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Si es propietario de una empresa, ya sabe lo importantes que son sus correos electrónicos de Microsoft Outlook. Son la forma en que se comunica con los clientes y también puede ser la forma en que recibe los pedidos. Desea asegurarse y hacer una copia de seguridad de la información en su cuenta de MS Outlook para no perder ninguna información comercial vital. Si usa Microsoft Outlook para sus necesidades personales, como comunicarse con amigos y familiares o para la escuela, esos correos electrónicos también son importantes.
Muchos usuarios de correo electrónico, incluso profesionales de negocios, no piensan en cuánta información almacenan en su sistema de correo electrónico. No piensan en cómo guardar los correos electrónicos de Outlook hasta que es demasiado tarde y ya han perdido algo de información..
No tiene que ser así para ti. Si necesita aprender cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Outlook, este tutorial es para usted. Aprenderá diferentes métodos de copia de seguridad de Outlook, desde cómo exportar correos electrónicos desde Outlook hasta cómo guardar un correo electrónico en formato PST de Outlook y más. También analizaremos cómo hacer una copia de seguridad de otros datos de MS Outlook, como información de contacto y más. Finalmente, conocerá algunos complementos de MS Outlook que pueden ayudarlo a hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook.
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Es posible que no piense en hacer una copia de seguridad de sus mensajes de correo electrónico de MS Outlook, pero debería hacerlo. ¿Qué pasa si pierde el acceso a su cuenta de correo electrónico? Toda la información de correo electrónico almacenada en su cuenta se habrá ido. Si usa su cuenta de correo electrónico de Outlook para negocios, no quiere que eso suceda
Más comúnmente, las personas pierden el acceso a sus cuentas de correo electrónico cuando olvidan la contraseña. Por supuesto, generalmente hay pasos que puede tomar para recuperar el acceso a su correo electrónico, pero estos pueden llevar mucho tiempo..
La otra razón por la que las personas pierden el acceso a sus cuentas de correo electrónico es porque su cuenta ha sido hackeada. Si su cuenta de correo electrónico de Outlook fue pirateada, puede ser difícil para usted obtener acceso nuevamente. Si esto sucede y tiene un archivo de copia de seguridad de Outlook actual, al menos tendrá los datos de correo electrónico que respaldó.
No olvide hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos más importantes por separado. Algunos correos electrónicos contienen información que es vital para su negocio: un contrato, una propuesta o incluso una factura. Querrá tomar medidas adicionales para asegurarse de que tiene una copia de seguridad adicional de cualquier correo electrónico con documentos o discusiones comerciales cruciales. Le mostraremos exactamente cómo hacerlo en los pasos que siguen.
Aprenda a hacer copias de seguridad de correos electrónicos de Outlook rápidamente usando archivos PST en este breve video:
Ahora que ha aprendido la importancia de hacer una copia de seguridad de su información de correo electrónico de Outlook, es hora de comenzar a aprender cómo hacerlo. En esta sección, le mostraré seis métodos para hacer una copia de seguridad de su correo electrónico de Microsoft Outlook:
La primera forma de hacer una copia de seguridad de su correo electrónico de MS Outlook es mediante la exportación de mensajes de correo electrónico al formato PST de Outlook. Antes de aprender a exportar información de Outlook a este formato, puede preguntarse: ¿qué es el formato de archivo PST de Outlook y en qué se diferencia de un formato de archivo OST de Outlook??
Un archivo con una extensión .pst (archivo de formato PST) es un archivo de información utilizado por Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Los ejemplos de los tipos de datos de correo electrónico de Outlook que puede guardar en un archivo de formato PST incluyen:
Puede acceder a un archivo PST de Outlook desde la computadora o el servidor donde se guarda el archivo. También puede copiar un archivo de formato PST a otra ubicación.
Un archivo PST es diferente de un archivo de extensión .ost (archivo OST). El formato de archivo OST de Outlook le permite trabajar sin conexión con una copia de un archivo almacenado en su cuenta de Microsoft Exchange. El archivo se sincroniza cuando vuelves a estar en línea..
