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Para las pequeñas empresas, el efectivo es el rey. No importa cuántos clientes tenga o cuánto dinero le hayan prometido: si no lo recibe antes de que venzan sus propias cuentas, tendrá problemas..
Los retrasos en los pagos son un problema común para las pequeñas empresas. Según una encuesta realizada en 2012 por la Federación Nacional de Empresas Independientes, el 64% de las pequeñas empresas tenían facturas que no habían sido pagadas durante al menos 60 días.
En un tutorial anterior, cubrí algunos consejos para recibir el pago a tiempo. En el tutorial de hoy, veremos con más detalle el tema de las condiciones de pago. ¿Cuáles son las diferentes opciones y qué muestran los datos sobre qué términos le ayudan a pagar más rápidamente??
Pasaremos por todo eso, para que al final conozca su MOE de su 2/10 Net 30, y lo que es más importante, estará en posición de hacer que el dinero fluya en su camino de manera más rápida y confiable..
Pero primero, tenemos una oferta llena de energía que está dirigida a trabajadores independientes y propietarios de pequeñas empresas que no solo necesitan acceso a excelentes recursos gráficos, sino que también ayudan a que el proceso de facturación de sus clientes se realice sin problemas..
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Y si necesita ayuda con los conceptos básicos de cómo armar una factura, consulte mi reciente tutorial ¿Qué es una factura profesional o consulte algunas de las plantillas de facturas en Envato Market?.
Esta factura creativa es solo una de las cientos de plantillas de facturas profesionales disponibles en GraphicRiver..Cuando envía una factura, le está diciendo a su cliente cuánto dinero espera a cambio del trabajo que ha realizado. Las condiciones de pago especifican cuándo se debe ese dinero y cómo se debe pagar..
Por lo tanto, el aspecto más importante de las condiciones de pago es el plazo en el que espera recibir el pago. Pero como parte de los términos de pago, también puede especificar qué sucederá si las personas no pagan: tal vez una multa o interés que se aplique después de una fecha determinada. O, si desea ser más positivo, puede ofrecer un descuento a cualquier persona que pague temprano. También puede especificar métodos de pago.
Veremos cómo funcionan esas opciones en la siguiente sección, además de examinar cuáles funcionan mejor. Pero por ahora, vamos a desmitificar algunos de los términos de pago comunes que puede encontrar:
Este es un término común, lo que simplemente significa que el cliente debe pagar 30 días a partir de la fecha de la factura. Puede variar el número todo lo que quiera: Net 7, por ejemplo, significa que el pago debe realizarse siete días después de la factura, y Net 15 ... bueno, entienden la idea.
Esta es una forma de ofrecer un descuento. La parte "Neto 30" es la misma que la anterior: el pago debe realizarse dentro de los 30 días. Pero la parte “2/10” significa que si pagan dentro de 10 días, reciben un descuento del 2%..
Esto es corto para "Fin de mes". Puede ser bueno usarlo si quiere asegurarse de que todas sus facturas se paguen en el mismo mes en que completó el trabajo, pero tiene algunas desventajas. Si envía una factura justo al final del mes, por ejemplo, le está dando a un cliente un tiempo muy corto para pagar, mientras que al principio le dará más tiempo. Probablemente sea mejor usar este término solo si siempre envía facturas el mismo día del mes.
Esto significa el día 15 del mes siguiente a la fecha de la factura..
Esto significa que usted espera el pago de inmediato. Parece que debería dar como resultado un pago puntual, ¿no es así? La realidad es un poco diferente, como veremos en la siguiente sección..
Puede consultar esta lista completa de términos de facturas, pero en realidad no necesita preocuparse demasiado por toda la terminología: no necesita usarla en sus facturas. Por ejemplo, en lugar de "Red 30", simplemente escriba "Por favor, pague en un plazo de 30 días". Pero es bueno conocer algunos de los términos, en caso de que sus clientes y proveedores los utilicen..
