Cómo dominar el formato de correo electrónico comercial adecuado y evitar un desastre profesional

El correo electrónico se ha convertido en la principal forma de comunicación de muchos profesionales de negocios. La mayoría de nosotros enviamos más correos electrónicos comerciales que cualquier otra forma de comunicación comercial. 

Todos los días tiene un correo electrónico dirigido a su jefe, sus clientes, sus proveedores y sus contactos profesionales..

Sus correos electrónicos son importantes. Un buen correo electrónico puede llevar al éxito empresarial. Si bien un correo electrónico malo puede dañar una relación profesional, desvíe su proyecto o dañe su reputación.

A pesar de su importancia, el formato del correo electrónico es a menudo ignorado. El formato adecuado mejora las posibilidades de que un destinatario lea, responda y reaccione positivamente a su correo electrónico. 

En este tutorial, aprenderá cómo crear correos electrónicos profesionales de negocios utilizando el formato de correo electrónico de negocios adecuado. También le daré ejemplos de correos electrónicos comerciales buenos y malos que puede aplicar a sus propias comunicaciones.. 

Antes de profundizar en estos pasos tutoriales, considere descargar nuestro nuevo libro electrónico: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. (Está disponible de forma GRATUITA con el Tuts + Business Newsletter).

1. Encuentra tu audiencia de correo electrónico de negocios

No todas las audiencias de correo electrónico son iguales. Por esa razón, no todos los correos electrónicos de negocios deben ser formateados y escritos de la misma manera. Algunos correos electrónicos de negocios deben estar estructurados en un estilo más formal. Pero, si está más familiarizado con su destinatario, está bien estructurar su correo electrónico en un estilo menos formal.

El estilo de correo electrónico que elija determinará la apertura y el cierre de su correo electrónico. También puede determinar el idioma que usa y el tono del correo electrónico. Para obtener más información sobre el estilo de correo electrónico formal e informal, lea mi publicación reciente:

A continuación, le ofrecemos un breve resumen de algunas reglas generales sobre cuándo usar un estilo de correo electrónico formal o informal..

Utilizar una formal estilo de correo electrónico:

• si es requerido en su organización
• Si los destinatarios no son bien conocidos por usted.
• al enviar un correo electrónico a alguien que esté por encima de usted en autoridad, como su jefe o un maestro

 Usar un informal estilo de correo electrónico:

• si se recomienda en su organización (su jefe y otros usan un estilo informal)
• para un colega de negocios que usted conozca y / o en términos amistosos
• para correos electrónicos personales que pueden contener temas comerciales y no comerciales

La elección entre el estilo formal e informal varía de una compañía a otra. Por eso es importante saber qué se acepta en su empresa. Si no está seguro de si debe usar una estructura de correo electrónico formal o una estructura de correo electrónico informal, a menudo es más seguro usar un estilo más formal..

2. Conozca la estructura de un correo electrónico de negocios

La forma en que formatea el correo electrónico de su empresa marca la diferencia. Una buena estructura de correo electrónico de negocios ayuda a comunicar su mensaje claramente. Un correo electrónico mal formateado puede dejar una mala impresión.

Todos los correos electrónicos de buenas empresas deben tener al menos estas partes:

• Línea de asunto. La línea de asunto es la primera parte del correo electrónico que ve su lector. Puede determinar si su lector abre el correo electrónico. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que las líneas de asunto deben ser cortas (de seis a diez palabras) y específicas.
• Saludo. El saludo es cómo saludas al lector. Es importante que entienda si se dirige a una audiencia formal o informal.
• Cuerpo de texto. El texto del cuerpo transmite el mensaje principal del correo electrónico. También debe incluir una introducción y conclusión. Debe estar escrito en párrafos cortos de una o dos oraciones. Donde agregará claridad, use listas numeradas o con viñetas.
• Firma. Su firma puede ser formal o informal, dependiendo de su audiencia. Una buena plantilla de firma de correo electrónico ayuda a su lector a encontrar toda la información sobre usted que necesitan. Enavto Market tiene plantillas de firmas útiles para hacer que su firma de correo electrónico sea más profesional.
  

Utilice un formato de correo electrónico adecuado. Organice su correo electrónico de modo que las primeras oraciones del texto del cuerpo expliquen de qué trata el correo electrónico. Las últimas oraciones deben ser una conclusión que resuma el correo electrónico comercial. La conclusión también es un buen lugar para incluir un llamado a la acción. Una llamada a la acción le dice al lector de correo electrónico qué hacer a continuación y cómo hacerlo. 

