Share
Administrar el flujo de efectivo es como tener el swing de béisbol perfecto: se trata de la sincronización.
El dinero entra y sale de su negocio a diario, a medida que recibe pagos de los clientes y liquida las facturas con los proveedores y el personal. Luego están los gastos generales, los impuestos y miles de otros pagos para realizar un seguimiento de.
El tiempo es importante porque incluso si su negocio es rentable, puede tener problemas si los pagos de los clientes son demasiado lentos y tiene demasiadas salidas mientras espera el cheque que le prometieron que está en el correo.
Esto es particularmente importante para las pequeñas empresas, que a menudo tienen pequeñas reservas de efectivo y crédito a las que recurrir. Según Dun & Bradstreet, el 90% de las fallas de las pequeñas empresas son causadas por un flujo de efectivo deficiente.
Entonces, en este tutorial, exploraremos el flujo de efectivo en detalle y le daremos algunas herramientas para ayudarlo a pronosticar sus flujos de efectivo con precisión para los próximos 90 días. Luego le daremos algunos consejos prácticos para mejorar el flujo de efectivo de su empresa, ya sea acelerando las entradas o disminuyendo las salidas..
Al final de este tutorial, comprenderá por qué la sincronización de los flujos de efectivo es tan importante para un negocio. Podrá administrar y pronosticar el flujo de efectivo de manera efectiva, y sabrá qué pasos tomar si el efectivo comienza a escasear.
En primer lugar, aclaremos qué es el flujo de caja..
El flujo de efectivo se refiere simplemente a la forma en que una empresa recibe dinero y lo paga. Mientras que la ganancia se analiza cuando se realizó una venta o se incurrió en un gasto, el flujo de efectivo se analiza cuando la empresa recibió el dinero o lo pagó. Los dos pueden ser bastante diferentes, como veremos más adelante..
En un tutorial anterior, observamos el estado de flujo de efectivo y vimos que era un resumen de todos los flujos de efectivo en el transcurso de un año..
Pero un año es mucho tiempo en el negocio. Incluso si una empresa tiene un flujo de efectivo positivo durante el año, podría enfrentar el equivalente comercial de aquellos meses en los que la nevera necesita ser reemplazada, la hipoteca vence y hay una demora en recibir su cheque de pago. Entonces, en este tutorial, veremos con más detalle el flujo y reflujo de efectivo en períodos más cortos.
Si desea comprender algo y administrarlo de manera efectiva, primero debe medirlo. En el mundo del flujo de efectivo, eso significa mantener un seguimiento de su saldo de efectivo actual y pronosticar todo el dinero que espera recibir y todo lo que tendrá que pagar en las próximas semanas y meses..
De acuerdo con este documento del Bank of America, las empresas que realizan la planificación mensual del flujo de efectivo tienen una tasa de supervivencia del 80%, en comparación con el 36% de las que solo planifican una vez al año. No contar con un pronóstico de flujo de caja actualizado regularmente es el equivalente comercial de volar ciegos.
Afortunadamente, no es difícil hacer un seguimiento de sus flujos de efectivo. Es muy similar a lo que haces con tus propias finanzas personales cada mes, calculando cuándo ingresará tu salario y cuándo vence el pago con tarjeta de crédito, y asegurándote de tener suficiente en tu cuenta en todo momento. Las cuentas comerciales tienden a ser más complicadas y los flujos de efectivo pueden ser más impredecibles, pero el principio básico es el mismo.
Hay herramientas para ayudarte también. El software de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks tiene incorporado el pronóstico de flujo de efectivo, o puede usar aplicaciones especializadas de administración de flujo de efectivo como Pulse, Float o PlanGuru.
Si no desea invertir en software dedicado, una hoja de cálculo de Excel también hará el trabajo. Microsoft Excel ha incluido una plantilla de pronóstico de flujo de efectivo en todas las versiones a partir de 2007. Otras plantillas están disponibles en línea, por ejemplo, esta plantilla de Excel de SCORE, una organización sin fines de lucro de educación empresarial..
Aquí hay un pronóstico de flujo de efectivo para una compañía ficticia, CoolGadget Corp., adaptada de la plantilla que viene con Excel. También puedes descargar este ejemplo como una hoja de cálculo..
Como puede ver, CoolGadget planea comenzar el mes de febrero con $ 5,000 en su cuenta, pero tendrá un saldo positivo delgado de solo $ 1,000 al final del mes. A medida que leemos los detalles, podemos ver por qué. La compañía espera recibir $ 15,000 durante el mes, pero pagar $ 19,000.
Luego tomamos ese saldo de $ 1,000 y vemos lo que sucederá en marzo, y luego en abril. En marzo, los recibos de efectivo son ligeramente más altos que el dinero pagado, por lo que el saldo de efectivo llega hasta $ 1,250. Pero en abril, la compañía caerá en números rojos. Sus ventas están aumentando, pero un gasto publicitario planificado de $ 5,000 es más de lo que la compañía puede pagar en este momento.
