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Lo que vas a crear¿Su factura es una ocurrencia tardía? Si es así, estás cometiendo un error..
Como propietario de una pequeña empresa, debe saber que su factura es parte de su marca. Necesita verse bien porque representa su negocio..
Su factura también debe ser clara. No debe haber ninguna duda sobre cuánto está facturando o cómo debe pagarle su cliente..
Una factura poco clara podría crear retrasos de pago innecesarios. También puede perder su tiempo ya que el cliente intenta contactarlo con sus preguntas..
En este tutorial, aprenderá cómo hacer una factura profesional utilizando una plantilla de factura de MS Word. Comenzaré enumerando los elementos de una buena factura. A continuación, lo guiaré a través del proceso paso a paso de cómo hacer una factura en Word. Finalmente, compartiré algunos recursos donde puede encontrar sus propias plantillas de factura de Word..
Crear una factura es inútil si la factura no es informativa y útil. De hecho, una factura no profesional podría ser peor que inútil. Podría confundir o molestar a su cliente. Aquí hay algunos elementos importantes de buenas facturas. Su factura debe:
Puede obtener más información sobre los conceptos básicos de cómo crear una factura en esta publicación:
Echemos un vistazo más de cerca a cada elemento de la factura..
Sin la información correcta, es posible que su cliente no sepa para qué sirve la factura. Es posible que ni siquiera sepan cuánto pagarle ni a dónde enviarlo..
Aquí está la información básica que todas las facturas deben contener:
Para evitar confusiones, asegúrese de que sus facturas contengan la información correcta..
Sus condiciones de pago son especialmente importantes. Los términos correctos pueden animar a su cliente a pagar puntualmente. Para obtener más información sobre los mejores términos de pago para usar, revise este tutorial:
El aspecto de su factura también es importante. Debes considerar tu factura como parte de tu esfuerzo de marca. Al igual que su papelería, tarjetas de visita y otros documentos de marca, representa a su empresa.
Es probable que su cliente guarde su factura en sus archivos. La próxima vez que necesiten solicitar servicios similares, pueden usar su factura para obtener su información de contacto. Por lo tanto, la impresión que hace su factura puede ser duradera. Su factura debe tener un aspecto afilado y profesional..
Es posible que no pueda pagar un diseñador gráfico para hacer una factura personalizada, pero una buena plantilla de factura no es costosa (entre $ 5 y $ 9) y puede ayudarlo a crear una factura de aspecto profesional en minutos..
Puede encontrar plantillas de facturas profesionales en Envato Market (GraphicRiver) o navegar a través de una selección curada de diseños de facturas de MS Word de estilo minimalista en este artículo:
Estas plantillas de facturas tienen diseños claros, la capacidad de personalizarlas rápidamente para la marca de su pequeña empresa, y hacerlas llegar a sus clientes y cobrar pagos profesionalmente.
¿Cuándo debe facturar a su cliente??
La respuesta puede parecer obvia. En la mayoría de los casos, factura cuando el trabajo está completo. Pero preste atención a cualquier acuerdo previo que haya hecho con el cliente. Por ejemplo, si ha acordado facturar al cliente una vez al mes, luego siga con su acuerdo.
Sorprendentemente, algunos propietarios de pequeñas empresas dudan en enviar facturas. Pueden enviar su factura días o incluso semanas después de la finalización del proyecto..
Evita hacer eso. Facturas atrasadas significan pagos atrasados. Los clientes esperan que usted les facture por los servicios prestados. Por lo tanto, envíe sus facturas de manera oportuna.
Ahora veamos cómo hacer tu propia factura..
Puede usar una plantilla para crear una factura de aspecto profesional con Word. Aquí hay una guía paso a paso para ayudarlo a crear sus propias facturas:
Para asegurarse de no dejar nada fuera de su factura, haga una lista de la información que desea incluir. Aquí hay algunos lugares para buscar información de la factura:
Una vez que haya recopilado la información de su factura, estará listo para comenzar.
