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En un artículo anterior, ¿Qué es la gestión de activos digitales y por qué lo necesita? Observé el papel que desempeñan las fotografías en nuestras vidas, por qué debemos salvarlos y cómo la administración de activos digitales nos ayuda a hacerlo. En este artículo, veremos cómo se estructuran los sistemas de gestión de activos digitales, exploraremos las diferencias entre bibliotecas y archivos en la gestión de activos digitales y perfilaremos los archivos existentes que se utilizan en la actualidad..
La gestión de activos digitales comienza cuando se presiona el obturador y finaliza solo cuando se descarta el activo, si es que alguna vez se descarta. Los sistemas de gestión de activos digitales, incluidas las bibliotecas y los archivos, se pueden configurar de diferentes maneras para atender diferentes prioridades, pero en todos los casos, las mismas tareas y características clave trabajan juntas para crear un sistema eficaz que gestione los activos de principio a fin. Todos los sistemas de gestión de activos digitales también cumplen las mismas tres funciones principales: selección, conservación y acceso..
“Somos lo que recogemos; recopilamos lo que somos ”. -Elisabeth Kaplan, archivista de la Universidad George Washington
Seleccionamos lo que queremos guardar. No podemos salvar toda nuestra vida, por lo que seleccionamos los momentos, las fotografías y los videos que podemos y guardaremos. En el proceso de selección, separamos algunas imágenes de otras y les damos un significado especial. Recopilamos nuestras versiones de historias a medida que elegimos recordarlas y como queremos que otros las vean..
En un sistema de gestión de activos digitales, utilizamos tres procesos para ayudarnos a clasificar y clasificar nuestras imágenes digitales:
Se puede crear una gestión de activos digitales utilizando la estructura de archivos en el sistema operativo de una computadora.Necesitamos preservar lo que elegimos mantener, manteniéndolo a salvo contra incendios, agua, robos y los estragos del tiempo. En el mundo digital, también debemos proteger nuestras imágenes contra el borrado accidental, la corrupción de archivos y la obsolescencia. En la gestión de activos digitales, la preservación implica consideraciones de hardware, medios y formato:
Una colección de imágenes solo es relevante si podemos acceder a las imágenes. Nombrar y ordenar imágenes es la primera consideración para identificar imágenes, rastrear sus ubicaciones y ayudarnos a encontrar la imagen o imágenes que estamos buscando. Sin embargo, la mayoría de las colecciones de activos digitales son demasiado grandes para basarse únicamente en la asignación de nombres y la clasificación para ayudarnos a acceder a lo que necesitamos, por lo que también utilizamos un vocabulario controlado de palabras clave para etiquetar imágenes con información de clasificación y descripciones..
La consistencia y la sucesión también son consideraciones críticas para mantener un archivo accesible. Para que cualquier sistema de catalogación tenga éxito, la estructura, los nombres y las etiquetas deben estandarizarse y utilizarse. Una ventaja adicional del uso de estándares es que otros pueden contribuir o acceder al archivo según sea necesario. Enseñar a otros a acceder al sistema protege el legado del archivo; si solo una persona entiende cómo se gestionan las imágenes, el conocimiento de los activos se corresponde con la persona.
Cada sistema de gestión de activos digitales depende de un archivo de algún tipo. Un archivo es tanto la colección de materiales que estamos guardando como el lugar donde se guardan los materiales. En el mundo de la fotografía digital y el video, un archivo es la colección de imágenes y videos digitales que hemos seleccionado, almacenados en un medio diferente al utilizado como parte del proceso digital principal..
Un archivo bien estructurado y mantenido tendrá las siguientes características:
Guardar cualquier otra cosa en el archivo es un desperdicio de recursos y dificulta su navegación y uso..
La estructuración y organización de un archivo implica solo unas pocas convenciones de nomenclatura de componentes, estructura de archivos, palabras clave y control de versiones, pero esos componentes deben usarse y usarse de manera consistente para que funcione un archivo..
Afortunadamente, los costos asociados con el almacenamiento de activos digitales están disminuyendo y los medios de almacenamiento ocupan menos espacio que antes. Aún así, es tentador y fácil de combinar copias de trabajo y archivo de imágenes y mantenerlas como una y la misma. Pero no lo son. También es fácil confundir archivos y copias de seguridad. Un archivo no es una copia de seguridad, pero usted hace una copia de seguridad de un archivo.