Es por eso que la previsión de flujo de efectivo es importante. Las empresas pueden tener problemas incluso cuando las ventas están aumentando, simplemente porque no pueden pagar las inversiones. CoolGadget necesita retrasar parte de ese gasto, o intentar que el dinero llegue más rápido.
También podría ser necesario que la compañía comience a pronosticar semanalmente o incluso a diario, porque incluso en febrero y marzo está navegando muy cerca del viento. Finaliza el mes con un saldo positivo reducido, pero si el momento de los pagos no es favorable, podría caer en números rojos durante el mes..
Si necesita pronosticar con mayor frecuencia, puede usar la misma plantilla básica y simplemente cambiar los encabezados en la parte superior de meses a semanas. La plantilla que hemos utilizado permite la planificación mensual para los próximos 12 meses, pero puede cambiarla fácilmente a la planificación semanal para las próximas 12 semanas. También puede cambiar las categorías por el lado a lo que tenga más sentido para su negocio.
En general, cuanto más precaria sea su posición de efectivo, más detallados deberían ser sus pronósticos. Es lo mismo que con las finanzas personales: si está luchando por llegar a fin de mes, tiene que presupuestar cada viaje al supermercado, mientras que cuando tiene un saldo bancario más saludable, puede darse el lujo de estar un poco más sin intervención..
Entonces, ¿qué puede hacer si, como CoolGadget, ve esa temida salpicadura de tinta roja en el pronóstico de flujo de efectivo??
Recuerda, todo es cuestión de tiempo. Si una empresa tiene ventas y ganancias saludables pero un flujo de efectivo deficiente, generalmente se debe a que el tiempo no funciona y el dinero sale más rápido de lo que entra. Para mejorar el flujo de efectivo, es necesario que los pagos lleguen más rápido o que se retrase. pagando dinero.
Veamos algunas formas prácticas de hacer eso..
Las empresas realizan ventas de diferentes maneras, por lo que la forma en que maneja esto depende de su modelo de negocio. Un negocio orientado al consumidor, como un restaurante o cafetería, recibe el pago de los clientes de inmediato, por lo que, para ganar dinero más rápido, necesita aumentar las ventas, quizás ofreciendo una promoción especial por tiempo limitado..
Pero muchas empresas no obtienen pagos inmediatos de sus clientes. Ese es particularmente el caso de empresa a empresa actas. CoolGadget, por ejemplo, no vende directamente a los consumidores. En su lugar, envía una caja de aparatos a un mayorista de electrónica, y esa compañía enviará el pago dentro de un período de tiempo acordado, como 30 días..
Y ahí es donde entra el problema para muchas empresas. Una encuesta realizada en 2012 por la Federación Nacional de Empresas Independientes mostró que el 64% de las pequeñas empresas tenían facturas que no se habían pagado durante al menos 60 días. Estos retrasos realmente pueden perjudicar el flujo de efectivo de una empresa.
En este caso, la forma más efectiva de mejorar el flujo de efectivo es recolectar dinero más rápido. Puedes hacer esto de varias maneras:
Muchas empresas pequeñas ven la facturación como una tarea administrativa tediosa, pero hacerlo bien es un componente clave del éxito. Debe enviar una factura inmediatamente después de haber suministrado los bienes e incluir toda la información necesaria, especialmente las condiciones de pago, como los cargos por intereses atrasados y los intereses que cobrará, y una fecha de vencimiento importante.
Una encuesta encontró que el 25% de las pequeñas empresas tenían un retraso de al menos $ 5,000 por mes en ingresos debido a errores de facturación. Esto realmente es fruta de baja altura. El envío de facturas precisas lo antes posible es una forma sencilla de mejorar el flujo de caja de una empresa. QuickBooks, el software de contabilidad mencionado anteriormente, incluye una función de facturación, o puede probar un servicio en línea como FreshBooks o Invoiceable.
Esto puede ser complicado, porque quiere tener buenas relaciones con sus clientes. Pero si un pago es debido, la Administración de Pequeños Negocios aconseja ser cortés pero firme. Envíe una nueva factura, incluidos los cargos por demora e intereses. Llame y verifique que se recibió la factura, y pregunte si algo no está claro. Mantenga un tono amistoso, pero no cuelgue hasta que obtenga una fecha de pago acordada, que luego puede confirmar por correo electrónico o por escrito..
Idealmente, desea negociar condiciones de pago con sus clientes que sean al menos iguales y, preferiblemente, más cortas que las que tienen con sus proveedores. Por ejemplo, si tiene que liquidar sus facturas dentro de los 30 días, desea que sus clientes paguen también dentro de los 30 días, o incluso menos. Es cierto que no desea realizar pagos en un plazo de 30 días y recibirlos en 45 días..
