Cómo organizar su bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook de manera eficiente

Si su bandeja de entrada de Microsoft Outlook está abarrotada y llena de mensajes, es probable que se pierda un mensaje importante. Como propietario de un negocio, perder un mensaje podría ser desastroso. Podría significar pérdida de negocio. E incluso si no tienes un negocio, nadie quiere pasar por alto un correo electrónico importante. 

Puede aprender cómo organizar Outlook para que sea más eficiente. Microsoft Outlook incluye varias herramientas que puede usar para que su bandeja de entrada esté más organizada, si sabe qué hacer. Si recién está comenzando con Outlook o si no está al día con él, es posible que no lo esté utilizando a su máxima capacidad..

En este tutorial, le mostraremos cómo organizar el correo electrónico de Outlook. Explicaremos cómo funcionan las carpetas y categorías. Vamos a tocar brevemente en el Bandeja de entrada enfocada herramienta. Finalmente, aprenderá cómo organizar el correo electrónico en Outlook usando la Archivo y Borrar caracteristicas.

Aprender consejos y estrategias de organización útiles por correo electrónico

Antes de abordar el tema de cómo organizar Outlook, no olvide Suscríbase al boletín de noticias de Tuts + Business y obtenga nuestro libro electronico: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.

Ahora continuemos con el aprendizaje de carpetas y categorías en MS Outlook:

Cómo organizar su bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook con carpetas (Video)

Mire este rápido tutorial de screencast para aprender los conceptos básicos de cómo usar las carpetas en Outlook rápidamente:

 

O repase los pasos escritos detallados a continuación para obtener más información sobre cómo organizar su bandeja de entrada de Outlook.

Lo que necesitas saber sobre carpetas y categorías

Si desea aprender cómo organizar los correos electrónicos en Outlook, debe comprender las carpetas y las categorías. Estas son las principales herramientas que utilizará para controlar su bandeja de entrada..

Carpetas de Microsoft Outlook

Las carpetas aparecen a la izquierda de su Bandeja de entrada debajo de su dirección de correo electrónico (a esto también se le llama Navegación Cristal). Hay dos tipos de carpetas:

1. Carpetas predeterminadas. Las carpetas predeterminadas son estándar con su software MS Outlook. Las carpetas predeterminadas incluyen Borradores, Correo enviado, Objetos eliminados, Basura, Correo no deseado y así. Algunas versiones de Outlook también pueden tener una Desorden carpeta, aunque esto está siendo eliminado.
2. Carpetas personales. Estas son carpetas adicionales que creas para priorizar tus mensajes. Es importante tener cuidado de no crear demasiadas carpetas o podría confundirse acerca de qué carpeta usar.
   

Para ver ejemplos de cada tipo de carpeta, consulte la versión de escritorio de la bandeja de entrada de MS Outlook a continuación:

El Microsoft Outlook Cinta aparece sobre tu bandeja de entrada.

Importante: Microsoft tiene varias versiones actuales de Outlook disponibles. La apariencia y la funcionalidad de su pantalla podrían variar ligeramente dependiendo de la versión que esté utilizando y de cómo esté configurada. La mayor parte de este tutorial se basa en la última versión de Outlook instalada en mi escritorio. Sin embargo, echaremos un vistazo a Outlook.com para resaltar ciertas características.

Observe la carpeta etiquetada de mi jefe. Esto no es un Defecto carpeta. Más bien es un Personal carpeta que agregué para este ejemplo.

Categorías de Microsoft Outlook

Puedes usar categorías para codificar por colores tus mensajes. Por ejemplo, puede aplicar la categoría de color rojo a los mensajes que son urgentes, la categoría de color verde a los mensajes en los que está listo para actuar, la categoría de color púrpura a las reuniones, etc. Usted querrá crear su propio sistema. 

La categorización de su bandeja de entrada con categorías codificadas por colores le permite escanear su bandeja de entrada rápidamente para decidir qué hacer con cada mensaje.

Vas a utilizar el Clasificar por categorías Icono para personalizar y utilizar categorías. los Clasificar por categorías El icono aparece en medio de la Cinta hacia el lado derecho: 

los Clasificar por categorías El ícono te permite codificar por colores tus mensajes..

