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Reuniones, tareas y otros elementos que afectan nuestro calendario, todos tienen una cosa en común. A menudo somos notificados de ellos a través de correo electrónico..
Puede ser un inconveniente cerrar su correo electrónico de Microsoft Outlook y abrir otra aplicación para encontrar sus citas y trabajo. Y luego vuelva a abrir Outlook una vez que tenga la información de programación que necesita. Es inconveniente, y también es innecesario..
Muchas personas no se dan cuenta de que MS Outlook tiene un calendario incorporado. Si sabe qué hacer, puede cambiar fácilmente entre su bandeja de entrada de correo electrónico y su calendario de Microsoft Outlook.
En este tutorial, aprenderá a usar el calendario de Outlook. Te explicaré cómo agregar tareas y citas a tu calendario. También exploraremos cómo compartir un calendario de Outlook..
Outlook tiene la herramienta perfecta para ayudarlo a crear y mantener su programación, que es la herramienta de calendario Microsoft Outlook.
Si desea utilizar Outlook para realizar un seguimiento de sus citas y reuniones, así como sus tareas, el calendario de Outlook puede ayudar. Aquí hay una guía rápida en video sobre cómo usar el calendario de MS Outlook:
Obtenga más información sobre el calendario de Microsoft Outlook siguiendo las instrucciones paso a paso a continuación..
Antes de aprender a trabajar con el calendario de Outlook, echa un vistazo a este gran recurso. Descarga nuestro nuevo libro electrónico de estrategias de correo electrónico.: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. (Está disponible para GRATIS descargar cuando te registras en el boletín de Tuts + Business.)
Su calendario de Outlook es una herramienta útil a la que puede acceder rápida y fácilmente con su correo electrónico haciendo clic en un solo icono si sabe cómo hacerlo..
Comience con su bandeja de entrada de Outlook abierta:
Acceda a su calendario de MS Outlook a través de la Calendario icono en tu bandeja de entrada.Encuentra el Calendario en la parte inferior izquierda de la interfaz de correo electrónico (debajo de la Navegación cristal). Si pasa el mouse sobre el ícono, verá una miniatura de su calendario con sus próximas citas..
Para abrir su calendario, haga clic en Calendario icono. Aparece su calendario de Microsoft Outlook:
Una mirada al calendario de Microsoft Outlook.Observe que la vista predeterminada es de alrededor de un mes. Esto se llama Mes ver. La fecha actual está resaltada, aunque puede seleccionar varios días calendario para trabajar con.
El calendario de Outlook también incluye algunas características interesantes:
Ahora que hemos explorado la vista del mes, podemos echar un vistazo a algunas de las vistas disponibles.
Puedes cambiar tu Vista de calendario. En la parte superior del calendario de Outlook, haga clic en Ver desde el menú:
Puede cambiar la vista del calendario de Outlook en la Ver lengüeta.Sobre el Ver pestaña, verás varias configuraciones que te permitirán personalizar el aspecto de tu calendario. Los cinco en los que queremos enfocarnos para este tutorial son:
Para abrir una vista, haga clic en el icono de la vista de calendario que desea abrir. Para este ejemplo, vamos a hacer clic en el Vista programada icono. los Vista programada muestra:
La vista de calendario del calendario de Outlook muestra dónde se superponen sus reuniones.Note que este ejemplo Vista programada Ya tiene dos conjuntos de citas superpuestas. Saber sobre el conflicto de horarios le permite administrar su tiempo de manera eficiente. Puede planear asistir solo a una de las reuniones y reprogramar la otra. O bien, podrías asistir a parte de cada una de las reuniones..
También esto Vista programada ilustra que hay una reunión para el desayuno que comenzará a las 7:00 a.m.-- antes del comienzo de la jornada laboral.
Nota: losvarias vistas también aparecen en el Casa pestaña de su calendario de Outlook, y también puede acceder a ellos desde allí.
Puede agregar varios tipos de elementos a su calendario de Microsoft Outlook, incluyendo:
También puede configurar cualquier elemento para que sea un elemento recurrente o un elemento de varios días.