3. El problema con la mayoría de los correos electrónicos

Muchos de nosotros nunca aprendimos la forma correcta de estructurar un correo electrónico comercial. Es por eso que tantas personas simplemente envían un correo electrónico juntos y esperan lo mejor. Lamentablemente, esos correos electrónicos apresurados a menudo hacen más daño a nuestra reputación profesional que bien.

En esta sección analizo dos muestras de correo electrónico mal escritas y mal formateadas. Miraremos ambos ejemplos y explicaré qué hay de malo en cada uno de ellos. En la siguiente sección, haré una renovación en cada uno de estos correos electrónicos y le mostraré cómo mejorarlos..

Formal Ejemplo de correo electrónico - Antes

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico formal que no fue formateado o escrito correctamente. Tómese un minuto para ver el ejemplo y ver si puede saber qué tiene de malo. A continuación detallaré los problemas con este correo electrónico..

Echemos un vistazo a este correo electrónico de negocios para determinar qué está mal. Éstos son algunos de los problemas:

• Línea de asunto. La línea de asunto "Cosas" es demasiado corta y demasiado vaga. Se compone de una sola palabra. Con esta línea de asunto, algunos sistemas de correo electrónico pueden incluso enviarlo directamente al filtro de spam.
• Saludo. El saludo de "Hey" es demasiado informal para un mensaje introductorio como este. El autor del correo electrónico menciona que nunca se han reunido con algunos de los miembros del equipo..
• Cuerpo de texto. El cuerpo de este correo electrónico es un párrafo gigante. Eso hace que sea difícil de seguir para el lector promedio. El cuerpo también incluye elementos que serían mejores si se formatearan como una lista.
• Typos y problemas de gramática. El texto del cuerpo incluye varias frases mal redactadas. Hay algunas oraciones corridas. También hay errores tipográficos e incluso una palabra repetida, "hacer".
• Pobre o sin cierre. "Lo atrapamos en la otra cara" es un cierre demasiado casual para la mayoría de los correos electrónicos de negocios.
• Firma. No hay firma para este correo electrónico. Si el equipo es nuevo, pueden preguntarse quién es el remitente..

Es probable que los destinatarios de este correo electrónico se pierdan algunos de los puntos señalados debido a la forma en que está formateado y redactado. Además, parece descuidado y mal organizado. En definitiva, este correo electrónico no es una buena forma de representar a una organización empresarial..

Muchas empresas encontrarán el correo electrónico anterior vergonzoso. Sin embargo, no es inusual que un profesional de negocios escriba correos electrónicos rápidamente y sin pensar. Algunos de esos correos electrónicos apresurados incluyen algunos de los mismos problemas que nuestro ejemplo de correo electrónico..

Informal Ejemplo de correo electrónico - Antes

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico informal que fue mal formateado y mal redactado. Tómese un minuto para verlo y ver si puede decir qué está mal. A continuación detallaré los problemas con este correo electrónico..

Echemos un vistazo a cada parte del correo electrónico cuidadosamente para determinar qué está mal. Éstos son algunos de los problemas:

• Línea de asunto. La línea de asunto "Get It Together!" es un poco demasiado corto También es vago y acusatorio..
• Saludo. El saludo al nombre de la persona no es horrible para un correo electrónico informal. Sin embargo, los tres signos de exclamación añaden un tono molesto o molesto innecesario.
• Introducción. No hay párrafo introductorio en este correo electrónico..
• Cuerpo de texto. El texto del cuerpo es todo un párrafo. Está escrito en un tono de enojo con frases como "Grrr" que no son útiles. También incluye emoticonos, que generalmente no son aceptables en un correo electrónico comercial..
• Conclusión. No hay una oración final. El destinatario puede no estar seguro de qué hacer a continuación.
• Firma. No hay firma en este correo electrónico..

Este correo electrónico no solo está mal formateado, sino que también transmite un tono negativo no profesional. En lugar de obtener los resultados que el remitente desea, es probable que el lector se enoje y se ponga a la defensiva..

4. Ahora para formatear correctamente estos correos electrónicos de negocios

Los correos electrónicos erróneos se pueden mejorar con una edición y un formato efectivos. Vamos a rehacer los correos anteriores para hacerlos más efectivos. Cambiaré el formato y la redacción para mostrarle cómo corregir los ejemplos de correo electrónico deficientes.

Formal Ejemplo de correo electrónico - Después

Aquí hay un ejemplo del correo electrónico formal, reescrito y reformateado para transmitir una imagen más profesional..

