Use HelloSign para obtener documentos firmados en línea

Obtener firmas puede ser complicado cuando se trabaja con equipos en diferentes ciudades o países. Tener que enviar físicamente un documento a un compañero de trabajo, cliente u otra persona solo para que escriban su nombre para su aprobación es una pérdida de tiempo y dinero, y puede perder sus documentos por correo..

Por suerte, hay una solución para esto: HelloSign. HelloSign es una aplicación web que le permite solicitar firmas y firmar documentos legalmente vinculantes, sin faxes ni viajes a la Oficina de correos. En este tutorial, te mostraré cómo enviar firmas, solicitar firmas y hacer aún más con HelloSign.

Empezando con HelloSign

Obteniendo su documento firmado en HelloSign

Para firmar su documento, primero deberá registrarse en una cuenta de HelloSign o autenticarlo con su cuenta de Google. Luego, desde el panel de control, mire hacia el centro de la pantalla y verá tres opciones debajo del encabezado "¿Quién debe firmar?" Solo yo, Yo + otros, y Solo otros. Haga clic en la opción que mejor se adapte a su situación..

Nota: No puede utilizar las funciones Editar y Firmar al seleccionar Solo otros opción.

Añadiendo archivos a HelloSign

Mira hacia el centro de la pantalla debajo de Agregar (y firmar) archivos de cualquier tipo encabezamiento. A la derecha de este encabezado hay un área donde puedes arrastrar y soltar cualquier tipo de archivo de texto que desees firmar. O, si ha guardado su documento en línea, puede importar archivos de Google Drive, Dropbox, Box, Evernote y Microsoft SkyDrive. Para hacer esto, haga clic en el botón respectivo del servicio para ser redirigido a una página de inicio de sesión.

Solicitando Firmas Usando HelloSign

Nota: Si seleccionó Just me cuando seleccionó quién necesita firmar su documento, omita este paso.

Agregar signatarios a un documento HelloSign. 

Después de que hayas subido tu documento, mira debajo de Quien necesita firmar? encabezamiento. Encontrará dos cuadros de texto donde puede agregar el nombre y el correo electrónico de su firmante adicional. Si necesita agregar más firmantes, mire debajo de las casillas y haga clic en + Firmante botón. También puede copiar otras direcciones de correo electrónico al formulario desde el + CC botón.

Si sus documentos requieren firmas en un cierto orden (por ejemplo, si desea que el nombre del presidente de una compañía se firme antes del nombre de un vicepresidente), verifique la Asignar número de pedido cuadro que se encuentra debajo de la lista de direcciones de correo electrónico. Ahora, junto a cada nombre y dirección de correo electrónico, verás los botones de arriba y abajo a la izquierda de cada nombre. Utilice estos botones para organizar el orden de sus firmantes..

Agregando campos de firma a un documento HelloSign. 

Ahora, mira debajo de la Donde necesitan firmar? encabezado y haga clic en el Preparar Documentos Para Firmar botón. Cuando haga esto, aparecerá una ventana emergente que contiene su documento. Mire hacia la parte superior de este documento en la fila de botones etiquetados como firma, iniciales, cuadro de texto, casilla de verificación y fecha de firma. Arrastre y suelte cada uno de estos cuadros en su lugar respectivo en su documento. Por ejemplo, arrastre un campo de firma al área de firma en su documento.

Si tiene varios firmantes, asegúrese de seleccionar quién firma y completa qué información del menú desplegable que se encuentra sobre el cuadro correspondiente..

Agregando mensajes a tu correo electrónico de HelloSign.

En la parte inferior de la página debajo de Añadir título del documento y mensaje personalizado encabezado, escriba un mensaje para sus firmantes y nombre el documento antes de enviarlo a sus firmantes.

Ahora que ha terminado de configurar a sus firmantes, siga la siguiente parte de la guía para agregar sus propias firmas a su documento. Una vez que haya terminado, o si no necesita firmar su documento, haga clic en el botón grande Solicitud de firma Botón ubicado hacia la parte inferior de la ventana para enviar el documento..

Firma de documentos utilizando HelloSign

Una vez que su documento haya sido importado a HelloSign, mire debajo del área de carga y haga clic en Editar y firmar botón. Si está utilizando un documento compartido, este botón se etiquetará Preparar docs para firmar. Ahora se abrirá una ventana donde puede editar y firmar documentos. Para el ejemplo, he cargado un formulario de lanzamiento de foto de muestra de mi computadora en formato .doc.

