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Como propietario de un negocio, debe realizar un seguimiento de sus contactos. La información de contacto perdida podría significar una oportunidad perdida para hacer negocios. No puede seguir con un cliente potencial si no sabe cómo llegar a ellos. Con Microsoft Outlook, su lista de contactos está tan cerca como su correo electrónico con su lista de contactos de Outlook.
Si sabe cómo, puede hacer mucho con sus contactos de MS Outlook. Puede crear listas de contactos en Outlook, compartir contactos y listas de contactos con otras herramientas y con otros usuarios de correo electrónico, e incluso enviar mensajes de grupo. Aprender a aprovechar al máximo sus contactos de Outlook es una excelente manera de organizarse.
En este tutorial, aprenderá todos los conceptos básicos, incluido cómo agregar contactos a Outlook y cómo crear un grupo de contactos en Outlook. También examinaremos algunas de las funciones más avanzadas, como la forma de compartir un grupo de contactos en Outlook. Empecemos.
Un contacto en MS Outlook es una persona o empresa con la que se comunica con frecuencia. Para contactos frecuentes, Outlook le permite mantener múltiples libretas de direcciones en línea dentro de su correo electrónico.
Cada entrada en su libreta de direcciones de correo electrónico se conoce como un contacto. Como profesional de negocios, o simplemente alguien que confía en el correo electrónico, tener sus libretas de direcciones en línea es conveniente. También significa que nunca más tendrá que preocuparse por perder la información de un contacto..
Para encontrar su libreta de direcciones de Outlook, haga clic en Directorio icono (parece un libro abierto) a la derecha de su Casa lengüeta. los Libreta de direcciones: Contactos Aparece un cuadro de diálogo con información básica sobre cada contacto:
Verás información básica sobre tus contactos en el Libreta de direcciones: Contactos caja de diálogo.Su libreta de direcciones predeterminada es Contactos - [Su dirección de correo electrónico], pero puede crear libretas de direcciones adicionales según sea necesario.
Para ver información más detallada.en un contacto, doble click en su nombre para abrir su tarjeta de contacto:
Una tarjeta de contacto de MS Outlook contiene información de contacto detallada.Como puede ver, su tarjeta de contacto incluye algo más que la dirección de correo electrónico de su contacto. Además de la capacidad de almacenar hasta tres direcciones de correo electrónico para cada contacto, hay campos para que ingrese la siguiente información:
Incluso puede adjuntar una imagen a la tarjeta de contacto si tiene una. Además, hay un Notas campo para que escriba información adicional.
Su libreta de direcciones de Outlook no solo le permite organizar y encontrar información de contacto rápidamente, sino que también puede usarla para enviar correos electrónicos grupales a través de grupos de contactos. Aprenda más sobre Microsoft Outlook en estos tutoriales:
Antes de abordar el tema de cómo organizar sus contactos de MS Outlook, no olvide Suscríbase al boletín de noticias de Tuts + Business y obtenga nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.
Ahora avancemos a aprender sobre contactos y grupos de contactos en MS Outlook:
Ahora que comprende la importancia de su libreta de direcciones de Outlook, está listo para comenzar a crear su lista de contactos creando nuevos contactos. Básicamente, hay dos métodos que puedes usar para agregar contactos a Outlook:
Examinemos cada método por separado.
Este método de agregar información de contacto es especialmente útil si tiene tarjetas de visita que desea agregar a sus contactos en MS Outlook. Tener su información de contacto perfectamente organizada en su bandeja de entrada de correo electrónico es mucho mejor que mantener una pila de tarjetas, que podrían perderse o descartarse accidentalmente.
Para comenzar, abra una libreta de direcciones en MS Outlook y haga clic derecho en cualquier lugar dentro de la libreta de direcciones. Aparece un menú emergente:
Haga clic en el Nueva entrada Opción de agregar un nuevo contacto a su libreta de direcciones..Haga clic en el Nueva entrada opción. los Nueva entrada cuadro de diálogo muestra:
Puede agregar un nuevo contacto o un nuevo grupo de contactos desde el Nueva entrada caja de diálogo.Selecciona el Nuevo contacto opción y haga clic DE ACUERDO. Verás un espacio en blanco Tarjeta de contacto:
La tarjeta de contacto le permite almacenar una variedad de información sobre cada contacto en su libreta de direcciones de Outlook.Rellene cada campo de contacto con la información apropiada..