Tenga en cuenta, también, que estos son solo algunos de los términos más utilizados. Puede variar cosas como el plazo para el pago y cualquier incentivo o penalización que desee..
Sin embargo, lo más importante es entender qué términos funcionan mejor. Lo veremos en la siguiente sección..
Así que ahora que conoce algunas de las opciones que tiene y lo que significan, es hora de decidir cuáles usar para su negocio..
Los términos utilizados y las expectativas que los rodean pueden variar mucho según la industria y el tipo de trabajo que realice. Los diseñadores o desarrolladores web, por ejemplo, podrían especificar que el sitio o la aplicación en la que están trabajando no se activarán hasta que reciban el pago completo. Pero para otros tipos de negocios, la norma de la industria puede ser ofrecer esperar 30 días o incluso más..
Por todos los medios, estudie las normas de su industria y pregunte a su alrededor para ver qué están haciendo otras empresas. Pero no te sientas limitado por eso. Si desea usar términos diferentes y puede justificar ante sus clientes por qué esos términos son justos, entonces hágalo..
Por ejemplo, "Net 30" se ha convertido en el estándar en muchas industrias donde realmente no es adecuado. Para una firma manufacturera pasada de moda, Net 30 es bastante razonable. Digamos que una empresa envía un gran lote de widgets a un cliente, y luego envía una factura. Deben dar tiempo al cliente para recibir la factura, revisar el enorme lote de widgets y asegurarse de que todo está en orden, enviar la factura a través del departamento de cuentas y hacer que se envíe un cheque por correo. Estas cosas toman tiempo.
Pero contrasta eso con una firma de diseño que entrega un diseño completo y una factura por correo electrónico, ofreciendo un método de pago en línea como PayPal. El cliente recibe el producto y la factura al instante, y después de verificar que todo está bien, no hay razón para que no puedan realizar el pago de inmediato. Darles un mes para pagar es básicamente darles un préstamo sin intereses.
Entonces, en ese caso, podría hacer un caso convincente de que siete días es tiempo suficiente.
Algunas de las compañías que proporcionan aplicaciones de facturación han utilizado la gran cantidad de datos que procesan para determinar qué condiciones de pago son más efectivas para que las facturas se paguen a tiempo..
Tenga en cuenta que la mayoría de ellos pertenecen a diferentes industrias, por lo que es posible que no todas sean adecuadas para su negocio. Pero sí revelan algunas ideas interesantes sobre qué funciona y qué no.
Un estudio de más de 12 millones de facturas comerciales de Xero reveló que, en promedio, los clientes pagan aproximadamente dos semanas de retraso, independientemente de los términos de pago elegidos..
Eso implica que, independientemente de las condiciones de pago que elija, debe agregar otras dos semanas para estimar la fecha real de recepción. Los datos de Xero mostraron que si desea recibir el pago dentro de los 30 días, debe especificar los términos de pago de 13 días o menos..
Un estudio separado realizado por FreshBooks encontró que los cambios simples en la redacción utilizada en las facturas pueden resultar en un pago más rápido. Por ejemplo:
Un simple "pague su factura dentro" o "gracias por su negocio" puede aumentar el porcentaje de facturas que se pagan en más del 5 por ciento.!
Además, parte de la terminología que cubrimos en la última sección no es tan efectiva como un lenguaje más simple. Escribir "30 días" en lugar de "Net 30", por ejemplo, resultó en un pago más rápido de las facturas. Si quieres que las personas realicen una acción, preguntarles de una manera completamente clara suele ser una buena idea..
Tanto los estudios de Xero como los de FreshBooks están de acuerdo: solicitar un pago inmediato no funciona.
En el estudio Xero, las facturas que solicitan el pago inmediato se pagaron después de casi 20 días en promedio. Y en el estudio de FreshBooks, fueron más de 30 días. FreshBooks concluye:
La mayoría de las personas parecen interpretar "al recibirlo" como "cuando te da la gana". Es como si recibieran una factura con las palabras "pagaderas a la recepción" e inmediatamente la depositen en la pila de "siempre que".
