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Lo mejor de la fotografía digital es que puede tomar muchas fotografías sin preocuparse por los costos. Lo difícil de la fotografía digital es que puedes tomar muchas fotografías. En lugar de cajas, archivadores y carpetas que derraman un caos de negativos e impresiones, tenemos computadoras, tarjetas de memoria y discos duros externos llenos de bits y bytes de imagen.
La organización y la cordura son posibles. Este artículo lo guiará en la construcción y el uso de un poderoso sistema de vocabularios de palabras clave controladas para administrar su caos digital.
Si eres como yo, tu colección de fotografías digitales se ve así..Colin Rowe, fundador y presidente de Archimedia, es un gurú de la gestión de activos digitales. Describe las colecciones de fotografías desorganizadas como "relleno sanitario digital". Las fotografías pueden guardarse, duplicarse e incluso respaldarse en un sistema de almacenamiento, pero si no puede encontrar lo que necesita cuando lo necesita, sus fotos simplemente están ocupando espacio..
Colin, pensando que es el fotógrafo profesional que es, señala que no puedes vender fotografías que no puedes encontrar. O, si puedes encontrar la foto pero pasar horas buscándola, has perdido alguna ganancia y algo más al dedicar más tiempo a la búsqueda de la que obtuviste con la venta. La entrega lenta de una foto solicitada también socava su credibilidad como profesional, disminuyendo las probabilidades de que se le vuelva a acercar.
Es igualmente importante poder encontrar fotografías guardadas para una colección personal. Toma fotos porque quiere recordar y compartir sus experiencias, eventos y momentos que no se pueden repetir. Si no puedes encontrar esas fotos, solo te quedan recuerdos que se desvanecerán con el tiempo.
Las fotografías perdidas también son legados perdidos. Ya sean corporativas, profesionales o personales, las fotos hacen avanzar nuestras historias. Pero no si no se pueden encontrar o no se pueden identificar. Colin advierte que el legado también se puede perder si solo una persona entiende cómo se administran los datos. Si esa persona se retira, sale o muere, el conocimiento sobre las fotos también se va.
Archimedia trabaja con grandes organizaciones y agencias gubernamentales. Para ellos, la gestión de activos digitales generalmente implica meses de gestión de proyectos, recopilación y clasificación de miles de activos digitales, catalogación y capacitación. El solo diseño e implementación de un sistema de catalogación es el trabajo de la bibliotecaria de Archimedia, Tammy Moorse.
Sin embargo, Colin rápidamente enfatiza la importancia de la gestión de activos digitales para una colección de imágenes de alguna tamaño. "Echa un vistazo a tu escritorio", dice. “¿Cómo identificarías los artículos en tu escritorio? ¿Todos los demás identificarían los artículos de la misma manera? ”Buen punto. Apenas puedo encontrar lo que necesito en mi escritorio día a día, y mucho menos encontrar un artículo entre un número dentro de varios días..
El trabajo o la organización de fotografías puede ser laborioso y aburrido, pero no es difícil ni abrumador. Tammy admite que incluso como bibliotecaria capacitada a la que se le paga por el catálogo, ella aprecia el tedio del trabajo. No obstante, es importante y con unos pocos trucos y un compromiso regular de pequeñas cantidades de tiempo, incluso la colección más desorganizada se puede convertir en activos utilizables..
La gestión completa de activos digitales implica convenciones de nomenclatura, estructuras de carpetas, rutinas de copia de seguridad y más. Pero en el corazón de cada sistema de gestión de activos digitales están las palabras clave, y ahí es donde empezamos..
Palabras clave son palabras o frases cortas utilizadas comúnmente dentro de un sistema para indicar el significado o el tema de la información. Las palabras clave clasifican la información y se pueden utilizar para marcar la propiedad. El sistema no es nuevo. Un vistazo a través de un catálogo de tarjetas de la biblioteca proporcionará una gran cantidad de ejemplos de clasificación de palabras clave. Por ejemplo, en la tarjeta de la biblioteca a continuación, el libro ha sido identificado con palabras clave como "excursionismo" e "Illinois". Las palabras clave también incluyen el nombre del autor, "Zyznieuski".
Etiquetas Son etiquetas que se han aplicado a la información. Las etiquetas se pueden usar para marcar información con palabras clave, códigos e información abierta que solo es relevante para el usuario. Por ejemplo, el libro de senderismo en la tarjeta de la biblioteca ha sido etiquetado con las palabras clave "excursionismo" e "Illinois". También se ha etiquetado con un código del sistema Dewey Decimal de catalogación de bibliotecas. Si tuviera una colección de tales libros, también podría etiquetarlos con información personal como "vacaciones familiares" porque me gusta ir de excursión cuando estoy de vacaciones familiares. Esa etiqueta solo es importante para mí, mientras que las etiquetas de palabras clave significan algo para todos los que buscan la información. Las etiquetas codificadas enlazan a un sistema estandarizado.
