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Entonces, te entregan una hoja de cálculo de Excel con miles de filas dentro de ella, y te das cuenta de que todos los datos están fuera de orden. Es posible que deba clasificarlo en función de los nombres dentro de una columna, o clasificar los datos de grandes a pequeños.
Superficialmente, ordenar datos es una tarea simple en Excel, y la aplicación ciertamente facilita la clasificación. Sin embargo, hay mucho más poder en cómo puede ordenar y reordenar los datos en sus hojas de trabajo. Aquí hay tres técnicas de clasificación de datos de Excel que aprenderá en este tutorial:
La clasificación de los datos también puede parecer un poco peligrosa a veces; ¿Qué sucede si ordena solo una columna y los datos se desalinean? Te mostraré cómo evitar eso. Empecemos.
Este screencast cubre varias técnicas para ordenar sus datos. Mire este video de tres minutos para aprender rápidamente estos flujos de trabajo profesionales de Excel. Comenzaremos con una ordenación simple y avanzaremos hacia técnicas más avanzadas para asegurarnos de que siempre pueda ordenar los datos de la forma que necesite..
Siga leyendo para obtener una guía paso a paso sobre cómo clasificar los datos en hojas de cálculo de Excel, utilizando técnicas simples a avanzadas..
Como parte de este tutorial, he creado un libro de trabajo con el que puede trabajar mientras aprende a ordenar los datos.. Descargar el libro de forma gratuita, y úsalo mientras aprendes a ordenar en Excel.
La clasificación puede ser un proceso muy simple de dos clics para reorganizar los datos en su hoja de cálculo. Vamos a aprender como.
En un libro de Excel, comience haciendo clic en una celda de la columna que desea ordenar. Ahora, asegúrate de que estás en la Casa pestaña de la cinta de Excel, y encontrar el Ordenar y filtrar botón en el extremo derecho de la misma.
los Filtro de clasificación El botón se encuentra en el extremo derecho de la pestaña Inicio en la cinta.Observe que en las opciones de clasificación, puede ordenar el texto "A a Z" o "Z a A". Estas simples opciones ordenarán alfabéticamente los datos de Excel en cualquier dirección, dependiendo de la opción que elija.
Cuando ordena datos en Excel, se ordena la fila completa. Esencialmente, la columna que seleccione será la "clave" que Excel utiliza para decidir cómo ordenar los datos, pero cada fila es un registro que debe agruparse..
Dependiendo de los datos que haya seleccionado, puede ordenarlos alfabéticamente o numéricamente. Si su columna tiene valores numéricos, puede ordenar las cantidades más pequeñas a las más grandes, mientras que los datos de texto se ordenarán según el orden alfabético.
En el ejemplo anterior, las opciones de clasificación han cambiado porque seleccioné una columna con números.Realmente es así de fácil realizar una ordenación básica. Simplemente haga clic dentro de una columna de datos, elija una opción de ordenación y Excel reordenará los datos dentro de una hoja de cálculo.
He ordenado los datos en esta hoja de cálculo según el cliente con solo dos clics.Consejo rapido: Pruebe también la clasificación haciendo clic derecho dentro de una columna y seleccionando Ordenar y seleccionando como quieres ordenar los datos originales.
También es importante conocer una de las formas más peligrosas de clasificar los datos en Excel, un método que puede arruinar sus datos originales..
El problema ocurre cuando tiene una gran hoja de cálculo de datos, pero accidentalmente ordena solo una columna de datos. Cada fila de datos en Microsoft Excel es realmente como un registro que debería permanecer igual, en toda la fila.
En la captura de pantalla a continuación, he codificado por colores las filas para que pueda ver el peligro de resaltar y clasificar solo los datos en una columna.
He codificado por colores las filas en este ejemplo para que podamos asegurarnos de que nuestros datos estén ordenados correctamente. Los colores deben correr a lo largo de cada fila sin interrupciones si los datos se ordenan correctamente.El gran error que cometen los usuarios de Excel es seleccionar solo una columna al ordenar y elegir la opción incorrecta en la siguiente ventana.
