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La productividad, y todo lo que incluye, es algo con lo que nos hemos obsesionado virtualmente. Oh, la productividad en sí misma no es una idea nueva. De hecho, el concepto de productividad ha existido durante todo el tiempo que ha existido la producción, por lo que, posiblemente, ya que los humanos primero descubrieron cómo pegar una semilla en la tierra y producir un cultivo..
La productividad en los negocios se convirtió en un importante debate continuo con la industrialización. Hacer que el trabajo, tanto humano como dirigido por la máquina, más eficiente se convirtió en un objetivo importante, porque un trabajo más eficiente significaba más ganancias. (Hay una gran cantidad de problemas secundarios que se desarrollaron a partir de este problema creciente con la productividad laboral, pero los guardaremos para otro momento).
La productividad comercial, o económica, continuó desarrollándose y refinándose a través de la Segunda Revolución Industrial, la Segunda Guerra Mundial, los principales avances tecnológicos y la globalización económica. Pero la productividad también se ha convertido en algo mucho más individual; se ha convertido en una búsqueda personal.
Con la tecnología que utilizamos hoy, tenemos información ilimitada y accesibilidad ilimitada. Eso es genial, en muchos niveles, pero también lleva a la sobrecarga: el mundo está a nuestro alcance, literalmente, en todo momento. Para las personas propensas a la distracción y la dilación (léase: cada persona), la era digital se convierte rápidamente en una era improductiva..
De ahí el aumento de nuestras actividades de productividad personal, en forma de libros, blogs, aplicaciones y todos los consejos que puedas desear. Es una búsqueda importante. Hemos perdido los límites que solían separar el trabajo de la vida personal, que solían limitar nuestras opciones y definir nuestros roles. Estos son grandes avances, pero traen la necesidad de construir nuestros propios filtros y límites. Si queremos crear valor en un mundo de opciones ilimitadas, tenemos que aprender a ser productivos..
Pero primero, tenemos que descubrir lo que realmente queremos decir con productivo.
Ilustración de productividad. Puedes encontrar más recursos creativos en GraphicRiver.¿Es mejor la gestión del tiempo que buscas? ¿O una aclaración de tus metas? ¿O algo completamente diferente? La productividad es un gran concepto. Cubre muchas áreas. Para aprovechar al máximo su búsqueda de productividad, necesita una definición de productividad más profunda y específica..
Vamos a ver.
Definir la productividad para las empresas realmente significa hablar de productividad en términos económicos. Y esa es la historia de la productividad. Todas nuestras ideas personales y subjetivas de lo que significa ser productivo son derivaciones de una definición de productividad muy pragmática y basada en números..
Así es como Thanh Pham de Asian Efficiency lo describe:
Hay otra definición utilizada en economía que es importante saber. En términos económicos simples, productividad significa la salida que obtiene por la entrada dada. Por ejemplo, si te doy 5 manzanas y me das 1 litro de jugo de manzana, tu productividad es de 1 litro por cada 5 manzanas. Sin embargo, si alguien más puede obtener 1 litro de jugo de manzana con 4 manzanas, entonces esa persona es más productiva. Le toma a esa persona menos manzanas para crear la misma cantidad de jugo de manzana.
La métrica utilizada en este ejemplo de economía (como probablemente haya visto en su clase de economía en la universidad) es: Productividad = Salida / Entrada.
Esa es la definición básica de negocio, o económica, de productividad. Mejorar la productividad en el sentido comercial significa: a) aumentar la producción en relación con la entrada o b) disminuir la entrada en relación con la salida. Escuchará esto discutido en términos comerciales con frases como "reducir nuestros gastos generales", "aumentar nuestro margen de ganancias", "reducir gastos", "mejorar nuestro resultado final" y "ser más eficientes".
Lo primero que debemos observar es cómo la productividad fluida, subjetiva o aleatoria puede sonar cuando lo discutimos en términos personales.
Como dice Chris Bailey en A Life of Productivity.,
La productividad significa algo diferente para todos..
Una persona puede definir ser productivo como ganar un asesinato en su trabajo mientras lidera un equipo de varios cientos de empleados, mientras que otra persona puede ver la productividad como retirarse a los 30 años y vivir voluntariamente solo por el resto de su vida.
Del mismo modo, una persona puede definir la productividad como hacer muchas cosas en mucho menos tiempo, mientras que otra puede definir la productividad como tomar su tiempo y tratar deliberadamente de hacer el mejor trabajo posible..
El segundo punto a mencionar aquí es que "personal" es un nombre poco apropiado.
