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Las hojas de cálculo no son solo para profesionales de finanzas o contadores; también son para autónomos o propietarios de pequeñas empresas como tú. Las hojas de cálculo pueden ayudarlo a capturar datos clave sobre su negocio, estudiar sus productos más vendidos y organizar su vida.
Todo el propósito de Excel es hacer tu vida más fácil. Este tutorial te ayudará a desarrollar habilidades fundamentales para trabajar con ellos. Fórmulas están en el corazón de Excel.
Aquí hay algunas habilidades clave que este tutorial te ayudará a agregar:
En la hoja de cálculo a continuación, puede ver por qué Excel es tan poderoso. La parte superior de la captura de pantalla muestra las fórmulas detrás de las escenas, mientras que la captura de pantalla inferior muestra lo que las fórmulas representan.
Las hojas de cálculo simplifican los datos utilizando fórmulas para calcular y cambiar datos.Este tutorial te enseñará cómo dominar las hojas de cálculo y administrar tus fórmulas. Lo mejor de todo es que este tutorial se aplicará a muchas aplicaciones de hojas de cálculo; Ya sea que use Apple Numbers, Google Sheets o Microsoft Excel, encontrará consejos profesionales para trabajar con fórmulas rápidamente en una hoja de cálculo. Empecemos.
Echa un vistazo a la captura de pantalla a continuación para aprender cómo administrar mejor tus fórmulas de Excel. Cubriré todo, desde cómo escribir su primera fórmula hasta cómo copiarlos y pegarlos..
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo administrar fórmulas y hojas de cálculo..
Vamos a escribir nuestra primera fórmula en Microsoft Excel. Escribimos fórmulas dentro de Células, cuales son las cajas individuales en una hoja de cálculo. Excel es una cuadrícula gigante y continua de filas y columnas. El lugar donde se encuentran esas filas y columnas se llama celda.
Cuando las filas (los cuadros numerados a lo largo del lado izquierdo) y las columnas (los cuadros con letras que van de izquierda a derecha) se intersecan, se forma una celda. Las celdas son donde podemos escribir datos o fórmulas que funcionan con nuestros datos. Cada celda tiene un nombre al que podemos referirnos cuando hablamos de nuestra hoja de cálculo..
Filas Son los cuadros horizontales en el lado izquierdo que están numerados.. Columnas corre de izquierda a derecha y tiene letras. Cuando las filas y columnas se intersecan, Excel forma las celdas. Cuando la columna C y la fila 3 se encuentran, formamos una celda denominada C3.
En la siguiente captura de pantalla, escribí manualmente los nombres de las celdas en las celdas para ayudarlo a visualizar cómo funciona una hoja de cálculo de Excel..
Las celdas se nombran como la intersección de filas y columnas; La columna F y la reunión de la fila 4 forman una celda que llamamos F4.Ahora que entendemos la estructura de una hoja de cálculo, pasemos a escribir algunas fórmulas y funciones de Excel..
Fórmulas y funciones Son lo que utilizamos para trabajar con nuestros datos mecanografiados. Excel tiene funciones incorporadas como = PROMEDIO para promediar números, mientras que las fórmulas son operaciones simples como agregar dos celdas juntas. En la práctica, los términos se usan indistintamente..
Para el propósito de este tutorial, usaré el término Fórmula para referirnos a cualquiera de estos, ya que a menudo trabajamos con una combinación de ambos en una hoja de cálculo.
Para escribir su primera fórmula, haga doble clic en una celda y escriba = firmar. Hagamos nuestro primer ejemplo extremadamente simple al sumar dos valores.
= 4 + 4
Echa un vistazo a cómo aparece esto en Excel a continuación:
Fórmula simple y resultado en Excel..Después de pulsar Entrar en tu teclado, excel evalúa lo que escribiste Eso significa que calcula la fórmula que escribió y da el resultado. Cuando estamos agregando dos valores, Excel calcula lo que suman e imprime el total.
Observe la Barra de formulas que se encuentra sobre la hoja de cálculo y muestra la fórmula para sumar los dos números. La fórmula todavía está detrás de escena, incluso cuando estamos viendo la salida.
La celda contiene "= 4 + 4" como una fórmula, mientras que la hoja de cálculo imprime el resultado. Prueba usando fórmulas similares con resta, multiplicación (con el * símbolo) y división (con el / símbolo.) Puede escribir fórmulas en la barra de fórmulas o en una celda.
Este es un ejemplo extremadamente simple, pero ilustra un concepto importante: detrás de las celdas de su hoja de cálculo, puede crear fórmulas poderosas que funcionen con sus datos..
Realmente hay dos formas de trabajar con fórmulas:
Veamos un ejemplo a continuación. En la captura de pantalla a continuación, he registrado la lista de ventas de mi empresa durante los primeros 3 meses de 2016. Ahora, las resumiré sumando los tres meses de ventas en conjunto..
En este caso, estoy usando una fórmula en línea con referencias de celdas. Agregué celdas B2, C2, y D2 para obtener el total de los tres meses.
Las fórmulas con las que trabajamos son solo algunas de las disponibles en Excel. Para seguir aprendiendo, pruebe algunas de estas funciones integradas en Excel:
Ahora que hemos escrito algunas fórmulas en Excel, aprendamos cómo copiarlas y pegarlas..
