Sigo preguntándome: “¿Cómo puedo trabajar de manera más eficiente?” Es difícil obtener flujos de trabajo eficientes y aún más difíciles de mantener eficientes. Todos tenemos la tendencia a caer en rutinas que terminan costando más tiempo. Las rutinas son "cómodas" porque son lo que ya estás haciendo. Se convierten en una trampa. Por lo tanto, le recordaré que vuelva a examinar su flujo de trabajo con algunos consejos sobre la optimización..
Todos los flujos de trabajo se pueden separar en dos funciones básicas: una fase de proceso y una fase de documentación. La fase de proceso es lo que haces para hacer las cosas, mientras que la fase de documentación es el proceso interminable de documentar lo que has hecho. He descubierto a través de los años que la fase de documentación es tan importante como hacer el trabajo. Más tarde, cuando surja una pregunta sobre lo que hice o cómo fue el trabajo, una buena documentación salvará el día..
Para muchas personas, la documentación se acerca a ser su trabajo. Esa es otra trampa que se te cuela. Para evitar esa trampa, piense en la documentación como parte de su trabajo y no como una fase separada. Para lograr esta hazaña, necesita herramientas para automatizar y mantener la documentación simple pero efectiva.
La herramienta más sencilla para comenzar a facilitar la documentación es Expansor de texto. Este sencillo programa ahorra tiempo que la mayoría de la gente no piensa en ahorrar. Desde la corrección automática de errores de ortografía (mi mayor pesadilla) hasta la expansión de plantillas de texto, es un excelente programa para ahorrar tiempo de escritura. Una vez que haya agregado fragmentos, escribiendo fecha Se expande hasta la fecha. Con 3.139 fragmentos, termino ahorrando mucho tiempo.!
Fecha de expansión del texto en el trabajo Para integrar la documentación en mi flujo de trabajo, desarrollé el Todo Workflow para Alfred y Flujo de trabajo de texto plegable para Alfred. Estas herramientas combinadas con el FoldingText programa, que es un super conjunto de la TaskPaper programa, mantenga mi trabajo diario bien documentado haciéndolo fácil y eficiente.
Mis trabajos incluyen ser misionero de tiempo completo en Tak, Tailandia, Asistente del personal editorial de Envato, programador independiente, escritor de tutoriales de tecnología, padre de ocho maravillosos hijos y esposo de la mejor esposa del mundo. ¡Nunca olvide que su familia es parte de su trabajo y no un obstáculo para su trabajo! Ahí es donde muchos fallan en la fuerza laboral. Puede ahorrar más tiempo manteniendo a su familia feliz de lo que lo hará el flujo de trabajo más eficiente..
Guardo un documento FoldingText para todos mis trabajos y uno para cada uno de mis proyectos. El archivo de tareas, llamado hoy.txt, se crea todos los días por el Todo Workflow utilizando la t: crear mando. Ese comando toma todas mis tareas diarias, tareas semanales, tareas mensuales y tareas programadas con repeticiones para crear una nueva lista de tareas pendientes y archivar todas mis tareas realizadas del día anterior. Esa es también una gran parte de mi documentación. El flujo de trabajo permite al usuario configurar y editar estos diferentes tipos de elementos de tareas pendientes y compilar todo junto y abre el archivo en FoldingText.
Creación de la lista de tareas Todos los archivos del proyecto se marcan en Alfredo utilizando la Flujo de trabajo de texto plegable. Con el documento de proyecto abierto, escribiendo. ft: mbkmark con un nombre guarda un enlace al documento. Para utilizar los enlaces, el URI de texto plegable manejador (el ft: addurihandler comando) y el Alfred URI controlador (un flujo de trabajo diferente para Alfredo) necesita ser instalado.
Puedo abrir documentos con el ft: marcador mando. Esto me da una lista que busca en mis marcadores el que necesito.
Configuré diferentes listas en cada proyecto con etiquetas. En FoldingText, una etiqueta es cualquier palabra con un prefijo @ personaje. Mientras trabajo, puedo guardar una nota en una etiqueta en Alfredo con ft: notetag. Esto mostrará una lista de todas las etiquetas en la parte superior FoldingText documento y una nota. Usando un Expansor de texto El fragmento hace una nota fechada rápida y fácilmente sin salir de la aplicación que estaba usando.
