Usando Dropbox para conectar un equipo

Desde que Apple lanzó iCloud en 2011, Dropbox ha sido amenazado. Hay muchos usuarios que aún lo prefieren para mantener sus documentos sincronizados en todos los dispositivos, pero la integración profunda del sistema operativo de Apple es difícil de superar. Después de todo, no ves las indicaciones de Dropbox al guardar un documento. Más bien, iCloud de Apple lo saluda con una interfaz más moderna y minimalista (las carpetas parecen más que las aplicaciones y las etiquetas se usan para la organización). 

Sin embargo, Dropbox todavía tiene muchos usos, y uno de ellos es conectar a un equipo que está trabajando duro en un proyecto. En este tutorial, le mostraré cómo usted y su equipo pueden usar Dropbox para ayudar en su colaboración y evitar que se pierdan cosas importantes..

Evaluar la situación

Se pasa mucha información de un miembro del equipo a otro diariamente. Dropbox puede hacerlo sin problemas.

Antes de invertir su tiempo en Dropbox, es importante que sepa algunas cosas. Primero, necesitará una conexión a Internet decente para trabajar con archivos. Mientras escribo esto, estoy sentado en la biblioteca local, que tiene una conexión de fibra de 150x150 Mbps. Es genial, pero el precio de algo como esto en su empresa podría ser demasiado caro como para considerarlo. Yo sugeriría tener al menos una velocidad de carga de 10 Mbps si vas a mover archivos grandes alrededor. 

Afortunadamente, Dropbox tiene sincronización de red local, por lo que no tiene que transferir cosas más de una vez. Si los miembros de su equipo trabajan de forma remota, debe recordar que es posible que no puedan asegurar una conexión a Internet tan confiable como usted..

A continuación, querrá ver los planes de Dropbox Pro disponibles, e incluso los de Negocios, si necesita más espacio. El plan base ofrece 100 GB por $ 9.99 por mes o $ 99 por año, lo que debería ser más que suficiente para el equipo promedio. Dependiendo de con qué esté trabajando (audio sin pérdida, video 4K, fotos RAW, etc.), solo 100 GB podrían agotarse rápidamente. Las cuentas personales de Dropbox alcanzan los 500 GB, pero puede ir un paso más allá con sus planes de negocios..

Es importante tener en cuenta que Dropbox Pro no está destinado a un equipo. Técnicamente puede usarlo entre usted y algunas otras personas, pero no está optimizado para esto. Si realmente tiene un equipo dedicado que le gustaría reunir con el servicio, sería una buena idea considerar Dropbox para empresas. Por $ 75 por mes, se le proporcionará la cantidad de almacenamiento que necesite, el cifrado AES de 256 bits, la verificación en dos pasos, el intercambio rápido a todos los miembros del equipo y el borrado remoto si uno falla o pierde su dispositivo.

Por qué debería usar Dropbox

Hay muchas razones personales para usar Dropbox, pero cuando se trata de un negocio, se vuelven un poco confusos. La razón principal por la que es mejor que, digamos, cargar y enviar por correo electrónico el enlace a un archivo es porque no requiere tanto esfuerzo. En lugar de guardar el archivo en su escritorio, abrir su servidor FTP, cargar el archivo y esperar a que el destinatario lo descargue, puede hacer un seguimiento de todo a través de Dropbox. Cuando se agrega un nuevo archivo a la carpeta, a cualquier otra persona que lo tenga en su computadora se le notificará que hay algo nuevo disponible.

Utilizo Dropbox para hacer copias de seguridad de mis fotos, parches de MainStage, facturas e incluso para compartir fotos con personas.

Dropbox no es realmente mucho menos complicado que otros métodos de transferencia de archivos. Sin embargo, es más confiable. Y no tienes que gestionar Todo menos los archivos en sí mismos: Dropbox hace todo el trabajo por ti..