Subtítulos y descripciones Son fragmentos de texto libre que describen o llaman la atención sobre algo en la imagen que no es obvio. Este es el lugar para etiquetar con información personal e información que describe el contexto de una imagen.
El uso de etiquetas y palabras clave es un sistema probado de clasificación, y cuando se usa bien, es robusto y confiable. La Internet, por ejemplo, no sería navegable si no fuera por el uso de motores de búsqueda que combinan palabras clave y etiquetas. Del mismo modo, pasaría horas buscando un libro en una biblioteca o librería si no fuera por catalogar con palabras clave y etiquetas. El sistema aporta el mismo poder para organizar fotografías..
Las imágenes digitales se etiquetan con metadatos: datos de texto incrustados en una imagen digital que proporciona información sobre la imagen. Se agrega cierta información a los metadatos en el momento de la exposición; por ejemplo, tamaño de archivo, dimensiones y configuración de la cámara. El software de catalogación de fotos también le permite agregar información personalizada a los metadatos. Por lo general, esto incluye el nombre del fotógrafo y la información de derechos de autor, un título o descripción y, si se organizan, palabras clave.
El software de catalogación de fotos mantiene un registro de todas las palabras clave que ha utilizado. Mi catálogo Lightroom tiene una lista de más de 1500 palabras clave. Eso puede sonar impresionante pero, en mi caso, es solo una lista de palabras que elegí libremente que significaron algo para mí en el momento en que apliqué las palabras clave.
Peor aún, he usado la misma palabra clave para significar cosas diferentes (homónimos) y he usado varias etiquetas para el mismo concepto (sinónimos). Por ejemplo, he usado la palabra clave NARANJA para identificar fotografías de naranjas e identificar fotografías que son predominantemente naranjas. Por lo tanto, si busco fotos de una naranja, también obtendré puestas de sol de color naranja en mis resultados. También he usado las palabras clave DOG, PUPPY y CANINE para identificar fotos de perros. Si hago una búsqueda de DOG, me perderé todas las fotos etiquetadas con PUPPY y CANINE. Y, siendo canadiense, he logrado usar la ortografía americana y británica para mis palabras clave; por ejemplo, GRIS y GRIS. Si no recuerdo incluir ambos deletreos en mi búsqueda, me perderé la mitad de mis fotos grises (o grises).
Esa sería la razón por la cual, a pesar de una impresionante lista de palabras clave, una búsqueda de palabras clave en mi catálogo de Lightroom me proporciona una mezcla aleatoria de fotografías.
La clave para un etiquetado efectivo es controlar las palabras clave que utiliza para etiquetar sus fotografías. Llamados "vocabularios controlados", las listas limitadas de palabras clave también han existido durante mucho tiempo. Aristóteles los usaba al clasificar animales; El Museo Británico los lleva utilizando desde el 18.th siglo y la Biblioteca del Congreso desde el 19th. Muchas agencias de valores controlan con gran cuidado su lista de palabras clave para que los compradores puedan encontrar las fotos que necesitan.
El desafío es construir el vocabulario controlado y usar diligentemente esa lista limitada de palabras clave.
Para construir su vocabulario de palabras clave controlado, necesitará dos cosas: las palabras clave y una estructura que las hace utilizables. Aunque los describiré como dos pasos, se encontrará trabajando con la lista de palabras clave y estructura juntas. Una vez que tenga su vocabulario de palabras clave controlado, deberá aplicar las palabras clave y mantener actualizado su vocabulario de palabras clave..
Elegir las palabras clave puede ser divertido y frustrante. Esta es una actividad que requiere que una persona creativa piense dentro de una estructura rigurosamente mantenida.
Colin Rowe recomienda comenzar con una visión amplia de toda su colección, pensando en cómo alguien más describiría lo que ven en sus fotografías. Ignora el contexto y, en cambio, piensa en lo que hay en las fotos. No estas describiendo por qué Las fotos fueron tomadas pero de lo que tratan las fotos..
Esta fotografía, por ejemplo, fue tomada en la apertura de un restaurante. Ese es el contexto. Pero para describir la foto para etiquetar, usaría palabras clave como RESTAURANTES, BEBIDAS y ALIMENTOS.
Cuando le pregunté a Colin cuáles eran sus reglas de oro para elegir palabras clave, él lo remitió a la bibliotecaria de Archimedia. Con antecedentes en historia del arte y un título de posgrado en bibliotecología, Tammy Moorse entiende los aspectos creativos y controlados de la elección de palabras clave..