En este ejemplo, usaré una plantilla de Word para crear una factura para Anytown Consulting, la compañía que vimos por primera vez en este tutorial:
En este nuevo ejemplo, Anytown Consulting ha creado un diseño de portada de libro electrónico para Jane Doe. La factura simple que crearemos es para un diseño de portada de libro electrónico y un tiempo de reunión. Puedes seguir este mismo proceso para crear facturas para tus clientes..
Una vez que sepa qué debe incluir su factura, seleccione la plantilla de factura correcta de Word. Utilicé esta plantilla de factura de Envato Market porque tiene una sensación limpia y profesional. Debe elegir la plantilla de factura adecuada para sus necesidades comerciales..
Después de descargar la factura, abra Explorador de archivos de Windows y haga doble clic El archivo de plantilla de factura para abrirlo. El archivo tiene una extensión .zip:
Abra el archivo zip de la plantilla de factura de Word..Haga clic en la subcarpeta, archivos principales. Para elegir el color que va con tu logo., haga doble clic en la carpeta para el color que desea utilizar. La plantilla que elegí viene con cinco combinaciones de colores:
Elija el archivo de plantilla de factura que mejor se adapte a su esquema de color.Cada esquema de color está en su propia carpeta. Elegí el esquema de color de la factura azul porque eso va mejor con mi logotipo. Haga doble clic en la carpeta para abrirla y se muestran los archivos de plantilla para esa combinación de colores:
Abra la plantilla de factura azul de Word.Para abrir la plantilla de Word, haga doble clic en el archivo con .docx extensión. La plantilla de factura aparece en Vista protegida:
La plantilla de factura abierta en Word Protected View.En la Vista protegida, la mayoría de las funciones de edición están desactivadas. Queremos personalizar la plantilla para nuestra pequeña empresa, por lo que necesitamos las funciones de edición disponibles. Por lo tanto, vamos a desactivar la vista protegida.
Para habilitar las funciones de edición normales y desactivar la Vista protegida, haga clic en Permitir la edición Botón a la derecha de la barra amarilla en la parte superior de la ventana. Ya estás listo para comenzar a personalizar la plantilla..
Una vez que hayas descargado la plantilla, hazla tuya personalizándola. Sin embargo, antes de comenzar, es una buena idea guardar el archivo de plantilla con un nombre diferente para que pueda volver a la plantilla original si alguna vez desea volver a utilizarla..
Ahora ya está listo para personalizar su factura. Comience por reemplazar el logo.
Para reemplazar el logotipo, haga clic en el cuadro a la izquierda de la plantilla que dice "Lugar del logotipo aquí."Verás manijas alrededor de la caja:
Seleccione la casilla "Logo Place here".Si es necesario, use las manijas alrededor del marcador de posición del logotipo para cambiar el tamaño del espacio para el logotipo. (Nota: Las asas se ven como puntos huecos.)
Haga clic en el Insertar Opción desde el menú en la parte superior de la ventana. Ahora haga clic en el Imágenes Icono para seleccionar su archivo de logotipo de su computadora. Tu pantalla debería verse algo como esto:
Haga clic en el icono de imágenes y seleccione su archivo de logotipo.Seleccione el archivo de logotipo que desea agregar a su factura. Haga clic en el Insertar botón en la parte inferior derecha de la Explorador de archivos ventana. El logotipo se añade a su factura:
Inserte su logo en su factura.Si es necesario, use las manijas en las esquinas del logotipo para cambiar el tamaño de la imagen del logotipo para que se ajuste a la factura. (Nota: Si usa los otros mangos, distorsionará su logotipo.)
