Share
Hasta ahora, en nuestra serie sobre las métricas clave que todas las empresas deben realizar un seguimiento, hemos analizado qué tan rentable es su empresa y qué tan bien puede cubrir sus gastos..
Ahora vamos a ver qué tan eficiente es su negocio. ¿Qué tan rápido vendes tu inventario? ¿Cuántos ingresos aporta cada empleado, qué tan efectivo es usted para retener a sus empleados y qué tan efectivamente utiliza la capacidad total de su empresa??
Aprenderá cómo calcular todas estas métricas, por qué es importante hacerlo y qué le dicen los resultados sobre su negocio. También le daremos algunos consejos para mejorar los resultados en el futuro..
Al igual que con los tutoriales anteriores, utilizaremos algunos números de las cuentas de su empresa, por lo que si no está seguro de dónde encontrarlos, puede consultar nuestros tutoriales sobre cómo leer un estado de resultados y sobre cómo leer un balance..
Esta es una medida de cuántas veces vende a través de su inventario cada año. Es importante porque mantener el inventario cuesta dinero, y no es un buen modelo de negocio tener montones de productos en su almacén durante mucho tiempo. Esta métrica puede resaltar las ineficiencias en su negocio que están consumiendo ganancias.
La fórmula para esta métrica es bastante simple. Utiliza una línea del estado de resultados y una del balance..
Turnos de inventario = Costo de bienes vendidos / Inventario promedio
El costo de los bienes vendidos (también conocido como costo de ventas o costo de ingresos), proviene de la cuenta de resultados. El inventario proviene de la hoja de balance, y para calcular el inventario promedio simplemente tomaría el promedio del inventario al inicio del año y al final del año..
Veamos un ejemplo del fabricante de tractores John Deere. Sus cuentas de 2013 muestran que el costo de los bienes vendidos fue de $ 25.7 mil millones. El inventario al inicio del año fue de $ 5.2 mil millones, y al final del año fue de $ 4.9 mil millones, por lo que el promedio es de $ 5.05 mil millones. Entonces la fórmula se convierte en:
Turnos de inventario = 25.7 / 5.05 = 5.1
Eso significa que, en promedio, John Deere vende su inventario completo unas cinco veces al año..
En general, un número más alto es mejor, porque indica que los productos pasan menos tiempo languideciendo en el almacén o sentados en los estantes antes de venderlos a los clientes..
Sin embargo, es importante darse cuenta de que este número varía mucho según la industria. John Deere vende maquinaria agrícola, por lo que no pasará por su inventario tan a menudo como una tienda de comestibles, que siempre está trayendo nuevos productos a través de su almacén. Whole Foods Market, por ejemplo, tiene un índice de giros de inventario mucho mayor que 21. Eso no significa que sea más eficiente que John Deere-solo que tiene un modelo de negocio muy diferente.
Por lo tanto, es importante comparar con similares. Investigue a sus competidores o comuníquese con una asociación de la industria o una firma de consultoría para obtener números promedio para las empresas en su campo. También compare su número actual con sus propios promedios históricos y observe si hay disminuciones, lo que podría indicar inventarios inflados o ventas lentas.
La clave aquí es reducir la cantidad de dinero que está atado en el inventario. Puede lograr esto ya sea acelerando las ventas o disminuyendo la acumulación de nuevo inventario.
Acelerar las ventas podría consistir en aumentar el presupuesto de marketing, por ejemplo, o abrir una nueva tienda en un lugar popular. Por el lado del inventario, quizás valga la pena invertir en un sistema de seguimiento de inventario más efectivo, para que pueda tener una idea más clara de lo que tiene en stock y saber exactamente cuánto necesita hacer un pedido. Si puede reabastecerse de manera rápida y confiable, entonces considere esperar hasta el último minuto antes de reordenar, para minimizar el tiempo que pasan las mercancías en su inventario..
Sin embargo, tenga en cuenta que no puede cortar demasiado cerca del hueso. Si mantiene los inventarios muy bajos y logra una gran cantidad de giros de inventario, entonces será súper eficiente, pero puede arriesgarse a molestar a sus clientes al quedarse sin existencias en momentos críticos. El objetivo es mantener las ventas enérgicas y los inventarios bajos, mientras se asegura de satisfacer las necesidades de sus clientes..
A medida que su negocio crece, puede ser difícil saber cuántos empleados contratar. Necesita suficientes personas para producir bienes o servicios de alta calidad para sus clientes, pero si contrata a demasiados, sus costos serán altos y sus márgenes de ganancias sufrirán. Esta métrica le brinda un buen punto de referencia al comparar los niveles de personal con la cantidad de ingresos que obtiene. Puede ayudarlo a garantizar que su empresa brinde un buen servicio, sin ser ineficiente..
Simplemente tome su ingreso total y divídalo por el número promedio de empleados para el año:
Ingresos por empleado = Ingresos / Número promedio de empleados
Si obtuviera $ 2 millones en ingresos este año, por ejemplo, y empleara a 20 personas en promedio, su ingreso por empleado sería de $ 100,000..
