Cómo crear su primera tabla dinámica en Microsoft Excel

Todos nos ocupamos de la sobrecarga de datos. Más que nunca, necesitamos formas fáciles de tomar un gran conjunto de datos y encontrar un significado dentro de él. Si trabajas con hojas de cálculo en Microsoft Excel., Tablas dinamicas Son una solución ideal para la sobrecarga de datos. Pocas herramientas son tan fáciles de usar y poderosas como las tablas dinámicas.

Con una tabla dinámica, puede apuntar a Excel a una lista de datos y resumirlos fácilmente en unos pocos clics. Puede segmentar rápidamente sus datos, calcularlos y resumirlos arrastrando y soltando campos.

Esta tabla dinámica se utilizó para resumir una larga lista de facturas de clientes en un solo informe fácil de leer..

En este tutorial, te enseñaré cómo crear una tabla dinámica en Excel. Al final de este tutorial, tendrás las habilidades para resumir datos en hojas de cálculo utilizando una de las funciones más poderosas de Excel.

¿Qué es una tabla dinámica??

Una tabla dinámica es una herramienta para dar sentido a una gran lista de datos. Cuando tiene una hoja de cálculo grande con muchas filas, es útil resumir sus datos en una tabla dinámica de Excel.

Este es un ejemplo simple: tiene una gran lista de clientes que facturó como parte de su trabajo independiente. Cada fila es un proyecto o producto que hemos facturado a un cliente. Al final del año, ¿cómo puedo revisar mi trabajo y ver cómo gasté mi tiempo??

Mi hoja de cálculo contiene una lista de clientes que he facturado por el trabajo durante el último año, pero es difícil obtener un significado de los datos..

Desde una hoja de cálculo, puede ser abrumador comprender sus datos. ¿Qué sucede si quisiera saber el monto total que facturé a cada cliente? Claro, podría filtrar por cada cliente y resumirlo, pero hay una manera mucho más fácil de hacerlo.

Una tabla dinámica nos ayuda a resumir y comprender los datos. En el siguiente ejemplo, creé una tabla dinámica de Excel a partir de la hoja de cálculo y resumí mis facturas por cliente. 

Tabla dinámica en Excel, ejemplo de facturación de cliente que se muestra a la derecha.

La tabla dinámica, que se muestra a la derecha, es una excelente manera de resumir los datos. He mostrado cada "Cliente" como su propia fila y resumí mi "monto facturado". 

Observe que en la hoja de cálculo original, he realizado varias rondas diferentes de trabajo para un cliente llamado "Schoen-Jacobson". La tabla dinámica resume mi facturación en una sola línea, lo cual es muy conveniente..

Puede arrastrar y soltar campos para dividir los datos y verlos de varias maneras. En los ejemplos a continuación, he usado la misma tabla dinámica con diferentes tipos de filas para entender mejor mis datos.

La misma tabla dinámica de Excel con diferentes configuraciones puede resumir mis datos de diferentes maneras; En este caso, puedo ver cómo se divide mi trabajo entre clientes, años y tipos de trabajo que he realizado..

En resumen, las tablas dinámicas son una herramienta para domesticar y comprender mejor los datos de sus hojas de cálculo. Aprender a crear tablas dinámicas en Excel le ayudará a darle sentido a sus datos. Empecemos.

Cómo crear una tabla dinámica de Excel (ver y aprender)

A veces, tienes que ver una herramienta como tablas dinámicas en acción para pensar cómo puedes usarla. Vea el video a continuación para aprender cómo crear una tabla dinámica en Excel rápidamente:

 

Si desea una guía paso a paso para crear su primera tabla dinámica en Excel, siga leyendo el tutorial para obtener más información. Le mostraré cómo crear una tabla dinámica y comprender mejor sus datos.

1. Prepare su tabla dinámica de Excel

Si desea seguir este tutorial, descargue el libro de trabajo de ejemplo que se incluye con este tutorial. He completado algunos datos en un libro de trabajo para que pueda crear una tabla dinámica en Excel y seguir este tutorial..

Si estás usando tus propios datos, no hay problema. Antes de crear una tabla dinámica, debemos asegurarnos de que nuestros datos funcionarán bien en una tabla dinámica. Aquí están mis claves para preparar datos para una tabla dinámica:

1. Cada fila De los datos debe ser un registro propio. Básicamente, puedes usar cada línea para tus datos..
2. Asegúrese de que cada columna tiene un encabezado, y asegúrese de que no haya columnas en blanco en sus datos.

2. Crea la tabla dinámica en Excel

Estamos listos para crear nuestra primera tabla dinámica. Comience por resaltar las columnas que contienen sus datos y luego busque la Insertar pestaña en la cinta de Excel.

Con sus datos resaltados, haga clic en el Tabla dinámica botón en el extremo izquierdo de la Insertar pestaña para crear tu primera tabla dinámica.

Resalte las columnas que contienen sus datos y haga clic en Tabla dinámica sobre el Insertar pestaña para crear tu primera tabla dinámica.

Ahora, aparecerá una nueva ventana para terminar de crear la tabla dinámica en Excel. Normalmente, dejo esta configuración en su valor predeterminado, lo que creará una tabla dinámica en una hoja propia. Sigue adelante y presiona DE ACUERDO, y Excel creará la tabla dinámica.