Nota: los Clasificar por categorías El icono solo está disponible para usuarios de correo de Microsoft que utilizan una configuración de correo electrónico Pop o Exchange. Si utiliza una configuración IMAP, esta opción no está disponible..

1. Cómo usar las carpetas

Las carpetas en Outlook son bastante fáciles de usar si sabes qué hacer. Estos son algunos de los conceptos básicos para usar carpetas:

Paso 1. Crear una nueva carpeta

Para crear una carpeta en MS Outlook, haga clic en Carpeta pestaña de la Cinta. Entonces haga clicla Nueva carpeta icono. los Crear nueva carpeta cuadro de diálogo muestra:

Utilizar el Crear nueva carpeta Cuadro de diálogo para agregar carpetas y mantener sus correos electrónicos organizados..

Escriba el nombre de su nueva carpeta en el Nombre campo. Haga clic en la carpeta donde desea colocar la nueva carpeta y haga clic en DE ACUERDO Cuando acabes.

En este ejemplo, creé una carpeta llamada Memos y la coloqué en la carpeta Desde mi jefe. Así es como se ven las carpetas ahora:

Puede agregar una subcarpeta debajo de una carpeta existente.

Paso 2. Renombrar una carpeta

Puede cambiar el nombre de una carpeta una vez que la haya creado. Seleccione la carpeta cuyo nombre desea cambiar haciendo clic en ella. Haga clic en el Rebautizar Carpeta icono en el Carpeta lengüeta. Notará que aparece un cuadro alrededor del nombre de la carpeta:

Utilizar el Renombrar carpeta icono para cambiar el nombre de una carpeta existente en MS Outlook.

Escriba un nuevo nombre de carpeta en el cuadro. Cuando haya terminado de escribir, pulse la tecla Entrar Tecla en tu teclado. Tu nuevo nombre de carpeta está guardado.

Paso 3. Mueve un mensaje a una carpeta

Una vez que haya creado varias carpetas, estará listo para comenzar a colocar mensajes en ellas. Regresa a tu bandeja de entrada principal para ver tus mensajes:

Aquí le mostramos cómo organizar el correo en Outlook moviendo mensajes a carpetas..

Haga clic en un mensaje para seleccionarlo y simplemente arrastre el mensaje a la carpeta de su elección. En el siguiente ejemplo, arrastré el correo electrónico de "Estimaciones del proyecto" a la carpeta Memos:

Como puede ver, el mensaje "Estimaciones del proyecto" ahora está en la carpeta Memos.

Paso 4. Eliminar una carpeta

En ocasiones, es posible que no desee una carpeta que haya creado. Cuando esto sucede, puede eliminar fácilmente la carpeta. 

Haga clic en la carpeta que desea eliminar en la Navegación panel (a la izquierda) para seleccionarlo:

Aquí le mostramos cómo organizar su bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook mediante la eliminación de carpetas innecesarias..

Haga clic en el Borrar icono en el Cinta. (Parece una X.) La carpeta se borra..

Precaución: Si tueliminar un pliegueer, unY los mensajes en esa carpeta también serán eliminados.

2. Cómo usar las categorías para organizarse más en Outlook

Veamos más de cerca cómo personalizar y usar categorías para organizar tu bandeja de entrada..

Paso 1. Renombrar una categoría

Por defecto, las categorías se nombran por color. Para cambiar el nombre de una categoría, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la Clasificar por categorías icono. Desde el menú desplegable seleccione todas las categorias. los Categorías de color Aparece el cuadro de diálogo:

Puedes codificar por colores tus mensajes en Outlook para organizarlos..

Coloque una marca de verificación junto al color al que desea cambiar el nombre y haga clic en el Rebautizar botón. Escriba sobre el nombre predeterminado de la categoría para cambiarle el nombre. Haga clic en el DE ACUERDO botón cuando haya terminado de cambiar el nombre de las categorías.

Aquí hay un ejemplo de algunas categorías renombradas:

Nombra cada categoría de color para organizar tu bandeja de entrada de Outlook

Sus propias categorías personalizadas pueden ser diferentes.

Paso 2. Eliminar una categoría

Una vez que haya personalizado sus categorías, es posible que no las esté utilizando todas. Si eso sucede, puede eliminar la categoría no utilizada.