Echemos un vistazo a lo que hicimos para mejorar el correo electrónico:

• Línea de asunto. La línea de asunto es la longitud ideal, de seis a diez palabras. También es más específico. Identifica el proyecto por nombre y describe el tema del correo electrónico..
• Saludo. El nuevo saludo deja en claro que este correo electrónico es para los miembros del equipo del proyecto..
• Introducción. La oración introductoria le dice al lector de qué trata el correo electrónico. También transmite un tono positivo al usar la palabra "Bienvenido".
• Cuerpo de texto. El texto del cuerpo está bien organizado en párrafos cortos de no más de tres oraciones. También incluye una lista numerada que puede ser escaneada rápidamente para una fácil comprensión.
• Conclusión. La conclusión resume el post. Incluye el llamado a la acción "Avísame si tienes alguna pregunta".
• Firma. El bloque de firma identifica al remitente como líder del equipo del proyecto.

El correo electrónico revisado es una comunicación comercial de la que cualquier organización estaría orgullosa. Se ha reelaborado con un formato de correo electrónico profesional. También transmite el mensaje de manera clara y sucinta de manera profesional..

Propina: El correo electrónico podría mejorarse aún más si se incluye una plantilla de firma de correo electrónico profesional, como las que se encuentran en Envato Market. Aquí hay tres ejemplos de cómo se puede usar una plantilla de firma de correo electrónico profesional:

Ejemplos de firmas de correos electrónicos corporativos

Obtenga más información sobre cómo crear una firma de correo electrónico profesional: 

Informal Ejemplo de correo electrónico - Después

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico informal, reescrito y reformateado para transmitir una imagen más profesional:

 ¿Qué cambió? Vamos a ver:

• Línea de asunto. La línea de asunto es más específica, sin ser acusatoria. También incluye las palabras "Por favor, responde". Muchos expertos están de acuerdo en que incluir frases como "Por favor, responda" o "Respuesta necesaria" hace que sea más probable que un destinatario de correo electrónico responda.
• Saludo. Al agregar la palabra "Hola" al saludo, hemos suavizado el tono del correo electrónico. Es menos probable que el lector esté a la defensiva..
• Introducción. La introducción explica de qué trata el correo electrónico en dos oraciones..
• Cuerpo de texto. El tono en el texto del cuerpo es mucho más amigable. El objetivo es volver a encarrilar el proyecto, no enojar al lector..
• Conclusión. La conclusión anima al lector a responder..
• Firma. La firma simple está bien para un correo electrónico de negocios informal.

Como puede ver, la redacción amigable y el mejor formato dejan al lector con una impresión más positiva. El lector de este correo electrónico es mucho más probable que responda y el problema es más probable que se resuelva.

Puede aprender aún más sobre cómo redactar correos electrónicos efectivos en este tutorial de Tuts + de David Masters: 

5. Cómo evitar el desastre por correo electrónico

Entonces, ¿cómo evitar el desastre de correo electrónico? Con una planificación considerada, puede dominar el formato de correo electrónico comercial adecuado y crear un correo electrónico que transmita su mensaje sin arruinar su reputación comercial.

Aquí hay cuatro pautas fáciles para escribir correos electrónicos de negocios adecuados:

1. No se apresure. Un correo electrónico apresurado es a menudo un correo electrónico mal formateado, mal escrito. Tómese el tiempo suficiente para formatear correctamente cada correo electrónico que escribe.
2. Evitar la emocion. Nunca es una buena idea enviar un correo electrónico cuando estás molesto. En su lugar, espere hasta que se haya calmado..
3. Sé conciso. Usa oraciones cortas y párrafos cortos. Si es apropiado, hacer uso de listas con viñetas o numeradas.
4. revisión. Vuelva a revisar su correo electrónico para detectar errores tipográficos, errores gramaticales y otros errores. También es una buena idea asegurarse de que todas las partes del correo electrónico estén incluidas.

Los correos electrónicos de su empresa son importantes!

Los correos electrónicos de su empresa pueden marcar la diferencia entre lograr su objetivo comercial o hacer que su empresa se vea mal. Piense un poco en cómo se redactan y formatean sus correos electrónicos.

Sus correos electrónicos son críticos: establezca una meta para trabajar en el formato correcto de todos los correos electrónicos de su empresa. 

Para aprender más sobre cómo escribir correos electrónicos de negocios efectivos, revise nuestra guía para escribir correos electrónicos de negocios efectivos, o comience con el primer tutorial de la serie de varias partes: 

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¿Qué estrategias de correo electrónico funcionan mejor para ti? Háganos saber en los comentarios..