Configure el correo electrónico de su empresa con Office 365 Hosted Exchange

Microsoft Exchange ha sido durante mucho tiempo el software de servidor de correo electrónico de elección para las empresas. Requiere no solo el gasto de hardware y software, sino también la experiencia y el tiempo para administrarlo. Pero con Office 365 basado en la nube, Exchange y las aplicaciones relacionadas están disponibles para cualquier persona, incluso para pequeñas empresas, sin tener que dedicar muchos recursos. En lugar de Exchange que reside en un servidor en sus instalaciones, Microsoft aloja el servidor de Exchange por usted, a partir de $ 4 / mes, y todo lo que tendrá que hacer es configurar sus cuentas y dejar que Microsoft haga el resto..

En este tutorial, lo guiaré a través de todo lo que necesita hacer para crear cuentas de usuario en Office 365 usando su cuenta de administrador en el Centro de administración, y luego comenzar a usar su equipo con Exchange alojado para sus propias comunicaciones..

Accediendo al Centro de Administración

Con sus credenciales de administrador, inicie sesión en Office 365 en https://portal.microsoftonline.com. Luego se te presentará el panel de administración. Puede usar cualquier navegador, pero como era de esperar, Internet Explorer funciona mejor aquí.

Panel de administración de Office 365

Comprobando su nombre de dominio

Antes de crear usuarios, desea comprobar el nombre de dominio que se muestra para usted. Así que haga clic Usuarios y Grupos a la izquierda.

Cuando te registras por primera vez en el servicio, se te asigna un nombre de dominio como suempresa.onmicrosoft.com. Puede usar esto si lo desea, pero puede preferir un nombre personalizado e individual, como suempresa.com. Hay dos formas de hacerlo:

• Si ya ha registrado un nombre de dominio, haga clic en Agregar un dominio. Necesitará las credenciales de inicio de sesión para administrar la cuenta en el registrador, ya que tendrá que actualizar los servidores de nombres para que apunten al portal de Office 365.
• Puede registrar un nuevo nombre de dominio en el lugar haciendo clic en Comprar un dominio.

Puede tener uno o varios dominios en su cuenta, y también puede usar nombres de dominio personalizados

Puedes tener múltiples dominios en tu cuenta y crear usuarios para cualquiera de ellos. Si hay un dominio que no está utilizando actualmente, pero que podría hacerlo en el futuro, haga clic en su estado y márquelo como inactivo. O si decide que ya no quiere usarlo, selecciónelo y haga clic en retirar. Debe tener al menos un dominio en la lista, y activo.

Visualización y filtrado de usuarios actuales

Para agregar y administrar usuarios, haga clic en Usuarios y Grupos, a la izquierda. La primera vez que inicie sesión, habrá un usuario: el administrador. Observe los cuatro botones encima de la lista de usuarios. El primero le permite agregar un usuario a la vez, y el segundo le permite agregar varios usuarios cargando una lista de ellos.

Puede crear un usuario a la vez, o cargar una lista de varios usuarios para crear a la vez

Hay dos formas de filtrar usuarios: en la parte superior de la pantalla, puede ver usuarios activos y eliminados, o hacer clic en Filtrar icono para más categorías.

La pantalla Usuarios y grupos tiene varias categorías para filtrar por

Creando un usuario a la vez

Primero, vamos a crear un solo usuario. Haga clic en el Más (vea arriba), luego ingrese la información básica del usuario en la Detalles pantalla. Si quieres, haz clic en Detalles adicionales en la parte inferior para ingresar información como departamento, números de teléfono y más.

Observe la lista desplegable para el nombre de usuario. Si tiene varios nombres de dominio configurados para su cuenta, puede hacer clic en el menú desplegable y elegir uno. Así es como creas usuarios para múltiples nombres de dominio. (Nota: puede asignar el mismo nombre de usuario a varios nombres de dominio).

La primera pantalla del proceso de creación del usuario es donde asigna las direcciones de correo electrónico.

Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

En la siguiente pantalla que aparece, decida si el usuario tendrá privilegios de administrador y seleccione su país.

Los usuarios pueden tener privilegios de administración, si lo desea.

Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

En la tercera pantalla, seleccione a qué servicios tendrá acceso el usuario. Tal vez algunos usuarios necesitan acceso a Lync o SharePoint, pero otros no. También puedes comprar más licencias de usuario desde esta pantalla..

