Configuración del proyecto ¿Cuál es el procedimiento de su proceso de admisión del cliente?

Cuando un nuevo cliente tiene un proyecto en el que puede trabajar, ¿qué sucede después? ¿Tienes un proceso establecido que sigues? Y, si es así, ¿está escrito en alguna parte? ¿O simplemente acepta lo que generalmente sabe que necesita para comenzar??

Cualquiera que sea el camino que siga, ese es el proceso de admisión de su cliente. Esto puede sonar como un término sofisticado, más como algo que una gran agencia usaría que un freelancer individual, pero considerando que la forma en que maneja los primeros pasos de su trabajo con un nuevo cliente puede determinar con qué rapidez puede completar un proyecto y cómo feliz de que su cliente esté con usted, un proceso de admisión puede ser muy importante.

Hoy, descubrirá cómo mejorar el proceso de admisión de clientes. Pero primero, tenemos una oferta especial para ti ...

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Qué entra en un proceso de admisión del cliente

El proceso de admisión es su oportunidad de obtener todo lo que necesita para completar un proyecto. En un mundo ideal, no debería necesitar contactar a un cliente después del proceso de admisión hasta que el proyecto esté listo y listo para comenzar. Por supuesto, es raro que un proyecto vaya tan bien. Debe tratar su proceso de admisión como la mejor oportunidad que tiene para hacer preguntas a su cliente.

Hay algunas formas diferentes que puede tomar su proceso de admisión. Una llamada larga (preferiblemente grabada), donde usted hace muchas preguntas y toma notas sobre las respuestas es una opción popular. Ese enfoque requiere una lista de verificación de preguntas con las que puede trabajar, junto con un seguimiento para obtener los archivos o recursos que necesita.

Personalmente, descubrí que, dado que tenía que crear todo un conjunto de preguntas, tenía sentido dar un paso más y convertirlas en un cuestionario que pueda enviar por correo electrónico a un nuevo cliente de inmediato. También hace que la actualización de mi información sea mucho más fácil cuando un cliente necesita que se complete un nuevo proyecto.

Para trabajar con un cliente de manera efectiva, hay algunas respuestas que debe tener, sin importar qué tipo de profesional independiente sea:

• Toda la información de contacto de su cliente (no solo su método de comunicación preferido, porque eso no le servirá de mucho cuando la factura llegue tarde).
• Las partes interesadas en el proyecto y quienes toman las decisiones..
• Procesos y procedimientos de facturación, por ejemplo, si es necesario incluir una orden de compra en cada factura.
• Una descripción del proyecto, tal como lo ve el cliente..
• Los resultados finales específicos que el cliente está buscando con este proyecto..
• Ejemplos de proyectos similares que le gustan al cliente (una de las formas más rápidas que he encontrado para centrarme en los estilos y enfoques que probablemente apruebe su cliente).
• Acceso a logotipos y otros archivos estándar que necesita para poder hacer su trabajo.
• Contraseñas y permisos para sitios web u otros sistemas seguros que son apropiados para que usted acceda.
• Restricciones de tiempo y presupuesto.

Con suerte, espera que sus clientes firmen un contrato y presenten un pago parcial por adelantado. Esos elementos también deben ser parte de su proceso de admisión: no debe avanzar sin al menos un contrato en mano y, preferiblemente, un poco de dinero en el banco. Puede armar un buen paquete profesional, que incluye un cuestionario, una factura y un contrato, con pequeños cambios realizados para cada nuevo cliente.

Obtención de la compra de su cliente para la admisión del proyecto

Nunca le pediría a un cliente, prospectivo o confirmado, que revise una cartera menos que profesional. Usted sabe que si no se toma el tiempo para presentarse como un profesional, es mucho más difícil conseguir trabajo..

Si un cliente siente que usted ha manejado un proyecto con poca habilidad, no le traerá trabajo en el futuro.

Pero todo el proyecto en el que trabaja con un cliente es, efectivamente, una posibilidad tras otra para demostrar su profesionalidad. Si un cliente siente que usted ha manejado un proyecto con poca habilidad, no le traerá trabajo en el futuro. Y si no eres profesional en todo, ella no se sentirá cómoda dándote un testimonio o recomendándote sus conexiones.

