Cómo construir su propio sistema de productividad con OmniOutliner

Es casi imposible encontrar la aplicación de lista de tareas perfecta para sus propias necesidades. Es posible que necesite algo simple solo para realizar un seguimiento de las cosas que deben solucionarse en su casa, o tal vez desee un administrador de proyectos con todas las funciones que pueda realizar un seguimiento de sus proyectos, tareas, fechas de vencimiento y cuánto costará cada tarea. Aplicaciones de lista de tareas simples tienden a ser también Los simples y avanzados son tan complejos que te llevarán una eternidad para aprender a usar.

Así que crea tu propia aplicación de lista de tareas pendientes. No realmente. En este tutorial, le mostraré cómo crear su propia aplicación personalizada de lista de tareas con las funciones que necesita, utilizando OmniOutliner. Nunca más necesitarás una nueva aplicación de lista de tareas.

Por qué OmniOutliner?

Vamos a convertir este esquema básico en un sistema de productividad con todas las funciones..

Además de codificar realmente su propia aplicación de la lista de tareas pendientes, que es demasiado trabajo simplemente para simplificar sus propias tareas, la siguiente mejor opción es utilizar una aplicación que sea lo suficientemente personalizable como para permitirle convertirla en un sistema de productividad. Eso es exactamente lo que es OmniOutliner. Es una aplicación de esbozo con varias columnas que es tan personalizable que fue la base de la versión original de OmniFocus, la popular aplicación de lista de tareas de GTD..

OmniOutliner solo está disponible para Mac y iPad, pero si está usando una PC, puede usar UV Outliner, que es lo suficientemente similar para que funcione de la misma manera que los pasos de este tutorial. Alternativamente, podrías obtener algo similar para trabajar en cualquier aplicación de hoja de cálculo, aunque sin todas las buenas características de OmniOutliner, y el modo Org en Emacs ofrece otra opción más geek para hacer tu propia lista de tareas pendientes..

Puede seguir este tutorial creando un nuevo documento de OmniOutliner: utilicé el incorporado Clásico con estilos de nivel Plantilla como base para este tutorial. O bien, puede descargar el esquema de Todo adjunto que incluye todas las funciones que agregaremos en este tutorial, y luego personalizarlo por su cuenta. Además, estoy usando OmniOutliner 4 Standard para Mac en este tutorial, pero puedes obtener los mismos resultados con cualquier versión reciente de OmniOutliner para Mac o iPad..

Superpotencia un esquema

Cuando inicie un nuevo documento desde una plantilla en OmniOutliner, incluirá algunos encabezados, subtítulos y puntos como ejemplo de resumen. Vamos a reemplazar aquellos con algunos proyectos, subproyectos y tareas que debe realizar como los primeros pasos para crear su propio sistema de productividad..

Pero primero, debe pensar en qué detalle le gustaría tener su lista de tareas pendientes. Es posible que desee realizar un seguimiento de las tareas y nada más. En ese caso, solo necesitará un nivel y no una jerarquía de proyectos. O bien, es posible que desee agrupar todo en proyectos detallados, subproyectos, tareas, subtareas y más. Para eso, puedes hacer tantos niveles como desees, eso es lo bueno de una herramienta de esquema..

En este tutorial, voy a agregar proyectos (Trabajo y Personal), subproyectos (Casa y Coche bajo Personal), y luego tareas debajo de cada subproyecto Para hacer eso, ingrese sus proyectos como el nivel superior del esquema, luego haga sangría una vez e ingrese sus subproyectos, y finalmente haga sangría una vez debajo de los subproyectos e ingrese sus tareas.

Proyectos, subproyectos y tareas y subtareas si lo desea.

Ahora, hagamos que todo se vea mejor. Daremos a los proyectos y subproyectos un estilo propio, dejando que las tareas se destaquen por sí mismas. Para ello, haga clic en yo en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de OmniOutliner para abrir el inspector, y luego haga clic en el cuadrado azul al lado de Todo el documento En la barra lateral de estilos a la izquierda. Elija el tipo de letra y el color de fondo, junto con cualquier otro elemento de diseño que desee para todo el documento, para mantener todo consistente. Mantuve el color de fondo de mármol predeterminado y usé el tipo de letra Open Sans en 14 puntos.

Repetiremos esos pasos para resaltar los encabezados del proyecto. Con la ventana del inspector aún abierta, haga clic en uno de sus proyectos y luego haga clic en Filas de nivel 1 y seleccione el tamaño de fuente y el color de fondo que desee. Repita para los subproyectos haciendo clic en un subproyecto y luego seleccionando Filas de nivel 2 Botón y estilizarlo como quieras. Utilicé el color de fondo de Graphite y Open Sans de 28 puntos para proyectos, y Orange con Open Sans de 20 puntos para subproyectos. 