Ahora tu tambien puedes borrar el marcador de posición cambiando el color de relleno a blanco. Para ello, seleccione el marcador de posición.. Botón derecho del ratón para abrir un menú emergente:
Muestra el menú del marcador de posición del logotipo.Haga clic en el Forma de formato opción. Aparece el menú de barra lateral Formato de forma. Haga clic en el Llenar opción:
Haga clic en la opción Formato y luego en la opción Rellenar.Asegúrese de que el botón de alternar por la Relleno sólido La opción está seleccionada. Haga clic en el Color icono en el centro de la Forma de formato barra lateral para mostrar el Colores del tema paleta:
Mostrar la paleta de colores del tema.Haga clic en el cuadro blanco en la parte superior izquierda de la paleta de colores para aplicar el color blanco al marcador de posición. La factura debe verse algo como esto:
Aplicar el color blanco al cuadro de marcador de posición..Ahora estamos listos para comenzar a agregar nuestra información, comenzando con la información de la dirección.
Para cambiar su dirección de retorno en la plantilla, haga clic en el campo de dirección de retorno. Las manijas aparecerán alrededor del texto:
Haga clic en el campo de dirección de retorno.Resalte el texto que desea cambiar para seleccionarlo. Tu pantalla debería verse algo como esto:
Resaltar el texto.Escriba la información resaltada con la dirección de su empresa, número de teléfono y sitio web.
Repita el proceso para cambiar el texto de la información del cliente y cualquier otra información de texto que desee cambiar..
En esta plantilla los siguientes son todos los campos de texto:
Todos estos campos se pueden cambiar mediante el proceso descrito anteriormente. También puede eliminar el texto que no desea haciendo clic derecho en el texto seleccionado y seleccionando CuOpción t del menú desplegable.
Cuando hayas terminado, tu factura debería tener este aspecto:
Plantilla de factura de Word con texto personalizado aplicado..Hemos discutido cómo personalizar la mayor parte de la factura, pero el texto de detalle de la factura está en formato de tabla y necesita un manejo especial.
Para mi factura de muestra, solo quiero facturar dos servicios:
Eso significa que mi tabla de desglose de facturas tiene muchas filas adicionales. Necesitamos eliminar esas filas extra.
Comience seleccionando todas las filas de la tabla menos dos resaltándolas. Siguiente, botón derecho del ratón para mostrar el Menú desplegable:
Seleccione las filas de la tabla y haga clic derecho.Haga clic en el Eliminar celdas Opción para eliminar las filas de tablas no deseadas. Selecciona el Eliminar toda la fila opción y haga clic DE ACUERDO. Su factura debe verse algo como esto:
Eliminar filas no deseadas.Cambie el texto en cada celda seleccionándolo (es decir,. destacándolo) y escribiendo sobre él. Tenga cuidado de no seleccionar varias celdas al mismo tiempo.
Las cifras en dólares bajo el Tiempo Precio columna y la Costo Las columnas también son texto. Puedes cambiarlos escribiendo sobre ellos también.
No olvide cambiar las cifras de Subtotal, Impuestos y Total. No se calculan automáticamente en esta plantilla de factura en Word.
En este ejemplo, no hay descuento para el cliente, así que eliminé esa fila de la tabla usando el proceso descrito anteriormente.
Su factura debe verse bastante bien ahora. Tómese un momento para asegurarse de que todos los campos son correctos. No te olvides de cambiar el Compra total figura en la parte superior derecha de la factura. Este es un campo de texto..
Es una buena idea revisar su factura completa en este momento. Busque faltas de ortografía en el nombre o la dirección del cliente y otros errores tipográficos.
Si ha cambiado mucho la factura, es posible que también deba reposicionar algunos de los campos de texto. Para ello, seleccione el campo de texto (deberías ver los mangos) y arrástrelo a donde quiera que esté.
Su factura terminada debe verse algo como esto:
Diseño de factura final personalizado de MS Word..Nota: Utilicé la versión de Word de Office 365 para crear esta factura. Si tiene una versión anterior de Word, sus pasos pueden ser ligeramente diferentes.
Sus facturas son importantes para su pequeña empresa. Una factura profesional causa una buena impresión a sus clientes y lo ayuda a cobrar puntualmente. Una factura no profesional puede causar confusión y retrasar el pago.
Una buena factura debe:
Puede crear su propia factura utilizando una plantilla de factura para Word. Comience por encontrar la plantilla de factura adecuada para usted en Envato Market.
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