Ahora aprendamos cómo crear una copia de seguridad de los archivos de Outlook PST manualmente. Comience en su bandeja de entrada de Outlook y haga clic en Expediente lengüeta. los Información de la cuenta aparece la pantalla:
El primer paso para crear un archivo de correo electrónico de respaldo es acceder al Asistente de Importación y Exportación.Haga clic en el Abrir y Exportar opción:
Seleccione la opción Importar / Exportar.A continuación, haga clic en Importación y exportación botón. El sistema vuelve a su bandeja de entrada y Asistente de importación y exportación muestra:
El Asistente de importación y exportación le ofrece una variedad de opciones de importación y exportación.Selecciona el Exportar a un archivo opción y luego haga clic en el Siguiente> botón en la parte inferior del asistente. El asistente le solicita que seleccione un tipo de archivo:
Elija el formato de archivo PST de Outlook.Elegir la Archivo de datos de Outlook (.pst) opción. Haga clic en el Siguiente> botón. A continuación, se le solicitará que seleccione una carpeta de Outlook de la que desea exportar datos:
Elija la carpeta de Outlook que contiene los datos a exportar.Use la barra de desplazamiento para moverse hacia arriba y hacia abajo para ver todas sus carpetas actuales de Outlook. Cuando hayas seleccionado una carpeta, haz clic en Siguiente> botón.
Nota: También puede elegir hacer una copia de seguridad de los contactos de Outlook, la información del calendario, las notas y las tareas desde este indicador.
Elija dónde guardar su archivo.En la siguiente solicitud, busque una ruta para exportar el archivo de datos de Outlook. O bien, puede guardar el archivo en la ruta predeterminada. Si guarda el archivo en la ruta predeterminada, deberá especificar si desea permitir elementos duplicados. También puede cambiar el nombre del archivo en esta solicitud, lo cual es una buena idea, ya que el nombre predeterminado del archivo es: backup.pst. Recuerde el nombre del archivo y la ubicación del archivo PST de Outlook que seleccionó para poder encontrar su archivo PST de Outlook más adelante.
Cuando haya hecho sus selecciones, haga clic en Terminar botón en la parte inferior de la solicitud. Se le pedirá que cree una contraseña. Este es un paso opcional, pero podría ser importante si los datos de los que está realizando una copia de seguridad son confidenciales y necesitan protección..
Después de que haya exportado su carpeta seleccionada a un archivo PST, puede verificar si el archivo está allí abriendo la carpeta en Explorador de archivos.
Una vez que haya creado su archivo de copia de seguridad, puede abrir Explorador de archivos y encuentre el archivo de copia de seguridad de Outlook que acaba de hacer. Lo reconocerás porque el archivo. Tipoestarán Archivo de datos de Outlook:
Vaya a la ubicación del archivo PST de Outlook para encontrar el archivo de copia de seguridad que creó. En este caso, movamos algunos archivos a una nueva carpeta que acabo de crear llamada Pruebas. Después de mover el archivo a una nueva ubicación de archivo PST de Outlook, abra Explorador de archivos para ver su archivo de copia de seguridad de Outlook:
Copia de seguridad de archivos PST de Outlook copiados a una nueva ubicación.Es genial poder crear archivos de copia de seguridad, pero no serán realmente útiles para ti hasta que puedas abrirlos nuevamente en tu cuenta de correo electrónico. Para este ejercicio, he creado un archivo de correo electrónico de copia de seguridad llamado XYZProject.pst usando mi otra cuenta de correo electrónico de Outlook. Voy a abrir ese archivo desde mi cuenta de correo electrónico de trabajo Outlook.
Para acceder a su archivo de copia de seguridad de Outlook, comience desde Información de la cuenta de Outlook pantalla. Hacer clic Abrir y exportar> Abrir archivo de datos de Outlook.
Explorador de archivos se abre en la ubicación predeterminada. Si ha guardado su archivo de copia de seguridad de Outlook en otro lugar, deberá navegar hasta la ubicación donde está almacenado su archivo PST de copia de seguridad. Para este ejemplo, necesito navegar a la Pruebas carpeta que he creado anteriormente:
Para este ejemplo, la ubicación del archivo PST de Outlook está en la carpeta Pruebas.Haga clic en el archivo, luego haga clic en Abierto. El sistema vuelve a su bandeja de entrada..
Los archivos de copia de seguridad restaurados aparecen en la parte inferior de la Panel de navegación.En el panel de navegación de la izquierda, verá una nueva categoría en la parte inferior del panel, debajo de los archivos: Datos de Outlook. Esta categoría contiene la información de la carpeta de copia de seguridad que acaba de abrir. Para abrir el archivo y acceder a sus datos, haga clic en la flecha a la izquierda de este. Dado que la carpeta que archivé era una subcarpeta de mi Bandeja de entrada carpeta cuando lo archivé, esa estructura fue preservada. También tengo que hacer clic en la flecha a la izquierda de la palabra Bandeja de entrada.
Ahora puedes ver la carpeta restaurada.Ahora puede abrir la carpeta para ver los correos electrónicos en el interior. También puede arrastrar y soltar los mensajes a otras carpetas de correo electrónico..
