Ir sin papel es una excelente manera de eliminar el desorden de su vida, al convertir sus documentos en papel en copias digitales. Sin embargo, necesitarás excelentes herramientas para ayudarte con tu transición sin papel. Claro, usted podría guardar sus documentos escaneados en el disco duro de su computadora, pero luego no se pueden buscar, realizar copias de seguridad ni están disponibles en varios dispositivos..
Por eso utilizo Evernote para simplificar mi vida sin papeles. Facilita la búsqueda y anotación de documentos escaneados desde cualquier dispositivo. En este tutorial, te mostraré cómo usar Evernote para organizar tus archivos PDF escaneados, editarlos y encontrar la información que necesitas.
Tenga en cuenta que algunas de las funciones mencionadas en este tutorial requieren Evernote Premium, un servicio que cuesta $ 5 por mes o $ 45 por año. Puedes usar archivos PDF en Evernote sin convertirte en Premium, pero obtendrás la mayoría de las funciones si actualizas.
Si planea utilizar Evernote para no usar papel, deberá escanear sus documentos en el servicio. Hay dos formas de hacerlo: importar PDFs existentes a Evernote o usar la nueva función "Escanear a Evernote" de Evernote con Image Capture en la Mac. Te mostraré cómo hacer ambas cosas.
Subiendo un documento a Evernote.Si ya tiene archivos PDF escaneados en su Mac, puede importarlos fácilmente a Evernote sin tener que volver a escanearlos. Para hacer esto, abrir Evernote y seleccione el Cuaderno en el que desea almacenar su PDF. Luego, busque el PDF que desea importar y arrastrar y soltar en su cuaderno. Su documento ahora se cargará automáticamente a los servidores de Evernote..
Edición de un PDF utilizando Evernote.Ahora aparecerá una ventana que muestra una copia de su documento PDF. Mire hacia la parte superior de esta ventana, justo arriba de la copia de su PDF, y verá tres botones. El primer botón a la izquierda le permite anotar su documento. Al hacer clic en esta opción, podrá agregar cuadros, flechas, texto y elementos destacados al documento. Estas ediciones serán importadas con su documento..
La segunda opción a la derecha le dará una vista rápida de su documento, mientras que la tercera opción le permitirá volver a guardar una copia de su documento. Esto es útil cuando abre el documento en otra computadora que no tiene una copia guardada en su disco duro.
Una vez que haya terminado de editar su documento, puede nombrarlo desde el cuadro de texto ubicado en la parte superior de la ventana del documento. Para guardar un cambio de nombre, simplemente presione la tecla Volver en el teclado de su Mac.
Importar documentos desde el cliente web de Evernote es en realidad muy similar a importar usando la aplicación Mac. Para hacer esto, inicie sesión en Evernote en su navegador web favorito. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el cuaderno que está utilizando para almacenar archivos PDF. Una vez en el cuaderno, mire hacia la parte superior de la ventana y haga clic en el botón etiquetado "Nueva nota". Asigne un nombre a esta nueva nota mirando hacia la parte superior de la ventana de notas y haciendo clic en el menú de título que debería leer "Sin título". Escriba el nuevo nombre de su Nota y presione la tecla de retorno en su teclado para guardarlo.
Abriendo tu nota en una nueva ventana.Para agregar un PDF a su nota recién creada, mire su nueva nota y ábrala en una nueva ventana. Para hacer esto, haga clic en el cuadro y el botón de flecha ubicados hacia la esquina superior derecha de su Nota.
Agregar un PDF a su nota recién creada en la webAhora, encuentre el PDF que desea importar en su computadora y arrastrar y soltar en la ventana que contiene su nota. Tu PDF ahora será subido a Evernote.
Si necesita importar un documento que aún no se ha escaneado a Evernote, puede hacerlo utilizando Scan To Evernote y la captura de imagen de Apple. Esto se debe a que, al instalar Evernote en su Mac, se agrega un complemento a Image Capture que, cuando está habilitado, cargará automáticamente los documentos escaneados a su cuenta de Evernote..
Para comenzar, asegúrese de que su escáner esté conectado a su Mac y de que esté encendido. Luego prepare un documento para escanear e inicie Image Capture en su Mac. Desde el lado izquierdo de la ventana de captura de imagen, seleccione su escáner debajo del encabezado "dispositivos". Si su escáner está conectado a su red local, estará bajo el encabezado "compartido".
