Cómo hacer una copia de seguridad de todos tus correos electrónicos de Gmail (Guía completa)

Nunca ha sido más importante hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Gmail. Con los hackers buscando constantemente las debilidades de la cuenta, es posible que su cuenta de correo electrónico pueda verse comprometida. Los mensajes podrían perderse. Incluso podría perder el acceso a su cuenta de Gmail. Si eso sucede, querrás tener una buena copia de seguridad de Gmail..

Muchos de nosotros mantenemos información comercial en nuestras cuentas de correo electrónico de Gmail. Perder esa información puede ser bastante costoso. Por eso es importante asegurarse de que los datos no se pierdan..

Hay varias formas de hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Gmail, pero muchos usuarios de Gmail no entienden qué hacer. En este tutorial, aprenderás cómo hacer una copia de seguridad de Gmail. Le explicaremos cómo usar la utilidad de copia de seguridad de Google (Google Takeout) para hacer una copia de seguridad de su Gmail. También discutiremos algunas utilidades de copia de seguridad de Gmail de terceros.

Aprender Consejos útiles y estrategias de correo electrónico

Antes de abordar las copias de seguridad de Gmail, no te olvides de Suscríbase al boletín de noticias de Tuts + Business y obtenga nuestro libro electronico: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.

1. ¿Por qué necesita copias de seguridad de Gmail?

Tu Gmail contiene información comercial importante. Clientes y futuros clientes lo utilizan para contactarlo. Incluso puede contener información sensible del proyecto.

¿Pero qué pasa si sus mensajes de correo electrónico se perdieron o se pusieron en peligro??

La verdad es que las cuentas de correo electrónico y otras cuentas en línea se piratean todo el tiempo. La noticia está llena de cuentas de violaciones de datos y otras fallas de seguridad. Si alguien más tuviera acceso a su cuenta de correo electrónico, es posible que pierda algunas de esas importantes comunicaciones comerciales..

Si bien la configuración de contraseñas seguras de Gmail puede ayudar a reducir las posibilidades de que un pirata informático reciba su correo electrónico, ningún sistema es infalible. En el peor de los casos, es posible que incluso deba eliminar su cuenta de Gmail si está comprometida. Para obtener orientación sobre cómo hacerlo, siga los pasos de este tutorial:

Y por supuesto, hay error de usuario. A nadie le gusta pensar en ello, pero los datos a menudo se pierden cuando un usuario borra accidentalmente un mensaje de Gmail. Si actúas rápidamente, puedes restaurar un mensaje eliminado. Pero si ha pasado algún tiempo y no tiene instalado un sistema de respaldo de Gmail, es posible que haya perdido ese mensaje para siempre. Para obtener instrucciones sobre cómo recuperar Gmails eliminados, consulte el tutorial, Cómo recuperar sus correos electrónicos eliminados (o archivados) en Gmail.

Tener copias de seguridad actualizadas de Gmail le permite restaurar sus correos electrónicos perdidos en caso de que algo le suceda a su cuenta de Gmail. Existen varios métodos que puede utilizar para hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail..

2. Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Gmail con Google Takeout

Google Takeout crea una copia de toda su cuenta de Google, incluidos sus datos de Gmail. Para usarlo, aquí está lo que hay que hacer:

1. Comience escribiendo https://takeout.google.com/settings/takeout en tu navegador Dirección campo. Si no ha iniciado sesión en su cuenta de Google, debe iniciar sesión antes de poder utilizar la utilidad. Si has iniciado sesión, el Google Takeout aparece la pantalla:

Utilizar Google Takeout para copias de seguridad de correo electrónico de Gmail

2. Use la barra de desplazamiento a la derecha de la pantalla para ver la lista de datos que puede copiar con la utilidad:

Para hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail, asegúrese de que el control deslizante esté a la derecha.

Verá todos los diversos tipos de datos a los que puede acceder con su cuenta de Google.