Una forma rápida y fácil de hacer una copia de seguridad de un solo mensaje de correo electrónico es arrastrarlo desde su bandeja de entrada de Outlook a Explorador de archivos carpeta.
Comience abriendo su carpeta de Outlook que contiene el mensaje que desea copiar. Luego abrir Explorador de archivos a la carpeta donde desea almacenar el mensaje de correo electrónico de copia de seguridad:
Puede arrastrar y soltar mensajes de correo electrónico para moverlos desde Outlook a Explorador de archivos.Haga clic en el mensaje de correo electrónico y arrástrelo a Explorador de archivos para crear una copia de seguridad de correo electrónico:
El archivo de copia de seguridad de Outlook que creó con arrastrar y soltar es un archivo de elementos de Outlook, no un archivo de datos de Outlook.Como puede ver, el correo electrónico que copiamos en Explorador de archivos ahora está en mi carpeta como Elemento de Outlook (no es un archivo PST). Si hace doble clic en el elemento desde dentro Explorador de archivos, el mensaje se abre en Outlook.
Otro método para hacer una copia de seguridad de un mensaje de Outlook es guardar el correo electrónico como un archivo HTML o TXT. Este archivo puede ser almacenado en la nube. Incluso puede adjuntar el archivo a un mensaje de correo electrónico, si desea.
Comience abriendo su bandeja de entrada de Outlook, haga clic en el mensaje de correo electrónico que desea copiar para abrirlo. En el siguiente ejemplo, estoy haciendo una copia de seguridad de un correo electrónico sobre una factura:
Aquí está el correo electrónico de Outlook para ser respaldado. El archivo adjunto debe ser respaldado por separado. Nota: El adjunto de la factura no será respaldado usando este método. Para hacer una copia de seguridad del archivo adjunto, descárguelo, haga una copia y cambie el nombre de la copia..
Haga clic en el Expediente pestaña en la parte superior de la pantalla. La siguiente pantalla muestra:
Puede guardar un correo electrónico de Outlook en formato HTML o TXT.A la izquierda, haga clic en Guardar como opción. Explorador de archivos aparece Seleccione la ruta donde desea almacenar su mensaje de correo electrónico de respaldo. En la parte inferior de la pantalla, haga clic en la flecha a la derecha de Guardar como tipo. Verá el siguiente menú desplegable con opciones de tipo de archivo:
El menú desplegable le permite elegir el tipo de archivo en el que desea guardar el correo electrónico como.Seleccione el tipo de archivo en el que desea guardar el correo electrónico.
Si tiene otra cuenta de correo electrónico, una forma rápida y conveniente de crear una copia de seguridad de un correo electrónico es reenviarla a su otra dirección de correo electrónico. Una ventaja de este método es que el archivo adjunto también se reenviará.
Comience abriendo el correo electrónico de Outlook del que desea hacer una copia de seguridad..
Puede reenviar un mensaje de correo electrónico de Outlook para respaldarlo.Haga clic en el Adelante icono en el Cinta.
Elija un correo electrónico para reenviar su mensaje a.Escriba una o varias direcciones de correo electrónico donde desea enviar la copia de seguridad del correo electrónico.
Si tiene un software de captura de pantalla cargado en su computadora, puede hacer una captura de pantalla como copia de seguridad para mostrar que recibió un correo electrónico en particular (y lo que dijo ese correo electrónico).
Este método de copia de seguridad de correo electrónico puede ser particularmente útil cuando se trata de soporte técnico si desea consultar un correo electrónico que recibió de ellos..
Te hemos dado muchos métodos de copia de seguridad de correo electrónico de Outlook. Pero, también hay muchas herramientas de software que pueden ayudarlo con las copias de seguridad de correo electrónico de Outlook. Aquí hay una descripción de algunos de ellos:
Ya sea que sea propietario de un negocio o profesional de negocios, el correo electrónico es una herramienta de comunicación importante. Es importante asegurarse de que sus correos electrónicos sean lo más profesionales posible. Estos tutoriales pueden ayudar:
Si necesita mejorar en el uso de MS Outlook, consulte el resto de nuestros prácticos Tutoriales de Outlook de la serie: ¿Qué es MS Outlook? (Herramienta de software Pro Email).
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Ahora que ha aprendido a crear archivos de copia de seguridad de MS Outlook, está listo para configurar su sistema para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Outlook. Podrá acceder a sus datos incluso si pierde el acceso a su cuenta de Outlook. Entonces, ¿qué le impide proteger la información de su negocio de Outlook? ¿Por qué no configurar su copia de seguridad de Outlook hoy??
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