Comience desde cualquier vista de calendario, pero asegúrese de estar en el Casa lengüeta. Para este ejemplo, comenzaremos con la Mes vista abierta:
Haga clic en el Nueva cita icono para fijar una cita.Haga clic en el Nueva cita icono. Un espacio Cita la pantalla muestra:
Utilizar el Nueva cita Pantalla para ingresar los detalles de su cita..Escriba la información de su cita en los campos correspondientes. Aquí hay una breve descripción de cada campo y cómo llenar cada uno:
Para hacer que su cita dure más de un día, seleccione una fecha para el Hora de finalización eso es despues de la Hora de inicio fecha.
Precaución: Si sus fechas y horas seleccionadas se superponen con otra cita o reunión, puede ver una advertencia en la parte superior izquierda de la Cita pantalla. Sin embargo, Outlook todavía le permitirá agregar la cita conflictiva.
En la casilla grande debajo de la información de la cita, escriba cualquier nota que tenga sobre la cita. En el siguiente ejemplo, he llenado el Cita eliminar con información sobre una conferencia de padres / maestros:
Una cita mostrando una conferencia de padres / maestros.Para programar una cita recurrente, haga clic en Reaparición icono en el Cinta (parece un círculo). los Recurrencia de citas cuadro de diálogo muestra:
Puede programar su cita para recurrir usando el Reaparición icono.Seleccione un Patrón de recurrencia, patrón recurrente para la cita. También puede definir cuánto tiempo continuará la cita recurrente. En el ejemplo anterior, he establecido una conferencia mensual de padres / maestros. Cuando hayas terminado, haz clic en DE ACUERDO para volver a la Cita pantalla.
Cuando haya terminado de ingresar la información de la cita, haga clic en Guardar cerrar icono en la parte superior izquierda de tu Cita pantalla. La cita se añade a tu calendario..
Ya sea que necesite reunir un grupo para un proyecto empresarial o una reunión social, encontrará el Nueva reunion herramienta útil Comience con el calendario de Outlook abierto:
Utilizar el Nueva reunion icono para crear una nueva reunión.Hacer clic Inicio> Nueva reunion. UNA Nueva invitación a la reunión se abre la pantalla:
Use esta pantalla para programar una reunión e invitar a los participantes. Aquí hay una descripción general rápida sobre cómo llenar la invitación a la reunión:
Una vez que haya completado la información de la reunión, use el cuadro debajo del encabezado del mensaje para escribir una breve nota a los participantes del mensaje. Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse una invitación a una reunión completada:
Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico de invitación a una reunión.Si se trata de una reunión recurrente, use el Reaparición icono en el Cinta para definir con qué frecuencia se llevará a cabo la reunión.
Cuando su invitación esté lista para enviar, haga clic en Enviar Botón en la parte superior izquierda de la ventana. Su reunión se añade al calendario. Todos los destinatarios que incluiste en el A campo recibirá un adjunto de invitación a la reunión para la reunión.
Obtenga más información sobre el envío de mensajes en MS Outlook en este tutorial:
Este artículo puede ayudarlo a escribir un correo electrónico efectivo para enviar con su invitación a la reunión:
Las tareas difieren de las citas y reuniones en que típicamente solo te involucran. Puede configurar tareas en su calendario para que funcionen como una especie de lista de tareas en línea. También puede usar la función de tarea en el calendario de Outlook para asignar una tarea a otra persona o para enviar informes de estado.
Para configurar una nueva tarea, una vez más comience con un calendario abierto. Hacer clic Inicio> Nuevos objetos. Un menú emergente muestra:
También puede agregar tareas a su calendario de Outlook.Selecciona el Tarea opción. los Nueva tarea aparece la ventana:
Utilizar el Nueva tarea ventana para crear una nueva tarea.Escriba el nombre de la tarea en el Tema línea. Elige un Fecha de inicio y un Fecha de vencimiento para la tarea Si lo desea, también puede asignar valores a los siguientes campos haciendo clic en la flecha hacia abajo junto a cada campo y haciendo una selección:
Si desea que el sistema le envíe un recordatorio, verifique Recordatorio caja. También puedes usar el Reaparición icono en el Cinta para hacer de la tarea una tarea recurrente. O bien, defina que la tarea dure más de un día eligiendo una fecha de inicio y finalización diferente.
Escriba más información o instrucciones sobre la tarea en el cuadro debajo de la información del encabezado.
Cuando hayas terminado de llenar el Nueva tarea ventana, haga clic en Tarea> Guardar y cerrar. Su tarea se agrega a la lista de tareas del calendario, pero no aparecerá en su calendario a menos que active la Tarea ver.