3. Deslice el control deslizante de Gmail (a la derecha de la pantalla) hacia la derecha para hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail. Si hace clic en la flecha hacia abajo a la izquierda del control deslizante, la pantalla se expande y puede refinar aún más las partes de su Gmail de las que desea hacer una copia de seguridad:

Copia de seguridad de etiquetas específicas de Gmail.

Escoja una de las siguientes opciones:

Haga clic en el interruptor junto a Incluye todo tu correo para respaldar todo tu Gmail.
Haga clic en el botón de alternar junto a Seleccionar etiquetas para abrir una pantalla que le permite elegir qué etiquetas (carpetas) desea copiar.

4. Cuando haya terminado de seleccionar los tipos de datos para hacer una copia de seguridad, haga clic en Siguiente Botón en la parte inferior izquierda de la pantalla. los Personalizar el formato de archivo la pantalla muestra:

Elija los formatos de archivo de copia de seguridad de Gmail.

Utilice esta pantalla para definir las siguientes características de su archivo:

Tipo de archivo. El tipo de archivo predeterminado para su archivo de almacenamiento es .zip. Haga clic en la flecha hacia abajo para elegir el tipo de archivo .tgz. (Este tipo de archivo puede ser difícil de abrir para la mayoría de los usuarios).

Tamaño de archivo. El tamaño máximo de archivo comprimido es de 50 GB. Haga clic en la flecha hacia abajo para elegir uno de los siguientes tamaños de archivo: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB.

Método de entrega. Así es como obtendrás tus datos archivados. Haga clic abajoflecha para elegir entre recibir un enlace de descarga de correo electrónico, un archivo en Google Drive, un archivo en Dropbox o un archivo en OneDrive.

Precaución: Los archivos almacenados en Google Drive cuentan en la cuota de almacenamiento de Google. Si su archivo es particularmente grande, puede elegir otro medio de recepción..

5. Cuando termine de seleccionar las opciones de formato de archivo, haga clic en Crear archivo botón en la esquina inferior izquierda.

Verá un aviso en la siguiente pantalla de que se está preparando su archivo. (El proceso de archivo no es instantáneo). Cuando su archivo esté listo, se le notificará la ubicación del archivo por correo electrónico. Aquí es cómo se vería el correo electrónico:

Un correo electrónico le notifica que su copia de seguridad de Gmail está lista para su revisión.

Nota: Su correo electrónico puede variar, dependiendo de la opción de método de entrega que elija.

6. Siga las instrucciones en el correo electrónico para acceder a su archivo de Gmail. (En el ejemplo anterior, me gustaría hacer clic en el Descargar archivo botón.)

3. Otros métodos para crear una copia de seguridad de Gmail

Si bien la utilidad de copia de seguridad de Google es bastante sencilla, debe recordar crear el archivo de Gmail. Una forma más automática de hacer una copia de seguridad de su correo electrónico de Gmail es usar un cliente de escritorio como Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) o Apple Mail.

Nota: Para este ejemplo, usaré Outlook. Si su cliente de escritorio es diferente, los pasos que sigue pueden ser ligeramente diferentes.

Configure su cliente de escritorio para que recupere los mensajes de Gmail en su computadora a través del protocolo IMAP. Esto es lo que hay que hacer:

Paso 1. Encienda su acceso IMAP

1. Ir a Ajustes> Ajustes> Reenvío y POP / IMAP en Gmail para asegurarse de que IMAP está activado. Tu pantalla debería verse así:

Ir al gmail Ajustes para permitir Acceso IMAP.

Si IMAP no está habilitado, haga clic en Habilitar IMAP palanca.

2. Google considera que la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico de escritorio son menos seguras. Por lo tanto, tendrá que cambiar la configuración de seguridad en su cuenta de Google para que le brinde acceso de cliente de correo electrónico a su cuenta de Gmail. Para empezar, vaya a https://myaccount.google.com/. Verás el Mi cuenta pantalla:

Utilizar el Mi cuenta pantalla para dar acceso a su correo electrónico de escritorio a sus correos electrónicos de Gmail.

