Cómo ordenar y filtrar datos de hojas de cálculo en hojas de Google

Los datos se están apoderando del mundo. Y a menudo, tenemos tanto que es un desafío encontrar el significado para entender la situación actual..

Las hojas de cálculo son una de las mejores formas de analizar los conjuntos de datos por su estructura y facilidad de uso. Pero muchos conjuntos de datos son demasiado grandes para que puedas manejarlos fácilmente. Necesita formas de encontrar los datos que busca y reducir el conjunto de datos.

En este tutorial, aprenderá a aplicar un filtro de Google Sheets para limitar los datos que está viendo. Luego, aprenderá los secretos de usar la función de ordenación de Hojas de Google para poner los datos en la secuencia que necesita para verlos..

Ver y aprender

En el screencast a continuación, lo guiaré a través de la clasificación y el filtrado de datos en hojas. Verá las mejores prácticas sobre cómo aplicar el filtrado y la clasificación dentro de las Hojas.

 

Siga estas instrucciones técnicas para ver una ilustración ilustrada: ordene y filtre sus datos.

Pruébalo

Mientras está trabajando en este tutorial, no dude en seguir mis ejemplos utilizando un conjunto de datos de ejemplo. He preparado algunos datos de muestra que puede utilizar para probar la clasificación y el filtrado en Hojas. 

Descargue el archivo aquí, cárguelo en Sheets y utilícelo para aplicar las técnicas que describo en este tutorial..

1. Ordenación de hojas de Google

Clasificación los datos en las Hojas tienen que ver con cambiar el orden en que aparecen los datos en su hoja de cálculo.

Cuando pienso en clasificar, pienso en dos factores clave:

1. En qué columna deben ordenarse los datos en función de? 
   Por ejemplo, es posible que desee ordenar una lista de ventas por el monto total de la venta.
2. ¿Cómo se deben ordenar los datos??
   Por ejemplo, los datos de ventas deben ordenarse de mayor a menor.

Una clave para la clasificación es asegurar que un todo mesa se ordena juntos Normalmente, cada fila en un dato puede considerarse como un "registro", o un único punto de datos. Cada fila contiene un punto de datos y cada columna tiene un atributo diferente o una forma de describir esos datos..

Por ejemplo, cada fila en su hoja de cálculo podría representar una venta que realizó a un cliente en su tienda en línea. Luego, cada columna (atributo) capturará un detalle clave sobre la venta, como el momento en que se realizó, la dirección del cliente y el monto total de la venta..

En los datos de ejemplo incluidos con este tutorial, cada fila es un "registro" de un empleado que estamos reclutando, y cada columna tiene un atributo que describe a ese candidato.

Cuando ordena esos datos, es crucial que se agrupen correctamente. Si solo ordena la columna que contiene el monto de la venta, de repente, ¡tiene desajustes en sus datos! Una venta de $ 100 ahora se asigna al cliente incorrecto, por ejemplo. 

Esta es la razón por la cual ordenar los datos correctamente es tan crucial. Veamos algunos ejemplos a continuación.. 

Cómo ordenar los datos en las hojas de Google

Una de las tareas de clasificación de Google Sheets más comunes es ordenar sus datos de A-Z. Por lo general, facilita la lectura de los datos y también simplifica la búsqueda de filas específicas que sabe que está buscando..

Antes de comenzar a ordenar, mi primer paso es resaltar siempre mesa entera. Esto minimiza las posibilidades de que ordenemos accidentalmente por la columna incorrecta, o solo ordenemos parte de los datos.

Una vez que haya resaltado todo el conjunto de datos, vaya a la Datos> Rango de clasificación opción de menú, como se puede ver en la captura de pantalla de abajo.

Una vez que haya resaltado la tabla de datos, vaya a Datos> Rango de clasificación para comenzar a ordenar tus datos con la sencilla herramienta de Sheets.

Aunque hay opciones integradas para ordenar desde A-Z o Z-A, es mucho más fácil usar la herramienta que está integrada en las Hojas para clasificar. En la siguiente captura de pantalla, puede ver un ejemplo típico de cómo aplicar una ordenación. Simplemente puede elegir la columna a la que desea aplicar la clasificación.

Además, asegúrese de que está clasificando en la "dirección" que desea. Para datos de texto, puede ordenar alfabéticamente (A-Z) o revertir alfabéticamente (Z-A). 

Elija la columna sobre la que desea ordenar sus datos, así como la dirección en la que desea ordenar sus datos, como alfabéticamente o al revés alfabéticamente.

Una vez que haga eso, encontrará que sus datos están ordenados, sanos y salvos. Observe en la captura de pantalla a continuación que hemos ordenado nuestros datos según el nombre de la empresa para la que trabaja el candidato.