Columnas para todo

Su lista de tareas pendientes parece lo suficientemente agradable como para competir con cualquier administrador de proyectos, pero aún no tiene suficientes funciones. Ahí es donde entran las columnas de OmniOutliner. Puede agregar columnas para las fechas de vencimiento de sus tareas, el estado de finalización, las etiquetas y más, por lo que, una vez más, tendrá que analizar qué le gustaría rastrear en su lista de tareas pendientes. Para este tutorial, agregaré tres columnas para incluir una casilla de verificación para completar la tarea, una fecha de vencimiento y una lista desplegable de etiquetas.

Vamos a empezar con la fecha de vencimiento. Haga clic en el + El ícono que está en segundo lugar a la derecha en la barra de herramientas de OmniOutliner para agregar una nueva columna y escribir un título para esa columna en la primera línea. Ahora, abra la ventana del inspector de nuevo desde el yo , seleccione la segunda pestaña en el inspector y elija el tipo de columna que desee. Para la fecha de vencimiento, elegiremos la Fecha tipo de columna, luego elija el formato de fecha que desee en la última opción o haga clic en Formato personalizado ... y arrastre y suelte los elementos para hacer que la fecha de vencimiento se vea como le gustaría. Por último, hay un resumen opción-elegir Mínimo o Máximo para mostrar la fecha de vencimiento más cercana o más lejana en la parte superior de sus proyectos, o elija Ninguna Tener solo fechas de vencimiento en sus tareas..

Ahora puede agregar fechas de vencimiento a sus tareas para asegurarse de que todo se vea como le gustaría. OmniOutliner le permite escribir fechas en casi cualquier formato; usted podría escribir hoy, +2w, o 31 de diciembre de 2015 para las fechas de vencimiento de hoy, 2 semanas a partir de hoy o 31 de diciembre de 2015, respectivamente. El motor de reconocimiento de fechas es bastante bueno, por lo que puede programar fácilmente sus tareas para la fecha que necesita sin tener que buscar un calendario. O bien, puede obtener un calendario dentro de OmniOutliner al desplazarse sobre la esquina derecha de su cuadro de fecha y elegir la fecha que desee..

Obtén fechas de vencimiento como las que deseas.

Ahora, pasemos a las etiquetas (o categorías, como se llamarían en OmniFocus). Esto le da una forma de enumerar tareas similares, por ejemplo, para enumerar todas sus tareas de compras desde el trabajo y el hogar con un compras Etiqueta para encontrarlos fácilmente juntos. Para hacer esto, agregue una columna más, y en el inspector, esta vez elija Lista emergente como el tipo, y elija Ninguna para el resumen. Luego puede reemplazar las opciones predeterminadas de la lista con las etiquetas que desea usar; yo añadí compras, escritura, y viaje.

Añadir etiquetas a tus tareas más tarde es fácil. Simplemente comience a escribir y OmniOutliner sugerirá automáticamente la etiqueta correcta. O, simplemente puede escribir una nueva etiqueta en el cuadro de etiqueta de sus tareas, y se agregará a su lista emergente para usarla la próxima vez.

Agrega etiquetas o contextos a tus tareas si quieres.

La última columna que agregaremos es una casilla de verificación para marcar nuestras tareas como completadas cuando hayan terminado, y este es un excelente lugar para colocar Resumen usar. Solo agregue una columna más, arrástrela hacia el extremo izquierdo de su esquema para que aparezca la casilla de verificación antes de sus tareas y seleccione Caja escriba en el inspector. Esta vez, adelante y haga clic en el Resumen listar y seleccionar Estado también. Eso mostrará su proyecto completo como completo cuando haya completado todas las tareas secundarias, o simplemente puede hacer clic en la marca de verificación en su proyecto para marcar automáticamente todas sus tareas secundarias como completas.

Eso termina nuestra lista de tareas, pero puede agregar columnas adicionales si desea incluir más información. Digamos que quieres hacer un seguimiento de cuánto compras tarea costará. Solo agregue otra columna para gastos, y establece el tipo de columna en Número. Luego, elige elestilo de número de moneda para el formato y establezca el resumen en Total. Eso mostrará el costo total de todas sus tareas en cada proyecto, lo que es una excelente manera de mantener automáticamente un mejor seguimiento de los costos de su proyecto.

Podría usar esas mismas ideas para agregar muchas más funciones a su lista de tareas pendientes, así que no dude en experimentar. Pero ahora, veamos cómo poner tu lista de tareas pendientes para trabajar.

