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Imagina esto. Estás invitado a una entrevista para un trabajo que es ideal para ti. No pones la alarma la noche anterior. Se despierta tarde y sale de la cama sin tiempo para prepararse. Te pones la ropa sucia que llevabas ayer y tomas una porción de pizza fría para el desayuno. Ni siquiera te has cepillado el pelo.
Inverosímil derecha?
O imagina esto. Estás invitado a la oficina de tu jefe para hablar sobre un proyecto importante. Si este proyecto va bien, podría ser promovido. En lugar de prestar atención a la conversación, mira por la ventana, toca el pie en el suelo y solo ofrece una serie de gruñidos en respuesta a cualquier sugerencia que le dé su jefe..
Si te comportaras así, merecerías ser despedido, no promovido.
No llegarías tarde y descuidado para una entrevista. Y a menos que tenga un enfoque kamikaze de la política de la oficina, no ignore a su jefe cuando le está hablando..
Pasamos horas practicando técnicas de entrevista. Nos preocupamos por lo que diremos en una reunión con nuestro jefe. Entonces, ¿por qué no tomamos el mismo nivel de cuidado al escribir correos electrónicos? O incluso cuando nos importa, ¿por qué los correos electrónicos no tienen el impacto que creemos que deberían tener??
Una razón es que estamos nadando en un diluvio de correo electrónico. Según una investigación realizada por el McKinsey Global Institute, el empleado promedio pasa dos horas y media por día en el correo electrónico. Eso equivale a 81 días hábiles por año o una cuarta parte de su vida laboral.
Mientras tanto, la investigación realizada por la consultora de investigación de tecnología The Radicati Group encontró que el usuario promedio de negocios envió o recibió 108 correos electrónicos por día en 2013. Se espera que aumente a 116 correos electrónicos por día para 2017..
No es de extrañar, entonces, que haya tantos correos electrónicos escritos descuidadamente flotando en el ciberespacio. ¿Quién tiene tiempo para perder la composición de mensajes elocuentes cuando hay tanto que escribir??
Por otro lado, si el correo electrónico es fundamental para nuestras vidas, ¿no debería ser una habilidad que todos hemos dominado? Si vas a pasar una cuarta parte de tu vida laboral escribiendo correos electrónicos, aprender a hacerlo de manera efectiva te hará más eficiente y te ayudará a salir adelante..
Piénsalo de esta manera. Si pasara una cuarta parte de su vida laboral dando presentaciones, ¿no aprendería todo lo que pudiera sobre cómo presentar? O si pasara la cuarta parte de su vida laboral interactuando con los clientes, buscaría todos los recursos que pudiera encontrar en el servicio al cliente,?
Entonces, ¿qué hay de diferente en el correo electrónico??
¿No sería genial mostrar que eres un verdadero profesional en cada correo electrónico que envías? Y aún mejor si escribes correos electrónicos en los que las personas realmente leen y actúan?
Asuntos de correo electronico La forma en que escribes tus correos electrónicos es importante para las personas que reciben tus correos electrónicos. Aún más importante, su capacidad para escribir correos electrónicos tendrá una gran influencia en su trayectoria profesional. Pero no confíes en mi palabra. Echemos un vistazo a lo que dicen los expertos. Pero primero…
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Ahora aprendamos todo sobre por qué las habilidades de escritura del correo electrónico son tan importantes..
¿Planeas salir adelante en el trabajo? Si tienes ambiciones, tendrás que aprender a escribir correos electrónicos para obtener resultados..
Como explica el sitio web de Skills You Need:
Ser capaz de comunicarse de manera efectiva es la más importante de todas las habilidades para la vida ... Si solicita trabajo o busca un ascenso con su empleador actual, es casi seguro que tendrá que demostrar buenas habilidades de comunicación ... A medida que avanza su carrera, la importancia de la comunicación habilidades aumentadas.