Otra cosa buena de Dropbox es su integración con las aplicaciones que probablemente ya usas para mantener a tu equipo en contacto. Puede compartir archivos directamente con HipChat e incluso adjuntar documentos que ya están en su carpeta de Dropbox a una publicación de Trello. Te da más tiempo para enfocarte en el proyecto que para enviar cosas a los otros miembros del equipo..

Inspiración de uso

Hasta ahora, esto probablemente suene como un gasto extra que no necesita. No se preocupe: he compilado una lista de usos productivos para Dropbox. En realidad, el servicio se puede utilizar sin importar en qué sector se encuentre, siempre y cuando maneje muchos archivos a diario..

• Cuando el equipo del diseñador gráfico termina con una parte de la interfaz de usuario de una aplicación, la guarda en la carpeta del proyecto en Dropbox. El equipo de programación puede emparejarlo con su código de manera oportuna..
• Las imágenes de video sin procesar se pueden importar directamente a la carpeta del proyecto de Dropbox y, cuando se termine de cargar, estarán disponibles para el editor, que puede estar en el otro lado del mundo.
• Use una carpeta de proyectos para mantener a todo su equipo actualizado sobre el código, las imágenes, la documentación y cualquier otra cosa que pueda surgir. Mucho más organizado que los archivos individuales que se envían al azar..
• Obtenga su nuevo single para el técnico de masterización para que pueda avanzar un paso más cerca de su lanzamiento..
• Comparta capturas de pantalla de errores dentro de una aplicación y manténgalos organizados, incluso codificados por colores con las etiquetas de OS X.
• Tengo una amiga que hace fotografía de arquitectura para su papá. Ella toma las fotos, las edita y carga los productos finales a Dropbox. Su padre luego los prueba y los envía a su webmaster, quien los coloca en la cartera de la empresa. Este es un uso fantástico de Dropbox para mantener todo en un solo lugar y no necesita unidades flash o incluso correo electrónico.

Mantener las cosas respaldadas

Los discos duros pueden ser locales, pero no siempre son redundantes.

Time Machine es genial, pero no proporciona tanta tranquilidad como la función Packrat de Dropbox. Si tiene una cuenta gratuita, no puede usar la función, pero vale la pena los $ 10 por mes, que vienen con almacenamiento adicional y otros elogios. (Packrat se incluye con Dropbox para empresas sin costo adicional). 

Piense en Packrat como Time Machine en la nube. Si borras algo completamente de la carpeta de Dropbox de tu computadora, aún estará en tu cuenta. Tú puede elimínelo permanentemente, pero no hay razón para hacerlo ya que está fuera de los límites del almacenamiento de su cuenta; No estás usando ningún espacio dejándolo allí..

Una cuenta gratuita de Dropbox ofrece una versión limitada de Packrat que mantiene los archivos durante 30 días. Para la mayoría de la gente, eso es más que suficiente. Sin embargo, es posible que desees sentir la nostalgia de navegar por algunos de tus primeros proyectos. Si pagas por Dropbox Pro, Packrat te permite hacer precisamente eso. Puedes retroceder tanto como quieras en el historial de tu cuenta. Sin embargo, esto funciona en ambos sentidos: si deja de pagar por Dropbox Pro, perderá sus archivos.

Si tiene un gran equipo de personas que crean y destruyen cosas constantemente, también puede tener la seguridad de una copia de seguridad verdaderamente sólida. Packrat es útil para una cuenta personal también. Puede recuperar todas esas fotos antiguas si lo necesita, o recuperar un poco de música que ahora es rara.

Uso productivo de planificación

Esperemos que te haya inspirado para usar Dropbox de una manera muy productiva. He discutido los diversos planes disponibles, así como los usos prolíficos. A pesar de que Time Machine de OS X hace un buen trabajo de copia de seguridad de los datos personales en tu Mac, Dropbox parece ser una alternativa más segura para mantener seguros los archivos de proyectos. 

Si aún siente que hay más que decir, háganos llegar sus comentarios. ¿Para qué estás usando Dropbox en este momento y cómo lo usarías para mantenerte actualizado sobre el proyecto de tu equipo??