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Imagínalo. Su cliente hace un pedido en línea. Usted les envía un recibo por correo electrónico. Incluso si el recibo no incluye la información de la tarjeta de crédito de su cliente, es probable que contenga mucha información de identificación personal (PIN), como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de su cliente. Si su correo electrónico fuera hackeado, toda la información se filtraría..
Parece que casi todos los días una nueva brecha de datos hace noticia. Estamos leyendo constantemente sobre cómo millones de nosotros hemos tenido nuestros datos comprometidos. Un estudio del Centro de Recursos contra el Robo de Identidad muestra que solo en 2018 hubo 309 violaciones de datos relacionados con el negocio que afectaron a más de 15 millones de personas.
No es de extrañar que las personas estén buscando formas de proteger su correo electrónico saliente, incluido el correo electrónico de las cuentas de correo electrónico de Microsoft. El cifrado de correo electrónico es solo una forma de mejorar la seguridad de Outlook. En este artículo, exploraremos cómo cifrar el correo electrónico en Outlook.
Antes de profundizar en aprender a usar el cifrado con su cuenta de correo electrónico de Microsoft, asegúrese de obtener nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para el dominio de la bandeja de entrada cero. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos asesinos para administrar todo el correo electrónico entrante de manera más eficiente.
El cifrado es importante por varias razones. Primero, se comparte mucha información potencialmente confidencial a través del correo electrónico. Si un correo electrónico se piratea durante el proceso de transmisión o incluso mientras está en un archivo de correo electrónico, el pirata informático podría aprender lo suficiente como para robar información de la cuenta. En el peor de los casos, un pirata informático también descubrirá la contraseña de su cuenta de correo electrónico, lo que significa que no solo podrían acceder a sus mensajes en cualquier momento, sino que también podrían enviar mensajes (posiblemente maliciosos) utilizando su cuenta de correo electrónico. Sus contactos pueden no darse cuenta de que los mensajes no provienen de usted..
El cifrado es un método de cifrado de información para que terceros desconocidos no puedan acceder a él. Si un mensaje está cifrado, solo el lector intencionado que tenga una clave para desbloquear el cifrado podrá ver su contenido.
Para obtener una visión más detallada del cifrado de correo electrónico, revise nuestra serie sobre el cifrado de correo electrónico..
MS Outlook le proporciona algunas opciones de cifrado para mensajes individuales. Para estas opciones, Outlook usa identificaciones digitales (también conocidas como certificados digitales) como un requisito para una capa adicional de cifrado de correo electrónico. Necesita un certificado digital para enviar un mensaje cifrado. Su destinatario también necesita uno para recibir su mensaje cifrado. El propósito de un certificado digital es demostrar que usted es quien dice ser..
Cada vez más, muchas empresas están considerando el uso de correo electrónico cifrado para comunicarse con sus clientes. Esto es particularmente cierto para las empresas en los campos de la salud o legales, donde la probabilidad de transmitir datos confidenciales es grande..
Aunque el cifrado de correo electrónico es un área relativamente nueva, ya existen varias leyes que pueden afectar su uso. En general, se aprobaron leyes como la Regulación general de protección de datos de la UE (GDPR), la Ley de protección de datos del Reino Unido (DPA) y leyes similares con el objetivo de proteger los datos de los consumidores. En algunos casos, el cifrado de correo electrónico puede ser una forma de ayudar a proporcionar esa protección. Pero, también tenga en cuenta que en algunos lugares algunos tipos de cifrado son ilegales.
Mantener seguros los datos de sus clientes es una buena práctica comercial. El cifrado de correo electrónico podría ser solo una parte de la protección de la información de su cliente si se realiza de acuerdo con los requisitos legales.
Nota: No soy un abogado o un especialista legal y este artículo no es un consejo legal. Además, las leyes sobre privacidad de datos están cambiando todo el tiempo. Si tiene preguntas legales sobre el uso del cifrado para su negocio o sobre cualquier otro problema de privacidad, consulte a un abogado que se especialice en temas de privacidad de datos..
MS Outlook tiene alguna protección de información incorporada. Sin embargo, en este tutorial vamos a discutir específicamente cómo enviar un correo electrónico cifrado a través de Outlook.
El correo electrónico de Outlook admite el cifrado de correo electrónico para mensajes recibidos y recibidos. Para cifrar el correo electrónico en MS Outlook, debe seguir tres pasos básicos:
Echemos un vistazo a cada parte del proceso más de cerca.
El primer paso para usar MS Outlook para el cifrado de correo electrónico es obtener una identificación digital, también conocida como certificado digital. La forma más segura de hacerlo es a través de una autoridad de certificación independiente (CA). Algunas autoridades de certificación que trabajan con Outlook son:
Las autoridades de certificación adicionales están disponibles. Asegúrese de verificar cuidadosamente la reputación de la autoridad de certificación antes de comprar un certificado digital. El costo de obtener un certificado digital varía, dependiendo de la agencia emisora.
Una vez que haya obtenido un certificado digital, deberá instalarlo. Siga las instrucciones proporcionadas por su autoridad de certificación.
Nota: Los pasos a continuación pueden variar si está utilizando un complemento de cifrado para Outlook.
Antes de que pueda enviar un mensaje cifrado a un destinatario, usted y el destinatario deben intercambiar mensajes firmados digitalmente. A diferencia de una firma de correo electrónico ordinaria, una firma digital está conectada a su identificación digital y verifica que realmente está enviando el mensaje.