El correo electrónico es la forma en que pasamos la mayor parte del tiempo comunicándonos, por lo que es su mejor oportunidad. Te da dos horas todos los días para demostrar sus habilidades de comunicación a su empleador actual.
¿Necesitas más convincente? Maggie Worth, Directora de Comunicaciones de la Universidad de West Georgia, escribe:
Los empleados que han demostrado la capacidad de representarse a sí mismos y a la empresa de una manera clara, convincente y profesional tienen más probabilidades de ser elegidos para puestos avanzados.
La Dra. Stephanie Heald-Fisher, presidenta del Programa de Graduados de la Universidad Globe, explica cómo el correo electrónico es especialmente importante para ganar promociones:
En el entorno empresarial actual, independientemente de la industria, la comunicación efectiva generalmente implica un uso intensivo del correo electrónico y el uso del correo electrónico significa poder escribir ... El correo electrónico es a menudo la primera impresión que el receptor obtiene del remitente. Un correo electrónico mal escrito da como resultado una mala primera impresión.
Ser promovido también se ve afectado por la escritura. Las buenas habilidades de escritura comunican inteligencia, profesionalismo y competencia. Las habilidades de escritura deficientes comunican una falta de inteligencia, profesionalismo y competencia. Una vez más, su imagen profesional se ve afectada por sus habilidades de escritura. Cuanto mejores sean sus habilidades, mejor será su imagen y mayores serán sus posibilidades de promoción..
En otras palabras, a menos que aprendas a escribir correos electrónicos claros, profesionales e inteligentes, tus compañeros de trabajo y tu jefe asumirán que eres incompetente. Estarás atascado para siempre en la parte inferior de la escala de la carrera..
Y redactar un buen correo electrónico no solo significa que sepa cómo escribir una oración.
¿No está escribiendo el correo electrónico algo que todos saben cómo hacer? Después de todo, en el mundo de hoy, la mayoría de nosotros sabemos leer y escribir. Conocemos nuestra ortografía y gramática. No es suficiente?
Es cierto que cualquier persona con habilidades informáticas rudimentarias puede redactar y enviar un correo electrónico. Y cualquier persona con habilidades sociales básicas sabrá cómo asegurarse de que su correo electrónico no sea abiertamente insultante.
Por otro lado, piensa en todos los correos electrónicos mal escritos que has recibido en tu vida. Pueden haber sido gramaticalmente correctos. Pero no tenían mucho sentido..
El hecho de que una persona pueda hablar no hace que sea un buen orador público. Del mismo modo, solo porque una persona pueda escribir no significa que pueda escribir buenos correos electrónicos.
Escribir correos electrónicos efectivos es una habilidad, y es una que puedes aprender. También necesitarás practicar, pero tienes una cuarta parte de tu vida laboral para gastar en eso. Entonces, ¿por qué no dedicar un tiempo a enfrentar la teoría??
Vamos a profundizar en lo que hace que los correos electrónicos sean efectivos en un momento. Primero, echemos un vistazo a algunos de los mayores errores de correo electrónico.
Como la mayoría de las personas, recibo muchos correos electrónicos. La mayoría de los correos electrónicos que recibo son efectivos. Me hacen sentir bien y me hacen saber la acción que debo tomar. Espero poder responder, y disfruto haciéndolo..
De vez en cuando, recibo correos electrónicos que me hacen doble toma. "¿Realmente preguntaron eso?" Me pregunto. O "¿Realmente dijeron eso?"
En este momento, recibo un nivel manejable de correos electrónicos y tengo una política de respuesta a cada correo electrónico individual que recibo. Pero hay veces en las que realmente prefiero no responder. Esto sucede con más frecuencia cuando recibo uno de los siguientes:
Los peores mensajes de correo electrónico que recibo son de una persona que nunca me ha contactado antes. Si me va a escribir, al menos tenga la cortesía de usar mi nombre y presentarse..