3. Seleccione Aplicaciones con acceso a la cuenta.. los Inicio de sesión y seguridad Aparece la pantalla. Desplácese hacia abajo en la Inicio de sesión y seguridad pantalla a la Permitir aplicaciones menos seguras: opción:

Google considera que la mayoría de los otros sistemas de correo electrónico son menos seguros. Tendrá que deslizar el control deslizante hacia la derecha.

Deslice el conmutador hacia la derecha para que su cliente de correo electrónico de escritorio pueda acceder a su cuenta de Gmail.

Paso 2. Agrega tu cuenta de Gmail a tu cliente de correo electrónico de escritorio

El siguiente paso es agregar su cuenta de Gmail a su cliente de correo electrónico de escritorio. El proceso exacto que utilizará para hacer esto varía según el cliente de correo electrónico de su escritorio..

1. Para MS-Outlook, haga clic en Expediente. Cuando el Información de la cuenta aparece la pantalla, haga clic en el Añadir cuenta botón:

Haga clic en el Añadir cuenta Botón para dar acceso a Outlook a tus mensajes de Gmail..

2. Se le solicitará que ingrese la cuenta de Gmail y la contraseña que desea agregar a Outlook. Escriba la información y haga clic en el Conectar botón. Aparece el siguiente mensaje:

Has dado acceso a Outlook a tus mensajes de Gmail..

3. Haga clic en DE ACUERDO para terminar de conectar su cuenta de Gmail a su cuenta de escritorio. Tus cuentas están conectadas.

Recibirás un mensaje de correo electrónico con el asunto: Mensaje de prueba de Microsoft Outlook en su bandeja de entrada de Outlook. En tu bandeja de entrada de Gmail, recibirás el mismo mensaje..

A partir de este momento, los mensajes enviados a su dirección de Gmail también se enviarán a MS Outlook. Incluso si pierde el acceso a su cuenta de Gmail, puede acceder a sus mensajes de Gmail a través de Outlook. No obstante, recuerde que si elimina un mensaje de su cuenta de Gmail, también se eliminará de su bandeja de entrada de Outlook..

Precaución: Es posible que los filtros y otras herramientas organizativas que haya aplicado en su bandeja de entrada de Gmail no se transfieran a su sistema de correo electrónico de escritorio..

4. Utilidades de copia de seguridad de Gmail de terceros

Otro método para hacer una copia de seguridad de sus mensajes de Gmail es utilizar una utilidad de copia de seguridad de terceros. Aquí hay cuatro opciones populares:

1. UpSafe

La utilidad de copia de seguridad de UpSafe Gmail es gratuita y fácil de usar.

UpSafe es una copia de seguridad de Windows Gmail gratuita y fácil de usar que le permite realizar copias de seguridad rápidamente de sus archivos de Gmail en su disco duro. Una buena característica de seguridad de esta utilidad es que la aplicación nunca tiene acceso a sus credenciales de inicio de sesión de Google. Las copias de seguridad, sin embargo, no son automáticas. Por lo tanto, debe recordar hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail con regularidad..

2. Gmvault Backup

La utilidad de copia de seguridad Gmvault funciona en un gran número de plataformas.

Utilice GMvault en máquinas Windows, Mac, OSX o Linux. Esta popular aplicación de código abierto te permite programar copias de seguridad para que se ejecuten automáticamente, lo cual es bueno ya que no tienes que preocuparte por olvidar realizar una copia de seguridad de tu Gmail. También es una buena herramienta para mover correos electrónicos de una cuenta a otra. Se basa en la línea de comandos, lo que significa que no hay interfaz gráfica. Pero puedes lograr mucho aprendiendo algunos comandos simples.