Para ver la lista de tareas de su calendario, vaya a Ver > Barra de tareas. Aparece un menú emergente:
Enciende el Barra de tareas ver para ver su lista de tareas.Haga clic en el Herramientas opción. Se abre un panel a la derecha de tu calendario. Su lista de tareas aparece en la parte inferior derecha de su calendario de Microsoft Outlook debajo de la miniatura del calendario del mes:
Cuando el Barra de tareas la vista está activada, puede ver su lista de tareas (o Lista de tareas).Para abrir una tarea y ver más detalles o actualizarla, haga doble clic en la tarea. También puede marcar una tarea como urgente haciendo clic en la casilla de verificación a la derecha de la misma. La tarea Barra de tareas La vista permanece abierta hasta que la cierres. Si vuelves a la bandeja de entrada de tu correo electrónico, la lista de tareas permanecerá visible en la esquina inferior derecha de tu ventana de MS Outlook:
Si el Barra de tareas la vista está activada, la lista de tareas estará visible en su bandeja de entrada de Outlook.Para cerrar la lista de tareas, haga clic en la X en la esquina superior derecha.
Elimine rápidamente una cita o reunión de su calendario de Microsoft Outlook. Desplácese hasta la vista de calendario que contiene el elemento de calendario que desea eliminar. Haga clic en el elemento del calendario para seleccionarlo (en este caso, una cita), luego haga clic derecho. Aparece un menú emergente:
Haga clic con el botón derecho en un elemento del calendario para ver el menú emergente. Nota: En la ilustración de arriba, he seleccionado una cita con otro participante. Si hubiera seleccionado una reunión con más de un participante, la opción del menú emergente sería Cancelar reunión. Al seleccionar el Cancelar reunión Opción, se me dará la oportunidad de enviar un aviso de cancelación a todos los participantes de la reunión.
Selecciona el Borrar Opción desde el menú emergente. Si el elemento es recurrente, tendrá la oportunidad de elegir si desea eliminar todas las instancias del elemento del calendario (Eliminar series) o simplemente la ocurrencia única (Eliminar ocurrencia) has seleccionado. El elemento de calendario se elimina del calendario. los Eliminar ocurrencia Esta opción es excelente para usar si tiene una cita regular, pero necesita cancelar una instancia debido a unas vacaciones u otro conflicto de horarios.
El proceso para eliminar una tarea de su lista de tareas es incluso más sencillo. Simplemente haga clic en la tarea en su Lista de quehaceres, luego haga clic derecho sobre él. Selecciona el Borrar opción del menú emergente.
Una de las cosas convenientes sobre el calendario de MS Outlook es que su calendario no tiene que estar abierto para que agregue un elemento del calendario. Agrega un elemento del calendario directamente desde un mensaje de correo electrónico. Esto es lo que hay que hacer:
Comience con su bandeja de entrada de correo electrónico abierta. Haga clic en un mensaje para seleccionarlo. Luego haga doble clic en el mensaje para abrirlo:
Seleccione un mensaje de MS Outlook.En el ejemplo anterior, me enviaron una invitación por correo electrónico a una reunión. El correo electrónico no se envió como una invitación de calendario, pero quiero agregar el evento a mi calendario de Outlook. Una forma de hacerlo es usar el Responder con la reunión icono en el Cinta. (Parece un calendario con una flecha).
Cuando haces clic en el Responder con la reunión Icono, se abre una respuesta, pero lo más importante es que está en el formato de una reunión:
El sistema crea un formulario de reunión a partir del mensaje de correo electrónico seleccionado..Observe que la información de ubicación está en blanco y que la fecha y la hora están predeterminadas a la fecha y hora actuales. Deberá corregir esta información utilizando los detalles que se encuentran en el correo electrónico original. A continuación, escriba su respuesta de correo electrónico al remitente original. Cuando estés listo, haz clic en Enviar botón de la izquierda.
Acaba de enviar una respuesta a la persona que le envió la notificación de la reunión y la agregó a su calendario en un solo paso.!
También es fácil agregar una tarea a su lista de tareas de MS Outlook si tiene la Barra de tareas vista abierta. Comience con su bandeja de entrada de correo electrónico abierta. Haga clic en un mensaje para seleccionarlo, luego arrastre el mensaje seleccionado a la lista de tareas en el Barra de tareas a la derecha de su bandeja de entrada:
Para crear una nueva tarea a partir de un mensaje de correo electrónico, selecciónelo y arrástrelo a su lista de tareas.Verá una línea roja en la lista de tareas donde la nueva tarea está a punto de insertarse. Una vez que el correo electrónico se inserta en su lista de tareas, haga doble clic en él para ver los detalles del mensaje.