Cuando vea una flecha hacia abajo a la derecha de un campo, puede hacer clic en él para agregar información adicional. En el siguiente ejemplo, hay tres tipos de direcciones que puede agregar a una tarjeta de contacto:
Puede almacenar más de una dirección física para cada contacto.Cuando haya terminado de escribir la información de su contacto, seleccione Guardar y Nuevo para guardar el contacto y continuar agregando contactos a su libreta de direcciones. O, seleccione Guardar y Eliminar para volver a la Libreta de direcciones: Contactos caja de diálogo.
Cuando recibe un correo electrónico de un nuevo contacto y desea guardar su información en su libreta de direcciones de MS Outlook, es fácil hacerlo. Comience con el correo electrónico que contiene la información de contacto abierta:
Puede guardar la información de contacto de los correos electrónicos que recibe en Outlook. Haga clic derecho en la dirección del remitente. Aparece un menú emergente:
Utilizar el Añadir a contactos de Outlook Opción de agregar un nuevo contacto a su libreta de direcciones desde un correo electrónico.Selecciona el Añadir a contactos de Outlook opción. Se abre una tarjeta de contacto con el nombre del remitente y la dirección de correo electrónico ya completada. Si tienes información adicional sobre este contacto, agrégala a su información de contacto ahora.
Cuando hayas terminado de agregar información haz clic Guardar cerrar o Guardar y Nuevo para guardar el contacto en su libreta de direcciones.
Si lo tiene, puede agregar una imagen o logotipo a una tarjeta de contacto. Comience abriendo la tarjeta de contacto de la persona a la que desea agregar la imagen. Haga clic en el Añadir foto de contacto Icono a la derecha del nombre del individuo. Se abre una ventana del navegador:
Puedes agregar una imagen a tu contacto de MS Outlook.Navegue hasta el archivo con la imagen que desea agregar. Haga clic en él para seleccionarlo y haga clic en DE ACUERDO. La imagen que seleccionó ahora aparece en la tarjeta de contacto:
Puede agregar una foto o una imagen gráfica a una tarjeta de contacto de MS Outlook.Ocasionalmente, es posible que desee eliminar un contacto. Es posible que la información ya no sea válida o que ya no la necesite.
Afortunadamente, es fácil eliminar un contacto en Outlook. Comience abriendo el Libreta de direcciones: Contactos caja de diálogo. Haga clic en el nombre del contacto que desea eliminar para seleccionarlo. A continuación, haga clic derecho en cualquier lugar en el cuadro de diálogo. El menú emergente muestra:
Seleccione el nombre del contacto en la libreta de direcciones, luego haga clic en Borrar.Selecciona el Borrar opción. El sistema le solicita que confirme que realmente desea eliminar el contacto:
Haga clic en el Sí Botón para borrar el contacto seleccionado..Hacer clic Sí y el contacto se elimina de su libreta de direcciones de MS Outlook.
Si necesita enviar más de un mensaje al mismo grupo de personas, un grupo de contactos puede ayudarlo a ahorrar tiempo permitiéndole enviar el mismo mensaje a todos los miembros de su grupo al mismo tiempo. Al utilizar un grupo de contactos, puede estar seguro de que todos obtuvieron la misma información. Lo mejor de todo es que elimina el riesgo de olvidarse de enviar el correo electrónico a alguien, lo que podría hacer si enviara un correo electrónico a cada miembro del grupo por separado..
(Nota: Esta característica se conocía como la Lista de distribución en algunas versiones anteriores de Outlook.)
Echemos un vistazo más de cerca a los grupos de contacto..
Comience abriendo el Gente ventana. Haga clic en los tres puntos en la esquina inferior izquierda de MS Outlook. los Opciones de navegación Aparece un menú emergente:
Selecciona el Gente opción del Navegación menú emergente.Selecciona el Gente Opción desde el menú emergente. los Gente ventana se muestra con una lista completa de sus contactos:
Puede ver una lista completa de sus contactos de Outlook en el Gente ventana.Haga clic en el Nuevo grupo de contacto en el Cinta. Un vacío Grupo de contacto aparece la ventana:
Utilice la ventana Grupo de contactos para crear un nuevo grupo de contactos..Escriba el nombre del grupo de contactos que desea crear en el Nombre campo. Ahora que ha creado un nuevo grupo de contactos, está listo para comenzar a agregarle contactos..
