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Era 1906. El economista italiano Vilfredo Pareto, en el curso de la investigación de sus ideas, hizo una observación interesante. El 80% de la tierra en Italia, descubrió, era propiedad de solo el 20% de la población. Al explorar esta relación en otros países, descubrió que la situación era la misma en toda Europa. Con el tiempo, se dio cuenta de que esta división de 80/20 no se limitaba a los terratenientes, o incluso a los asuntos humanos. De hecho, descubrió que el 20% de las vainas de guisantes de su jardín producían el 80% de los guisantes que cosechaba.!
Cuarenta años después de que Pareto publicara sus ideas, el teórico empresarial Joseph Juran tropezó con la regla 80/20 y se preguntó si podría aplicarse a situaciones empresariales. ¿Podría ser que el 80% de los problemas de negocios se generaron solo por el 20% de las causas relacionadas? Por supuesto, la respuesta fue un rotundo "sí".
Juran, basándose en el trabajo de Pareto, comenzó a aplicar lo que él llamó el Principio de pareto a temas de calidad, usando la frase "los pocos vitales y los muchos triviales". Más tarde, Juran se dio cuenta de que, si bien un pequeño porcentaje de causas o problemas podría ser el más importante hoy en día, hay implicaciones reales para el 80% de los problemas que, con el tiempo, podrían volverse graves. Así, en sus últimos años, Juran cambió la frase que describe el principio de Pareto a "los pocos vitales y los muchos útiles".
El principio de Pareto se ha convertido en una herramienta extraordinariamente útil para los gerentes de negocios en todas las industrias. ¿Cuáles son los temas más importantes a tratar? ¿Cómo podemos hacer una mella seria en los problemas de servicio al cliente? ¿Cómo podemos resolver rápidamente algunas de nuestras mayores preocupaciones? El principio de Pareto proporciona la estrategia general para avanzar, es decir: encuentre el 20% de los problemas que causan el 80% de los problemas y luego resuélvalos. los diagrama de Pareto y Gráfica de pareto, Las herramientas para encontrar y visualizar información estadística son los medios utilizados para poner en práctica el principio de Pareto..
Resulta que el principio de Pareto tiene una amplia gama de aplicaciones, tanto en la gestión como en otros aspectos de los negocios, la economía, las matemáticas y la vida cotidiana. En 1992, el Informe del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo anunció que el 20% de la población mundial disfruta del 80% de la riqueza y los recursos mundiales. Los estudios muestran que el 80% de las ganancias de una empresa provienen del 20% de sus clientes, y el 80% de las ventas son realizadas por el 20% de su personal de ventas. Microsoft descubrió que el 20% de los errores causan el 80% de los accidentes, y los expertos en seguridad aprendieron que el 80% de las lesiones son causadas por el 20% de los peligros. Además, según el Instituto británico de NHS para la innovación y la mejora:
A estas alturas, probablemente esté haciendo una lluvia de ideas sobre algunos de los problemas que podría resolver al aplicar el principio de Pareto en su propio lugar de trabajo. Por ejemplo:
El principio de Pareto y los gráficos de Pareto se utilizan todos los días para lograr objetivos tan diversos como mejorar la eficiencia en una línea de producción, aumentar las ventas para una firma de consultoría, disminuir el tiempo de espera para los pacientes en un hospital y corregir los errores más importantes en un producto de software.
La mayoría de las veces, el análisis de Pareto se usa para determinar qué problemas causan la mayoría de los problemas (o cuáles causan los mejores resultados positivos). Pero el análisis no se realiza en un vacío: no puede comparar problemas o causas hasta que realmente haya hecho una lluvia de ideas sobre una lista de problemas y causas. Y la mayoría de las compañías hacen ese tipo de lluvia de ideas a través del análisis de la causa raíz y / o el análisis de causa y efecto. Por lo tanto, el primer paso para llevar a cabo un análisis de Pareto es realizar un análisis de causa raíz para generar una lista de problemas candidatos o causas para analizar.
