Project Management Kickstart Cómo abordar proyectos grandes

Cuanto más grande sea el proyecto, más probable es que un profesional independiente se sienta abrumado. Si no hace un buen trabajo organizando un proyecto grande, podría incluso perder su fecha límite. Una fecha límite perdida podría significar perder a su cliente y tal vez incluso su reputación..

Hay una manera mejor Los principios de gestión de proyectos lo ayudan a organizar sus grandes proyectos para que funcionen sin problemas.

Primero, definamos la gestión de proyectos. Según la Asociación para la Gestión de Proyectos,

La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, conocimientos, habilidades y experiencia para lograr los objetivos del proyecto..

La mayoría de los autónomos entienden por qué el conocimiento, las habilidades y la experiencia son importantes para completar sus proyectos. Pero algunos rechazan la idea de utilizar procesos y métodos. Los freelancers creativos a veces sienten que demasiada estructura les quita creatividad..

Los autónomos deben dar la bienvenida a los procesos y la metodología. En lugar de sofocar la creatividad, te permiten hacer más. Para la mayoría de nosotros, más trabajo hecho significa más ingresos. Eso es bueno. Además, tener buenas habilidades de gestión de proyectos le permite abordar proyectos independientes más grandes. Con las habilidades de gestión de proyectos, puede gestionar otros profesionales independientes y trabajar más.  

Los proyectos más grandes tienden a pagar más. Si puede manejar grandes proyectos, valdrá más para sus clientes. También será más probable que atraiga negocios repetidos. De hecho, los gerentes de proyectos tienen una gran demanda de proyectos corporativos y gubernamentales. De acuerdo con una encuesta de Payscale.com, el pago medio para un gerente de proyecto en los Estados Unidos en agosto de 2015 varió de $ 65,062 a $ 85,971.

En este tutorial, te doy una visión general rápida sobre la gestión de proyectos. Comienzo comparando los métodos ágiles y tradicionales. A continuación, proporciono métodos prácticos que puede aplicar a sus propios proyectos independientes..

  Comparando procesos

Es importante entender que la gestión de proyectos es un campo enorme. Hay muchas metodologías diferentes de gestión de proyectos, algunas de las cuales están patentadas. Aquí hay solo algunas de las diferentes metodologías que existen:

1. Métodos ágiles
2. Lean (un método ágil)
3. Scrum (un método ágil)
4. Seis sigma
5. Métodos en cascada (también llamados tradicionales)
6. PRINCE2 (popular en el Reino Unido)

Cada una de estas metodologías tiene variaciones y sub-metodologías. No dejes que los nombres de todos estos métodos te confundan. Los gerentes de proyectos corporativos necesitan entenderlos bien. Como profesional independiente, probablemente solo utilizará uno de estos dos métodos: Agile o Waterfall (también llamado Tradicional).

Los gerentes de proyectos corporativos también usan algunos términos muy específicos.. TechRepublic ha publicado una gran lista de términos de gestión de proyectos que puede consultar si encuentra un término con el que no está familiarizado. Para este tutorial, nos centraremos en dos definiciones que quizás no conozcas:

Alcance:

... la forma en que describe los límites del proyecto; define lo que el proyecto entregará y lo que no entregará ...
(TechRepublic)

Entregable:

... cualquier resultado tangible que sea producido por el proyecto ...
(TechRepublic)

Otros términos se explican por sí mismos o se definen en este tutorial..

Una de las primeras decisiones que tomará como gerente de proyecto independiente es si usar un proceso de gestión de proyectos Agile o Tradicional. Esta sección compara los dos tipos de procesos de gestión de proyectos. Le ayudará a decidir qué método funciona mejor para su proyecto..

Elegir un proceso ágil

La gestión ágil de proyectos se basa en los doce principios del Manifiesto Agile. A menudo se utiliza para proyectos de desarrollo de software. Estas son algunas características de los proyectos que se adaptan bien a la gestión de proyectos Agile:

• El proyecto entregable no está bien definido o es probable que cambie.
• El proyecto tiene entregables múltiples o por fases..
• El proyecto tiene un número establecido de recursos..
• El cliente está disponible durante todo el proceso..
• El horario es muy flexible..

Un ejemplo de un buen proyecto Agile es el lanzamiento de una nueva aplicación de software. La aplicación será lanzada en fases. Las características de la primera fase son bien conocidas. Las características de la última fase no están bien definidas y pueden cambiar con el tiempo. El cliente también quiere reuniones frecuentes de intercambio de ideas..