Para estar al día con lo que estoy haciendo, agrego una entrada a un diario. Por ejemplo, t: haciendo Muestra todos mis diarios. Seleccionar una y escribir una nota agregará la nota a la revista. Mientras trabajo, agrego estas pequeñas notas para rastrear el progreso en las diferentes áreas de mi flujo de trabajo. los notas.txt El diario es ideal para tomar notas sobre las ideas que tengo sin dejar lo que estoy haciendo..
Después de la documentación, la organización de su trabajo es una prioridad. En la computadora, los documentos pueden perderse fácilmente en medio de todo. En mi sistema, tengo más de un millón de archivos. Una mala organización hará que encontrar algo sea imposible y tomará un tiempo precioso en la búsqueda..
Tómese el tiempo necesario para organizar sus archivos y mantenerlos de esa manera. Dos excelentes tutoriales para ayudarlo son Mantener una Mac desordenada con Hazel 3 y una Carpeta de la bandeja de entrada y Llevar Hazel 3 y la Bandeja de entrada al siguiente nivel. Uso un sistema similar a este para ayudar a organizar mi trabajo..
El lema de Unix me ha ayudado a mantener un flujo de trabajo optimizado: "Haga una cosa y hágalo bien". En un momento en que cada vez más programas acumulan conjuntos de funciones cada vez más grandes, es difícil encontrar programas pequeños que realicen una sola tarea. bien y rapido En consecuencia, se consume mucho tiempo con largos ciclos de carga de estos gigantescos programas..
Un buen ejemplo es el Mail.app que viene en una Mac. Se tarda una eternidad en cargar para enviar un correo electrónico simple. Por esa razón, seguí usando la aplicación web para Gmail En lugar de programas locales. El inconveniente es que las aplicaciones web no interactúan fácilmente con otros programas.
Comencé a ahorrar tiempo enviando un correo electrónico cuando encontré Carta programa. Es un cliente de correo electrónico mínimo, basado en Markdown que es solo para escribir correos electrónicos. Hace una sola tarea y lo hace bien. yo suelo Alfredo para buscar la dirección y Carta escribir un email rapido.
Let.ter App y Alfred Una de mis tareas principales para Tuts + es subir nuevos cursos de video a medida que se producen. Cuando comencé a trabajar para el equipo editorial de Tuts +, obtuve las notas del curso (el texto que acompaña a los cursos de video) en una variedad de formatos de archivo y estilos. Lo primero que debe hacer es moverlos a texto sin formato, formatos Markdown con una numeración que coincida con el orden de los videos. Ahora, el formato del esquema del curso tiene un formato estándar y un formato consistente. Eso me dejó caer fácilmente una hora de tiempo de preparación del curso para mí!
No importa cuál sea el proyecto, el tiempo dedicado a crear un estándar formalizado para los documentos que se pasan en un grupo nunca se desperdicia. Es importante estandarizar todo, desde sus ubicaciones y tipo de archivo al contenido del documento. Una vez que hay un estándar, modificarlo para una necesidad particular es fácil y automatizable.
Tuts + Editors eligió un estándar de archivo de texto plano Markdown con un formato consistente. Los editores y los instructores encuentran que la numeración por capítulo y la lección son más fáciles para ellos, pero para cargar y editar en el sistema, encuentro que una numeración secuencial hace que sea más fácil detectar errores. Por lo tanto, tengo una rutina de manipulación de texto que transpone una de la otra para obtener exactamente lo que necesito. Se requieren dos segundos para reorganizar la numeración en lugar de que la hora lo haga todo correctamente.
Para agregar la información adicional que necesito en el esquema del curso, un segundo Expansor de texto snippet agrega los campos muy bien y se mantiene con el diseño consistente del documento. Cualquier cosa que sea capaz de crear plantillas es muy fácil trabajar con Expansor de texto y realmente ahorrará tu tiempo.
Cuando los eBooks de Packt Publications se ponen en Tuts +, se incluye una hoja de erratas para descargar el código fuente. Uso un fragmento de código para configurar el nombre del archivo y otro fragmento para completar el contenido..
Necesito dos piezas de información para el fragmento: la dirección web del código y el título del libro. Con la información guardada en el portapapeles en el orden de la dirección web y el nombre, otro fragmento de código reúne el contenido.
Yo uso dos Zona de descenso Acciones para desempaquetar y empacar los eBooks en un formato consistente. Automatizar un proceso que se realiza repetidamente ahorra mucho tiempo. Las acciones desempaquetarán y cambiarán el nombre de los archivos de libros electrónicos en su propio directorio para facilitar el acceso. El empaquetador toma los archivos dados y los comprime usando el nombre del directorio principal. El primer conjunto de diez libros electrónicos que hice me llevó más de tres horas (cargar, descargar y buscar también la información). Ahora, es un proceso de 30 minutos para todo..