Entonces, aunque solicitar un pago inmediato pueda parecer una buena idea, es mejor especificar un número determinado de días, para enfocar las mentes de sus clientes en un plazo fijo.
Aquí hay otra conclusión sorprendente del estudio de FreshBooks: cobrar intereses por pagos atrasados resulta en pagos aún más tarde. Parece que la amenaza de interés no actúa como elemento disuasorio, y en realidad puede incitar a las personas a comparar su tasa de interés de penalización relativamente baja con las altas tasas de cosas como las tarjetas de crédito, y suponen que están obteniendo un buen trato al retrasarse.
Este último no debería ser una sorpresa: ofrecer métodos de pago en línea resulta en un pago mucho más rápido. Esto de la cosecha:
Según nuestros datos, las facturas de Harvest con una opción de pago a través de PayPal reciben pagos casi 16 días más rápido (dos veces más rápido) que las facturas sin una opción de pago en línea.
Esto es particularmente efectivo si utiliza una aplicación de facturación, en la cual los pagos se integran para que el cliente pueda pagar en unos pocos clics. Pero incluso si está enviando una factura en papel o enviando un PDF por correo electrónico, hacer que el pago de su cliente sea más fácil y rápido es una tarea sencilla..
En este tutorial he hablado sobre los términos de pago de la factura, pero el cliente no debe conocer sus términos a través de la factura. Debe establecer sus condiciones de pago al comienzo de la relación, para que no haya sorpresas más adelante..
Cuando configure el contrato con un nuevo cliente, asegúrese de incluir sus términos de pago. Es posible que desee establecer hitos para el proyecto, o cobrar un porcentaje de la tarifa por adelantado, antes de que comience el trabajo.
Sea cual sea la estructura que elija, asegúrese de obtener el acuerdo del cliente desde el principio, y luego podrá hacer un seguimiento de las facturas de cada pago, y los términos serán simplemente un recordatorio, no un nuevo punto para ser discutido o disputado.
Cuando haya terminado el trabajo, es importante enviar la factura con prontitud. Un estudio realizado por FreeAgent encontró que:
Sorprendentemente, el envío rápido de una factura parece anular los términos que usted solicitó para el pago; las facturas que se enviaron hasta 15 días después de terminar el trabajo se pagaron rápidamente, incluso si las condiciones de pago fueran más largas.
En promedio, las facturas enviadas dentro de una semana se pagaron dentro de cinco días, pero el retraso de una semana duplica el tiempo de espera: las facturas enviadas después de dos semanas se pagaron después de 10 días.
Probablemente, esto se deba a una combinación de dos factores: es mejor comunicarse con el cliente cuando el resultado de su buen trabajo aún está fresco en su mente, y además, al facturar rápidamente, está demostrando que se toma el pago en serio y que ellos también deberían Si te demoras, por otro lado, probablemente lo harán también. Así que saca esa factura rápidamente!
Para más consejos, incluyendo qué hacer si el cliente no hace pague a tiempo, vea mi reciente guía para principiantes para facturas:
En este tutorial, ha aprendido cuáles son las mejores condiciones de pago para evitar facturas vencidas..
Comenzamos con una mirada a los términos de pago de la factura, incluidas las definiciones de algunos términos comunes..
Luego miramos las mejores condiciones de pago para usar. Vimos que es bueno investigar las normas de la industria, pero que no debes estar restringido por ellas si puedes defender un caso diferente. Observamos los resultados de algunos estudios para ver qué términos se desempeñaron mejor..
Finalmente, cubrimos algunos otros consejos para que las facturas se paguen a tiempo, como establecer los términos de pago en el contrato y enviar las facturas de inmediato..
Ahora sabe cuáles son las condiciones de pago de la factura y cuáles tienden a funcionar mejor. La decisión final depende de usted y de sus necesidades comerciales individuales: no hay una solución única para todos. Pero con los datos de la encuesta y otra información incluida aquí, estará en una mejor posición para tomar esa decisión por sí mismo..
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