Un archivo puede mantenerse al margen del sistema operativo, pero para ser efectivo, debe ser parte de cualquier sistema de gestión de activos digitales que construya..
Si un archivo es el núcleo de la gestión de activos digitales, una biblioteca de trabajo es el sistema circulatorio. Las bibliotecas y archivos de trabajo están conectados y trabajan juntos, pero son cosas diferentes. Los archivos son para la preservación; las bibliotecas son para uso.
Una biblioteca de trabajo es donde recolectamos y gestionamos imágenes digitales. A menudo hacemos circular las imágenes dentro y fuera de una biblioteca a otros programas para editar, a los clientes para revisar, a un tercero para imprimir, y así sucesivamente. También es común tener múltiples copias de imágenes en la biblioteca. Por ejemplo, una copia puede tener una marca de agua para uso web y otra copia puede estar afilada para imprimir. Una biblioteca en funcionamiento probablemente también tenga imágenes que no consideramos valiosas a largo plazo..
A pesar de estas diferencias, podemos y debemos administrar bibliotecas en funcionamiento con la misma atención que brindamos a los archivos..
La siguiente tabla detalla las diferentes características de los archivos y bibliotecas:
| Archivo | Bibliotecas |
|---|---|
| Los archivos contienen archivos primarios u originales, archivos únicos que no pueden ser reemplazados. | Puede haber otras copias de los archivos en una biblioteca, cada una con diferentes características (tamaño terminado, por ejemplo), pero todas las copias son derivadas de un original. Los archivos perdidos o dañados pueden ser reemplazados. |
| Las imágenes archivadas mantienen un valor duradero. | Las imágenes en una biblioteca pueden tener un valor perdurable o tener un valor solo para un propósito específico o un período de tiempo. |
| Los archivos de imagen no circulan dentro y fuera de un archivo. Si se necesitan archivos archivados, se hacen copias para su uso.. | Los archivos circulan dentro y fuera de una biblioteca; por ejemplo, a otros programas para edición, a clientes para revisión o a una agencia contratada para imprimir o usar en otro material. |
| Un archivo está estructurado y los archivos están organizados con un sistema claro, comprensible y consistente.. | Se organiza una estructura de biblioteca, pero los archivos están en proceso de organizarse; por ejemplo, nombrados, ordenados, calificados y con palabras clave. |
| La estructura de almacenamiento utilizada para un archivo es altamente confiable pero es probable que no sea portátil o rápida. | El almacenamiento de la biblioteca está estructurado para una velocidad y un acceso fácil y frecuente. |
| Los archivos están respaldados con una opción rentable y se actualizan solo cada vez que se cambia el archivo.. | Las copias de seguridad deben ser un sistema continuo y confiable de duplicación de la biblioteca. Las copias de seguridad de la biblioteca se actualizan de forma continua. |
Todos los sistemas de administración de activos digitales tendrán alguna versión de una biblioteca y archivo, funcionando con el conjunto común de principios que hemos discutido. Sin embargo, esos principios pueden aplicarse de diferentes maneras para estructurar un sistema de gestión de activos digitales que se adapte a las necesidades del usuario. Un sistema puede ser tan simple y pequeño como el sistema de administración de imágenes en un teléfono inteligente combinado con un servicio de archivo en línea. Otro sistema podría ser tan grande y complejo como cualquiera de los archivos nacionales..
Para tener una idea de algunas de las variaciones posibles en la gestión de activos digitales, he analizado los tipos de archivos en uso hoy en día. Examinaremos los archivos individuales en futuros artículos, pero por ahora, una introducción rápida le dará una idea de la variedad en el mundo de la administración de activos digitales..
Gobiernos e instituciones públicas mantienen archivos públicos. Los archivos nacionales, a veces denominados bibliotecas, actúan como administradores de registros públicos. Capturan, preservan y ponen a disposición documentos y materiales creados por la empresa del gobierno. Esto incluye materiales sobre individuos, como certificados de nacimiento o registros militares, y materiales sobre un gobierno, como una constitución o estatuto.