1. Para enviar un mensaje firmado digitalmente, primero cree un mensaje nuevo en Outlook. Para obtener información sobre cómo redactar un mensaje en Outlook, revise este tutorial:
2. Desde dentro del mensaje, haga clic en Opciones lengüeta:
Comience con un mensaje de correo electrónico abierto.2. Haga clic en el Mas opciones icono en la cinta. los Propiedades caja muestra:
Hacer clic Configuraciones de seguridad para acceder al cuadro de diálogo para enviar un mensaje firmado digitalmente.3. Haga clic en el Configuraciones de seguridad botón en el Propiedad caja de diálogo. los Propiedades de seguridad aparece el cuadro:
Marque la casilla junto a Añadir firma digital a este mensaje..4. Compruebe la Añadir firma digital a este mensaje. caja.
5. Haga cualquier otro cambio en la Propiedades de los valores caja, según sea necesario.
6. Cuando hayas terminado, haz clic en DE ACUERDO. Entonces haga clic Cerrar sobre el Propiedades caja de diálogo.
7. Envíe su mensaje con la firma digital al destinatario y solicite que le envíen un mensaje con una firma digital..
Una vez que usted y su destinatario hayan intercambiado firmas digitales, pueden enviar mensajes cifrados a ese destinatario. Aquí está cómo hacerlo:
1. Comience por crear el mensaje que desea cifrar en Outlook. Desde dentro del mensaje, haga clic en Expediente lengüeta. Aparece la siguiente pantalla:
Escoger Opciones para acceder a la Propiedades caja de diálogo.2. Haga clic en el Propiedades icono. los Propiedades cuadro de diálogo aparece sobre su mensaje:
Haga clic en el Configuraciones de seguridad botón.3. Haga clic en el Configuraciones de seguridad botón. En el Propiedades de seguridad casilla, marque la casilla junto a Cifrar el contenido del mensaje y los archivos adjuntos.
Haga clic en la casilla de verificación para activar el cifrado de correo electrónico para el mensaje actual.4. Haz cualquier otro cambio en el Propiedades de seguridad caja, según sea necesario.
5. Haga clic en DE ACUERDO, luego haga clic Cerrar sobre el Propiedades caja de diálogo.
6. Envía tu mensaje encriptado.
También puede configurar su cuenta de correo electrónico de Microsoft para cifrar todos los mensajes de correo electrónico de Outlook salientes. Sin embargo, tenga en cuenta que los destinatarios deberán tener una clave para abrir su mensaje cifrado..
Sin embargo, si sus mensajes siempre contienen información confidencial y generalmente los envía a los mismos grupos de personas (como sus compañeros de trabajo), es posible que desee considerar el uso de esta configuración para asegurarse de que no envía accidentalmente un correo electrónico no cifrado con información confidencial. datos.
Aquí se explica cómo configurar Outlook para que cifre todos los mensajes salientes automáticamente:
1. Desde su bandeja de entrada abierta, haga clic en Expediente lengüeta. los Información de la cuenta la pantalla muestra:
Seleccionar Opciones para abrir el Opciones caja de diálogo.2. En el Información de la cuenta pantalla, seleccione Opciones. La persectiva Opciones Aparece el cuadro de diálogo:
Seleccionar Centro de confianza para acceder a la Centro de confianza caja de diálogo.3. En el panel de la izquierda, seleccione Centro de confianza y luego seleccione Configuración del centro de confianza. los Centro de confianza Aparece el cuadro de diálogo:
Use la casilla de verificación para cifrar todos los mensajes salientes.4. Haga clic en Seguridad del correo electrónico. A continuación, marque la casilla junto a Cifrar contenidos y archivos adjuntos para mensajes salientes.
5. Haga clic en DE ACUERDO y entonces DE ACUERDO otra vez.
Por defecto, los mensajes enviados ahora serán encriptados..
¿Qué sucede si recibe un mensaje cifrado de un remitente y no tiene una clave? No podrá abrir el mensaje hasta que verifique su identidad..
La apariencia de su mensaje cifrado puede variar según la herramienta que se utilizó para cifrarlo. Aquí hay un ejemplo:
Los mensajes que fueron cifrados usando Outlook.com tendrán un Leer el mensaje botón en la parte inferior. Esto es lo que puede parecer un mensaje de correo electrónico cifrado cuando lo recibe:
Nota: El cifrado de Outlook.com es una característica premium disponible para los usuarios de Microsoft Office 365.
No puede ver el cuerpo de un mensaje cifrado sin verificar su identidad.Cuando haces clic en el Leer el mensaje botón, se le dará una pantalla con la opción de verificar su identidad a través de Google o con un código de acceso único:
Elige cómo quieres verificar tu identidad..Hacer uno de los siguientes:
1. Verifica tu identidad usando Google
1. Para verificar su identidad usando Google, haga clic en Google botón.
2. Inicie sesión en su cuenta de Google cuando se le solicite.
3. Sigue las instrucciones en la pantalla..
2. Verifica tu identidad usando una contraseña
1. Para verificar su identidad utilizando un código de acceso único, haga clic en Obtener un botón de contraseña. Importante: No cierre la ventana con el código de acceso.
2. Se te enviará una contraseña única por correo electrónico. (Cuidado, la contraseña solo será válida por 15 minutos). Ingrese el código de acceso cuando se le solicite.
3. Sigue las instrucciones en la pantalla..
Acaba de aprender a enviar un correo electrónico seguro en Outlook utilizando el cifrado de correo electrónico. El cifrado de correo electrónico es solo un aspecto de la seguridad de Outlook. Sin embargo, puede desempeñar un papel para mantener la seguridad de los datos de sus clientes, que es una parte importante de hacer negocios en el mundo de hoy..
Si aún no ha pensado en formas de proteger los datos de su cliente y mejorar su seguridad de Outlook, puede ser el momento de comenzar a pensar en ello. Comience utilizando las técnicas enumeradas anteriormente para hacer que los mensajes enviados desde su cuenta de correo electrónico de Microsoft sean más seguros.
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