Para agregar nuevos contactos a un grupo de contactos, comience con el vacío Grupo de contacto ventana abierta Haga clic en el Añadir miembro icono en la cinta. Un menú emergente muestra:
Para agregar miembros a un grupo de contactos de Outlook, elija entre los contactos de Outlook, su libreta de direcciones o un nuevo contacto de correo electrónico.Puede elegir entre seleccionar miembros de sus contactos de Outlook existentes, desde su libreta de direcciones o crear un nuevo contacto de correo electrónico para agregar al grupo de contactos.
Si eliges el De los contactos de Outlook o la De la libreta de direcciones opción del menú emergente, la Seleccionar Miembros: Contactos ventana se muestra. Puede elegir un nombre de contacto de ese.
Para este ejemplo, vamos a elegir el Nuevo e-mail de contacto opción. En lugar de obtener la tarjeta de contacto completa, Añadir nuevo miembro Aparece el cuadro de diálogo:
Use el cuadro de diálogo Agregar nuevo miembro para agregar miembros a su grupo de contactos de Outlook.Escriba el nombre y la dirección del contacto que desea agregar al grupo. Observe que la casilla de verificación junto a Añadir contactos Se comprueba por defecto. Si lo desactiva, el contacto se agregará a su nuevo grupo de contactos, pero no a su libreta de direcciones. Esto puede ser útil si solo necesita contactar a esta persona como parte del grupo.
Una vez que haya ingresado su información, haga clic en DE ACUERDO. El contacto ahora se agrega a su grupo de contacto. Continúa agregando tantos contactos al grupo como necesites.
Cuando haya terminado de agregar miembros a su nuevo grupo de contactos, haga clic en Guardar cerrar icono en la parte superior izquierda de la Grupo de contacto ventana.
La próxima vez que esté listo para enviar un mensaje a los miembros de su grupo de contacto, simplemente escriba el nombre del grupo de contacto en A campo. Haga clic en el Enviar botón cuando su mensaje esté completo. El mensaje se enviará a todos los miembros de su grupo de contacto:
Escriba el nombre de su grupo de contacto en el A campo de un nuevo mensaje para enviarlo a todos los miembros del grupo de contacto.Una vez que haya creado un grupo de contactos, puede cambiarle el nombre. Por ejemplo, si un proyecto finaliza y el grupo de proyecto se asigna a un nuevo proyecto, es posible que desee cambiar el nombre de su grupo de contacto..
Para cambiar el nombre de su grupo, abra el Navegación menú emergente y seleccione el Gente opción:
Utilizar el Gente opción en el Navegación menú emergente para abrir el Contactos ventana.los Contactos aparece la ventana:
Los grupos de contacto aparecen en la parte superior de la Contactos ventana.El nombre del grupo de contactos aparece en la parte superior de la lista de contactos (junto al icono de personas). Haga clic en el grupo de contactopara seleccionarlo. Haga doble clic en el grupo de contactos seleccionado para abrir el Grupo de contacto ventana:
Puede cambiar el nombre de un grupo de contactos existente.Escriba un nuevo nombre de grupo de contactos en el Nombre campo. Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar ahora icono. O bien, haga clic en el Guardar cerrar Icono para guardar tus cambios y salir de la ventana..
Las listas de correo electrónico tienden a ser fluidas. Los miembros del grupo cambian con el tiempo. El correo electrónico de Outlook puede ayudarte a mantenerte al día.
Puede cambiar rápida y fácilmente los miembros del grupo de contacto desde Grupo de contacto ventana. Puede asignar nuevos contactos al grupo de contactos o incluso eliminar el grupo existente.mbers. Comenzar con el Ventana de grupo de contacto abierto:
Puede cambiar los miembros de contacto en un grupo de contactos existente.Comencemos agregando un nuevo miembro al grupo de contactos existente. Haga doble clic en Añadir miembros icono en el Cinta. Se le ofrece la opción de agregar un miembro de su lista de contactos de Outlook, su libreta de direcciones o escribir un nuevo contacto de correo electrónico. Una vez que haya terminado de agregar un miembro, haga clic en Actualizar ahora icono en el Cinta.
