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Si ha estado en el negocio por un tiempo, estoy seguro de haber escuchado el dicho: "Solo eres tan bueno como la gente que contratas".
En otro tutorial de esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas, cubrí el proceso de contratación de empleados. Pero contratar gente buena no es suficiente por sí solo. También debe brindarles a esas personas el apoyo para desarrollar sus habilidades y hacer su mejor trabajo. Ahí es donde entra la formación..
Sin embargo, aquí está el problema: debido a los recursos limitados y otras prioridades, muchas pequeñas empresas no ofrecen el mismo tipo de planes de capacitación estructurados que las grandes empresas. Un informe de 2016 de la Federación de Pequeñas Empresas en el Reino Unido encontró que aunque el 91% de los dueños de negocios reconocieron el valor de invertir en la capacitación y el desarrollo del personal, solo el 43% dijo que lo hizo..
¿Estás listo para crear un programa de capacitación para tu pequeña empresa? (fuente de la foto)Entonces, en este tutorial, veremos cómo las pequeñas empresas pueden crear un plan de capacitación para empleados y brindar mejores oportunidades de capacitación a los empleados. Veremos algunos de los beneficios de proporcionar una buena capacitación y luego le mostraremos cómo armar un plan integral de capacitación de empleados para su pequeña empresa. Consideraremos varios tipos diferentes de capacitación, incluidas las que tienen un costo mínimo, para que esté preparado para diseñar un plan de capacitación efectivo, incluso si cuenta con un presupuesto ajustado.
Probablemente ya aprecies la importancia de capacitar a tus empleados, pero por si acaso, aquí tienes un resumen rápido de los principales beneficios:
Cuando las personas no han sido capacitadas, a menudo aún pueden realizar tareas, pero de manera ineficiente. Para tomar un ejemplo simple, hace años, solía crear presentaciones de PowerPoint formateando cada diapositiva individualmente. Luego asistí a un evento de capacitación rápida y aprendí a usar patrones de diapositivas y plantillas de presentación..
Después, fui mucho más productivo; pude crear una presentación en la mitad del tiempo, y el resultado final fue mucho mejor, lo que significa menos reelaboración. Lo mismo se aplica a casi cualquier habilidad relevante que sus empleados aprendan: los hará mejores en sus trabajos.
La gente valora la formación y el desarrollo. Una encuesta de Bridge descubrió que tener una cultura de aprendizaje en una organización era el principal motor de compromiso y lealtad entre los empleados.
Una encuesta encontró que el 40% de los empleados dejan un empleo dentro del primer año si reciben una capacitación laboral deficiente. La rotación de empleados es costosa para su negocio de muchas maneras, no solo el costo de contratar a alguien nuevo, sino también la pérdida de conocimiento, la pérdida de tiempo, etc. Capacite bien a sus empleados existentes y es más probable que se queden con ellos..
Una buena capacitación ayuda a asegurar que todos estén en la misma página. Proporciona a sus empleados capacitación directa sobre las habilidades o comportamientos que se esperan de ellos. Si toda su gente ha sido entrenada de la misma manera, existe una mayor probabilidad de que ellos también hagan las cosas de la misma manera..
No importa en qué sector se encuentre, en estos días probablemente esté experimentando múltiples cambios rápidos debido a la tecnología y otros factores. En este mundo en rápida evolución, las empresas deben ser ágiles para mantenerse a la vanguardia. Es esencial contar con empleados bien capacitados que estén al día con los últimos desarrollos..
Cuando se trata de capacitación y desarrollo de empleados, tiene muchas opciones disponibles para usted. A continuación, un resumen de los principales tipos de capacitación que podría ofrecer, con un resumen de las ventajas y desventajas de cada uno..
La forma más simple (y con frecuencia la más barata) de capacitación es hacer que sus empleados se entrenen entre sí. Tiene mucho sentido: todos sus empleados tienen habilidades diferentes, así que, ¿por qué no animarlos a compartir esas habilidades entre ellos??
La ventaja de la capacitación interna es que es fácil de organizar e implica un costo mínimo o nulo. También puede tener beneficios no solo para las personas que reciben capacitación, sino también para las personas que realizan la capacitación, quienes pueden sentirse más capacitados y ganar confianza, mejorar sus habilidades de presentación, etc..