Ahora que hemos ordenado según la columna Empresa, observe que las filas se colocan en orden según la secuencia alfabética de la empresa.

También es una buena idea vigilar sus datos a medida que los ordena. El peor de los casos es que solo ordenes uno columna, mientras que el resto de los datos permanece en su lugar. En la captura de pantalla anterior, el hecho de que la columna de ID ya no esté (1, 2, 3, 4 ...) en orden muestra que todas las columnas de los datos se movieron en lockstep.

2. Ordenación de las hojas de Google según dos reglas

¿Qué pasa si quieres ordenar en base a dos categorías? Por ejemplo, en los datos de nuestros empleados, tal vez deseamos clasificarlos según su nivel de interés y luego el nombre de su compañía. Probemos un ejemplo así..

Con los datos resaltados, volver a la Datos> Rango de clasificación menú. Esta vez, haga clic para Añadir otra columna de clasificación para agregar un segundo criterio para su clasificación de datos. Ahora, puedes ordenar en base a múltiples reglas.

En este menú, el orden importa. Note que la primera regla dice "ordenar por", y luego la segunda regla dice "entonces por." En el siguiente ejemplo, he configurado el menú para ordenar en orden alfabético por interés, y luego por compañía en orden alfabético.

Hacer clic añadir otra columna de clasificación darte múltiples reglas de clasificación para tus datos.

Utilice estos ordenamientos multinivel para especificar realmente cómo deben aparecer los datos terminados. Puede agregar tantas reglas de clasificación como desee para obtener el orden de los datos correctamente.

3. Utilice los filtros de hojas de Google

Mientras que la clasificación cambia el orden y la secuencia de los datos en una hoja de cálculo, filtración Cambia qué datos están visibles actualmente en la hoja de cálculo. Aprendamos cómo aplicar los filtros de Google Sheets para poder reducir los datos que están a la vista..

Para comenzar a agregar filtros, resalte su tabla de datos. Luego ve a Datos> Crear un filtro en el menú Hojas.

Ahora que ha activado el filtrado, verá un pequeño icono en la esquina superior derecha del encabezado. Haga clic en ese ícono, y luego verá una lista de valores que se encuentran en esa columna en el menú emergente, como se puede ver en la siguiente captura de pantalla..

Haga clic en el icono en el encabezado de la columna para elegir a qué desea limitar sus datos.

En esta ventana emergente, simplemente active o desactive los criterios que desea que cumplan sus datos. Cuando presionas DE ACUERDO, la hoja de cálculo se reducirá para mostrar solo los datos que coincidan con las reglas de filtro de Google Sheets.

Al igual que la clasificación, puede apilar múltiples niveles de filtrado. En el siguiente ejemplo, agregué un filtro a la Grado Salarial columna.

Este es un ejemplo perfecto de la imagen de lo útil que puede ser el filtrado para dar sentido a un conjunto de datos. Al combinar un filtro de "interés" con un filtro de "calificación salarial", tengo una lista refinada de dos candidatos de un total de 100 posibles.

Es una distinción importante recordar que el filtrado de datos no elimina ni elimina datos. Todavía está detrás de escena, esperando a que se muestre nuevamente a medida que cambias la configuración de filtrado.

Cuidado con los datos "faltantes"

Aquí hay algo en lo que pensar mientras trabaja con datos filtrados: debe tener cuidado con los datos que deja tras bambalinas. No puedo decir cuántas veces he estado trabajando en una hoja de cálculo y me he perdido el hecho de que los datos "faltaban" porque se eliminaron de la vista del filtro Hojas de Google.

Siempre vigilo dos cosas si los datos no tienen sentido:

1. El icono del filtro en la parte superior de la columna.
2. Los números de fila en las hojas en el lado izquierdo

Observe en esta captura de pantalla que los números de las filas (fuera de la hoja de cálculo en el extremo izquierdo) ya no están en secuencia, así como el ícono de filtrado sobre la columna F.

Estos dos trucos son perfectos para garantizar que nunca "pierdas" los datos en la hoja de cálculo.

Recapitular y seguir aprendiendo

El filtrado y la clasificación son herramientas cruciales para reducir y seleccionar datos. Consulte los tutoriales a continuación para obtener más consejos sobre el uso de Hojas de cálculo y análisis de datos.. 

Acaba de aprender a usar el filtro y la clasificación en Google Sheets. ¿Cómo manejas el trabajo a través de enormes conjuntos de datos? ¿Utiliza las herramientas de clasificación de Google Sheets y de filtro de Google Sheets para reducir sus conjuntos de datos, o utiliza otras herramientas analíticas??