Una de las maneras más fáciles de diferenciarse es un enfoque profesional para obtener la información que necesita, en lugar de solicitar detalles a medida que se le ocurren. Presentarlos con un proceso fácil de seguir que deja en claro que los llevará de la idea al proyecto finalizado sin demasiado estrés es un signo de verdadera profesionalidad..

Por lo general, si presenta algo como una hoja de trabajo preliminar y algún papeleo básico que parezca estandarizado y bien diseñado, sus clientes los completarán como es natural. Se sentirán un poco aliviados por el proceso, también..

En ocasiones, es posible que un cliente sienta que está demasiado ocupada para hacer este tipo de papeleo. Es posible que deba tomarse un tiempo para explicar que necesitará esta información para comenzar con el proyecto (y eso incluye cualquier pago preliminar que requiera).

Dependiendo del tipo de trabajo que realice, es probable que tenga que programar una reunión de seguimiento una vez que tenga todos los detalles frente a usted. Será una cuestión de su flujo de trabajo, pero puede responder a la información inicial con una propuesta formal, o el proceso de admisión puede ser activado por el acuerdo de un cliente con su propuesta. El orden exacto de los eventos dependerá de cómo desea operar y qué información necesita en cada paso del camino..

Uso de su información de admisión de trabajo

No tiene sentido recopilar información si no la va a utilizar. Necesita una manera de mover rápidamente las respuestas de un cliente individual a un sistema donde pueda obtener el máximo valor.

Necesita una manera de mover rápidamente las respuestas de un cliente individual a un sistema donde pueda obtener el máximo valor.

Como escritor, encuentro que la primera opción funciona mucho mejor para mí: creo mi propio conjunto de pautas para escritores para cada cliente, no muy diferente de lo que encontraría en un sitio web que acepta trabajo independiente. En otros tipos de trabajo, el enfoque basado en tareas puede ser un mejor ajuste.

En un proyecto de diseño web, por ejemplo, saber dónde se guardan las imágenes específicas solo es importante cuando estás trabajando en una tarea específica que requiere que uses esa imagen. Su enfoque hacia la gestión de proyectos puede hacer que una opción u otra sea la opción clara para usted. De lo contrario, es posible que deba probar cada opción y ver cómo encajan en su flujo de trabajo.

No tenga miedo de modificar su sistema de admisión mientras ejecuta más clientes a través de él. Puede descubrir que hay más preguntas que debe hacer (después de todo, ningún profesional independiente se equivocó al pedir más información). Pero al igual que con cualquier proceso empresarial, puede encontrar formas de realizar las tareas de manera más eficiente y efectiva a medida que avanza. Por lo general, puede tomar una de estas dos formas: primero, puede crear un documento de referencia que le permita regresar y verificar diferentes detalles mientras trabaja. En segundo lugar, puede desglosar esos detalles y asociarlos con las tareas que conforman la totalidad del proyecto en el que está trabajando..

El poder del sistema de admisión de un cliente

Uno de los mayores beneficios de un proceso de admisión realmente bueno se ve cuando llega al punto en el que tiene demasiado trabajo que manejar por su cuenta. Si desea subcontratar una parte de su trabajo o traer a un asistente, necesita tener un sistema para manejar cada paso de un proyecto; todo lo que no sea puramente creativo debe escribirse si desea entregarlo. para alguien más.

El proceso de admisión puede ser algo que sea fácil de entregar, siempre que tenga cada paso claramente establecido, para que un asistente pueda seguirlo. Este es uno de esos casos en los que es beneficioso tener un cuestionario para que sus clientes completen, en lugar de un enfoque que se basa en una mayor interacción: sus clientes desean interactuar con usted, no con un asistente, pero a nadie le importará especialmente si solo necesitan enviar un cuestionario a una dirección de correo electrónico que no le pertenece personalmente.

Un asistente, particularmente un asistente virtual, puede completar un formulario de admisión y configurar todos sus archivos y notas antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Puede configurar plantillas, en función de la información en ese cuestionario y las pautas que puede proporcionar, programar cualquier conversación de seguimiento que deba tener lugar con el cliente e incluso molestar a su punto de contacto sobre el envío de archivos. Si tiene todo en su negocio independiente sistematizado, ella puede incluso preparar sus facturas y tenerlas listas para enviar en el momento en que complete el proyecto..

Un buen proceso de admisión de clientes puede hacer que cualquier otra parte de un proyecto independiente sea mucho más fácil..