La principal desventaja es que no está introduciendo nuevas habilidades o conocimientos en la organización, solo se asegura de que lo que las personas saben se comparte más ampliamente. Puede haber otras habilidades o perspectivas que solo puede obtener de fuentes externas. Y mientras que algunos empleados se sienten fortalecidos por la oportunidad de capacitar a las personas, otros pueden verlo como una carga, hay que tener cuidado al manejarla..
La formación interna puede tomar varias formas:
Hay un montón de opciones que hay para la formación en línea. Estás visitando uno de ellos ahora mismo, en Envato Tuts +, así como una amplia gama de tutoriales de negocios, tenemos un montón de cursos de video detallados que cubren todo, desde JavaScript hasta el diseño de logotipos. Así que puede animar a sus empleados a adquirir nuevas habilidades en línea, ya sea con tutoriales gratuitos o mediante la suscripción de una suscripción para que también puedan ver los cursos de video y los libros electrónicos..
Lo bueno de la capacitación en línea es que a menudo es de bajo costo y puede acceder a una amplia gama de capacitación en muchos temas diferentes. También es flexible, por lo que los empleados pueden encajar fácilmente en su otro trabajo o hacerlo en su tiempo libre. No tiene el problema de que todos estén fuera de la oficina al mismo tiempo para asistir a un evento de capacitación programado.
Sin embargo, esta misma flexibilidad también puede ser un inconveniente. Los empleados tienen que estar bastante motivados para completar la capacitación, y puede terminar posponiéndose. Puede valer la pena trabajar con los empleados para ayudarlos a programar algunas horas de entrenamiento regular cada semana. Esto también evita otro problema potencial: los empleados sienten que se les está pidiendo que realicen capacitación relacionada con el trabajo en su propio tiempo personal.
Al principio, esto puede no parecer una opción de capacitación, pero muchas asociaciones de la industria brindan capacitación a sus miembros, además de ofrecer revistas, libros electrónicos y otros recursos que pueden ayudar a su personal a desarrollar nuevas habilidades..
La ventaja es que a menudo se trata de una capacitación especializada y muy específica para su industria en particular, y puede ser rentable. Además, ser miembro de una asociación de la industria también tiene otros beneficios, como oportunidades de redes, obtener credibilidad, mantenerse al día con las tendencias de la industria, etc..
Por otro lado, las opciones de capacitación pueden ser más limitadas que con las otras opciones, ya que la capacitación no es la función principal de una asociación industrial..
Hay oportunidades de capacitación en todas partes: seminarios, conferencias, programas de capacitación especialmente diseñados, etc..
Estos pueden ser excelentes para sus empleados porque a menudo son eventos de alta calidad proporcionados por capacitadores profesionales y brindan la oportunidad de establecer contactos con otras personas de la industria. Hacer este tipo de inversión también puede mostrar a su personal que realmente valora su desarrollo personal y profesional..
El principal inconveniente es el costo. Estos programas pueden ser muy costosos, y también está el costo de los viajes, el alojamiento, etc. Las grandes empresas se encargan de este tipo de cosas todo el tiempo, pero es posible que una pequeña empresa no tenga el presupuesto para ello. También está perdiendo a ese miembro del personal y su productividad durante la duración de la capacitación.
Una opción relacionada es contratar una compañía de capacitación para que venga a su lugar de trabajo y capacite a los empleados en el lugar. Evita los gastos de viaje de esa manera, pero aún puede ser una opción costosa. Y pierde algunos de los beneficios como la creación de redes, alejarse de la oficina, etc..
Pero, por otro lado, está recibiendo capacitación personalizada y personalizada de profesionales experimentados. Si su presupuesto se puede estirar, aún puede ser una gran opción.
Algunos empleadores pagan a sus empleados para que sigan una educación formal, como un título en negocios o una calificación contable. Este es un incentivo maravilloso para ofrecer, aunque, por supuesto, los costos pueden aumentar bastante rápido. Para mantener su presupuesto, considere contribuir solo una cierta cantidad y hacer que el empleado pague el resto, o limitarlo a programas más cortos y menos costosos.
Si puede permitírselo, los beneficios son una fuerza laboral mejor educada y capacitada, con las habilidades y calificaciones para asumir una mayor responsabilidad, lo que le permite promocionar desde adentro en lugar de tener que contratar externamente para cargos de alto nivel.