Cuando copiamos y pegamos una celda con una fórmula en ella, no estamos copiando la Valor - estamos copiando la fórmula. Si lo pegamos en otro lugar, estamos copiando la fórmula de Excel.
En el siguiente ejemplo, aquí están los pasos que tomé:
Cuando copia y pega una fórmula en Excel, no pega el valor; pega la misma fórmula en otras celdas.Como puede ver en la captura de pantalla anterior, al pegar la fórmula no se pega el valor ($ 21,933). En su lugar, pega una fórmula.
La fórmula que copiamos fue en celda. E2. Se agregan celulas B2, C2 y D2. Cuando lo pegamos en E3, por ejemplo, no hizo lo mismo, sino que agregó los valores de B3, C3, y D3.
Básicamente, Excel está adivinando que desea agregar las tres celdas a la izquierda de la celda actual, lo cual es perfecto en este caso. Cuando copia y pega una fórmula, apunta a celdas con referencias relativas (más sobre eso a continuación) en lugar de copiar y pegar exactamente las mismas referencias.
Fórmulas de autocompletado Es una de las formas más rápidas de expandir tus fórmulas. Si todas las celdas a las que desea copiar su fórmula están adjuntas, puede autocompletar fórmulas en su hoja de cálculo.
Para autocompletar en Excel, desplace el mouse sobre la celda con su fórmula. Al colocar el cursor del mouse en la esquina inferior derecha, verá que el cursor se convierte en una forma que parece un signo más. Doble click para autocompletar fórmulas..
Coloca el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y haz doble clic cuando veas "+" firmar para autocompletar fórmulas.Nota: Un problema que debe tenerse en cuenta al usar la función de autocompletar es que Excel no siempre adivina perfectamente qué fórmulas rellenar. Asegúrese de verificar que el autocompletado incluya las fórmulas correctas en su hoja de cálculo.
Avancemos un poco más ahora, y hablemos de relativo versus absoluto referencias en Excel.
En el ejemplo donde calculamos los totales de ventas trimestrales, escribimos una fórmula con referencias relativas. Es por eso que nuestra fórmula funcionó correctamente cuando arrastramos la fórmula hacia abajo. Añadió las tres celdas a la izquierda de la celda, no la exactamente el mismo células una y otra vez.
Referencias absolutas congelar las celdas a las que nos referimos. Veamos un ejemplo de por qué las referencias absolutas también son útiles..
Calculemos el bono de ventas de nuestros empleados para el trimestre. Sobre la base de las ventas generadas, calcularemos un bono de ventas del 2.5%. Empecemos multiplicando las ventas por el porcentaje de bonificación para nuestro primer empleado.
Tengo una caja con el porcentaje de bonificación y multiplicaré las ventas por el porcentaje de bonificación:
Hemos escrito una fórmula para multiplicar las ventas por el porcentaje de bonificación..Ahora que hemos calculado el primer bono de ventas, vamos a arrastrar hacia abajo la fórmula para calcular todos los bonos de ventas:
¡Ay! Aunque el primer cálculo de bonificación de ventas funcionó, no funcionó para ninguno de los otros cálculos de bonificación. Sin embargo, esto no funcionó. Porque el porcentaje de bonificación siempre está en la misma celda - H2; así que la fórmula no funciona cuando la arrastramos hacia abajo. Conseguimos ceros por cada célula..
Así es como Excel intentó calcular F3 y F4, por ejemplo:
Nuestra fórmula necesita utilizar un referencia absoluta Para seguir multiplicando por celda H2, en lugar de moverte..Básicamente, necesitamos cambiar la fórmula para que Excel siga usando la celda H2 para multiplicar el importe del bono. Aquí es donde usamos un referencia absoluta.
Las referencias absolutas le dicen a Excel que congele la celda que se usa en la fórmula, y no la cambie mientras movemos la fórmula..
Hasta ahora, nuestra fórmula ha sido:
= E2 * H2
Para congelar esta fórmula para usar la celda H2, transformémosla en una referencia absoluta:
= E2 * $ H $ 2
Observe que agregamos signos de dólar en la referencia de la celda. Esto le dice a Excel que no importa dónde pongamos nuestra fórmula, vuelva a la celda H2 para obtener el porcentaje de bonificación. Dejamos el "E2"parte sin cambios, porque a medida que arrastramos la fórmula hacia abajo, queremos que la fórmula se adapte a las ventas de cada empleado.
Las referencias absolutas nos permiten bloquear una celda específica en la fórmula, incluso cuando arrastramos la fórmula hacia abajo.Las referencias absolutas le permiten ser realmente específico sobre cómo deberían funcionar sus fórmulas. En este caso, utilizamos una referencia absoluta para mantener la fórmula bloqueada en el mismo porcentaje de bonificación para cada empleado.
Las fórmulas son las que hacen que Excel sea tan poderoso. Escriba una fórmula y arrástrela hacia abajo, y ha eliminado el trabajo manual para su hoja de cálculo.
Este tutorial fue diseñado como una introducción al trabajo con hojas de cálculo. Recientemente hemos estado construyendo más contenido para ayudar a los empresarios y autónomos a dominar las hojas de cálculo:
¿Cómo aprendiste a trabajar con fórmulas? Deja un comentario si tienes sugerencias o preguntas sobre hojas de cálculo de Excel.
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