Parece que no estoy solo en recibir correos electrónicos confusos o groseros. Una encuesta reciente realizada por Sendmail encontró que casi dos tercios de nosotros (64%) hemos enviado o recibido un correo electrónico que causó enojo o confusión involuntaria. En la encuesta de Sendmail, la gente estaba más molesta por:
Escribir correos electrónicos ineficaces no solo es perjudicial para sus perspectivas profesionales. También es malo para su empleador. Katharine Hansen, directora creativa de Quintessential Careers, explica:
El correo electrónico se utiliza tanto y de manera global para comunicarse en el lugar de trabajo ... que los correos electrónicos poco claros, confusos y mal escritos desperdician tiempo, dinero y productividad.
Esperemos que sus correos electrónicos no sean tan malos como los que he descrito anteriormente. Y espero que sus correos electrónicos no estén confundiendo o enojando a los destinatarios..
Si crees que tus correos electrónicos necesitan trabajo, ¡no te asustes! Puedes remediar la situación. Empecemos echando un vistazo a por qué Es tan fácil que los correos electrónicos dejen una mala impresión..
¿Alguna vez se ha derramado una bebida antes de una importante reunión de negocios? Incluso después de limpiar, estaba seguro de que todos se darían cuenta. Pero nadie dijo una palabra..
Eso se llama efecto reflector, y todo el mundo lo sufre. La psicóloga Amie M. Gordon explica cómo funciona:
Tendemos a sobrestimar la forma en que los demás notan nuestras acciones y nuestra apariencia ... Estamos anclados en nuestras propias experiencias y tenemos problemas para ajustarnos lo suficiente para estimar con precisión cuánta atención nos prestan otras personas..
En otras palabras, miramos el mundo a través de lentes teñidos y luchamos por ver el mundo desde el punto de vista de otras personas..
Cuando se trata de escribir correos electrónicos, eso es un problema. Podemos escribir algo que tenga sentido total en nuestras propias mentes. Pero solo porque tiene sentido yo no significa que tenga sentido tú.
Esto es especialmente cierto cuando se trata de inyectar emoción en nuestra escritura..
Lea Winerman de la Asociación Americana de Psicología explica:
La razón de esta desconexión de la comunicación ... es el egocentrismo, el fenómeno psicológico social bien establecido por el cual las personas tienen dificultades para separarse de sus propias perspectivas y comprender cómo otras personas las interpretarán..
La investigación muestra que las personas sobreestiman su capacidad para transmitir un tono deseado en un mensaje de correo electrónico-Ya sea que ese tono sea sarcástico, divertido o serio. Las personas sobreestiman lo bien que pueden comunicar un tono de voz en los mensajes que envían..
La verdad es que detectar un tono de voz en el correo electrónico es una tarea casi imposible. Los estudios encontraron una tasa de éxito del 56% en la detección del tono de voz en el correo electrónico. Eso puede sonar bien, pero en realidad es solo un poco mejor que el azar.
¿Qué se puede hacer con esto? La respuesta es escribir correos electrónicos efectivos..
Hemos examinado por qué es tan importante escribir buenos correos electrónicos y por qué los correos electrónicos fallan tan a menudo. Pero, ¿cómo se pueden escribir buenos correos electrónicos que se interpreten correctamente y obtener resultados??
En esta serie de Tuts + Business, analizaremos una variedad de enfoques que puede tomar para escribir correos electrónicos efectivos. Una vez que hayas terminado la serie, habrás dominado la teoría del correo electrónico. Y si su bandeja de entrada es incluso típica, tendrá muchas oportunidades de practicar..
Para terminar este artículo, echemos un vistazo a lo que hace que un correo electrónico funcione. Correos electrónicos efectivos:
¿Estás listo para mejorar tus habilidades de escritura de correo electrónico? Entonces estad atentos.
Tenga en cuenta que no solo es importante escribir correos electrónicos efectivos, sino también aprender cómo administrar sus correos electrónicos y mantener su bandeja de entrada organizada.
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Crédito gráfico: Teclado diseñada por Liesl Kruger desde el Proyecto Noun.
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