Mire hacia la parte superior de la ventana Editar y firmar y verá cinco botones: firma, iniciales, marca de verificación, fecha y texto. Estos botones le permiten agregar su información respectiva al documento. Sin embargo, antes de que pueda firmar documentos con HelloSign, debe agregar su firma al servicio.

Agregando su firma e iniciales a HelloSign

Para agregar su firma e iniciales a HelloSign, haga clic en el botón correspondiente de la ventana Editar y firmar. Cuando haga esto, aparecerá una ventana emergente que le pedirá que agregue su firma al servicio. Si mira hacia el lado derecho de la ventana, verá cuatro opciones diferentes para agregar una firma a HelloSign: Dibuje, escriba la firma, cargue el archivo de imagen y el teléfono inteligente.

Usando su ratón para "dibujar" su firma.

Si selecciona Dibujarlo en, lo llevarán a una ventana donde puede usar el mouse para dibujar una firma. Simplemente haga clic y mantenga presionado al lado de la "X" para comenzar a dibujar su firma. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Siguiente y será redirigido a una página donde puede ver su firma. Desde aquí, haga clic en. insertar si desea utilizar esta firma solo una vez, o guardar e insertar Si planeas usarlo de nuevo en el futuro..

Escribiendo una firma usando HelloSign.

Haciendo clic en Escriba la firma lo llevará a una página donde puede escribir su firma. Cuando escriba, la salida de la firma estará en una fuente similar a la escritura a mano. Cuando haya terminado de escribir dicha firma, haga clic en Insertar para agregar la firma a su documento.

Si desea agregar una firma real a su formulario HelloSign, haga clic en el Subir archivo de imagen botón. Desde aquí, se le pedirá que cargue una foto o escanee su firma. Para este ejemplo, escanee una copia de mi firma a 350 ppp usando mi escáner.

Edición de una firma escaneada.

Ahora serás llevado a una página donde puedes rotar, recortar y agregar contraste a tu imagen cargada. Gire la imagen a su gusto con las flechas ubicadas debajo de la ventana de la firma, agregue contraste usando el control deslizante sobre su firma y recorte haciendo clic y arrastrando sobre la propia firma. Una vez que haya recortado, haga clic en el botón siguiente para obtener una vista previa de su firma. Si está satisfecho, haga clic en Insertar o Insertar y guardar.

Si no tiene un escáner, puede agregar una firma desde su teléfono inteligente haciendo clic en Smartphone botón. Esta ventana le pedirá que tome una foto de su firma con la cámara de su teléfono inteligente y luego la reenvíe a la dirección de correo electrónico en el centro de la ventana. Una vez enviada la foto, presione Siguiente para recortar su firma. A continuación, puede agregar su firma al documento.

Estas mismas opciones se aplican al botón Iniciales que se encuentra al lado derecho del botón de firma dentro del botón Editar y Firmar.

Agregando su firma o iniciales a su documento

Selección de una firma para usar en un documento HelloSign. 

Ahora que tiene una firma e iniciales guardadas y está listo para comenzar, haga clic en Usado guardado botón dentro de la ventana Agregar firma. Seleccione la firma que desea utilizar para iniciar sesión haciendo clic en su imagen. Una vez seleccionado, haga clic en Insertar firma.

Su firma ahora será agregada al documento. Para mover su firma, simplemente haga clic y arrástrela a su posición. Si necesita agregar la firma varias veces, simplemente haga clic en el documento para que aparezca otra copia de su firma. Si necesita inicializar alguna parte del documento, haga clic en el botón Iniciales y siga los mismos pasos.

Adición de texto, casillas de verificación y fechas a su documento

Si necesita completar parte de su formulario con texto, por ejemplo, al completar su nombre y apellido en un documento, puede usar la función de texto de HelloSign. Esta función se encuentra a la derecha de los botones de firma e iniciales y está etiquetada como Texto. Después de hacer clic, seleccione la parte del documento al que desea agregar texto y comience a escribir.

Añadir marcas de verificación simples a un documento también es fácil. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el botón de la casilla de verificación en la parte superior de la ventana Editar y firmar. Luego, agregue una casilla de verificación haciendo clic en el documento.

Finalmente, también puede agregar fechas a un documento presionando el botón de fecha. Después de hacer clic, simplemente haga clic en el lugar donde desee colocar la fecha. La fecha se actualizará automáticamente a la fecha de hoy, pero si necesita editarla, simplemente haga clic en la fecha que acaba de agregar para editarla..

Creación de plantillas y enlaces

Si a menudo te encuentras enviando el mismo documento a los firmantes una y otra vez, es posible que desees crear plantillas para tus documentos. Para hacer esto, mire a la izquierda del sitio web de HelloSign y haga clic en Crear plantilla botón. Cuando haces esto, serás llevado a una página con dos opciones: Crear plantilla y Crear vínculo.

