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La gestión del tiempo es un tema que a menudo aparece en las conversaciones entre los profesionales independientes. Eso es porque cada uno de nosotros tiene que asumir la responsabilidad de hacer todo lo posible en su plato, sin que otra persona nos regañe por el trabajo..
Pero cuando establece una agencia, la situación se vuelve más difícil: además de realizar el trabajo creativo que necesita para mantener contentos a los clientes, también debe asignar trabajo a todos los demás miembros de la agencia, si no seguir revisando para asegurarse de que todo esté listo.
Para algunos freelancers, es una manera rápida de volverse loco. Para otros, solo es cuestión de asegurarse de que haya un buen sistema y de que sepa cuáles son sus prioridades. Siempre que te sientas cómodo con un poco de responsabilidad de gestión, conseguir que todos estén organizados es muy factible.
Aunque hayas llegado tan lejos confiando en una hoja de cálculo o en algunas notas escritas a mano, la transición para dirigir una agencia significa que tendrás que ir a alta tecnología. Es hora de elegir una herramienta de administración de proyectos que le permita asignar trabajo a su equipo. Es demasiado ineficiente para gestionar el trabajo de otra manera. En particular, querrá una herramienta que su equipo pueda actualizar sin que usted marque todas las casillas por ellos: desea tener todas sus actualizaciones sobre su trabajo en un solo lugar..
Siempre es importante asegurarse de que sea fácil trabajar con sus herramientas, nadie quiere pasar horas luchando con una herramienta de administración de proyectos antes de que puedan comenzar con el proyecto real..
Las mejores prácticas incluyen la elección de una herramienta que le permitirá ubicar todos los activos creativos asociados con un proyecto determinado en un solo lugar. No necesita estar dentro de la misma herramienta que está utilizando para administrar los detalles del proyecto (aunque hay muchas aplicaciones que hacen ambas cosas), pero sí debe estar claramente organizado, con una forma de rastrear las diferentes versiones de cada una. proyecto.
Tendrá que decidir si desea que sus clientes también tengan acceso a sus herramientas de gestión de proyectos. Es una opción que a muchos clientes les gusta, incluso si hacer que realmente usen esas herramientas es una molestia. Sin embargo, hay un cierto valor en poder discutir un proyecto lejos de la atención del cliente.
Exactamente qué otras características puede desear disponibles en una herramienta de gestión de proyectos puede depender del tipo de trabajo que realice su agencia y del flujo de trabajo que siga. Siempre es importante asegurarse de que sea fácil trabajar con sus herramientas; nadie quiere pasar horas luchando con una herramienta de administración de proyectos antes de que puedan comenzar con el proyecto real. También es útil buscar oportunidades para racionalizar proyectos. Si, por ejemplo, toma proyectos muy similares una y otra vez, la elección lógica es una herramienta que le permita iniciar nuevos proyectos desde plantillas..
Por lo general, vale la pena considerar una aplicación basada en la web para su herramienta de gestión de proyectos en estos días, de modo que su equipo tenga acceso al software sin importar dónde se encuentre. Existen ciertas alternativas que puede ejecutar en su propio servidor, pero a menos que sea algo que ya sepa hacer y pueda solucionar, probablemente sea más práctico pagar por una alternativa..
Con una agencia, siempre es mejor hacer las tareas tan estandarizadas y fácilmente repetibles como sea posible. No debes tener que seguir enseñando a las personas nuevas cómo hacer el mismo trabajo una y otra vez, por lo que es ideal para configurar las cosas para que la misma persona haga la misma tarea una y otra vez. Puede que sea un poco menos divertido que dejar que todos tomen las partes de un proyecto en particular que les parezcan interesantes, pero es mucho más manejable..
Si tiene una o dos personas que manejan una tarea específica, y ya sabe qué hacer, es posible que pueda comenzar un nuevo proyecto con poco más que una simple mención. Por supuesto, usted querrá un sistema más robusto de administración de trabajo que esas menciones rápidas, pero ser capaz de hacer que la bola ruede rápidamente es invaluable en una agencia, particularmente si está dispuesto a asumir trabajos urgentes.