Para muchos que buscan una mejor productividad personal, el objetivo es una mayor productividad en el trabajo. Queremos ser mejores en lo que hacemos, hacer más cosas en menos tiempo, ser capaces de mantenernos enfocados en nuestro trabajo más importante y aprender cómo manejar el flujo de información y accesibilidad sin perder el progreso en nuestros proyectos..
Las herramientas que necesitamos para lograr todos esos objetivos son las habilidades de productividad personal: sistemas individuales, habilidades y comportamientos que nos permiten gestionar todas las demandas y opciones y seguir trabajando..
Por supuesto, puede aplicar sus habilidades de productividad personal en cualquier área de la vida: relaciones, pasatiempos, finanzas, tareas domésticas, crianza de los hijos, etc..
Mi definición favorita de productividad personal es ésta, de Steve Pavlina:
Productividad = Valor / Tiempo (la productividad es igual al valor dividido por el tiempo)
Es realmente simple, y realmente similar a la definición económica. Sin embargo, en lugar de la salida, estamos midiendo el valor. Y en lugar de comentarios, estamos midiendo el tiempo: eso se debe a que, para la mayoría de nosotros que buscamos la productividad personal, el tiempo es nuestro principal poder y nuestra principal limitación..
Pavlina continúa hablando sobre cómo podemos entender y medir el valor:
¿Cuál es el “valor” en nuestra ecuación de productividad??
El valor es una cualidad que debes definir por ti mismo. Por lo tanto, cualquier definición de productividad es relativa a la definición de valor..
Pavlina define el valor como un producto:
Valor = Impacto x Resistencia x Esencia x Volumen
Y por lo tanto:
Productividad = Impacto x Resistencia x Esencia x Volumen / Tiempo
Puede leer el artículo completo para ver en profundidad cada uno de esos factores. En resumen, el impacto se refiere a cuántas personas están influenciadas por su trabajo o en qué medida están influenciadas. La resistencia se refiere a cuánto tiempo durará su trabajo (piense en la longevidad de un sándwich frente a un diseño gráfico digital frente a una obra de arte clásica). La esencia se refiere a la calidad y el tipo de lo que haces; ¿Es fácil de imitar, o único? ¿Es su efecto profundo e importante, o temporal y autolimitado? Volumen se refiere a la cantidad de lo que produce según lo definido por su trabajo particular.
Si bien la definición comercial de productividad nos da un buen punto de partida, no es suficiente para una comprensión significativa y diaria de la productividad..
Necesitamos pensar en el valor de lo que estamos haciendo en lugar de solo pensar en nuestra producción en general. De lo contrario, todos podemos trabajar duro para ser realmente eficientes en hacer cosas sin sentido. Si alguna vez ha pasado horas modificando algún rincón de su vida, como la administración del correo electrónico o la planificación de su menú, solo para salir de ese agujero de conejo de la productividad y darse cuenta de que no tuvo un impacto significativo en su vida, en general, ya sabe a qué me refiero..
No es que mejorar los detalles y hábitos diarios sea malo; de hecho, las cosas pequeñas y las rutinas diarias pueden hacer o deshacernos. Pero tenemos que hacer un esfuerzo apropiado para los esfuerzos apropiados. Sentirse más en control de las cosas, temporalmente, porque has codificado por colores tus archivos no es tan bueno como tener más control, en última instancia, porque has aprendido cómo establecer buenas prioridades y manejar las distracciones.
Si es algo triste perder el tiempo, ¿cuánto peor es perder la vida? Evita perder el tiempo y la vida en resultados sin sentido al pensar en el valor de lo que haces, no solo en la eficiencia con la que lo haces..
Una definición cohesiva de productividad, entonces, es una que considera tanto el lado económico como el lado "personal". Lo pienso de esta manera:
Productividad = Salida valiosa / Tiempo y entradas de recursos
Ahora que tenemos una definición de trabajo, echemos un vistazo a los principios fundamentales de productividad.
Puede ir más allá de la productividad, pero primero debe ordenar algunos aspectos básicos. Si va a aumentar su producción valiosa, por ejemplo, necesita saber qué es. Por lo tanto, un primer paso importante es clasificar todas las tareas y posibilidades en un conjunto de prioridades..
Hay muchas formas de priorizar. David Masters cubre el proceso y algunas estrategias diferentes en su tutorial de tareas pendientes, y Lisa Jo Rudy explica cómo usar el Análisis de Pareto para establecer prioridades.
La productividad comienza contigo. Existen infinitas estrategias y sistemas que puede implementar, pero solo funcionarán si funcionan para ti. Eso significa que necesita averiguar sus preferencias, necesidades, niveles de energía y sus límites para poder elegir las herramientas y los sistemas que realmente lo harán. tú más productivo.
Comience por comprender su propio estilo de productividad y luego continúe con el aprendizaje de cómo administrar sus tareas según sus niveles de energía..