Afortunadamente, no tiene que comenzar su vocabulario de palabras clave desde cero. Tammy recomienda aprovechar las listas establecidas que se han probado a lo largo del tiempo. Comience con la lista de palabras clave provista en su software de catalogación de fotos, por ejemplo, pero asegúrese de eliminar las palabras clave que no sean relevantes para su colección. Luego, si necesita inspiración u orientación, continúe con los siguientes recursos en línea:
Una lista de palabras clave es un comienzo, pero es probable que no estén organizadas en un sistema que las haga fáciles de recordar, usar y actualizar. Un vocabulario de palabras clave bien diseñado necesita una estructura que agrupe los términos relevantes en una jerarquía. Una estructura hace que las palabras clave sean fáciles de encontrar y le ayuda a ver cuándo y dónde necesita más (o menos) palabras clave.
Trabajando con las palabras clave que ya tiene, agrupe los términos relevantes. Un fotógrafo de moda, por ejemplo, podría agrupar palabras clave que describan ropa (GOWNS, BUSINESS TRAITS, OUTERWEAR), modelos (MALE, HEMBRA, RUBIA, ADULTOS, ADOLESCENTES) y ubicaciones (BEACHES, ART GALLERIES, RESTAURANTS).
Una vez que haya agrupado las palabras clave de forma flexible, organice las palabras clave en una estructura jerárquica con términos más amplios en la parte superior de la jerarquía y términos más específicos más abajo. Por ejemplo, un fotógrafo de la naturaleza podría tener una estructura jerárquica como esta:
Los animales
> MAMÍFEROS > OSOS
> GRIZZLIES
Sabrá a medida que desarrolla su vocabulario de palabras clave qué tan profundas deben ser sus jerarquías y cómo desglosarlas. Colin Rowe recomienda mantener sus jerarquías en tres niveles o menos, aunque Tammy reconoció que ha creado jerarquías con cuatro niveles cuando la situación lo requiere..
En cada nivel de su jerarquía de palabras clave, agrupe las palabras clave relacionadas. Continuando con nuestro ejemplo anterior, la jerarquía de palabras clave a medida que se expande podría tener este aspecto:
Los animales
> MAMÍFEROS > OSOS
> GRIZZLIES, OSOS POLARES, PANDAS
Por supuesto, puede tener palabras clave relacionadas agrupadas en cualquier nivel de una jerarquía. Por ejemplo, a nivel de BEARS, también podría tener MOOSE, ELEPHANTS y CAMELS..
Tammy recomienda que agregue una categoría general a cualquier vocabulario de palabras clave controlado. Esta categoría es donde colocarás cualquier nombre propio y corporativo..
Su jerarquía puede volverse desordenada si está trabajando solo en listas individuales en un bloc de notas. Considere la posibilidad de configurar una estructura en una hoja de cálculo o una herramienta similar para mantener sus palabras clave organizadas a medida que desarrolla su vocabulario. Tammy usa una simple hoja de cuatro columnas. El uso de una hoja de cálculo ofrece algunas ventajas, especialmente la posibilidad de ordenar columnas y buscar palabras. Además, si usted es un experto en hojas de cálculo, puede exportar su hoja de cálculo como un documento .txt delimitado por tabulaciones, que luego se puede importar a algunos programas de administración de fotos como listas de palabras clave jerárquicas..
Una jerarquía para un vocabulario de palabras clave controlado construido en ExcelSoy una persona visual y prefiero usar mapas mentales para este propósito. He visto a otras personas crear su vocabulario de palabras clave con notas post-it en una pared. No es tan fácil y simple como una hoja de cálculo, pero usa lo que funcione para ti. Echa un vistazo a algunos recursos y aplicaciones en línea para obtener ideas. Mis favoritos son MindNode (disponible como aplicación y para escritorio) y Creately (disponible en línea y para escritorio).
Una jerarquía para un vocabulario de palabras clave controlado construido con un mapa mentalTammy admite que aplicar las palabras clave es una parte tediosa de la tarea, "incluso si eres un bibliotecario a quien se le paga por hacer esto". Comenzar con una colección pequeña es la opción más fácil. Incluso si su colección es grande y no hace nada más que etiquetar todo lo nuevo que agregue a su colección, tendrá un comienzo. Una vez que vea los beneficios de la gestión de activos digitales, estará motivado para etiquetar toda su colección..
Tammy recomienda apartar porciones pequeñas y regulares de tiempo para trabajar en el etiquetado y trabajar con fotografías en lotes. Por ejemplo, si estuviera etiquetando fotos que tomé mientras montaba en bicicleta en los Países Bajos, podría etiquetar todas las fotos de la colección con las palabras clave EUROPA y PAÍSES BAJOS. Luego puedo dividir la colección en grupos más pequeños para etiquetarlos con nombres de ciudades.