Además del correo electrónico, los usuarios pueden tener acceso a otros servicios, como SharePoint y Lync

Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

En la siguiente pantalla, elija si desea enviar información de inicio de sesión y contraseña temporal por correo electrónico. Esto podría enviarse por correo electrónico a los usuarios en direcciones alternativas, y también a usted, como administrador. Tenga en cuenta la advertencia de que las contraseñas se envían a través de texto sin cifrar.

El sistema puede enviarle un correo electrónico con el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta que acaba de crear.

Haga sus elecciones, luego haga clic Siguiente. La pantalla final mostrará la contraseña temporal..

Ya sea que elija o no recibir un correo electrónico con información del usuario, la última pantalla lo mostrará

En este punto, puede hacer clic en el enlace para Crear otro usuario, o haga clic Terminar Para volver a la lista de usuarios. La lista mostrará los usuarios que acaba de crear..

Después de crear un usuario, el nuevo usuario aparecerá en la lista

Creación de usuarios a granel

Si necesita crear más de un par de usuarios, es más rápido crear información de usuario en Excel y guardar el archivo como CSV (valores separados por comas), que es un archivo de texto..

En la pantalla Usuarios y Grupos, haga clic en Añadir a granel icono para agregar varios usuarios (ver captura de pantalla, arriba). Desde la pantalla que aparece (ver más abajo), puede descargar un archivo CSV en blanco para usar, o un archivo de muestra, si desea una idea más clara de en qué debe consistir. Después de rellenar el formulario, debería verse algo como esto: 

Un archivo CSV para crear usuarios de forma masiva tiene 15 columnas, las primeras 6 de las cuales puede ver aquí

Nota: asegúrese de guardar el archivo en formato CSV. Si está utilizando uno de los dos archivos que descargó de esta página, Excel lo abrirá en formato CSV y también lo guardará de esa manera. Si tiene el archivo en formato XLXS, haga un Guardar como, y elige CSV como el tipo de archivo.

Asegúrese de guardar la lista de usuarios en formato CSV (texto), no en formato XLSX (Excel nativo)

En cualquier caso, puede guardarlo con cualquier nombre de archivo que desee.

Haga clic en Examinar, busque su archivo CSV y haga doble clic en él. Hacer clic Siguiente para subir el archivo.

La pantalla donde se cargan usuarios masivos tiene plantillas para facilitar el ingreso de los datos.

La siguiente pantalla le dirá si los datos pasaron la verificación. Si hubo errores (por ejemplo, si utiliza un nombre de dominio que no tiene, espacios en las direcciones de correo electrónico), se le indicará.

Después de cargar el archivo CSV, Office 365 informará si hubo errores

Cuando haces clic Siguiente, tendrá la opción de permitir que los nuevos usuarios accedan al servicio de inmediato o si están bloqueados. También debe establecer la ubicación.

Después de crear usuarios de forma masiva, puede permitirles iniciar sesión inmediatamente o embargar las cuentas hasta que esté listo

El resto de los pasos son los mismos que los anteriores. El sistema le enviará por correo electrónico las contraseñas temporales de los usuarios si elige esa opción, y la pantalla final mostrará todos los nombres de usuario y contraseñas temporales.

El sistema mostrará los nombres de usuario y las contraseñas temporales de todas las cuentas que acaba de crear.

Hacer clic Cerrar. Eso lo vuelve a colocar en la pantalla Usuarios y grupos, que muestra todos los usuarios..

Pantalla Usuarios y Grupos después de agregar usuarios en masa

Cuando un nuevo usuario inicia sesión

Las contraseñas que Office 365 crea arriba son temporales y el sistema requerirá que los usuarios creen nuevas contraseñas cuando inicien sesión por primera vez..

Los usuarios deben ir al mismo portal que usted cuando creó las cuentas:

https://portal.microsoftonline.com

 Ingresan la contraseña temporal, crean una nueva y la confirman, luego hacen clic en Salvar.

La primera vez que un usuario inicia sesión con una nueva cuenta, el sistema le pedirá una nueva contraseña

Eso los llevará a la pantalla de inicio de Office 365.

Después de crear una nueva contraseña, el usuario será llevado a la pantalla principal de Office 365

Conclusión

Office 365 es un software de comunicación y colaboración basado en la nube de Microsoft. Los tipos de servicios que proporciona solían ser para empresas de tamaño empresarial con departamentos de TI, pero ahora que está disponible como un servicio alojado, cualquiera puede usarlo, desde individuos hasta grandes organizaciones..

La clave de todos los servicios son las cuentas de usuario de correo electrónico, y el proceso de creación es bastante sencillo..