Ahora que hemos visto los diferentes tipos de capacitación, comencemos a preparar un plan de capacitación para sus empleados.
El primer lugar para comenzar es con los nuevos empleados: ¿Qué necesitan saber para ponerse al día rápidamente??
Parte de ella es la información práctica que cubrimos en el tutorial del manual del empleado: cómo funcionan los pagos y los beneficios, cuál es la política para tomarse vacaciones, etc. Pero un plan de orientación irá más allá de eso. Déle al nuevo empleado una introducción completa a la empresa: su historial, lo que hace, por qué lo hace, etc. ¿Cuál es su filosofía? ¿Cómo te gusta hacer negocios??
Luego presentar a la gente. ¿Cuál es la estructura general del negocio y cómo encajará el nuevo empleado en eso? ¿Quiénes son los empleados clave? Como saben, si alguna vez le presentaron a un grupo de personas en una gran fiesta, es imposible recordar demasiados nombres a la vez. Así que manténgalo liviano y solo concéntrese en las personas clave con las que el nuevo empleado estará interactuando al principio.
¿Y qué hay de los clientes? ¿Quiénes son y qué quieren de su empresa? Esto es importante incluso si la persona no tiene un rol directo con el cliente. Existe un negocio para servir a sus clientes, por lo que todos en la empresa deben entender cómo hacerlo y trabajar para lograrlo de manera más efectiva, incluso si nunca tratan directamente con un cliente..
Luego cubra cualquier cosa específica de su compañía o el rol de la persona. ¿Utiliza un software especial que el empleado necesitará aprender? ¿Tienes procesos especiales que necesitarán entender? Cualquier habilidad especial que la persona necesitará adquirir si no la tiene.?
Como probablemente se habrá dado cuenta, parte del material para su plan de orientación será común para todos los empleados, mientras que otros deberán adaptarse a los empleados individuales en función de su función laboral, las habilidades con las que llegan, etc..
Así que comience por crear un programa de capacitación de orientación central que contenga los elementos que son aplicables en todos los ámbitos, luego evalúelo para cada nuevo empleado y agregue las áreas necesarias. Si contrata a un gran número de personas nuevas, puede valer la pena crear "módulos" de información aplicables a ciertos roles comunes, como un módulo de ventas para el personal de atención al cliente, un módulo que se ocupa del software financiero para el personal administrativo, y así. Luego simplemente elija los módulos apropiados para la situación de cada nuevo empleado.
Un elemento clave para una orientación efectiva o un programa de incorporación es realizar encuestas periódicas de los nuevos empleados. Póngase al día con ellos después de una o dos semanas en el trabajo y averigüe qué funcionó y qué no. ¿Qué preguntas quedaron sin respuesta y con qué problemas se encontraron en sus primeros días? Luego incorpore eso en futuros programas de entrenamiento de orientación..
Conseguir que los nuevos empleados entrenen efectivamente es un buen comienzo. Ahora puede pasar a sus empleados existentes. A menudo, los gerentes y dueños de negocios son bastante reactivos cuando se trata de capacitación: esperan que los empleados soliciten la capacitación, o se encuentran con un programa de capacitación que suena bien, y le piden a los empleados que lo tomen. Pero es mejor tener un enfoque más sistemático y crear un plan de capacitación individual para cada empleado. Así es cómo:
Comience por evaluar las habilidades actuales del empleado, en comparación con lo que es necesario para su trabajo. Si creó una descripción de trabajo adecuada cuando los contrató, debe tener una idea clara de lo que se requiere para el rol. Considerar:
Estamos hablando de habilidades personales, como la gestión del tiempo y las habilidades de presentación, así como el dominio del software, los procesos y otras tareas necesarias para realizar su trabajo. Para las personas que administran a otros empleados o pueden necesitar hacerlo en el futuro, también deberá evaluar sus habilidades de administración.
Si bien las necesidades específicas del trabajo del empleado son importantes, también vale la pena ir más allá de eso y pensar en las necesidades de la empresa en general..
¿Tienes algún vacío de habilidad en general? ¿Hay alguna función adicional que le gustaría que este empleado asuma en el futuro, para la cual necesitará capacitación? ¿Y qué hay de las tendencias dentro de la industria? ¿Hay alguna tecnología nueva en la que la persona deba ser entrenada? Nuevas tendencias de gestión o prácticas comerciales que desea que comprendan.?