Ingresos por empleado = $ 2,000,000 / 20 = $ 100,000
Para obtener su nivel de personal promedio, simplemente puede tomar el promedio del número al comienzo del año y al final del año, como hicimos con el inventario en la sección anterior. Pero también puede obtener una imagen más precisa usando sus registros de nómina. Vea cuántos cheques de pago escribió cada mes y encuentre el promedio de esos números sumándolos y dividiéndolos por 12.
Por supuesto, usted quiere que el número sea lo más grande posible aquí. Y ciertamente desea que sea significativamente más alto que el salario promedio de sus empleados, de lo contrario nunca obtendrá una ganancia.
Pero nuevamente, es importante mirar a otras compañías en su industria. Y tenga en cuenta que otros factores, como la compensación de los empleados, juegan un papel aquí. McDonald's, por ejemplo, tiene uno de los ingresos más bajos por número de empleados de cualquier gran empresa estadounidense, con $ 65,000. Apple, por otro lado, tiene ingresos por empleado de $ 2.4 millones..
Ambas compañías son muy rentables, pero están en industrias muy diferentes. Los restaurantes de comida rápida requieren una gran cantidad de trabajadores, pero esos trabajadores tienen un salario relativamente bajo en comparación con los ingenieros de Apple. Y McDonald's tiene un puntaje muy alto en otras medidas de eficiencia (su rotación de inventario, por ejemplo, es un 141 masivo). Por lo tanto, es importante que se compare con compañías similares y busque un mayor ingreso por empleado que sus colegas.
A medida que su empresa crezca, también puede utilizar los ingresos por número de empleado como una guía sobre la cantidad de personal nuevo que debe contratar. Si su ingreso actual por empleado es de $ 100,000, y tiene una nueva oportunidad de negocio que podría aumentar los ingresos en $ 1 millón, valdría la pena contratar a 10 nuevos empleados para que lo hagan. Pero si tiene que contratar a 20 personas más para obtener esos $ 1 millones adicionales en ingresos, tal vez no valga la pena.
Por supuesto, reducir el personal aumentará de inmediato su ingreso por empleado. Pero si eres demasiado despiadado, corres el riesgo de comprometer la calidad de tu servicio y posiblemente alejar a los clientes, lo que reduciría tus ingresos a largo plazo. Al igual que con nuestro primer ejemplo, se trata del equilibrio entre la eficiencia y la prestación de un buen servicio. Si puede encontrar formas de alentar a sus empleados actuales a generar más ingresos, quizás ofreciendo mejores incentivos o capacitándolos, entonces puede aumentar los ingresos por empleado sin comprometer el servicio al cliente..
Esta métrica es particularmente útil para las empresas que fabrican productos físicos, pero con un poco de imaginación puede aplicarla también a otras empresas. Mide la cantidad de su capacidad de producción que está utilizando en este momento, y es importante porque si es baja, significa que se están desperdiciando muchos activos fijos: por ejemplo, no se está utilizando maquinaria costosa.
Este es un poco diferente, porque no estamos usando ningún número de los estados financieros. La fórmula para la utilización de la capacidad es:
Capacidad de utilización = Salida real / Potencial de salida x 100
¿Qué entendemos por producción real y potencial? Veamos un ejemplo.
Digamos que haces camisetas y tu fábrica o taller está equipado para producir 1,000 camisetas al mes. En ese caso, su salida potencial sería 1,000. Si solo estás produciendo 500, entonces tu capacidad de utilización es del 50%:
Capacidad de utilización = 500 / 1,000 x 100 = 50%
Como mencionamos, este número se utiliza principalmente en la fabricación, pero también puede adaptarlo para que se adapte a diferentes empresas. Si ejecuta un estudio de yoga, por ejemplo, su producción potencial podría ser el número máximo de clases que podría ejecutar en ese espacio cada semana. Si puede ejecutar hasta 20 clases por semana, pero solo está ejecutando 15, entonces su uso de capacidad es del 75%.
Un número más alto indica un uso más eficiente de sus activos fijos. En el ejemplo de estudio de yoga, tiene una gran cantidad de costos fijos asociados con el alquiler o la propiedad del espacio de estudio, su mantenimiento, el pago de servicios públicos, etc. Tiene que pagar esos costos fijos, ya sea que esté ejecutando 15 clases o 20 clases, así que claramente es mejor ejecutar más clases y aprovechar al máximo el espacio que está pagando.
En general, sin embargo, las empresas no funcionan al 100% de su capacidad todo el tiempo. De hecho, si su estudio de yoga realmente estuviera al 100% de su capacidad, eso indicaría que necesitaba invertir en un espacio de estudio más grande para permitir el crecimiento futuro. El uso de capacidad promedio entre las empresas industriales de los EE. UU. Es de alrededor del 80%, por lo que puede usar eso como un punto de referencia general.
Si su utilización de la capacidad es baja, indica que necesita aumentar la producción (asumiendo, por supuesto, que puede vender esos bienes adicionales). Incluso puede valer la pena ofrecer descuentos para aumentar las ventas y mantener la producción en un nivel mínimo determinado. Si cae demasiado bajo, entonces esos grandes costos fijos van a ser un lastre para las ganancias.