Puede ser complicado para las pequeñas empresas, especialmente cuando se trata de compañías más grandes que tienen una posición de negociación más sólida. Pero puede comenzar por tener en claro cuáles son sus términos y prestar atención a la redacción de los contratos y facturas. Hay algunos consejos útiles sobre las condiciones de pago en esta hoja informativa del gobierno del Reino Unido.
Además de hacer que los pagos lleguen más rápido, otra forma de maximizar su flujo de efectivo es reducir la velocidad de las salidas. Aquí hay algunas opciones:
Si a su empresa le está yendo bien, es tentador invertir en nuevos equipos o mercadotecnia en un intento por impulsar aún más el crecimiento. Pero a veces, incluso una inversión que sería rentable a largo plazo puede paralizar un negocio a corto plazo..
Con nuestro ejemplo de CoolGadget, fue un pago publicitario de $ 5,000 lo que hizo que la compañía cayera al rojo. Aunque ese anuncio probablemente traiga más ventas y sea bueno para la salud a largo plazo de la compañía, debe retrasarse por un mes o dos, hasta que la compañía tenga suficiente efectivo para cubrir el gasto..
Al igual que renegoció con sus clientes, también puede intentarlo con los proveedores. Vea si puede hacer que acepten un plazo de pago más largo, por ejemplo, 45 días en lugar de 30. Eso podría ser solo el colchón de efectivo que su empresa necesita.
Incluso si no puede obtener una extensión, puede asegurarse de que esté demorando en pagar. Debe tener cuidado aquí, porque no quiere incumplir ningún plazo que haya acordado con los proveedores. Eso los pone en sus propias dificultades de flujo de efectivo, y es malo para su reputación. Y, sin duda, desea asegurarse de pagar siempre a su personal a tiempo..
Pero si le han dado 30 días para pagar algunos bienes, tómese los 30 días completos. Permita que ese dinero permanezca en su cuenta durante el mayor tiempo posible, brindándole una mayor red de seguridad en caso de que tenga otros gastos inesperados..
Con nuestra compañía ficticia CoolGadget, descubrimos en su balance general que tenía $ 100,000 en inventario. Eso es $ 100,000 en aparatos no vendidos que están en su almacén.
Una forma más eficiente de administrar el flujo de efectivo es mantener el inventario al mínimo. Quieres lo suficiente para satisfacer la demanda, pero no más. Si CoolGadget hubiera acumulado un inventario más razonable de $ 20,000, se habría quedado con $ 80,000 adicionales para cubrir sus otros gastos, y su flujo de efectivo sería más saludable.
Las empresas con dificultades de flujo de efectivo pueden tener dificultades para pedir dinero prestado, pero vale la pena explorar cualquier posibilidad. Incluso si no puede pedir prestado más, podría ser posible refinanciar la deuda existente a plazos más largos con pagos más bajos.
Si puede negociar una línea de crédito o incluso un sobregiro bancario con tasas de interés razonables, eso le puede dar cierta flexibilidad adicional en los meses en que sufra un gasto inesperado, o el pago de retrasos de sus principales clientes.
Con todas estas técnicas de administración de flujo de efectivo, es importante equilibrar las necesidades a corto y largo plazo de su empresa..
Para garantizar la salud a corto plazo, la mejor estrategia sería tener un enorme saldo de efectivo en su cuenta, junto con préstamos y líneas de crédito por si acaso..
Pero eso podría ser un lastre a largo plazo para el crecimiento de su negocio. El exceso de efectivo a menudo se puede utilizar mejor, por ejemplo, invirtiendo en nuevos equipos para su empresa, gastando dinero en publicidad y marketing, o pagando deudas..
Aprender a pronosticar los flujos de efectivo con precisión y administrarlos de manera eficiente lo ayuda a mantener la cantidad correcta de efectivo en todo momento. Al utilizar las herramientas de pronóstico que ha aprendido en este tutorial, puede ver cuándo puede invertir en su negocio y cuándo necesita ser más cauteloso. Puede jugar con las suposiciones, viendo lo que sucedería en el escenario del "peor caso". Más importante aún, puede tomar medidas para evitar un posible problema de flujo de efectivo, antes de que se convierta en una crisis que amenace el futuro de su negocio..
Al administrar el flujo de efectivo de manera eficiente, puede lograr el equilibrio correcto entre el corto y el largo plazo. Puede sentirse seguro al invertir dinero en el futuro, porque sabe que también ha tenido suficiente efectivo disponible para administrar los altibajos a corto plazo.
Crédito gráfico: emisario diseñado por Luis Prado del Proyecto Noun..
Accentsconagua