Después de todo, la capacitación se trata de satisfacer las necesidades tanto del empleado como de la empresa, así que asegúrese de cubrir ambos ángulos.
A veces, los miembros del personal tendrán ideas claras sobre lo que quieren aprender. Quizás hayan oído hablar de una nueva tecnología que quieren dominar. Tal vez quieran pasar a un puesto más importante y quieran adquirir habilidades de gestión.
Una parte importante de la creación de un plan de capacitación es animar al empleado a sugerir la capacitación en la que estarían interesados. Siempre que sea relevante para el trabajo y dentro de su presupuesto, intente acomodar estas solicitudes siempre que sea posible; El aprendizaje auto-motivado es a menudo el más efectivo. El aprendizaje de adultos no es como la gente de la escuela necesita ver lo que hay para ellos, sentir que la capacitación es relevante y estar completamente alineada con las metas.
Ahora que ha reunido toda esta información, siéntese con el empleado y elabore un plan de capacitación juntos. Esto es algo que debe hacer regularmente, al menos una vez al año o tal vez con más frecuencia. Planifica las habilidades en las que quieres centrarte en el próximo año.
Nuevamente, trate de escuchar al empleado tanto como sea posible. Su negocio tiene ciertas necesidades, por supuesto, pero si el empleado es realmente resistente a la idea de aprender una nueva habilidad en particular, es poco probable que la capacitación sea efectiva. Prepárese para comprometerse e intente encontrar una combinación justa entre sus necesidades y las de sus empleados.
Cuando hayas decidido las habilidades, decide cómo las adquirirás. ¿Cuál de las opciones que vimos en la sección 2 usará? Parte de esto se basará en su presupuesto y parte de las preferencias y el estilo de aprendizaje del empleado. Cada persona tiene su propia forma de aprender; un marco común es dividir a los alumnos en tres grupos:
Este es solo un resumen rápido, y hay muchos otros modelos que compiten por ahí. La idea básica a recordar es que todos aprenden de manera diferente. Así que trate de saber qué tipo de capacitación funcionaría mejor para cada individuo y organice las opciones de capacitación sobre esa base.
Al elaborar un plan de capacitación, y al volver a él y actualizarlo cada año, tenga en cuenta que no se trata solo de adquirir habilidades, sino de la dirección de la carrera de una persona..
La capacitación que realizan las personas a menudo puede determinar qué oportunidades están disponibles para ellas, por lo que es importante tener eso en cuenta. Además de las necesidades inmediatas de la empresa y del individuo, también tómese el tiempo para planificar más adelante. ¿Cuáles son los objetivos profesionales a largo plazo del empleado? ¿Cómo puedes ayudarles a alcanzar esos objetivos??
En algunos casos, la trayectoria profesional de su empleado puede llevarlos a roles que simplemente no están disponibles en su empresa. Puedes terminar entrenando a la gente que se va. Eso puede ser difícil, pero es inevitable. Si la persona está lo suficientemente decidida, se irá de todas formas, o se quedarán y estarán insatisfechas. Es mejor disfrutar de los servicios de un empleado leal y motivado durante unos años que de un empleado no comprometido durante décadas..
O, como lo dice el chiste corporativo de larga data:
Un CFO pregunta: "¿Qué pasa si invertimos en el desarrollo de personas y nos dejan?"
El CEO responde: "¿Qué pasa si no lo hacemos y se quedan?"
En este tutorial, aprendió a crear un plan de capacitación para empleados para el personal de su pequeña empresa. Usted ha visto los beneficios de la capacitación, exploró las diferentes opciones disponibles y luego vio cómo elaborar la capacitación de orientación y los planes de capacitación individuales continuos para cada empleado..
Este tutorial es parte de una serie más grande sobre recursos humanos para pequeñas empresas. Manténgase sintonizado para el resto de la serie, en la que buscaremos una mejor comunicación para los empleados, soluciones de software de recursos humanos para pequeñas empresas y más..
Antes de ir, aquí hay un último consejo de capacitación para empleados: las pequeñas empresas a veces pueden obtener incentivos del gobierno o créditos fiscales para la capacitación de los empleados. Así que asegúrese de examinar lo que está disponible en su área; podría ayudar a reducir el costo de la capacitación de manera espectacular!
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