Si necesita que varias personas firmen un documento, tendrá que crear una plantilla, ya que los enlaces no son compatibles con varios firmantes. Las plantillas también se pueden enviar a los firmantes a través de HelloSign, en lugar de los enlaces que se pueden enviar por correo electrónico, redes sociales o cualquier otra forma que desee distribuir..

Crear plantillas y enlaces son procesos casi idénticos. Simplemente haga clic en el tipo que desea hacer, cargue sus archivos, agregue firmantes, agregue campos de firma y escriba un mensaje. Una vez que haya terminado de crear una plantilla, haga clic en el botón Crear plantilla y podrá acceder a ella desde el botón Documentos que se encuentra en el lado izquierdo de la ventana de HelloSign, justo debajo del botón Crear plantillas.

Si está creando un enlace, haga clic en el botón Crear enlace cuando haya terminado. Luego lo llevarán a una página con un enlace que puede dar a los usuarios que le gustaría firmar el documento. Puede distribuir este enlace de la forma que desee y sus usuarios pueden firmar a través de su navegador web..

Visualización de documentos firmados

Descarga de documentos desde HelloSign.

Ahora que ha enviado documentos a compañeros de trabajo, clientes y otros firmantes, ¿cómo ve exactamente su visualización de sus documentos firmados? Simple, simplemente haga clic en el botón Documentos ubicado en el lado izquierdo de la ventana de HelloSign. Ahora, mira hacia la parte superior de la página junto a la Filtrado por encabezamiento. Verás un menú desplegable. Desde este menú, seleccione Expedido.

Mire hacia el centro de la ventana para ver todos los documentos enviados. Encuentre el documento que envió y vea el estado de la firma pendiente a la derecha del nombre del documento. Si el documento ha sido firmado, haga clic en el botón de flecha a la derecha de la fecha en que se envió el documento. Aparecerá un menú desplegable. Desde este menú, puede previsualizar y descargar el documento..

Si se ha registrado en HelloSign utilizando su cuenta de Google, estas carpetas también estarán disponibles para verlas en su cuenta de Google Drive dentro de la carpeta "HelloSign" recién agregada..

Usando HelloSign con Google Docs

Otra gran cosa sobre HelloSign es el hecho de que se integra bien con Google Docs. De hecho, al utilizar HelloSign en Google Docs, puede firmar y enviar documentos desde la interfaz de Google Docs, omitiendo la interfaz HelloSign por completo..

Para comenzar, deberá instalar el complemento HelloSign en su cuenta de Google Docs. Para hacer esto, cree un nuevo documento de Google Docs y mire hacia la parte superior de la ventana. Haga clic en el Complementos botón. Cuando hagas esto, aparecerá una ventana emergente. Mire hacia la esquina superior derecha de esta ventana en la barra de búsqueda. Busque "HelloSign" e instale el complemento HelloSign.

Ahora, use Google Docs para abrir un documento que necesita firmar, o haga que otros firmen. Luego, vuelva a hacer clic en el menú Complementos y, en el menú desplegable, haga clic en el botón HelloSign.

Firma de documentos dentro de Google Docs. 

Mire hacia el lado derecho de la ventana y verá una ventana de HelloSign que hace la pregunta tan familiar: "¿quién necesita firmar este documento?". Si selecciona Solo yo, aparecerá un menú que muestra todas las firmas guardadas. Para firmar el documento, simplemente arrastre y suelte su firma en el documento. Una vez que hayas terminado, haz clic en Correo electrónico como PDF desde la barra lateral de HelloSign.

Solicitando firmas con Google Docs.

Si ha elegido enviar el documento a otros para que lo firmen, lo llevarán a una página web donde puede ingresar el nombre y la dirección de correo electrónico de su firmante, así como seleccionar dónde deben firmar los firmantes, como le mostré cómo hacerlo. dentro de la interfaz estándar de HelloSign arriba. A continuación, puede enviar su documento.

Ya está listo para firmar documentos digitalmente.!

Y eso resume este tutorial. Ahora está listo para enviar y recibir firmas digitales legalmente vinculantes con HelloSign y Google Docs. Si tiene algún problema, asegúrese de dejar un comentario a continuación y le ayudaremos. Y la próxima vez que necesite obtener un documento firmado, tal vez en algún momento antes de declarar sus impuestos, asegúrese de probar HelloSign. Te ahorrará franqueo y un tonelada de tiempo, y ni siquiera desperdiciará una hoja de papel.