Para eliminar una categoría, haga clic en todas las categorias opción en el Categorías Menú desplegable. los Categorías de color cuadro de diálogo se abre:

Puede eliminar las categorías de color de Outlook que no usa.

Haga clic en la casilla de verificación junto al color que desea eliminar. En el ejemplo anterior, estoy eliminando la categoría Naranja porque no la estoy usando. Haga clic en el Borrar botón.

Cuando aparece un mensaje pidiéndole que confirme la eliminación, haga clic en Sí. Cuando haya terminado de hacer cambios en las categorías, haga clic en DE ACUERDO. La categoría naranja ya no aparece en la Clasificar por categorías menú desplegable y no podrá aplicarlo a un mensaje de correo electrónico.

Paso 3. Aplicar una categoría a un mensaje

Una vez que haya personalizado sus categorías, estará listo para comenzar a aplicarlas a los mensajes en su bandeja de entrada. Para aplicar una categoría a un mensaje, haga clic en el mensaje para seleccionarlo. Haga clic en el Clasificar por categorías icono. los Clasificar por categorías El menú desplegable muestra:

Use el menú desplegable Categorizar para aplicar categorías al correo electrónico y organizar su bandeja de entrada.

Haga clic en la categoría que desea aplicar al mensaje seleccionado. La categoría se aplica al mensaje. Verá el color de la categoría como un cuadrado a la derecha del remitente del mensaje en su bandeja de entrada. En el cuerpo del mensaje, aparece debajo del nombre del remitente.. 

Aquí hay un ejemplo de una bandeja de entrada con categorías aplicadas a todos los mensajes: 

Con las categorías aplicadas a sus mensajes, puede decir de un vistazo qué hacer con cada correo electrónico.

Un mensaje puede tener más de una categoría aplicada. Para aplicar una categoría adicional a un mensaje, seleccione el mensaje y haga clic en otra categoría en el Clasificar por categorías Menú desplegable.

Paso 4. Cómo eliminar una categoría de un mensaje o cambiarlo

Con el tiempo, la categoría de un mensaje puede cambiar. Puede eliminar una categoría de un mensaje o cambiarla. Esto es lo que hay que hacer.

Para eliminar la categoría de un mensaje, haga clic en el mensaje en su bandeja de entrada para seleccionarlo. Haga clic en el Clasificar por categorías icono. En el menú desplegable, haga clic en la categoría que se aplica actualmente al correo electrónico para eliminarlo:

Puede eliminar una categoría asignada de un correo electrónico.

Puede aplicar una nueva categoría al mensaje desde el Clasificar por categorías menú desplegable o dejarlo sin categorizar.

Para eliminar todas las categorías de un mensaje de correo electrónico que tenga más de una categoría a la vez, seleccione el mensaje y haga clic en Borrar todas las categorías opción del Clasificar por categorías Menú desplegable: 

Utilizar el Borrar todas las categorías Opción para eliminar todas las categorías de un correo electrónico con más de una categoría asignada.

3. Cómo usar una bandeja de entrada enfocada

Microsoft está en el proceso de implementar una nueva función llamada Bandeja de entrada enfocada para los usuarios de Outlook. Si tiene o no acceso actualmente a la Bandeja de entrada enfocada depende de la versión de Microsoft Office que esté usando.

Si su versión de Outlook estaba usando el Desorden carpeta para ordenar los mensajes sin importancia, esa característica se ha incorporado a la nueva Bandeja de entrada enfocada. Su existente Desorden carpeta se convertirá en una carpeta normal cuando su sistema se actualice a la Bandeja de entrada enfocada característica.

El Microsoft Outlook Bandeja de entrada enfocada Está diseñado para organizar tu bandeja de entrada automáticamente. Cuando está activado, su bandeja de entrada se divide en dos pestañas

1. Pestaña enfocada. Los correos electrónicos ordenados en esta pestaña son los más importantes y requieren respuestas más rápidas. 
2. Otra pestaña. El resto del correo electrónico se clasifica en esta pestaña para que usted lo maneje cuando tenga la oportunidad.