Nota: Aunque Outlook insertará el correo electrónico en su lista de tareas, el mensaje también permanecerá en su bandeja de entrada de correo electrónico.
Otra característica conveniente de Outlook es la posibilidad de que el sistema le recuerde antes de una cita o reunión. Para activar la función de recordatorio mientras configura una nueva reunión o cita, haga clic en la flecha hacia abajo en la Recordatorio icono en el Cinta (parece una campana):
Aquí esta la Recordatorio menú emergente en una cita.Seleccione con cuánta anticipación a la reunión o cita desea que aparezca el recordatorio en la ventana emergente. Luego, haga clic en Sonar icono en la parte inferior de la ventana emergente para seleccionar un sonido de recordatorio.
Una vez que haya configurado su recordatorio, aparecerá una ventana emergente de recordatorio cada vez que abra su correo electrónico o calendario:
A la hora definida, aparecerá un aviso emergente cuando abra su correo electrónico o calendario de MS Outlook.Para obtener un recordatorio para que deje de aparecer, haga clic en Despedir botón. Si la ventana le recuerda varios elementos del calendario, deberá hacer clic en Descartar todo botón.
Comparte tu calendario a través de correo electrónico o dando acceso a otros. Esto podría ser útil si desea compartir partes de su calendario con un miembro del equipo o si está tratando de programar un horario para reunirse con alguien. Hay tres formas de compartir un calendario:
Dado que mi instalación de Outlook no se ejecuta en un Microsoft Exchange Server, nos centraremos en el primer y tercer método de compartir su calendario de Microsoft en este tutorial..
Con tu calendario abierto, ve a la Casa > Calendario de correo electronico. Aparece un mensaje de correo electrónico en blanco con el Enviar un calendario por correo electrónico cuadro de diálogo en la parte superior:
Utilizar el Enviar un calendario por correo electrónico Cuadro de diálogo para enviar un mensaje con la información del calendario de Outlook..Si tiene más de un calendario configurado, haga clic en la flecha hacia abajo en la Calendario para seleccionar el calendario que desea compartir. A continuación, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la Rango de fechas campo para especificar qué fechas del calendario compartir. Luego, haga clic en la flecha hacia abajo en el Detalle cuadro para elegir un nivel de detalle para compartir-elegir entre los siguientes niveles de detalle:
Marque la casilla de verificación si solo desea que el calendario compartido muestre las horas de trabajo. Si sus horas de trabajo no están definidas, haga clic en Establecer horas de trabajo hipervínculo para establecerlos. Cuando hayas terminado, haz clic en el DE ACUERDO botón en el Enviar un calendario por correo electrónico caja de diálogo. Luego haga clic en el Enviar botón para enviar el correo electrónico.
El destinatario del correo electrónico recibe un correo electrónico con su programación en el texto del correo electrónico y un anexo en el calendario que muestra su programación..
También puede publicar su calendario en línea en un servidor compartido. Con tu calendario abierto, ve a la Inicio> Publicar en linea icono. los Publicar el calendario en el servidor personalizado Aparece el cuadro de diálogo:
Si tiene acceso a un servidor personalizado, puede publicar su calendario en línea.Comience enumerando la URL del servidor donde publicará su calendario. A continuación, defina el intervalo de fechas que desea compartir. Para el Detalle opción elegir entre: Solo disponibilidad, Detalles limitados, y Todos los detalles. Si solo desea publicar su calendario entre las horas de trabajo, haga clic en la casilla de verificación.
Cuando hayas terminado, haz clic en el DE ACUERDO botón. Siga las indicaciones que aparezcan.
Acabas de aprender a usar tu calendario de Microsoft Outlook correctamente. Configurar correctamente su calendario de Outlook puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a ser más productivo.
Ahora que tiene su agenda en orden al usar el calendario de Outlook, es posible que desee abordar su bandeja de entrada de correo electrónico. Para obtener una guía gratuita para administrar una bandeja de entrada abarrotada, obtenga una copia de nuestro libro electrónico GRATUITO: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de técnicas avanzadas de administración de la bandeja de entrada de correo electrónico.
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