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Los correos electrónicos son ubicuos. Cada día se envían aproximadamente 183 mil millones de correos electrónicos, lo que se traduce en dos millones por segundo. Para aquellos que hacen un seguimiento en casa, eso es oficialmente una carga de correos electrónicos. O, me atrevo a decir, una carga de cruceros?
No es sorprendente que un gran porcentaje de estos correos electrónicos estén relacionados con negocios. Solicitudes, confirmaciones de tiempo, seguimientos, gracias a usted, proposiciones adúlteras (a menudo seguidas por avisos legales de acoso sexual), la lista continúa hasta el infinito. Sin embargo, los años de experiencia como empresario y remitente / destinatario de correo electrónico más exigente han demostrado que la mayoría de los correos electrónicos, incluso aquellos que están relacionados con la empresa, no lo son, repito, no -- efectivamente escrito.
Las dificultades varían, pero las consecuencias son siempre las mismas: un correo electrónico mal escrito deja una impresión igualmente mala. Y, como profesional independiente, cuando su fuente de ingresos depende totalmente de sus relaciones con los clientes, a menudo enraizadas en sus correspondencias de correo electrónico, no puede permitirse el lujo de ser menos que estelar..
Concedido, muchas personas no pudieron identificar una escritura de correo electrónico fuerte si les pegaban en la cabeza con un camión Mac, una excavadora y Queen Latifah adjuntos. (Dang, eso dolería). Pero incluso si estas personas no pueden identificarlo, una fuerte redacción de correo electrónico inevitablemente causará una impresión positiva con el tiempo y producirá resultados significativos para su negocio.
El arte de escribir un correo electrónico rara vez se discute, pero si lo dominas, eres dorado. A continuación, se incluyen algunos consejos que lo llevarán a su dorado de 40 quilates, desglosado en tres categorías: contenido, estilo y formas / aspectos técnicos..
Haz tu propósito claro. El propósito de su correo electrónico debe ser fácilmente identificable. Nadie quiere recorrer un laberinto de oraciones que estén relacionadas de manera indirecta y / o que no contribuyan a una función específica. Guarde sus introducciones, antecedentes y felicitaciones "perspicaces" para su madre, o si su madre está ocupada, tal vez su pez de colores o periquito. La ambigüedad, como un peludo hombre estadounidense que usa un speedo en la playa, debe ser asesinado de inmediato..
Marca con una línea de asunto significativa. Las personas deciden si abrir, reenviar, archivar o eliminar un correo electrónico según la línea del asunto. No desperdicie el tiempo del lector: su línea de asunto debe describir de manera sucinta el contenido del correo electrónico. Además, si intentas algún truco o inteligencia innecesaria en la línea de asunto, tu correo electrónico podría golpear al lector como spam y terminar en la basura, junto con las ofertas gratuitas de iPod, los regalos y las suscripciones a la revista "Amphibian Lover".
Carga frontal las tuercas y tornillos.. No asuma que su lector posee el tiempo o el deseo de leer la totalidad de su correo electrónico. (Disculpe las malas noticias. Todavía es un ser humano maravilloso, ¿de acuerdo?) Los correos electrónicos más efectivos colocan la información de prioridad hacia el principio, idealmente en el primer párrafo. Una introducción rápida debe conducir directamente a todo lo que el lector necesita saber. El tiempo es dinero. Y a la gente le gusta ahorrar dinero..
Pon atención al tono. Al establecer relaciones con personas por correo electrónico, es importante comunicarse con un tono compatible. Algunas personas insisten en la formalidad de bajo coste. Otros prefieren una casualidad espontánea. De cualquier manera, si no logra un tono de escritura resonante con la otra persona, su relación puede sentirse incómoda, lo que se traduce en un terreno inestable para las asociaciones comerciales..
Atrae a la gente con tus oraciones. No escriba oraciones que sean indirectas y obtusas. Coloque sustantivos y verbos fuertes hacia el frente que conduzcan a un punto claramente definido. En lugar de "se ha decidido ...", considere, por ejemplo, "nuestra compañía decidió ..." El epítome de la escritura mediocre es el tiempo pasivo. Haga que sus oraciones pop. Y aquí hay otra pepita de sabiduría: ¡no termines las oraciones con preposiciones! En lugar de "Quiero que alguien coma con enchiladas", considere, por ejemplo, "Quiero que alguien coma enchiladas conmigo".
Varíe la longitud de la oración. Mantenga a su lector comprometido con una variedad de oraciones. Las oraciones cortas son mejores que las largas. Nada confundirá e irritará a un lector más que un "run-on" que debe volver a leerse varias veces para descifrarlo.
No seas un idiota pomposo. Si crees que puedes impresionar a un lector con un vocabulario erudito, adivina otra vez. (¿Ves? No te impresionó la palabra "erudito", ahora, ¿verdad?) Un vocabulario extenso es ciertamente un activo, pero no puede compensar el contenido directo y de calidad. Si necesita agarrar el diccionario para verificar el significado de una palabra, existe una gran posibilidad de que, incluso si usa la palabra correctamente, puede sonar poco natural..
La brevedad es la clave. A nadie le gustan los correos electrónicos largos. Si abruman a su lector con un correo electrónico de proporciones bíblicas, se garantiza que lo eliminarán sin siquiera leer la primera oración. (De acuerdo, tal vez eso sea exagerado. Pero la gente tiene un período de atención corto, y te estás pateando el culo al no atenderlos). Intenta encajar el texto en una pantalla que no requiere desplazamiento. Después de todo, hay una buena razón por la que los anuncios web ubicados "por encima del pliegue" cuestan mucho más que los que están enterrados en la parte inferior: la mitad superior de la pantalla tiene una probabilidad mucho mayor de ser vista.
CC con moderación. Solo copia en papel (cc) aquellas partes que están directamente involucradas con el contenido del correo electrónico. Las orgías de CC no solo conducen a atascos de tráfico en las bandejas de entrada de otras personas, sino que crean una sensación de impersonalidad entre usted y el principal destinatario del correo electrónico. En caso de duda, utilice la magia del carbón ciego (bcc) para ocultar las direcciones de los destinatarios secundarios..
Tirar en tu John Hancock. Una firma al final de su correo electrónico, que contiene su contacto y otra información relevante, proporciona un gran toque de profesionalidad. Puede ser que trabajes independientemente en el sótano de tus padres, pero una firma informativa con un logotipo atractivo puede ayudar a los lectores a clasificarte en las grandes ligas. También es una excelente manera de enfocar los productos y servicios que ofrece..
Sé que he lanzado mucha información a tu manera, pero confía en mí: todo es esencial para dominar el arte de escribir correos electrónicos. Si desea una ventaja en el resto de su competencia de freelance, tome en serio estos elementos y comience a implementarlos de inmediato..
No puedo decir cuántas veces, incluyendo a todos, desde profesionales independientes hasta capitalistas de riesgo, la calidad de las correspondencias de correo electrónico ha influido en la calidad de las relaciones. Para todos los freelancers prometedores, o cualquier persona que aspire a cualquier tipo de éxito en este mundo impulsado por medios electrónicos, la redacción de correos electrónicos debe recibir la mayor atención.
Si tiene alguna pregunta que le gustaría ser respondida personalmente, no dude en enviarme un correo electrónico. Pero ten cuidado: te estaré juzgando.
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