Una vez que tenga su lista, puede comenzar el proceso de llevar a cabo su análisis 80/20. Comenzarás puntuando los problemas o causas que hayas enumerado. Esto suena complejo, pero en realidad es un proceso bastante sencillo en la mayoría de los casos. Por ejemplo:
Ilustremos este concepto con un simple ejemplo. Imagine que su equipo ha decidido abordar el problema de los plazos no cumplidos para la producción de materiales de marketing..
A través del análisis de la causa raíz, descubrieron que las causas del problema incluyen distracciones en la oficina, fallas en el software, retrasos en la comunicación entre departamentos, demoras en obtener aprobaciones de la gerencia superior y demoras en la producción causadas por problemas con la compañía de impresión. Dado que el problema que está abordando se relaciona con el tiempo, puntuará cada elemento según la cantidad de demora que causen..
Tendrá que hacer una pequeña investigación para asegurarse de que su información sea correcta, y luego creará una tabla de puntuación que se parece a esto (para un proyecto de seis semanas):
Debido a que este ejemplo es tan simple, es inmediatamente obvio que la producción y la comunicación entre departamentos causan muchos más retrasos que cualquier otro problema. Las soluciones son probablemente evidentes: es hora de encontrar una nueva impresora para sus materiales de marketing, y sería una buena idea desarrollar un proceso más ágil para la comunicación entre los departamentos..
¿Pero qué pasaría si su lista fuera muy larga o solo quisiera presentar sus hallazgos en forma visual a los tomadores de decisiones? Muchas personas recomiendan convertir su lista de datos en un gráfico de barras con los problemas más grandes a la izquierda del cuadro y los problemas más pequeños a la derecha del cuadro.
Luego agrega un gráfico de líneas que muestra el porcentaje acumulado total alcanzado con la suma de cada problema representado en el gráfico. La línea debe terminar en la marca del 100% en el eje derecho. También agregue una línea en negrita que indique en qué punto ha alcanzado el 80% del porcentaje acumulativo; todo a la izquierda de esa línea son sus pocos problemas vitales en los que se debe concentrar, mientras que el resto a la derecha es trivial.
Esto es lo que se vería para este análisis de ejemplo:
Ejemplo de Pareto Graph de plazos perdidos para la producción de materiales de marketing.Equipado con su gráfico de puntuación, su gráfico de barras y su línea de tendencia, está listo para asumir el 20% de sus problemas y mejorar sus resultados en un 80%!
¿Qué tan bien funciona el análisis de Pareto? En muchos casos, ha ayudado a los gerentes a mejorar enormemente los resultados con relativamente poco esfuerzo, mejorando así el resultado final y su propia imagen al mismo tiempo..
En el Centro de Salud de Santa Rosa, el análisis de Pareto permitió a los gerentes analizar casi dos docenas de problemas que se habían identificado como causantes de largos tiempos de espera. Una vez que enumeraron los problemas, encuestaron a los pacientes y al personal del Centro para nombrar sus cinco principales preocupaciones. El grupo calificó cada elemento según los resultados de la encuesta y luego organizó los problemas según la puntuación. Descubrieron que solo seis problemas podían considerarse "vitales", mientras que el resto eran "triviales". Luego pudieron identificar sus seis principales problemas, lo que acortó el tiempo de espera en un 80%..
Por supuesto, el análisis de Pareto no resuelve problemas: solo los identifica. Para poder avanzar y abordar sus problemas "vitales", el centro de salud tuvo que usar sus hallazgos para crear un plan de acción y luego implementar ese plan..
Como parte del programa de calidad Six Sigma, el análisis de Pareto es solo un paso en el camino hacia el éxito. Pero sin el análisis de Pareto, es probable que termine gastando el 80% de su tiempo, esfuerzo y recursos para lograr solo el 20% del resultado que espera.
Crédito gráfico: Sierra diseñada por Scott Lewis del Proyecto Noun.
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