Ahora, mire hacia el lado derecho de la pantalla en sus opciones de escaneo. Desde aquí, establezca el menú desplegable “Formato” en "PDF" y cambia el resto de la configuración de escaneo como desees.
Añadiendo Evernote a la captura de imágenes.Ahora es el momento de decirle a Image Capture que escanee a Evernote. Para hacer esto, abra una nueva ventana del Finder y navegue hasta su Aplicaciones carpeta. Encuentra tu aplicación Evernote dentro de esta carpeta y arrastrar y soltar en el "Escanear para" campo dentro de captura de imagen.
Ahora que ha terminado de ajustar su escaneo, haga clic en el "Escanear" Botón ubicado hacia la esquina inferior derecha de la pantalla. Una vez que se complete su escaneo, aparecerá una nueva Nota de Evernote con el PDF de su escaneo adjunto. Ahora puede modificar su escaneo según sea necesario dentro de Evernote.
Nota: debe ser usuario de Evernote Premium para utilizar estas herramientas de búsqueda.
Buscando documentos escaneados con Evernote. Una de las mejores partes del uso de Evernote para ir sin papel es el hecho de que, para los usuarios de Evernote Premium, hace que sus archivos PDF e imágenes puedan buscarse automáticamente. Por ejemplo, si tiene un documento con la palabra “iPhone” y busca “iPhone” en el cuadro “Notas de búsqueda” (esquina superior derecha) dentro de la interfaz de Evernote Mac, su documento aparecerá con todas las instancias de "iPhone" resaltado.
Además, Evernote permite a los usuarios Premium realizar búsquedas en archivos PDF individuales. Al ver un PDF, presione Comando-F en su teclado para que aparezca un cuadro de búsqueda. Ahora puede escribir en su búsqueda para que todas las instancias de ella se resalten dentro del documento.
Tenga en cuenta que esta funcionalidad también funciona con imágenes que tienen texto, por lo que si ha escaneado JPEG o PNG, no tiene que volver a escanear para usar la función de búsqueda..
Ahora que ha escaneado algunos documentos en Evernote, es hora de mantener sus documentos organizados para una búsqueda rápida y fácil. Una forma de hacerlo es mediante el uso de etiquetas. Para etiquetar un documento, haga clic en su nota respectiva y mire hacia la parte superior de dicha nota. Verá un botón etiquetado "haga clic para agregar etiquetas". Hacer clic en este botón.
Agregar etiquetas a una nota. Tu puedes ahora comenzar a escribir etiquetas. Si está etiquetando un documento con varias etiquetas diferentes, toque la tecla de retorno en su teclado después de cada etiqueta para convertirla en una etiqueta separada.
Buscando usando etiquetas en Evernote.
Ahora que ha etiquetado sus documentos, hay un par de maneras de buscar un documento utilizando etiquetas. La primera forma es dentro de la barra de búsqueda en Evernote para Mac o PC. Simplemente escriba el nombre de la etiqueta que desea buscar y desde el menú desplegable, haga clic en su etiqueta bajo la sección "etiqueta" de la caja de búsqeda. Ahora puedes buscar documentos dentro de tu etiqueta.
Viendo una lista de etiquetas creadas de Evernote. Además, puede hacer clic en el "Etiquetas" Botón en el lado izquierdo de la aplicación Evernote en su Mac o PC para ver todas las etiquetas que ha agregado a Evernote. Para ver todas las notas dentro de una de estas etiquetas, haga clic en la etiqueta que desea ver y mire hacia la esquina superior derecha de la pantalla. Verás un botón etiquetado "Mostrar X Notas". Haga clic en este botón para ver todas las notas etiquetadas con dicha etiqueta.
¡Y eso es! Ahora puede reciclar su documento en papel y disfrutar al saber que sus documentos importantes están almacenados en su computadora, respaldados en la nube y disponibles en todos sus dispositivos con Evernote instalado..
Evernote es una poderosa aplicación de notas, con un montón de poderosas funciones para ayudarte a agregar información y encontrarla rápidamente dondequiera que estés. Ya sea que esté comenzando con Evernote, o ya sea un profesional de Evernote, asegúrese de revisar nuestros otros tutoriales sobre Evernote para aprovechar al máximo:
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