Para obtener más información sobre el proceso del proyecto Agile, consulte los siguientes tutoriales gratuitos de Tuts +:

• Introducción de un diseñador a la metodología "ágil" 
• La forma ágil y ágil de construir su primer producto
• Los principios del desarrollo ágil

Agile es una gran metodología para muchos proyectos. Pero algunos proyectos se gestionan mejor bajo un proceso más tradicional..

Elegir un proceso tradicional

En este tutorial, me enfoco en cómo la administración de proyectos Tradicional (o Cascada) lo ayuda a administrar un proyecto independiente.

Aunque Agile es popular, hay ocasiones en que un proceso tradicional tiene más sentido. Estas son las características de un proyecto bien adaptado a la gestión tradicional de proyectos:

• El alcance del proyecto está bien definido y no es probable que cambie.
• El proyecto tiene un único entregable..
• Se pueden ajustar los recursos para el proyecto..
• La participación del cliente en el proyecto es limitada una vez que se acuerda el alcance.
• La fecha límite o fecha de entrega es establecida y firme..
• El cliente requiere gestión de proyectos tradicional..

Un ejemplo de un proyecto Tradicional es el despliegue de un sitio de comercio electrónico para una empresa con solo un puñado de productos. No tiene sentido extender el proyecto en fases porque el resultado final es conocido y es poco probable que cambie. El cliente le da los requisitos, pero quiere que lo maneje desde allí. De hecho, la disponibilidad del cliente durante el proyecto será limitada..

Gestión de proyectos tradicionales

Esta sección identifica las cinco fases de un proyecto bajo un proceso de gestión de proyectos tradicional. Las diferentes metodologías usan términos diferentes, pero lo que sucede en cada fase es similar.

Roli Pathak, escribiendo en PM project-management.com, ofrece una buena descripción de las fases del proyecto tradicional:

1. Iniciado
2. Plan  
3. Ejecutar
4. Controlar
5. Cerrar

Explicaré cómo puede aplicar cada fase a su proyecto en la siguiente sección. Por ahora, veamos las ventajas y desventajas de la gestión tradicional de proyectos..

Ventajas del proceso tradicional.

• La gestión de proyectos tradicional permite que el equipo trabaje con menos supervisión del cliente.
• Hay menos cambios en el proyecto..
• La gestión tradicional de proyectos incluye un alcance bien definido..

Desventajas del proceso tradicional

• Es difícil procesar los cambios..
• El cliente está menos involucrado..

Ahora que tiene una visión general de la gestión de proyectos, está listo para usarla.

 Uso de la gestión de proyectos

Puede aplicar un proceso de gestión de proyectos tradicional a su proyecto freelancing. He adaptado las fases de gestión de proyectos tradicionales para autónomos. Aquí están las cinco fases de la administración de proyectos nuevamente y una descripción de lo que sucede durante cada fase para usted, el profesional independiente:

1. Obtener Requisitos (Iniciar). El cliente expresa interés en hacer un proyecto contigo. Compruebe que tiene los recursos básicos (incluidos los subcontratistas) para realizar el proyecto. Solicite un alcance detallado del proyecto. También confirme que su comprensión del alcance es correcta con el cliente.
2. Plan. Calcule la cantidad de esfuerzo que requiere el proyecto y programe el trabajo. Divida el proyecto en partes más pequeñas (a menudo llamadas estructura de desglose del trabajo) para crear un plan manejable. Establezca sus objetivos internos y asegúrese de que su plan cumpla con los objetivos del cliente. Obtenga un contrato o acuerdo firmado del cliente y recoja el pago inicial.
3. Desarrollo (Ejecutar). Usted (y cualquier profesional independiente que haya contratado) realiza las tareas principales del proyecto. Si eres un desarrollador web, aquí es donde construyes páginas web. Si eres un escritor, aquí es donde creas el borrador..
4. Revisión / Pruebas (Control). Durante el curso del proyecto, compare su progreso con el plan. Si se atrasa, tome medidas para asegurarse de volver al plan programado. Verifique su trabajo durante esta fase para asegurarse de que no haya errores y que cumpla con el alcance del proyecto. Si tienes un equipo, revisa el trabajo de los demás. Si no, revisa tu propio trabajo cuidadosamente. Saltar esta fase podría resultar en un cliente insatisfecho y en muchos trabajos. Para proyectos grandes, es posible que necesite un experto independiente en la materia para su revisión o prueba.
5. Conclusión / Mantenimiento (Cerrar).Gire el proyecto al cliente. Factura por el resto de los honorarios del proyecto. Si el proyecto requiere soporte y mantenimiento continuos, haga arreglos para manejarlos (por un cargo adicional). Como freelance, es una buena idea pedir más trabajo en este punto.