Actualmente no tengo el Bandeja de entrada enfocada característica disponible en el escritorio de mi PC todavía. Sin embargo, está disponible en muchas versiones web de MS Outlook en este momento. Eso incluye esta versión gratuita del correo electrónico de Outlook que recibí de Outlook.com. Aquí hay un vistazo a la Bandeja de entrada enfocada con el Enfocado pestaña abierta:

Outlook.com tiene el Bandeja de entrada enfocada característica disponible ahora.

Para cambiar a la Otro pestaña de la Enfocado pestaña, simplemente haga clic en ella:

Es facil de cambiar Bandeja de entrada enfocada pestañas.

Como puedes ver, en este ejemplo la Enfocado La pestaña contiene notificaciones de horarios de mi Calendario de Outlook mientras que la Otro La pestaña incluye anuncios de productos de rutina menos importantes. los Bandeja de entrada enfocada la función coloca estos mensajes en la carpeta apropiada automáticamente sin que yo tenga que decidir qué mensaje va a dónde.

Outlook.com es un servicio gratuito de correo electrónico basado en web de Microsoft. Para obtener más información sobre Outlook.com, revise este tutorial donde se compara con Gmail:

4. Cómo archivar o eliminar mensajes antiguos y limpiar su buzón

La mayoría de nosotros guardamos demasiados correos electrónicos, y esto puede hacer que la bandeja de entrada esté desordenada. Otra forma de organizar su bandeja de entrada de Outlook es archivar o eliminar mensajes antiguos.

Si bien tanto el archivo como la eliminación de correos electrónicos eliminan los mensajes de su bandeja de entrada, es importante comprender la diferencia:

• Archivmi.Envía un mensaje a un Archivo carpeta. los Archivo carpeta está destinada a los mensajes más antiguos que desea guardar. Cuando archiva un correo electrónico, puede recuperarlo fácilmente en una fecha futura.
• Borrar. Envía un mensaje a la Objetos eliminados carpeta (parece una papelera). Si el Objetos eliminados la carpeta está vacía, puede ser difícil recuperar el mensaje. Borrar Por lo general, se reserva para los correos electrónicos que no espera que necesite en el futuro..

MS Outlook también tiene una Herramienta de limpieza. Probablemente haya recibido uno de esos mensajes en el que se copian un montón de mensajes anteriores en la parte superior. También puede tener cada uno de esos mensajes anteriores en su bandeja de entrada de Outlook. Cuando apliques el Herramienta de limpieza a una conversación oa una carpeta o subcarpetas, la herramienta elimina esos mensajes duplicados.

De cualquier forma que lo haga, al eliminar los mensajes, su buzón puede liberar espacio en su bandeja de entrada. Para organizar correctamente su bandeja de entrada, es importante aprender a usar cada una de estas herramientas:

Paso 1. Eliminar mensajes antiguos

Es fácil eliminar un correo electrónico antiguo. Simplemente haga clic en el correo electrónico para seleccionarlo:

A continuación, le indicamos cómo organizar su bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook eliminando mensajes antiguos.

Haga clic en el Borrar icono en el Cinta (parece una X). El mensaje se mueve a la Eliminado Artículos carpeta.

Para eliminar permanentemente un mensaje de su correo electrónico, haga clic en Objetos eliminados carpeta para abrirlo. (Está en el Panel de navegación a la izquierda y parece un bote de basura). Haga clic nuevamente en el mensaje para seleccionarlo. Haga clic en el Borrar Icono para borrar permanentemente el mensaje seleccionado..

Precaución: Es posible que algunos mensajes eliminados permanentemente se puedan recuperar del servidor si aún están en el Objetos eliminados carpeta, pero también es posible que no pueda recuperar un correo electrónico después de eliminarlo.

Paso 2. Archivar mensajes manualmente

Una forma menos permanente de eliminar correos antiguos de su bandeja de entrada es archivarlos. Para archivar un correo electrónico, haga clic en el mensaje para seleccionarlo. Haga clic en el Archivo icono en la cinta al lado de la Borrar icono:

Utilizando la Archivo El icono es otra forma de evitar que los mensajes antiguos abarroten su bandeja de entrada.

Si no has usado el Outlook Archivo función anterior, se le pedirá que cree una carpeta de archivo. Haga clic en el Crear carpeta de archivo botón. Outlook crea una nueva carpeta titulada Archivo y le envía el correo electrónico que seleccionó:

Almacena correos viejos en tu Archivo carpeta para organizar tu bandeja de entrada.