Del mismo modo, aplique las palabras clave que pueda al importar sus fotografías en su software de catalogación de fotos. Incluso si solo puede aplicar palabras clave desde la primera jerarquía, parte del trabajo está hecho. Si es posible, tómese el tiempo al importar después de una sesión para completar el etiquetado de todas las fotos. Incluya el tiempo necesario dentro del tiempo que ha reservado para una sesión. Por ejemplo, si sabe que una sesión le llevará cinco horas, reserve siete para que tenga tiempo suficiente para importar y etiquetar de inmediato. Es más fácil etiquetar cuando el tema está fresco en tu mente y estás en el proceso de administrar tus fotos de todos modos.
Dos puntos finales sobre el etiquetado. Primero, al etiquetar, aplique cada palabra clave a lo largo de la jerarquía, no solo la última palabra clave que necesita. En mi ejemplo de fotografías de los Países Bajos, aplicaría EUROPA, PAÍSES BAJOS, y la ciudad. Más tarde, cuando necesito fotos de cualquier lugar de Europa para un proyecto, no necesito buscar todos los países europeos que he visitado. Simplemente buscando EUROPA conseguiré toda la colección..
En segundo lugar, recuerde mirar sus jerarquías cuando elija palabras clave. Muchas fotografías requieren el etiquetado de más de una jerarquía. Por ejemplo, si fotografié alces mientras viajaba por Canadá, me gustaría etiquetar mis fotos con NORTEAMÉRICA, CANADÁ, y MAMÍFEROS Y MOOSE.
Una cosa es construir un vocabulario controlado de palabras clave; Es otro usarlo. Cuando tienes prisa, es tentador aplicar lo que se te ocurra, pero un vocabulario controlado solo funciona si es ... bueno, controlado.
Si ha importado su vocabulario de palabras clave en su software de catalogación de fotos, el software le proporciona indicaciones de palabras clave. A veces, sin embargo, su lista importada no tendrá lo que necesita o quizás no haya podido importar su vocabulario de palabras clave y, en su lugar, agregue el vocabulario a su software poco a poco. Mantengo mi vocabulario de palabras clave al alcance de la mano solo por este motivo. He configurado mi computadora para que cuando arranque, la computadora automáticamente cargue mi vocabulario de palabras clave en segundo plano. Cuando trabajo con mis fotografías, reviso mi vocabulario para seleccionar las mejores palabras clave para aplicar. Si necesito agregar una palabra clave a mi vocabulario, puedo modificarlo de inmediato..
Colin y Tammy abogaron por pensar en su vocabulario controlado de palabras clave como un documento vivo. Esto no es algo que creas una vez y nunca miras de nuevo. Debe mantener la terminología actualizada, agregar palabras clave cuando surja la necesidad y también eliminar o cambiar las palabras clave cuando las palabras no funcionan. Abogan por la precaución, sin embargo, si eliminan o cambian las palabras clave. Si decide, por ejemplo, que no necesita la distinción de BOTAS DE COWBOY Y BOTAS DE INVIERNO, y que, en cambio, utilice solo la palabra clave BOTAS, haga el cambio en su vocabulario de palabras clave controlado y buscar y actualizar cualquier fotografía etiquetada con esas palabras clave.
La gestión de activos digitales es un arte. Se necesita un poco de prueba y error para encontrar el sistema que funcione para usted, pero las recompensas merecen la pena. Las fotografías son, posiblemente, el activo más importante de un fotógrafo. El equipo puede ser reemplazado pero no las fotos tomadas con el equipo. La gestión eficaz de sus fotos protege sus activos y ahorra tiempo. Colin estima que una de cada 8 horas del tiempo de un fotógrafo se dedica a buscar y recuperar un solo activo digital. Si desea vender, reutilizar o compartir sus fotos, la administración de activos digitales le ahorra tiempo y, por lo tanto, también le permite ganar dinero..
Para obtener más información, explore los siguientes recursos:
También asegúrese de consultar los tutoriales de Tuts + en Gestión de activos digitales.
Organizar su colección de fotografías le ayudará de varias maneras. Agilizará su flujo de trabajo, sacará sus fotos más rápido y evitará errores del operador y la pérdida de fotos. Organizar tus fotos también ayuda a preservar tu colección para el futuro. Se pueden utilizar varios métodos y estructuras para organizar cualquier activo digital, pero las palabras clave están en el corazón de todos los sistemas. Un vocabulario controlado de palabras clave agrega poder y efectividad a sus métodos de organización al eliminar los errores de escritura y ortografía, eliminar la confusión y la ambigüedad y aplicar la coherencia.
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