Para eliminar un miembro del grupo de contactos, haga clic en el nombre del miembro para seleccionarlo. A continuación, haga clic en Eliminar miembro icono en el Cinta. La información de contacto del miembro se elimina del grupo de contacto. (Sin embargo, no se eliminan de su lista de contactos de correo electrónico de Outlook).
Cuando haya terminado de realizar cambios en su grupo de contactos, haga clic en Guardar cerrar icono a la izquierda de la Cinta salir de la ventana.
De vez en cuando, es posible que desee eliminar un grupo de contactos por completo. Tal vez ya no necesite ponerse en contacto con los miembros del grupo..
Para eliminar un grupo de contactos de su correo electrónico de MS Outlook, comience con Contactos ventana abierta Sus grupos de contacto aparecen en la parte superior de la lista..
Haga clic en el grupo de contactos que desea eliminar para seleccionarlo. Haga clic en el Borrar icono (parece una X) en el Cinta. Su grupo de contacto es eliminado.
Ya sea que use su correo electrónico de Outlook para uso comercial o personal, es útil y le permite ahorrar tiempo para compartir información de contacto con otros usuarios de MS Outlook y con Microsoft OneNote. En Outlook, puede compartir contactos con OneNote o con otros usuarios de Outlook.
OneNote es una aplicación para tomar notas que forma parte de Microsoft Office. Para obtener más información sobre OneNote, revise este tutorial:
Comenzar con el Contactos ventana abierta Haga clic en un contacto para seleccionarlos, luego haga clic en Una nota icono en el Cinta. los Seleccione la ubicación en OneNote Aparece el cuadro de diálogo:
Puede compartir información de contacto de Outlook con Microsoft OneNote.Ampliar la Mi cuaderno y seleccione el cuaderno de OneNote en el que desea almacenar la información de contacto. Hacer clic DE ACUERDO. Su información se agrega a OneNote en el cuaderno que seleccionó:
La información de contacto de Microsoft Outlook se ha compartido con OneNote..Nota: También puede compartir la información de la tarjeta de contacto de Outlook con OneNote.
Si alguien más necesita su información de contacto o incluso su grupo de contacto, puede compartir la información con ellos rápida y fácilmente a través del correo electrónico de Outlook..
Comenzar con el Contactos ventana abierta Haga clic en el elemento de Outlook que desea compartir para seleccionarlo. El elemento puede ser un grupo de contactos o un contacto individual. En este ejemplo, estoy demostrando cómo compartir un grupo de contactos en Outlook.
Hacer clic Contacto hacia adelante sobre el Cinta para abrir el menú emergente:
Puede reenviar información de contacto de Outlook o grupo de contacto a otra persona. Nota: CoLos grupos de contactos solo se pueden reenviar como un contacto de Outlook. Los contactos individuales se pueden reenviar como un contacto de Outlook o una tarjeta de negocios.
Seleccione la opción para el formato del elemento de contacto. Un correo electrónico Componer La ventana se abre con el elemento de contacto ya adjunto:
La información del grupo de contactos de Outlook que está compartiendo se adjunta al correo electrónico.Escriba la dirección de correo electrónico de la persona que desea recibir la información. También es una buena idea agregar un poco de texto en el cuerpo del mensaje para que su elemento no termine en la carpeta de correo no deseado. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar botón.
Una vez que haya ingresado sus contactos en Outlook y los haya organizado en grupos, encontrará que hay muchos usos para los grupos de contactos de Outlook. Aquí hay algunas ideas:
Usar un grupo de contacto para enviar un mensaje a más de una persona es práctico y ahorra tiempo. Una vez que se sienta cómodo utilizando grupos de contactos, podrá pensar en sus propios usos únicos para ellos..
Es menos probable que tenga una bandeja de entrada de MS Outlook desordenada si sigue buenas prácticas de administración de correo electrónico. Aprenda cómo reducir el desorden de la bandeja de entrada de su correo electrónico con nuestro libro electrónico gratuito:
Ahora que sabe cómo agregar contactos a Outlook y cómo organizarlos en grupos de contactos una vez que los haya agregado, está listo para hacer un uso completo de los contactos de MS Outlook para su negocio y su vida personal. Comience por crear un grupo de contactos en Outlook hoy.
¿Cómo utiliza los contactos de Outlook en su negocio? ¿Haces uso de los grupos de contactos de MS Outlook? Comparte tus pensamientos (o sugerencias) en los comentarios a continuación.
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