En el futuro, cuando archive un correo electrónico, irá a esta carpeta..

Paso 3. Configurar los parámetros de archivo

También puede cambiar la configuración de archivo automático de MS Outlook. Hacer clic Archivo> Opciones para abrir el Opciones de Outlook ventana:

Puede configurar Outlook para archivar mensajes automáticamente.

Haga clic en el Avanzado opción del Panel de navegación a la izquierda. Luego haga clic en el Configuraciones de Autoarchivar botón. los Archivo automático Aparece el cuadro de diálogo:

Use el cuadro de diálogo Autoarchivar para definir los parámetros de archivo en Outlook.

Use las casillas de verificación para seleccionar las opciones de archivo que desea elegir. Hacer clic DE ACUERDO sobre el Archivo automático cuadro de diálogo cuando haya terminado. Entonces haga clic DE ACUERDO sobre el Opciones de Outlook ventana.

Paso 4. Usa la herramienta de limpieza de Outlook

Los correos electrónicos se han vuelto más conversacionales. Si ha participado en una conversación por correo electrónico en la que usted y un destinatario han respondido en una serie de mensajes, saben lo que quiero decir. Cuando responde a un correo electrónico, su respuesta aparece sobre los mensajes originales y todas las respuestas anteriores. Desafortunadamente, todas esas respuestas pueden llenar sus carpetas, lo que hace que sea más difícil encontrar los mensajes que necesita.

Outlook tiene una solución con el Herramienta de limpieza.  Esta herramienta elimina los mensajes redundantes, por lo que elimina los mensajes anteriores que no incluyen la última respuesta. No ha perdido ninguna información, porque todos sus mensajes anteriores se incluyen en el último mensaje.

Vamos a ver cómo funciona. En la carpeta Desde mi jefe siguiente tengo dos mensajes que forman parte de la misma conversación. El primer mensaje tiene la línea de asunto "Nuevo trabajo". El último mensaje tiene la línea de asunto "Re: RE: RE: Nuevo trabajo:"

Las respuestas a los mensajes pueden ocupar espacio en su bandeja de entrada de Outlook.

Puedes usar el Herramienta de limpieza para limpiar una conversación, una carpeta o una carpeta y subcarpetas. En este caso, lo utilizaremos para limpiar la carpeta Desde mi jefe.

Haga clic en la carpeta para seleccionarla. Haga clic en la flecha hacia abajo en Herramienta de limpieza icono. (Está en el Casa pestaña a la izquierda de la Borrar icono.) Verás el Limpiar Menú desplegable:

Selecciona el Limpiar carpeta Opción para eliminar mensajes redundantes en una carpeta..

Selecciona el Limpiar carpeta Opción en el menú desplegable. Aparece un aviso que le advierte que se eliminarán los mensajes redundantes. Haga clic en el Limpiar carpeta botón en el indicador. El mensaje original se borra:

Eliminar mensajes redundantes puede organizar tu bandeja de entrada de Outlook. 

El mensaje original se elimina porque es redundante con el mensaje más reciente. Esta es una característica particularmente útil si tienes muchas conversaciones de correo electrónico en tu bandeja de entrada..

Nota: Los mensajes de correo electrónico que contienen un elemento diferente, tal vez una respuesta de un destinatario diferente o un archivo adjunto, no se eliminarán porque no cumplen con el requisito de ser redundantes.

5. Organice su correo electrónico con una mejor gestión de la bandeja de entrada

Es menos probable que tenga una bandeja de entrada de MS Outlook desordenada si sigue buenas prácticas de administración de correo electrónico. Aprenda cómo reducir el desorden de la bandeja de entrada de su correo electrónico con nuestro libro electrónico gratuito: 

Conclusión

Ahora que ha aprendido a organizar Outlook utilizando carpetas, su bandeja de entrada de correo electrónico ya debería estar menos desordenada. También aprendió los conceptos básicos del uso de las categorías de Microsoft Outlook y comprendió la importancia de archivar o eliminar mensajes antiguos.

Como persona de negocios, apreciará poder usar su bandeja de entrada de Outlook de manera más eficiente porque está organizado. Lo mejor de todo es que no tendrá que preocuparse por perder un mensaje de correo electrónico importante..