Poniendo tu lista de tareas al trabajo

Nuestra lista de tareas ahora se ve bastante bien y tiene las características necesarias para asumir cualquier aplicación de lista de tareas por ahí. Es hora de dejar de ajustar y comenzar a hacer las cosas con él. Si aún no lo ha hecho, guarde su lista de tareas en un lugar seguro: si está utilizando OmniOutliner en su Mac y iPad, guárdelo en su carpeta OmniPresence, el servicio de sincronización gratuito para aplicaciones Omni, para que sus tareas se sincronicen automáticamente..

Hay una cosa más que querrá personalizar antes de comenzar a usar OmniOutliner como su aplicación de lista de tareas pendientes. Abra las preferencias de la aplicación presionando Comando-, o desde Expediente menú, seleccione el Teclado lengüeta. Ahora, para que sea más fácil ingresar tareas, cambie la Lengüeta configuración para Ir a la siguiente celda, y el Regreso configuración para Dividir la fila actual en el punto de inserción. Eso le permitirá presionar tabulador después de ingresar una tarea para agregar la fecha de vencimiento y la etiqueta, y le permitirá ingresar rápidamente nuevas tareas con solo presionar intro después de escribir una tarea.

Ajusta tus preferencias de teclado en OmniOutliner

Ahora, leen para usar OmniOutliner para trabajo real. Agregue sus tareas en nuevas líneas bajo sus subproyectos y use las flechas de su teclado para agregar rápidamente fechas de vencimiento y etiquetas. Si quieres sub-tareas, solo presiona lengüeta para sangrar una tarea o convertir una tarea en un subproyecto presionando Comando- [. Incluso puede agregar comentarios y archivos adjuntos a sus tareas. Presione Comando- o haga clic en el botón de nota en el extremo izquierdo para agregar una nota, y arrastre y suelte los archivos o carpetas para adjuntarlos a su tarea. Incluso puede grabar una nota de audio en sus tareas haciendo clic en el botón del micrófono en la barra de herramientas.

Una lista completa de tareas pendientes en OmniOutliner, con casillas de verificación, proyectos, fechas de vencimiento, etiquetas, comentarios y archivos adjuntos

También necesitará una forma de ordenar sus tareas para ver qué necesidades se hacen a continuación, buscarlas y centrarse solo en las tareas que se aplican a su trabajo actual. Ordenar es fácil: haga clic derecho en su Fecha de vencimiento columna, y ordenar por De más temprano a más reciente Para ver las tareas que hay que hacer primero. Luego puedes repetir eso y seleccionar Ninguna cuando quiera ver sus tareas en el orden predeterminado nuevamente. La búsqueda es igualmente fácil; solo toque Comando-Alt-F y escriba cualquier cosa para buscar en sus tareas con resultados rápidos que aparecen en la barra lateral izquierda. Puede escribir un nombre de tarea, una etiqueta o incluso una fecha de vencimiento (viernes, por ejemplo) para encontrar las tareas con esa.

También está la herramienta Focus que le permite mostrar solo las tareas en un proyecto o subproyecto. Simplemente haga clic con el botón derecho en la parte izquierda del proyecto en el que desea centrarse y seleccione Atención. Ahora solo verá el contenido de ese proyecto para evitar que se preocupe por lo que necesita hacer en casa mientras está en el trabajo. Luego, cuando desee volver a ver todo, haga clic con el botón derecho en la parte izquierda del proyecto y seleccione Desenfocar. Alternativamente, puede hacer clic en el triángulo a la izquierda de un proyecto para ocultar rápidamente los subproyectos y las tareas mientras sigue viendo todos los proyectos..

Busque y ordene sus tareas, filtrelas por proyecto y más para mantenerse al tanto de lo que está sucediendo.

También te gustaría llevar tus tareas contigo. Aún no hay OmniOutliner para PC con iPhone o Windows, por lo que su mejor opción es exportar su lista de tareas. La mejor opción es exportar como HTML (dinámico), que le permite navegar por todos sus proyectos y tareas en un navegador web con casi las mismas características que el propio OmniOutliner (aunque sin la capacidad de agregar o completar tareas). O bien, puede exportar como PDF para la mayor parte de la misma funcionalidad, o como OPML para poder ver su esquema en otras aplicaciones de esquema (tenga en cuenta que la mayoría de las aplicaciones de esquema no admiten varias columnas, por lo que perderá la mayoría tus características haciendo eso).

Conclusión

Ahora tiene la lista de tareas perfecta para sus tareas que tiene exactamente el estilo y las funciones que siempre ha deseado. Puede usar estos consejos para modificar su lista de tareas tanto como desee y obtenerla con el mínimo o con la función que desee, y aún así encontrar fácilmente las tareas en las que necesita trabajar y mantenerse al día cuando todo está debido.

Si tiene algún problema para modificar su lista de tareas de OmniOutliner, deje un comentario a continuación y estaremos encantados de ayudarle para que pueda obtener la aplicación de lista de tareas que siempre ha querido.!