Un archivo nacional también incluye materiales de las actividades de un gobierno. Esto puede incluir correspondencia, cartas, manuscritos, procedimientos parlamentarios, libros blancos y más. Los materiales también incluirían documentos de los tribunales de justicia y una variedad de organismos nacionales. El National Archive, Reino Unido, por ejemplo, afirma tener registros sobre genealogía, impuestos medievales, juicios penales, la historia de países extranjeros e incluso avistamientos de ovnis..
De 1999 a 2001, el Archivo Nacional Americano celebró el milenio con Picturing the Century, una exhibición de fotografías que celebran los 100 años de la vida estadounidense. Las fotografías fueron tomadas de más de 8 millones de imágenes en poder de los Archivos. Fotografía de George W. Ackerman, "Granjero leyendo el periódico de su granja", 1931. (Imagen puesta a disposición del público por los Archivos Nacionales, artículo 33-SC-15754c).Un archivo nacional puede contener materiales producidos por individuos de importancia nacional y materiales sobre una nación producida por individuos. Por ejemplo, los Archivos Nacionales de Australia instalaron una exhibición de objetos y documentos pertenecientes a Stanley Melbourne Price, considerado un visionario para la estadidad internacional australiana. Library and Archives Canada posee una vasta colección de retratos realizados por Yousuf Karsh. Estas fotografías comenzaron en el archivo privado de Karsh, pero fueron adquiridas por la Biblioteca y los Archivos de Canadá porque los sujetos fotografiados, como jefes de estado, científicos y artistas, por ejemplo, eran figuras públicas que influyeron en la sociedad canadiense. La colección también tiene valor público debido a la influencia que tuvo la carrera de Karsh en la fotografía a nivel nacional e internacional..
Un interesante proyecto emprendido por los Archivos Nacionales del Reino Unido consiste en catalogar y poner a disposición los diarios de guerra de la Primera Guerra Mundial. El proyecto pone la información a disposición del público para que tenga un mejor sentido de las realidades que enfrentan las tropas y, al mismo tiempo, el proyecto busca asistencia pública para identificar a algunas de las personas y eventos mencionados en los diarios y mostrar en fotografías..
El contenido de todos estos archivos, incluidas las imágenes, es relevante para lo que somos como sociedad. Además, se supone que la persona promedio tiene derecho a saber qué hay en el archivo y poder acceder a él. Los archivos son así regulados y mantenidos por instituciones públicas con la prioridad de garantizar la transparencia y el acceso..
Los museos son entidades públicas o privadas que mantienen archivos para capturar, preservar y poner a disposición información sobre la institución y sus fondos. Los archivistas seleccionan materiales que documentan los objetivos y actividades de la institución. Debido a que el propósito de un museo es recopilar e interpretar artículos de importancia artística, cultural o científica, los archivos de un museo contienen materiales con valor a largo plazo para la investigación social e histórica o la responsabilidad institucional. Un museo mantiene archivos con la prioridad de preservación y educación a largo plazo..
El Smithsonian Institution Archives es un ejemplo interesante de un archivo de museo porque el archivo contiene materiales que documentan el trabajo de la institución, que incluye el desarrollo de conocimientos especializados sobre el archivo y la conservación. El Smithsonian establece prácticas de archivo y conservación que se convierten en estándares para el mantenimiento de registros. Como resultado, los archiveros y archivos del Smithsonian se han convertido en recursos de información para otros archivos. Uno de los proyectos de la institución consiste en digitalizar y archivar unos 3 millones de imágenes, lo que significa que el Smithsonian también está estableciendo estándares de archivo en la gestión de activos digitales.
El Smithsonian es un modelo de progresión archivística. Área de Archivos Antiguos, Cuarto Piso, Edificio de la Institución Smithsonian, Foto 1 de 11 (febrero de 1970) de los Archivos de la Institución Smithsonian (SIA2011-1082 y SA-800).
Nuevos archivos. Almacenamiento de colecciones para Smithsonian Archives en Capital Gallery (2008) de Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)Otras organizaciones sociales no gubernamentales y sin fines de lucro también tienen materiales que tienen un valor social e histórico para el público. Amnistía Internacional, por ejemplo, archiva cartas, fotografías y registros organizativos producidos y recopilados por equipos que trabajan en diferentes temas de derechos humanos. Estos materiales demuestran la responsabilidad de la organización y proporcionan información social y política crítica para comprender los problemas nacionales e internacionales..