3. Spinbackup

La utilidad Spinbackup Gmail ofrece funciones de copia de seguridad basadas en la nube..

Spinbackup combina funciones de copia de seguridad basadas en la nube y funciones de ciberseguridad en un solo paquete. Si su empresa necesita ambas opciones, esta única herramienta podría ser una buena opción. Le permite configurar copias de seguridad automatizadas no solo de sus mensajes de Gmail, sino también de cualquier información en su Google Drive, incluidos sus contactos y su calendario. Los precios varían según sus necesidades y la cantidad de usuarios..

4. SysTools Gmail Backup

SysTools se especializa en utilidades de copia de seguridad y recuperación de datos.

SysTools ofrece una amplia variedad de utilidades de copia de seguridad y servicios de recuperación de datos, incluidas las utilidades de copia de seguridad en la nube para Gmail y Google Apps. Tanto la versión para Windows como la de Mac de la utilidad de copia de seguridad de Gmail están disponibles. Dependiendo del sistema operativo que utilice, sus mensajes se pueden guardar en una variedad de formatos. También puede aplicar un filtro para elegir qué mensajes se respaldan.

5. Haz de las copias de seguridad de Gmail una parte de tu flujo de trabajo

Perder mensajes de Gmail podría ser costoso. Sus copias de seguridad de Gmail deben ser una parte regular de su flujo de trabajo. Aquí hay algunas de las mejores prácticas de Gmail Backup para ayudarlo a guiarlo:

Continuar siguiendo buenas prácticas de seguridad de Gmail.. Si bien tener un sistema de respaldo de Gmail en su lugar puede asegurar que no pierda mensajes de correo electrónico importantes, el objetivo es mantener su cuenta lo más segura posible. Asegúrese de que las contraseñas de Gmail que usa sean seguras y aproveche otras medidas de seguridad en línea de Gmail también..
Copias de seguridad automáticas vs copias de seguridad manuales. Mientras que algunas utilidades de copia de seguridad de Gmail le permiten programar una copia de seguridad automática regular, otras no. Dependiendo del volumen de correo electrónico que reciba, su frecuencia de copia de seguridad puede variar: cuantos más mensajes reciba, más a menudo necesitará hacer una copia de seguridad de su Gmail. Entiende el sistema de respaldo que estás usando. Si su utilidad no le permite programar copias de seguridad de rutina, reserve un horario regular para hacer una copia de seguridad de sus mensajes de Gmail manualmente.
Compruebe los archivos de copia de seguridad con regularidad. Incluso si su utilidad de copia de seguridad se ejecuta automáticamente, todavía debe revisar sus archivos de copia de seguridad de vez en cuando para asegurarse de que la utilidad esté funcionando correctamente. Si nota que los archivos de copia de seguridad no están allí o que los archivos de copia de seguridad tienen un tamaño de 0 bytes, vuelva a leer la documentación de la utilidad de copia de seguridad o comuníquese con el equipo de soporte del software de copia de seguridad para resolver el problema..
Supervise su espacio de almacenamiento de copia de seguridad. Tenga en cuenta la cantidad de almacenamiento que tiene para sus carpetas de copia de seguridad. Si está cerca de superar el límite de almacenamiento, considere la posibilidad de almacenar archivos de copia de seguridad más antiguos en otra ubicación o eliminarlos. (Precaución: Si elimina los archivos de copia de seguridad anteriores, es posible que no pueda recuperarlos si los necesita más adelante.)

Conclusión

Si no realiza copias de seguridad de los correos electrónicos de Gmail con regularidad, corre el riesgo de perder su información. Ahora que sabe cómo realizar una copia de seguridad de Gmail, puede reducir la posibilidad de pérdida de datos si realiza una copia de seguridad de su cuenta de Gmail..

Utiliza los pasos que acabamos de mostrarte para realizar copias de seguridad regulares de Gmail.

Negocio