A medida que avanza en los pasos de gestión del proyecto, necesitará herramientas que lo ayuden. Para proyectos de tamaño pequeño a mediano, cree hojas de cálculo de proyecto personalizadas usando herramientas como Google Sheets (gratis) o Microsoft Excel. Para proyectos más grandes puede necesitar una herramienta más compleja como Microsoft Project o Jira.

Si ha seguido el proceso de gestión de proyectos, es probable que haya evitado muchos problemas comunes de proyectos..

Evitar las trampas de la gestión de proyectos

Para proyectos más grandes, el proceso de administración de proyectos lo ayuda a evitar dificultades comunes de trabajo independiente. Aquí hay siete problemas a los que se enfrentan los freelancers y una explicación de cómo el proceso de administración del proyecto ayuda a cada uno:

1. No entendiendo lo que quiere el cliente.. En el proceso de gestión del proyecto, el cliente acepta los requisitos (también conocidos como alcance) durante la primera fase. El ámbito de aplicación se convierte en parte del contrato..
2. Subestimando el tiempo para el proyecto.. Con la gestión de proyectos, su estimación es más precisa porque la basa en un alcance más detallado.
3. Baja carga para el proyecto.. Es menos probable que se le aplique un recargo por el proyecto porque tiene una estimación más precisa.
   
4. Quedando atrás en las tareas y finalmente entregando tarde. Con un proceso de gestión de proyectos, siempre sabrá cómo su progreso se compara con el calendario.
5. Entregando un proyecto con problemas.. La gestión de proyectos requiere que pruebes (o controles) tu trabajo. Es menos probable que entregues un proyecto con errores..
6. Malentendidos una vez finalizado el proyecto.. Dado que el alcance está claramente definido desde el principio, el cliente sabe exactamente lo que usted acordó hacer.
7. No obtener repetidos negocios del cliente.. Como parte de la fase final, pregunte al cliente si puede manejar sus necesidades de soporte o mantenimiento.

Despues del proyecto

Incluso después de que su proyecto independiente esté completo, no habrá terminado. Los mejores gerentes de proyectos analizan los éxitos y fracasos de sus proyectos. Deberías hacer lo mismo.

Aquí hay algunas preguntas cuando su proyecto termina:

• ¿Fue feliz el cliente? ¿Si no, porque no? (Es posible que tenga que preguntar).
• ¿El proyecto se mantuvo en el horario previsto? Si no, ¿en qué momento se salió de la agenda? ¿Qué causó que saliera de horario??
• ¿Fueron las estimaciones de tiempo precisas para cada tarea? Si no lo fueran, cuánto más tiempo se necesitaría.?
• ¿Qué aprendiste de este proyecto? ¿Qué desearías haber hecho diferente??
• Basado en este proyecto, ¿necesita invertir en más herramientas o capacitación??

Registre sus respuestas a estas preguntas y guárdelas en un lugar seguro. Repase sus respuestas con los miembros de su equipo de proyecto. Mire sus respuestas antes de comenzar su próximo proyecto independiente para evitar cometer los mismos errores en un nuevo proyecto.

Después de un proyecto exitoso, pídale a su cliente que le dé una recomendación mientras su trabajo aún está fresco en sus mentes. Los gerentes de proyectos corporativos generalmente omiten este paso, pero es vital para los gerentes de proyectos independientes..

Aquí hay algunos tutoriales de Tuts + que te ayudarán a solicitar testimonios de clientes:

• Cuando el proyecto ha terminado - Recopilación de testimonios
• El enfoque de 5 pasos para reunir y usar los testimonios de los clientes

Conclusión

Este tutorial cubre un tema complejo, la gestión tradicional de proyectos, y lo hace accesible a los autónomos. No pretende ser un recurso exhaustivo en la gestión de proyectos. Tampoco aboga por la metodología tradicional de gestión de proyectos para todos los proyectos independientes..

La gestión de proyectos es un área donde la experiencia y las opiniones difieren. Algunos puntos clave que debe recordar son que debe planificar y organizar sus proyectos independientes y que existen métodos comprobados para ayudarlo a hacerlo..

Además, ser capaz de gestionar proyectos independientes aumenta su valor como freelance y lo hace más comercial.

Recursos

Crédito gráfico: icono de Gestión de proyectos diseñado por Matthew Roberts del Proyecto Noun.