Excel incluso intenta avisarnos, con una ventana etiquetada. Advertencia de clasificación. La ventana emergente tiene opciones para Amplia la seleccion (¡elige este!) o Continuar con la selección actual..
Siempre he pensado que las opciones que te ofrece esta ventana no son totalmente claras. Solo sé que querrás usar Amplia la seleccion para asegurarse de que Excel incluye todas las columnas al ordenar los datos.
Por el bien de las pruebas, veamos qué sucede cuando seleccionamos una sola columna y elegimos la Continuar con la selección actual. tipo de clasificación.
En la captura de pantalla a continuación, puede ver cuán problemático es este tipo de ordenación. Aunque el Cantidad cobrada La columna se clasificó de la más pequeña a la más grande, todas las demás columnas permanecieron en su lugar. Esto significa que nuestros datos ya no son correctos..
Como puede ver en los colores en conflicto, solo los datos en el Cantidad cobrada La columna se ordenó, por lo que la hoja de cálculo ahora es incorrecta..En resumen, hay dos teclas "no hacer" Cuando se trata de ordenar datos:
Hasta ahora, una ordenación simple nos ha permitido ordenar un solo tipo de datos. ¿Qué pasa si queremos considerar dos tipos de datos en nuestra clasificación?
¿Y si quisiéramos ...
La respuesta a todas estas preguntas es una ordenación avanzada, donde puede establecer múltiples niveles de clasificación de datos. Veamos ese último ejemplo usando los datos de muestra..
Para comenzar, haga clic en algún lugar dentro de sus datos y encuentre la Filtro de clasificación opción, y luego elegir Orden personalizado.
Acceda a las opciones avanzadas de clasificación seleccionando Ordenar y filtrar> Orden personalizado.En esta ventana, podemos agregar múltiples niveles de clasificación. Comience haciendo clic en la opción desplegable junto a Ordenar por y elige una columna que quieras ordenar por.
En mi caso, yo elegiré. Cliente desde el menú desplegable, y deje el Ordenar en establecer en valores, y Orden configurado de la A a la Z. En un lenguaje sencillo, esto ordenará la hoja de cálculo de Excel por orden alfabético.
Ahora, vamos a hacer clic en Añadir nivel. Esto creará una nueva fila en las opciones de clasificación y nos permitirá agregar un segundo nivel de organización.
Ahora puedo elegir Cantidad facturado desde el segundo desplegable. La combinación de estas dos reglas comenzará ordenando según el nombre del cliente, y luego por la cantidad facturada en cada proyecto.
Puede continuar agregando tantos niveles como desee a esta ventana de clasificación avanzada. La secuencia de las filas importa; puede subir una fila para ordenar primero por el monto facturado, por ejemplo, y luego por cliente.
Una vez que presionamos DE ACUERDO, Excel ordenará la hoja de cálculo según las reglas que hemos creado en esta ventana.
Propina: Para una clasificación aún más avanzada, pruebe a cambiar la Ordenar en menú desplegable para cambiar su ordenación a características avanzadas, como la clasificación basada en el color de la celda.
La clasificación avanzada le permite crear dos niveles de organización de datos en su hoja de cálculo. Si la clasificación en un solo factor no es suficiente, use una clasificación avanzada para agregar más potencia.
La clasificación es otra habilidad que los organizadores de hojas de cálculo mantendrán listas en su libro de Excel. Cuando necesita volver a secuenciar los datos en una hoja de cálculo, es mucho tiempo cortar y pegar líneas en un orden específico, por lo que la clasificación es una necesidad.
Como siempre, puede desarrollar las habilidades que aprendió hoy al sumergirse en más excelentes tutoriales de Excel. Echa un vistazo a los enlaces de abajo:
¿Cómo ordenas tus datos? ¿Utiliza métodos sencillos o la herramienta de clasificación avanzada para garantizar una clasificación perfecta cada vez??
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