Una vez que conoce sus prioridades y es mejor evaluar qué sistemas y herramientas funcionarán para usted, puede aprender y aplicar las habilidades básicas de productividad de manera mucho más efectiva. Para ayudarlo a comenzar, he escrito esta serie sobre los Principios Esenciales de Productividad..
La productividad no es fácil. Si lo fuera, por supuesto, no tendríamos que hablar mucho sobre eso. Simplemente lo haríamos. Pero hay trampas, mi amigo! Muchos escollos en el camino hacia la productividad.
Afortunadamente, también hay guías que nos ayudan a superar esos escollos y seguir progresando.
Uno de los mayores escollos que todos enfrentamos es la gran cantidad de distracciones. Desde las redes sociales hasta las notificaciones por correo electrónico, los problemas familiares y las infinitas opciones de entretenimiento, podemos, y lo hacemos, distraernos todo el tiempo..
Admitir que tiene un problema de distracción es el primer paso. Es un problema que todos tenemos. Sin embargo, una vez que vea qué es lo que más lo distrae, puede hacer algunos movimientos inteligentes para limitar las distracciones. Eso no significa que no puedas hacer las cosas divertidas / que distraen; sólo significa que lo dejas en tu vida en tus términos. Leo Babauta ha compartido consejos rápidos para eliminar las distracciones:
Muchos riesgos de productividad provienen de nuestras expectativas poco realistas. Tendemos a subestimar los obstáculos que enfrentaremos para alcanzar una meta, y sobreestimar nuestras propias habilidades y fuerza de voluntad. El resultado es una combinación mortal de optimismo desinformado y falta de preparación.
No quiero ser un pesimista, pero serás mucho más efectivo (¡y más feliz!) Si aprendes, como todos debemos, a establecer metas efectivas. También deberás reconocer el límite de tus propios poderes (¡salir de la multitarea!) Y aprender el arte de delegar.
Ser productivo no es algo que se obtiene con un esfuerzo de una sola vez, lo siento. Es una búsqueda continua, una práctica que simplemente se incorpora a su vida y se convierte en una parte esencial y útil de ella..
Si eres como yo, también se convertirá en una parte muy agradable y satisfactoria de tu vida. La búsqueda de productividad me ha llevado a tener una mayor claridad sobre el tipo de trabajo que quiero hacer, las relaciones que quiero construir y, en última instancia, la vida que quiero vivir. Todo vuelve a definir el valor; Cuando hacemos eso, comenzamos a ver qué es lo que tiene sentido para nosotros y qué es realmente una pérdida de tiempo..
Aquí está mi breve lista de los mejores libros para comenzar su práctica de productividad. Si no eres un gran lector, intenta escuchar la versión en audio de estos libros mientras viajas o haces ejercicio. Prefiero el formato estándar, pero mi marido confía en los audiolibros..
Encuentre a las personas en su vida que sobresalen en ser productivas, en general, o que realmente dominen uno o más aspectos de la productividad. Luego pide su ayuda. Tal vez su cónyuge sea excelente en el establecimiento de objetivos razonables, su mejor amigo mire la administración del tiempo, o su hermano sea un delegado principal. Las personas que son buenos en ciertos aspectos de la productividad también pueden ayudarlo a ser bueno en esos aspectos: han descubierto herramientas y técnicas que funcionan y pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo..
También puede buscar entrevistas, podcasts, resúmenes de expertos y publicaciones sobre "cómo trabajamos" (aquí hay una sobre el equipo de Envato) para conocer cómo los profesionales ocupados como usted administran su tiempo y sus prioridades. A menudo salgo con una gran herramienta o punta, o un nuevo método para manejar las distracciones o superar las dilaciones..
Hay muchos sistemas populares de productividad que puedes aprender y usar, como el sistema Getting Things Done de David Allen o 5 opciones de FranklinCovey para una productividad extraordinaria. Sin embargo, muchas personas encuentran que el mejor sistema es uno que ellos mismos construyen..
Puede comenzar con una base de otro sistema y ajustarla a su gusto. O quizás vas a construir algo desde el principio. David Masters ha escrito una excelente serie sobre cómo construir su propio sistema de productividad. Te guiará a través de todo el proceso..
Recuerde, a medida que define su propia productividad y configura su propia práctica, siempre vuelve a tener valor. No tenga miedo de cambiar su enfoque, tirar una herramienta o reorganizar completamente sus prioridades. Ninguno de nosotros es estático; La vida cambia, y nosotros también. La productividad como práctica puede cambiar con nosotros y, a medida que crezcamos, la clarificaremos y definiremos por nosotros mismos para obtener el mayor valor para nosotros mismos y para los demás..
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