En un caso extremo en el que la utilización de la capacidad fue permanentemente baja y no vio ninguna posibilidad de aumentar la producción en un futuro próximo, podría ser necesario moverse a un espacio más pequeño y reducir sus gastos generales. Es mejor hacer un uso más eficiente de una capacidad menor que tener muchos equipos inactivos.
Por otro lado, si la utilización de su capacidad se está acercando al 100%, es probable que sea el momento de invertir en más capacidad, tal vez mejorando la maquinaria, ampliando su espacio o trasladándose a instalaciones más grandes..
Dirigir un negocio eficiente depende de tener empleados capacitados y motivados. La rotación de personal mide la velocidad a la que se van sus empleados, y una alta rotación a menudo es un signo de empleados insatisfechos, lo que probablemente signifique que incluso aquellos que están con usted no están totalmente comprometidos.
La alta rotación también es inherentemente ineficiente, ya que invierte tiempo en capacitar y desarrollar a cada empleado, y cada vez que uno de ellos se va, debe comenzar de nuevo con alguien nuevo. Puede costar más del doble del salario de un empleado reclutar y capacitar a un reemplazo.
La rotación de personal es el porcentaje de personas que salen en un período de tiempo determinado-por lo general, un año, pero también puede calcularlo mensualmente si tiene sentido para su negocio. Aquí está la fórmula:
Rotación de personal = Número de separaciones / Número promedio de empleados x 100
"Separaciones" significa el número de personas que abandonan su empresa durante el año. Por lo general, las empresas no distinguen entre las diferentes razones para irse: incluyen renuncias voluntarias, despidos y retiros en la cifra de "separaciones". El número promedio de empleados es la misma cifra que usamos en la sección "Ingresos por empleado".
Por ejemplo, si tiene un promedio de 100 empleados, y 5 de ellos se fueron durante el año, entonces tiene una tasa de rotación del 5%..
Un porcentaje más bajo es bueno, porque eso significa que menos personas se van. Puede obtener un buen punto de referencia de estas estadísticas del gobierno de EE. UU., Que muestran que el promedio de rotación de personal en los EE. UU. En 2013 fue del 38%. Sin embargo, la tasa varía ampliamente según la industria. La industria de la construcción tuvo una facturación del 62.5%, por ejemplo, mientras que en la manufactura fue solo del 23.3%. También varió según la región, siendo más alta en el sur (40.8%) y más baja en el noreste (33.3%)..
Puede consultar esas estadísticas para encontrar la tasa de rotación de su industria y ver cómo compara. Sin embargo, las categorías del gobierno de los EE. UU. Son bastante amplias, por lo que vale la pena realizar una investigación adicional para tratar de encontrar información más específica para compañías como la suya, en su región o ciudad en particular. También es bueno comparar con su desempeño anterior, para buscar cualquier cambio. Además de considerar el volumen de negocios en general, considere dividirlo en voluntarias, despidos y jubilaciones, para que pueda detectar tendencias en cada área..
Reducir la rotación de personal es un tema enorme, y no siempre es fácil de solucionar. Parte de la imagen es pagar bien a las personas y ofrecer bonos, beneficios y otros incentivos, pero el dinero no lo es todo. La alta rotación también puede deberse a una serie de otros factores, como la contratación de personas equivocadas en primer lugar, problemas con la cultura organizativa o el entorno laboral, falta de capacitación, oportunidades de promoción limitadas, mala gestión o incluso una ubicación inconveniente de la oficina.
Si tiene una alta tasa de rotación de personal, la clave para descubrir qué está mal es preguntar a sus empleados, tanto a través de encuestas formales como de reuniones informales. Las entrevistas de salida con personas que se están yendo también pueden ayudarlo a corregir cualquier error y garantizar que otros empleados tengan más probabilidades de quedarse.
Estas cuatro medidas diferentes de eficiencia pueden usarse juntas para darle una idea clara de dónde está funcionando bien su negocio y dónde debe mejorarse. Ahora puede medir exactamente el tiempo que le lleva convertir su inventario en ventas, la cantidad de ingresos que genera cada empleado, la eficacia con la que está utilizando sus activos fijos y la rotación de personal que está experimentando. Usted sabe qué buscar y qué medidas tomar para mejorar sus resultados..
Los números saludables en estas métricas de eficiencia también aumentarán sus ganancias y flujos de efectivo, por lo que puede hacer un seguimiento de estos junto con las métricas de rentabilidad y liquidez que vimos en los dos primeros tutoriales..
La pieza final del rompecabezas es mirar a sus clientes. Después de todo, son el elemento vital de su negocio, y usted necesita saber cuán efectivamente los está adquiriendo y reteniendo. Entonces, vuelva la próxima semana para conocer las métricas clave de los clientes en la parte final de nuestra serie de métricas..
Crédito gráfico: gráfico de líneas diseñado por Scott Lewis y gráfico diseñado por Michele Zamparo del Proyecto Noun.
Accentsconagua