La parte más difícil de estandarizar la forma en que se dividen los proyectos se obtiene si confía en contratistas en lugar de empleados. Cuando recién comienza, es poco probable que tenga empleados de tiempo completo, pero si no puede estar seguro de que un freelancer con quien trabaje tendrá tiempo libre para cada proyecto que asuma, es más difícil estar seguro de ello. que puede simplemente transferir una parte determinada de su proyecto a la misma persona una y otra vez.
Puede terminar con algunos nombres en su lista para diferentes tipos de trabajo. Es posible, aunque es posible que deba esforzarse para poder incorporar a un nuevo profesional independiente rápidamente si sus contratistas preferidos no están disponibles.
Incluso si tiene un gran equipo de tiempo completo en el que puede confiar para hacer exactamente lo que dice para cada proyecto, considere reunir materiales de capacitación para su agencia. En el nivel más amplio, codificar sus expectativas para todos los freelancers en un manual le ahorrará tiempo en decirle a todos lo que necesita en una factura cada mes.
Es de esperar que haya elegido una herramienta de administración de proyectos que ya sea familiar para su equipo y que se use comúnmente lo suficiente como para que ya haya tutoriales disponibles en línea que solo puede señalar..
Eso incluye proporcionar capacitación para cualquier herramienta de gestión de proyectos en la que se confíe. Como profesional independiente, es posible que se haya sentido frustrado cuando un cliente insistió en que usara sus herramientas internas, pero siempre es peor cuando no sabe cómo usar la herramienta o si el cliente organiza la información de una manera inusual dentro de la herramienta..
Es de esperar que haya elegido una herramienta de administración de proyectos que ya sea familiar para su equipo y que se use comúnmente lo suficiente como para que ya haya tutoriales disponibles en línea a los que solo puede apuntar. Si no, sin embargo, no se sorprenda si termina escribiendo esos tutoriales usted mismo..
El proceso de escribir su manual de capacitación no tiene que ser demasiado agotador: puede ser tan simple como crear un documento compartido y agregar notas cada vez que envíe una solicitud a alguien de su equipo o si tiene que responder una pregunta. Este enfoque le brindará un documento de búsqueda que lo ayudará a mantener las cosas unidas durante bastante tiempo. Es posible que desee editarlo en un formato más fácil de seguir, pero no es un requisito para ponerse en marcha.
Uno de los beneficios de trabajar en línea es que puede mantenerse en contacto constante con los miembros de su equipo, incluso si están ubicados a tres estados de distancia. Aproveche ese hecho estando disponible para hablar si alguien lo necesita. Incluso si acaba de configurar un canal de IRC para su equipo, podrá evitar posibles problemas antes de que se conviertan en algo más grande. A veces, su equipo solo necesita que se tome una decisión de una manera u otra y usted es el único que puede tomarla. No quieres ser la razón por la que todos los demás tuvieron que dejar de trabajar..
También es importante consultar con su equipo en un horario regular. No necesita hacer una llamada telefónica todos los días, pero sírvase de ellos para obtener informes de estado con la frecuencia que necesite para sentirse cómodo de que el trabajo se está realizando a tiempo. Cuando no estás en la misma oficina, tocar la base es la única forma de conocer pequeños detalles, como si tu desarrollador se está moviendo lentamente esta semana porque se contagió la gripe. Cuando se trata de una gran cantidad de piezas móviles, depende de usted mantener las comunicaciones..
Dicho esto, también debe equilibrar su propia carga de trabajo. Las interrupciones constantes para hablar con su equipo no son realmente buenas para la productividad. Debe gestionar las expectativas sobre cuándo está disponible para chatear, a fin de garantizar que tenga el tiempo más tranquilo que necesita para terminar su trabajo..
Eso podría significar bloquear ciertas horas en las que no estará disponible para trabajar (lo que, a su vez, podría significar que necesita un calendario compartido) o puede significar trabajar algunas horas cuando el resto de su equipo está apagado. Las zonas horarias pueden facilitar la elección de los momentos en que su equipo, y quizás sus clientes, no lo necesitarán.
La clave para la comunicación es la consistencia. Esté disponible en los mismos canales de comunicación a la misma hora y será mucho más fácil mantenerse en contacto con su equipo.
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