Ya has seleccionado la tabla que incluye tus datos. Deje la opción inferior configurada en Nueva hoja de trabajo para colocar la tabla dinámica en su propia pestaña del libro de Excel.

3. Arrastra y suelta tus campos

Una vez que haya creado la tabla dinámica, Excel lo llevará a la nueva hoja para crear su tabla dinámica. Pienso en esta pantalla como un generador de informes de arrastrar y soltar. Aquí está cómo leer este menú:

En el lado derecho de la pantalla hay un menú etiquetado Campos de tabla dinámica. Verá cada una de las columnas de sus datos en la lista, que se llaman campos en una tabla dinámica.

En la parte inferior del menú hay cuatro casillas: Filtros, Columnas, Filas, y Valores. Puedes arrastrar y soltar cualquier campo en cualquiera de los cuadros. 

Excel PivotTable Report Builder.

Vamos a empezar arrastrando Cliente abajo en el Filas caja. Hacer clic y arrastrar Cliente de la lista de campos, y arrástrelo hacia abajo en el cuadro blanco debajo Filas.

Cuando arrastramos Cliente al Filas cuadro, el Excel PIvotTable pone a cada cliente en su propia fila.

¡Ahora estamos llegando a alguna parte! Porque colocamos el Clientela campo en el Filas cuadro, la tabla dinámica pone a cada cliente en su propia fila. 

Así es como funcionan las tablas dinámicas: puede arrastrar y soltar los campos en los distintos cuadros, y la tabla dinámica mostrará ese campo en el cuadro al que lo arrastra. Puedes mostrar un campo como Filtro, Fila, Columna, o Valor.

En la captura de pantalla de abajo, aquí hay otro ejemplo rápido. Arrastré y solté el Tipo de proyecto al Columnas campo. Ahora, nuestra tabla dinámica de Excel muestra cada uno de los tipos de proyectos en nuestros datos originales como una columna propia..

Esta vez, arrastré el Tipo de Proyecto al campo de columnas. Esto muestra cada uno de los tipos de proyectos en una columna propia..

Voy a seguir adelante y deshacer estos cambios, y moverme Cliente de vuelta a Filas caja.

¿Y si quisiéramos saber cuánto facturamos a cada cliente? Recuerda que tenemos eso en nuestros datos originales, en el Cantidad cobrada columna. Necesitamos sumar las cantidades.a la mesa tambien.

Como queremos ver esas cantidades como valores numéricos, vamos a arrastrar Cantidad cobrada al Valores caja (esquina inferior derecha).

Recuento de clientes en tabla dinámica de Excel.

Ahora, tenemos una lista de la cantidad de veces que hemos facturado a cada cliente por el trabajo. La segunda columna cuenta cada vez que trabajamos con un cliente y muestra el total del conteo.

Sin embargo, no queremos ver el contar De los proyectos que realizamos para cada cliente. Queremos saber el total de dólares, o la suma de lo que facturamos en su lugar..

Hagamos clic derecho sobre los números en la segunda columna. Encuentra la opción que lee. Resumir valores por y elige Suma. Verá ahora que las cantidades se están resumiendo y podemos ver el total de dólares para cada cliente.

Una vez que haya bajado la cantidad facturada en el campo Valores, haga clic con el botón derecho en los datos y elija Resumir valores por> Suma Resumir las cantidades por cliente en lugar de contarlas..

Hemos creado nuestra primera tabla dinámica útil, que resume nuestras facturas por cliente. Ahora, agreguemos un segundo campo para ver aún más detalles..

¿Y si quisiéramos segmentar nuestros datos aún más? Digamos que queríamos ver no solo al cliente, sino también el tipo de trabajo que hicimos para ese cliente. 

Para hacer eso, tomemos la Tipo de proyecto campo y arrástrelo hacia abajo en el Filas cuadro, y arrástrelo por encima de Cliente. 

Tipo de proyecto agregado en Excel Tabla dinámica.

Ahora, nuestra tabla dinámica tiene dos niveles de detalle: resume nuestro trabajo por tipo de proyecto (Contabilidad, Trabajo legal, Screencasts, Capacitación y Tutoriales), y luego muestra al cliente para cada tipo de trabajo. Hemos agregado dos niveles de detalle a la tabla dinámica de Excel para que podamos ver los mejores clientes para cada tipo de trabajo.

A estas alturas, debería tener algunas ideas de cómo podría usar las tablas dinámicas para ayudarlo en su trabajo independiente o en una pequeña empresa. Si tiene hojas de cálculo con datos y necesita comprenderlos, intente colocarlos en una tabla dinámica y reorganizar los campos para comprender más los datos..

Recapitular y seguir aprendiendo

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas que conozco en Excel. Si desea seguir aprendiendo habilidades de Excel, consulte los tutoriales a continuación:

• Bob Flisser tiene un tutorial avanzado de tabla dinámica que te enseña a combinar datos de varias hojas en una única tabla dinámica.
• Si necesita limpiar su hoja de cálculo antes de crear una tabla dinámica, aquí encontrará cómo buscar y eliminar duplicados..
• Si desea una introducción más básica a las funciones de Excel, consulte nuestra serie Cómo hacer y usar fórmulas de Excel.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo usar una tabla dinámica? Si es así, avísame en los comentarios a continuación..