Dropzone automatizando Nunca estar satisfecho con un proceso. Siempre manténgase en la parte de atrás de su mente: ¡Cualquier acción que realice más de dos veces debe automatizarse! Bajar eso ahorrará mucho tiempo. Mi tutorial Ahorre tiempo automatizando la Mac Define la automatización con muchos ejemplos para la Mac..
A menudo es necesario mover la información de un lugar a otro. Cambiar entre las ventanas de diferentes programas ralentizará su flujo de trabajo. Permanecer en una ventana el mayor tiempo posible antes de cambiar de aplicación ahorra tiempo.
Cuando se completa un curso, es necesario mover muchas piezas de información clave a una hoja de cálculo para facilitar su visualización y archivo. Pensé que la mayoría de la información no era lo suficientemente fácil de procesar con un programa y colocarla automáticamente en la hoja de cálculo.
Maestro de teclado salva el día en este escenario. Con Maestro de teclado, Almaceno diez piezas de información a la vez antes de pasar a la hoja de cálculo para depositarla. Yo mapeo Control-C y Control-V a diez buffers de portapapeles. Yo presiono Control-C y un número para guardar en ese búfer. Cuando una tecla de acceso rápido se asigna más de una vez, Maestro de teclado muestra una pequeña ventana emergente para seleccionar cuál usar. Es sorprendente cuánto tiempo ahorra esta simple idea.!
Para procesar información de texto, solía escribir muchos awk Scripts y ejecútalos en la línea de comandos. Eso funciona, pero no es tan eficiente. Ahora, TextSoap hace la mayor parte de ese trabajo para mí. Combinado con mi Flujo de trabajo de limpiadores TextSoap para Alfredo, se ahorra mucho tiempo procesando el texto directamente en el portapapeles sin dejar el teclado. Incluso tengo un TextSoap Limpiador que toma el esquema completo del curso y proporciona una lista simple de encabezados de capítulos. La lista va a un Maestro de teclado tecla de acceso rápido para darme secuencialmente los títulos en orden inverso. Esa es la forma más fácil de subirlos.!
Notas del curso de condensación TextSoap a encabezadosMientras escribía este artículo, me seguía fastidiando que no hubiera automatizado el llenado de la hoja de cálculo desde un archivo de notas del curso que no sea utilizando Maestro de tecladobuffers del portapapeles. Entonces, lo abordé y ahora tengo un script de shell completo ejecutado por Extensor de texto que tomará el contenido completo del archivo del curso desde el portapapeles y creará la fila completa de información para la hoja de cálculo.
Con el diseño estandarizado de la hoja de información del curso, pude crear la información necesaria greps y sed comandos de edición para extraer cada pieza de información. ¡Ahora, completar mi hoja de cálculo con información del curso toma exactamente tres segundos! Con un promedio de 20 cursos realizados al mes, ahora puedo ahorrar cinco horas al mes!
Con algunos conocimientos de zsh scripting, Rubí, o PHP, Muchas de las herramientas que he mencionado son ampliables y se hacen aún más potentes para ayudarlo a automatizar su flujo de trabajo. Por lo tanto, estudiar y experimentar! El tiempo dedicado a hacer eso nunca se pierde. Uno de mis muchos lemas es: "¡Cuando dejas de estudiar, mueres!"
A veces hay tareas que puede realizar la computadora sin la interacción del usuario. Esto es cuando una segunda computadora entra en juego, o al menos ejecuta el proceso en segundo plano.
Cargar, descargar, procesar video, etc. son ejemplos de muchas tareas que un segundo sistema puede hacer mientras está trabajando en otro. A menudo tengo dos o tres computadoras ejecutando diferentes tareas. Esto ahorra mucho tiempo. Una vez, cuando estaba procesando muchos videos, tenía cinco computadoras que se ejecutaban continuamente en diferentes tareas. Buscar formas de realizar múltiples tareas en su computadora con tareas en segundo plano ayudará a mejorar su flujo de trabajo.
El viaje hacia la optimización de su flujo de trabajo es un proceso interminable. Cada día, te dan más y diferentes tareas para manejar. Siempre recuerda: ¡es un trabajo para ser automatizado! No se quede estancado en el trabajo, sino que haga su trabajo más efectivo..
¿Tiene algún consejo adicional para automatizar tareas u optimizar su flujo de trabajo? Compártelos en los comentarios a continuación..
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