoft Outlook, pero aquí hay una lista más completa:

• Email. Este es probablemente el uso más básico de Outlook. Úsalo para enviar y recibir mensajes de correo electrónico..
• Calendario. Utilice el calendario integrado de Outlook para programar y hacer un seguimiento de sus citas y reuniones. Incluso puedes programar recordatorios para ti mismo. Los calendarios también se pueden compartir..
• Directorio. Nunca más pierdas la información de un contacto. Outlook no solo le permite almacenar información de correo electrónico para sus contactos, sino también otra información como números de teléfono y direcciones de correo.
• Lista de quehaceres. Puedes usar MS Outlook para configurar una lista de tareas por ti mismo.
• Seguimiento de mensajes enviados.Puede solicitar un recibo de un mensaje que envíe que le indique si el mensaje ha sido recibido o leído. (Esto varía según el sistema de correo electrónico del destinatario).
• Enviar adjuntos. Si tiene imágenes o documentos que necesita enviar, puede adjuntarlos a un mensaje de correo electrónico.
• Programar recursos. Si usa Outlook en el trabajo, controle quién usa las salas de conferencias o el equipo compartido agregándolos a las reuniones.
• Ordenar mensajes usando reglas. La herramienta de Reglas de MS Outlook es una forma útil de realizar automáticamente varias tareas, pero es mejor cuando se usa para filtrar y archivar mensajes automáticamente.
• Añadir elementos gráficos.Con la función Smart Art de MS Office, puede agregar imágenes al cuerpo de sus correos electrónicos y personalizarlos desde el correo electrónico..
• Comparte tu escritorio en un correo electrónico. ¿Tienes algún problema con una aplicación? Esta característica poco conocida le permite tomar una captura de pantalla desde el correo electrónico e insertarla en su mensaje.
• Tener conversaciones en vivo. El comunicador de Office le permite enviar mensajes instantáneos a sus contactos si están disponibles.

Y, por supuesto, hay muchas otras formas de usar Outlook también. Probablemente pueda pensar en algunos usos específicos de su situación..

Empezar con MS Outlook

Si está utilizando Outlook en su escuela o lugar de trabajo, es posible que ya esté configurado para usted. O se le puede pedir que trabaje con el especialista de TI de su organización para configurar el correo electrónico de Outlook.

Si usted es una pequeña empresa, solo profesional o si está configurando Outlook para su uso en el hogar, usted puede configurar su sistema de correo electrónico. Estas instrucciones de Microsoft pueden ayudarlo a configurar su cuenta de correo electrónico.. 

Una vez que haya configurado su correo electrónico de Outlook, este tutorial detallado le mostrará cómo escribir su primer correo electrónico:

Puede encontrar tutoriales adicionales de Outlook en nuestra serie de guías de aprendizaje, Cómo utilizar Microsoft Outlook (Guía de tutorial esencial). Hay dos formas de usar la guía de aprendizaje:

1. Lea cada tutorial para obtener un dominio más completo del uso de MS Outlook.
2. Elija y elija solo los tutoriales de Outlook que necesite o que le interesen..

Cómo hacer que tus mensajes de Outlook sean más profesionales

Una vez que haya comenzado a utilizar Microsoft Outlook como su paquete de correo electrónico, querrá asegurarse de que sus mensajes de correo electrónico sean lo más profesionales posible para que pueda causar una buena impresión. Aquí hay una lista de tutoriales por correo electrónico que le enseñarán cómo escribir correos electrónicos profesionales sobre una variedad de temas:

Consejos y estrategias de correo electrónico más útiles

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Conclusión

Como has descubierto, MS Outlook es una poderosa herramienta de software de correo electrónico Pro. Ahora que hemos explicado qué es Outlook y para qué se usa Outlook, tiene la información que necesita para decidir si es para usted..

Ya sea que decida usar Microsoft Outlook por su cuenta o si está trabajando para una compañía que usa Outlook, existen ventajas definitivas al usar Microsoft Outlook en comparación con otros proveedores de correo electrónico.. 

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