La organización de derechos humanos Witness es otro ejemplo de una organización social que archiva información política y social pero, como el Smithsonian, también establece estándares para recopilar y archivar la información. Donde el Smithsonian trabaja con imágenes fijas, Witness trabaja con video. Uno de los objetivos de la organización es abogar por estándares de medios, políticas y tecnología sólidos para garantizar que el video sea un material probatorio viable..
Los archivos privados son aquellos mantenidos por corporaciones, organizaciones e individuos. Los archivos pueden ser pequeños o grandes, pero en todos los casos, el acceso a los archivos está limitado a aquellos autorizados por el propietario o administrador del archivo. Los archivos privados a menudo, pero no siempre, tienen un propósito especializado. Se mantienen en un sistema con una estructura que responde a las necesidades individuales del archivo del propietario..
La biblioteca de imágenes de Mary Evans es un ejemplo interesante de un archivo privado. Iniciada por Mary Evans y su esposo, Hilary, en 1964, la biblioteca recopila imágenes históricas, ilustraciones y fotografías, creadas por artistas "comunes" que no están representados en galerías de arte y museos. La biblioteca hace que estas imágenes estén disponibles por licencia para uso comercial. La biblioteca cuenta con una colección digital masiva: aproximadamente medio millón de imágenes en línea, con aproximadamente 500 nuevas imágenes agregadas cada semana. La biblioteca también representa una cantidad de bibliotecas más pequeñas, privadas y con fines de lucro..
También puede ocurrir que los materiales privados o los materiales que se encuentran en un archivo privado sean de interés público. Uno de esos archivos, otro ejemplo interesante de un archivo privado, es el establecido en Italia por Saverio Tutino. Tutino recopiló memorias, cartas, diarios y notas escritas por trabajadores, agricultores y gente común de Italia, y puso la colección a disposición del público en general. El archivo se ha vuelto tan conocido que su hogar, Pieve Santo Stefano, ahora se conoce como la Ciudad de los Diarios. Los italianos continúan donando sus materiales al archivo, y el archivo se ha convertido en un rico recurso de información para artistas, novelistas y dramaturgos..
También hay, por supuesto, archivos más ordinarios en el sector privado. Puede encontrar algunos archivos comerciales donde espera encontrarlos; por ejemplo, en un archivo de prensa. El Canadian Press Images Archive ofrece trabajos creados por fotoperiodistas con Canadian Press y otras agencias de fotografía. Además de proporcionar fotos de noticias para uso comercial, el Archivo de Imágenes de Canadian Press es un recurso para retratos y fotografías de celebridades..
El último archivo que quiero presentar en este artículo es el proyecto de Flickr, The Commons. La misión de The Commons es catalogar las fotografías que se encuentran en los archivos de fotografías públicas para aumentar el acceso público a estas colecciones. El proyecto se inició con la Biblioteca del Congreso en 2008 y desde entonces ha crecido para incluir a más de 100 instituciones participantes..
Se invita al público en general a contribuir al proyecto proporcionando información y conocimiento sobre las imágenes. Debido a que el objetivo es recopilar la mayor cantidad de información posible, cualquier miembro de Flickr puede agregar etiquetas o comentarios a una imagen. No hay vocabulario controlado de palabras clave; más bien, Flickr lo deja en el sentido común, amonestando a los miembros: "Si eres un imbécil al respecto, tienes vergüenza. ¡Esto es por el bien de la humanidad, amigo!
Los sistemas de gestión de activos digitales pueden ser grandes o pequeños, simples o complejos. Se pueden construir en sistemas probados y verdaderos o se pueden desarrollar como modelos avanzados. Pero todos los sistemas de gestión de activos digitales están diseñados para proporcionar tres funciones: selección, conservación y acceso. Y todos los sistemas de administración de activos digitales tendrán un proceso de archivo para preservar las imágenes originales y valiosas y algún tipo de biblioteca para administrar las imágenes que se usan y circulan.
El mejor sistema de gestión de activos digitales que pueda construir será el que se construya con recursos que satisfagan sus necesidades, objetivos e intereses..
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